对于做好开放大学学籍档案管理工作的思考

肖泓

摘 要：学生学籍档案管理是一项重要的学校工作内容，在开放大学的建设中，更是显得尤为重要。本文主要对于开放大学学生学籍档案管理的重要性进行了阐述。客观描述开放大学当前学生学籍档案管理中遇到的一些常见问题，并对其管理中存在的问题进行了梳理与分析。基于这些问题的原因，提出了相对应的解决策略，提高档案管理人员的工作业务能力和思想素质，优化当前档案管理工作的制度，推进学籍档案信息化，并根据开放大学的特点，加大校内学分银行建设，以此让学籍档案管理工作更好的服务于开放大学的建设。

关键词：开放大学;学籍档案管理;工作思考

学籍档案管理在学生的学习与生活以及工作中发挥着重要作用，同时又为开放大学的建设提供辅助性质的服务，这是开放大学可以向社会开放的窗口。如果想要有效进行档案管理，则需要组建一支高素质的管理团队，只有一支精湛的和良好作风的档案管理团队才能满足新时代的工作需求。

一、当前开放大学学籍档案管理的主要内容

开放大学在当前阶段下的发展中，其内部的学生特征也具有广泛性，其中既有大量的开放教育学生，也有单科生非学历培训生;具体课程的种类也是多种多样的，所涉及的内容也十分广泛。因此站在各方立场上而言，能够做好对于学生的档案管理都具有重要意义与作用。首先，从学生的角度而言，学籍档案是教师以及学校了解学生的重要手段，通过对于学籍档案的管理，能够直观看到学生在相应时间段内的学习情况以及知识掌握程度，这是教师进行教学模式改革、完善教学体系的重要依据，也能够让学生在开放大学学习中了解自己的学习状况，进而改善学习。其次，从学校的角度来说，建立健全学生学籍档案体系，对于提升整体的教育质量有着积极的促进作用。通过进行档案的比对，能够有效的汇总出学生在开放大学中的成长路线，找出开放大学本身的优势与不足，对于发现的普遍性共性问题，能够及时纠正，充分在教育道路上实现扬长补短的教育模式，转而促进学校教育教学水平以及整体管理水平的提升。

二、当前开放大学学籍档案管理存在的主要问题

1.学籍档案遗留问题较多

40年前，“文化大革命”结束后的中国，重建和恢复高等教育事业，加速人才培养成为最为紧迫的任务。1977年10月高考制度恢复后，面临着高教资源严重匮乏的状态，1%的毛入学率让众多的求学者扼腕叹息。1978年，中国改革开放的总设计师邓小平同志，以战略家的远见卓识、开放的思维，借鉴英国开放大学经验，采用“开放”“远程”的高等教育新模式，利用广播电视等现代化手段，扩大高等教育规模，提高全民族科学文化水平。于是在改革开放巨大需求和信息传播技术飞速发展的双重推动下，一所新型的没有围墙、“中国最大”的大学——广播电视大学建立。随着时代的进步，电大原有的固定时间、地点、集中组织收看广播电视的教育方式，已不适应时代发展的脚步，限制了教育机会的进一步扩大。2012年7月31日，国家开放大学在广播电视大学的基础上揭牌，开放大学是以现代信息技术为支撑，面向社会成员提供学历与非学历继续教育服务，旨在促进教育机会公平、优质教育资源共享、国民素质不断提高的新型大学。2020年全国广播电视大学统一更名为开放大学。由于学校历史较长，存在学籍档案缺失，学籍档案统计口径不一致等情况，而且由于过去普遍为人工填写档案，管理老师及学生有存在录错等情况，再加上起初对电大教育重视不够，致使部分学生学籍档案有信息不全、甚至遗失等遗留问题。

2.学籍档案材料收集不及时

首先，存在的问题是对于学籍档案收集不及时。开放大学扩招、补录等工作会延长工作时间，导致了档案学籍管理工作难以实现实时同步，不能够将学生的学籍资料同步收录。其次，学生在学习过程中的材料收集不完整。能够反映学生成长的社会实践文件和表格的材料是在不同时间内由多个部门形成的，由于各部门联动不及时导致学籍归档出现问题。再次，是学生状态变化数据的收集不及时且不完整。由于电大过去采取的是广播电视教学模式，学生分布广泛，而学生的学习状态是不断变化的，并且收录学生状态识别数据花费大量时间，仅有的管理老师通常很难保证学籍档案收集的及时性。最后，开放大学学生学籍种类较多，有开放教育学生、成人教育学生、单科生、各类培训学员，每类型的学籍所需材料各不相同，互不融通，导致收集时难免有混乱，出现差错，这在办学初期尤为明显。

3.学籍档案管理制度存在问题

学生学籍档案管理工作良好的运行需要规范严谨的制度约束。制度是规范工作人员行为、保证人员工作效率和规范的重要手段，能够为学籍档案管理工作的开展指明具体的目标与方向。但是就目前的情况来看，虽然学校在学生学籍档案管理上设定了一些相关制度，客观来看也对学校的学籍档案管理工作起到了积极的影响。但是由于开放大学总体上处于建设阶段，许多制度需要不断的摸索完善，其中由于开放大学学籍档案管理理念具有滞后性，在学生档案材料的搜集、整理以及保管方面并没有明确的条例，整体制定缺乏参照性。同时一部分档案管理人员对于学籍档案分类识别能力存在欠缺，导致许多重要的材料并没有发挥出应有的能效，教师不能够及时通过学籍档案来了解学生的实际学习情况，其档案的实效性受到影响。

4.学籍档案管理模式需要整合

首先，开放大学的学籍档案管理主要以多层级为框架所搭建的管理平台，其中管理模式相对复杂，且高度信息化，每一个环节都紧密相关。其中在具体的实践过程中，学生学籍档案管理承担着许多职能与责任，但是现在学籍档案管理模式的混乱导致在具体的工作环节极容易出现错误，这样就造成了开放大学整体的建设进程受到阻碍。由于开放大学办学层次的丰富性，以及专业设置的多元化，对于学生学籍档案管理模式提出了更多的要求，但是现行的管理模式难以满足发展的需求。许多开放大学在建设过程中会遇到部分课程代码相似，许多档案管理人员会混淆其中，造成了学生在学习完成后的考试成绩难以得到认证，导致学生毕业证书的发放速度受到影响。其次，开放大学的生源相对复杂，其中在职学生占有相当大的比例，这样在课程中，由于学生基础水平、认知能力等方面学生差异较大，出现了工學矛盾突出的问题，许多开放大学转学以及转专业的学生较多，导致了学生的学籍经常性的变动，这样又导致对于选课注册、成绩记录以及毕业审核等档案管理工作很容易出现问题。这些问题常常会在学生毕业的时候集中呈现，对于档案管理工作造成了一定的困难。

三、做好学籍档案管理工作的几点策略

1.提升学籍档案管理人员素质

现阶段下的档案管理需要工作人员能够具有优秀的社交能力以及沟通能力，并且能够具备有相对成熟的信息化应用能力，能够熟练掌握并且操作多样化的档案管理系统。同时，现阶段下档案管理人员对于新兴技术掌握不足的情况具有普遍性，所以需要能够逐步加强人员信息业务能力培养。学校方面需要能够组织档案管理人员进行培训，加强与其他开放大学档案管理方面的交流，弥补自身所存在的不足之处，并且将优秀的管理经验运用到实处当中。首先，对于学籍概念进行科学的调整，结合本校实际情况来对学籍档案管理工作进行细致调整。比如，检查检录表录入与否、学生毕业时的档案传递、对于生源地的有效整合等等。其次，学校应该明确学籍档案工作中的职责，避免在实际的工作过程中出现对于学籍管理工作极为不利的交叉管理以及多层级共管的情况出现，导致实际工作效率难以提高。因此，应该不断提升档案管理人员的专业，明确学籍管理的职能权限，实现学籍档案管理的规范和高效。

2.深入推进学籍档案管理信息化

伴随着信息化教学技术的不断发展，传统的人工档案管理已经不能满足日益繁重的工作量，所以教师需要能够结合基于信息化的管理模式来开展学生学籍档案工作。学校坚持信息技术与教育教学深度融合的核心理念，以满足学习者学习需求为基本着眼点，利用信息技术推进教育教学改革，切实提升教育教学水平和管理效能。探索实现了“云、路、端”三位一体的教育信息化建设思路，研发建设了具有支撑教学、科研、管理、学习支持和社会服务等学历与非学历教学及管理的平台及移动终端。各类平台也实现了无缝连接，呈现出突破时空限制、操作便捷、交互性强、资源海量共享、支持服务周全、适应个性化自主学习、大数据精准服务的特点。应当通过构建系统性的信息化学籍档案系统实时传输学生自身数据，并且應制作与国家开放大学学籍系统、西安广播电视大学选修课平台等进行数据批量下载应用的综合平台。在信息化的学籍管理系统中，通过对于学生学习情况的及时收录，整合学习过程中的有用信息增补进学生的学籍档案中。因此，开展学籍档案的信息化整合管理能够使学生学籍档案资料更加完整，为了能够让学籍档案管理工作开展的更加便捷，必须要加快学籍档案工作的信息化建设。

3.加大校内学分银行建设

学分银行是对学习者在正规学历教育和各类培训过程中获得的学分、证书、工作和生活经验及技能等进行认定，确定学分，实现学习成果转换。它以终身教育理念为指导、以各类学习者为服务对象、以学分管理为服务内容，促进三教之间（普通教育、职业教育、继续教育）的融合，三教、各类证书、各类业绩之间的融合，学历教育和非学历之间的融合，正规教育、非正规教育和非正式之间的融合，为学习者提供个性化终身学习服务的学分管理服务机构。由于学校现已初步建设了具有西安本地域特色的学科品牌专业及课程群，构建“课程超市”，在专业层面上打通了学历教育和非学历教育间的资源共享和学分互认，实现了各类教育纵向衔接、横向沟通。随着学校学分银行的逐步完善，学生的学籍档案电子信息化建设也必将步入新的阶段。要进一步加大学分银行建设力度，并应用在学籍档案管理中，切实提升学籍档案管理的融合性。

4.强化学籍档案宣传推广力度

在开放大学学籍档案的建设过程中，需要意识到学籍档案的推广力度，让广大师生能够明白学籍与学校教育工作之间的联系。首先，学校需要进行广泛性的调查问卷，根据学生自身的反馈来逐步完善对于学籍档案的宣传作用。其次，在工作开展中教师除了融合与学籍档案相关的教育工作内容，还需要能够充分利用好新媒体、传统广播等形式来构建媒体宣传体系，主动搭建学籍档案信息重要性的宣传平台。同时教师也需要能够从学籍档案的实用性出发，发挥学籍档案在学生学习中的助理作用。因此开放大学的学籍档案工作管理者有必要利用宣传平台为学生发放学籍档案查询以及利用资料。与此同时，学校也可以进一步加强学分银行的宣传力度，这样能够让学生更加清楚学籍档案所发挥出的职能作用，强化学生自身对于学籍档案的利用意识。最后，学校可以举行趣味性的智慧竞赛活动，如以学生对于学籍档案知识为主体的竞赛活动，实现对于学籍档案管理模式的系统化认知。因此，学籍档案管理部门要能够在日常工作开展提高并且加强对于学籍档案的宣传推广力度，让学生能够对于学籍有更加全面的认识，提高对于学籍的重视程度与利用频率。

5.完善学籍档案反馈制度

在开放大学学生学籍档案管理的过程中，建立起有效的反馈机制对于工作的开展也非常重要。首先，学校需要能够对于登记制度进行管理。对学籍档案的调动需要能够进行登记在册，并且需要能够对于详细内容进行登记。通过学籍查询登记主要分为两个主要方向，分别是来访者登记以及学籍管理人员的内部登记。其中，来访者查阅档案所需要填写的信息应当包括具体专业、姓名、学籍查询内容，调取学籍目的以及相应的归还日期。对于学校学籍管理人员的登记主要是进行数据的分析，对于调动主要内容方向进行归类，从而能够与学校教育工作保持高度的一致性。其次，学籍档案工作人员需要能够建立信息反馈机制，能够定期开展调查问卷，找出自己在工作过程中所存在的问题，并能够据此为依据，组织进行相应的改革措施，且能够采用信息化技术手段，开展与其他教师之间的实时沟通，实现用户收集渠道的多元化开展。

6.加强学生隐私保护

学生的学籍档案由于涉及到学生自身的许多个人信息，因此非常容易引来别有用心之人的窥探。所以在学籍档案管理工作过程当中，要能够不断强化工作人员自身的法律意识与素养，制定相关的工作流程，并能够保证落到实处，以规范性的流程来实现对于学籍档案隐私性的有效保护。同时，正如上文所提到的内容，学籍档案工作人员需要能够建立反馈机制，这不仅仅为了让学籍档案管理与学校工作的开展保持一致性，同时还能够对于所有调动学籍人士进行记录，也可以说是一种审批制度与验证，最大限度保证隐私泄密不会出现在学籍档案管理工作当中。由于信息化的逐步发展，教师也需要能够将信息设备保持在一个良好的运行环境当中，防止在进行数据传输过程中出现被恶意软件或黑客截取的情况，进而有效确保档案中隐私信息的安全。档案管理部门在安排档案管理工作时，对重要的档案管理岗位一定要安排专业的档案管理人员，将兼职的档案管理人员安排到可替代性高的岗位上，进而确保学籍档案中的隐私安全。

综上所述，想要有效进行学生学籍档案管理，需要组建一支高素质的管理团队，只有一支业务精湛、作风良好的档案管理团队才能满足新时代的工作需求。所以需要能够正确意识到现阶段下学生学籍档案管理过程中存在的问题，并且能够针对这些问题来及时改进，实现对学校学籍档案的信息化建设，提高学籍档案管理人员的专业素养，强化对于学籍档案的宣传，并且能够实现学籍档案在工作过程中隐秘性，从而构建系统性的学籍档案工作模式，提高工作实效性。

参考文献：

[1]单兆军.国家开放大学成人教育学籍档案管理问题及对策[J].办公室业务，2019

[2]陈素锋.大数据背景下我国高校学籍管理模式的创新[J].科技视界，2019

[3]李 笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代，2019

（作者单位：西安开放大学）