企业电子档案管理的问题与措施

张文权

（秦皇岛银行股份有限公司，河北 秦皇岛 066000）

一、前言

企业的档案管理工作逐渐趋向于信息化，电子化是目前我国科学技术水平不断提升的重要表现，与此同时该种管理形式也符合目前我国经济的发展现状，因此只有加强对电子档案管理工作过程当中的问题的研究分析，才能更好地保障档案管理工作的进一步的建设发展，基于当前企业电子档案管理工作过程中仍然存在各方面的问题，文章将针对这些问题进行简要分析，并提出相应的解决措施。

二、当前企业电子档案管理工作过程中存在的问题

（一）相关人员安全意识薄弱，管理工作安全性较低

随着我国科学技术水平的不断提升，各种先进的工作形式逐渐被广泛用于各行业的发展建设中，电子档案的工作形式是符合当前我国新形势的工作方式，电子档案的管理形式可以更好地帮助各个部门提升整体的工作效率，而且该种形式也具有较强的应用性，但目前在大多数企业的电子档案管理工作过程中，仍然存在着相关人员的安全意识较为薄弱，整个工作的安全性能较低的问题[1]。大部分的企业中，在进行电子档案管理工作时，整体的使用效率低下，而且不少的工作人员认为电子档案的管理形式不利于工作效率的提升，仍然习惯于传统的纸质版档案，这个档案的管理形式难以得到有效的利用，工作人员的思想意识较为固化，仍停留在传统的管理工作形式上，对于电子档案管理形式的进一步推广应用起了严重的阻碍作用，这在一定程度上也会使得电子档案资源产生一定的浪费情形。另一方面，虽然企业通过电子档案管理工作，可以提升档案管理工作效率，但在一定程度上该种工作形式也存在一定的不足之处，比如其安全问题较为复杂，如果这次档案管理工作不到位，将会使得整个管理工作过程中所涉及的病毒较多，病毒的入侵将会导致档案管理系统瘫痪，进而使得大量的信息遭受丢失或者泄露等严重问题给人们的个人信息保护工作带来一定的危害。由于档案的安全性，对整个企业的建设发展都起了至关重要的作用，因此档案的安全性问题必须引起各个企业的足够重视[2]。安全性问题产生的原因主要有两点，第一点是工作人员对电子档案的安全意识比较薄弱，未能意识到各项工作的重要性以及必要性，因此在整个工作过程当中，没有将这个档案管理工作进行一定的区分，将其他普通的管理工作进行辨别，使得各部门工作人员混在一起同时进行管理工作，进而给整个电子档案的安全性能埋下安全隐患。第二点是相关设施设备的质量水平较差，相对而言比较落后，而且设备在应用时也没有对其进行及时的更新，导致整个设备的安全性能较差，电子档案在进行发送接收或者保管归档过程中极容易受一些病毒的不良侵害，严重影响到了整个档案的安全性。

（二）相关管理体系不完善，工作秩序混乱

目前由于我国部分企业管理工作人员在进行大量工作时，思路较为老化，未能及时的转变工作理念，对于新兴的电子档案管理工作的重要性缺乏足够的认知，因此在进行日常管理工作时，将一些重要的档案的物质代替随意放置，不能够将档案进行妥善的保管，使得整个电子档案管理工作过程中的问题频频发生。该问题的出现部分原因是，企业的管理层人员对电子档案管理形式也缺乏足够的了解，对于新兴的电子档案管理工作方式为去主动地了解，所以相关的管理体系不够完善，管理工作过程当中所涉及的规章制度也不健全，导致整个档案管理工作处于一个混乱的状态，各个管理环节之间的有效衔接性差，工作人员对上一个环节的管理情形无法进一步的查明，所以后期的管理方式也存在着随意的情形。而且工作人员进行信息备份过程中的规范性也较差，在一些数据文章的保管过程中，工作人员不能够明确哪些具体的数据文档需要进一步的备份，需要通过何种形式或介质来进行备份工作，这种情形导致企业档案管理工作的电子化水平受到严重的影响[3]。

（三）工作人员的技术水平低，缺乏专业化工作团队

档案管理工作人员自身技术水平的高低或管理理念对整个企业电子档案管理工作的质量及效率的高低与否有着重要的关联性，目前大多数企业的档案管理工作人员自身的技能水平较低，而且对整个档案管理工作的认知存在一定的偏差，导致目前电子档案管理工作的质量效率难以得到有效的提升。大多数的企业单位认为电子档案管理工作，仅仅是将各部门的档案资料输入到电脑中就能完成该项工作，甚至有些工作人员由于受其知识水平及这项观念的限制，也不能够在日常工作或生活当中积极主动地去学习电子信息管理方面的新技术以及新理念，导致电子档案管理工作的信息化水平较低，而且部分企业单位的工作人员存在一定的抵触情绪，排斥对新技术新理念的学习，以及吸收这种不充分的认知以及较为落后的管理理念，很大程度上的阻碍了企业档案管理工作电子化水平的建设与发展[4]。与此同时，电子档案管理形式对工作人员方面的要求提出了更高的水准，对于工作人员无论是综合素质或技能水平方面均有新要求，新变化，而大多数企业对电子档案管理方面，工作人员的培训以及专业化人才引进工作缺乏认知，过于重视短期经济效益的提升，在人员的培训方面投入资金较少，因此工作人员缺乏足够的培训机会来学习该方面工作的新变化，新要求，与此同时，专业化的档案信息管理工作人才更是欠缺。大部分企业的档案管理部门都存在一定的人才匮乏情况，复合型人才少之又少，对企业档案管理电子化建设工作也产生了一定的阻碍作用。

三、针对上述问题所提出的解决措施

（一）加强宣传力度，重视该工作的安全

针对当前电子档案管理工作过程中的安全性能较低的情形，在今后工作中就要加强对电子档案管理工作安全措施的宣传，使工作人员意识到各项工作安全性能的重要性以及必要性[5]。做好电子档案的安全保护工作，且可以从以下方面入手。一方面，要提升该方面管理工作人员的安全意识，只有使得工作人员意识到电子档案安全性的重要性，在今后的管理工作中，工作人员才能有所转变，必须具有足够的安全意识，对相关软件的升级与维护工作要做到位，而且电脑的硬件也要进行定期的检查修理，养成良好的信息保存工作习惯，以最大程度来保障整个电子档案相关数据信息的安全性[6]。另一方面，针对电子档案管理工作过程当中存在的安全隐患，工作人员要严谨的对待该项工作，同时对数据的恢复以及备份系统进行完善，在计算机出现安全问题时，能够保障重要的档案资料，在这段时间内进行恢复，与此同时在计算机使用过程中可以通过使用各类限制访问权限验证用户信息等形式，来提升整个电子档案的安全性。

（二）建立健全相关规章机制，加大监管力度

在当前形势下，针对电子档案管理工作过程当中所出现的问题，各管理部门需要对整个管理体系进行相应的完善，制定出更加科学合理的管理工作体系，保障整个管理工作能够按照预先规划进行开展，每个工作人员都能够各司其职，在出现一定的问题时，也可以将具体的责任追究到个人，在这段时间内将问题进行解决。拥有完善的法律法规，以及足够健全的规章机制，是每一项管理工作的重要保障，因此在今后工作中就要重视对完善化的电子档案管理制度的健全，能够给整个大化的工作提供更加有效的指导，确保管理工作的每一环节能够有条不紊地进行下去，达到提升档案管理工作的质量及效率的目的[7]。具体来说电子档案在进行管理规章制度建立过程中，要对整个档案的文件从制作、审核、收集、整理、保管等各个环节做出更加详尽的规定，这样工作人员在今后的整理工作时可以有法可依，同时也要随着管理工作的不断推进健康管理规章机制进行更新，确保制度能够适应管理工作的新要求，新变化，而且只有不断地完善电子档案管理规章制度，才能使得工作在出现问题时，能够依照法律规定再进行相应的改正。除此之外，企业也要健全监管机制，加强对电子档案管理工作的监督管理，对在工作过程当中存在违法违规行为的工作人员给予严厉的惩治，以警示其他工作人员，使得整个这个档案管理工作都处于可控的状态下，明确每一个工作人员的工作职责以及其所应当承担的责任。

（三）提高工作人员的综合素质，引进专业化工作人才

档案管理工作人员作为整个管理工作的关键主体，且管理观念及管理技术水平对整个工作都有着至关重要的影响，因此要想进一步提升电子档案管理工作质量水平，就要重视人员方面的改善，提升工作人员的综合素质，建设专业化的工作团队是整个电子档案管理工作的必要前提，在今后的工作中企业要重视专业化人才的引进。首先，要加强对企业大会工作人员的培训力度，聘请专业的电子档案管理专家，采用定期开展讲座的形式来丰富工作人员的理论知识，使其进一步了解当前时代对电子档案管理工作的新要求，以及做好档案管理工作电子化的措施，更新工作人员的管理理念，才能够从根本上转变传统的档案管理工作形式，在此基础上要加强对工作人员的实践培训力度，带动工作人员将理论知识与实践经验相结合，创造出更加符合企业自身大管理工作的建设方案[8]。其次，可以通过建立奖惩机制的形式，来督促工作人员进一步的学习相关理论知识以及技术。通过对复杂的信息数据进行更加有效的，分类及整合可以使整个大的信息能够最大化地发挥其利用的价值，进而提升整体电子档案工作的质量以及效果。最后，企业也可以加强与科研院校高等院校之间的交流与合作，通过该形式为专业化工作人才的引进，提供人才保障，随着时代发展变化淡化的工作的信息化水平日益提升，对人才方面的要求也越来越严格，通过与高等院校合作的形式可以降低在人才引进方面的资金投入，最大化提升企业的经济效益，与此同时也可以保障工作人员的高水平，避免一些能力较低的工作人员混入到电子档案管理工作队伍当中。

四、结束语

总而言之，目前企业电子档案管理工作过程当中所存在的问题较为多元化，各种各样的问题使得档案管理工作的质量水平难以得到有效的提升，在短时间内无法促进企业管理工作的进一步发展，在日后的工作中，企业要重视对管理问题的研究，及时地采取相应措施，将这些问题解决并制定好预防方案，从而达到降低电子档案管理问题的出现频率，实现企业档案管理工作的可持续发展。