企业档案工作数字化转型问题探析

文/黄亚妮（青岛地铁集团有限公司运营分公司）

企业档案管理是企业建设与安全管理的重要保障，良好的企业档案管理体系可以为管理人员提供科学可靠的依据。随着科技的飞速发展，传统的企业档案管理体系存在很多不足之处，这就需要应用信息化系统来改变传统管理模式下的弊端，因此，企业单位以及相关管理人员必须要加强对企业档案信息化管理的重视力度，将企业档案与信息系统进行科学合理的结合，只有这样才能够进一步提高企业档案管理水平。

一、企业档案管理数字化特征

在企业开展日常经营活动过程中，积累并保留了大量原始的数据资料，并以多种多样的形式记录企业发展历史。在企业发展各个阶段，都需要借鉴和参考大量相关的企业建设发展资料。随着我国数字信息化产业突飞猛进发展，企业发展速度得以增快，工作模式发生改变，不断促进企业工作方式内容的创新。这给传统意义上的档案管理思路和服务形式造成一定的冲击，档案信息的获取和利用越来越呈现出多种方式，传统的档案利用者、技术科研人员和企业管理层对档案的信息需求也越来越呈现出个性化和多样化。档案管理工作在这样的背景下逐渐向数字化发展方向推进，要求企业加速档案管理工作模式的转型和升级，促进信息化经营模式的推进，创新工作理念，促进企业档案管理工作水平的提高。企业档案信息化数字管理表现出进步性特征，这也是企业社会化经营的必然手段，可促进现代企业管理工作的发展，将传统档案管理模式进行改善，提高应用优势，将企业档案管理库存空间进行节省，提高档案信息管理和查询效率，更有利于促进信息的处理，为企业档案数据信息的共享提供了条件。与此同时，企业促进档案管理工作的数字化发展，可将企业档案的动态性和时效性进行提高，对企业档案信息整理具有积极意义，可促进档案信息的交流和传输安全性，保证信息可靠性，并在档案管理工作中得到广泛应用。企业在开展生产经营活动的过程中，需要面临数量较大的档案资料和信息，导致企业档案管理人员的工作量较大，促进信息化发展，保证企业档案数据信息的在线归档、更新、调阅和管理，更有利于提升档案管理工作的工作效率和管理模式，促进企业发展。

二、企业档案信息化管理的必要性

（一）有效保护原始档案，提升档案管理工作效率

档案管理在业务审核以及管理过程中，在办理流程以及准备材料的过程中复杂性较高，导致办事效率较低，档案管理人员也面临较大的工作任务量。将信息化管理运用在企业档案管理中，可以实现各类档案目录信息快速、精准在线异地查询，减少了对原始档案的查阅次数，较好地保护了原始档案，提高了档案借阅的效率和准确率。同时，规范、简化的办事流程不但可以确保企业档案信息的安全性，还可以提高申办人员的办事速度。因此，企业档案信息化管理对于保护企业原始档案资料、降低档案工作人员的工作量、提高档案利用率等，具有非常重要的意义。有关部门需要将收集到的基础档案信息，同步上传到业务办理系统中，从而构建档案管理的综合信息平台。

（二）切实满足企业发展工作管理的实际需要

由于办理企业档案过程中，牵涉到的部门比较多，需要横跨不同的部门，比如说银行、民政局等。部门之间会出现对于材料的重复性审核，增加了业务办理的时间，使企业建设发展工作的办理难度加大。负责审核的各个部门需要对申办人提供的纸质材料开展审阅审批，审核效率比较低，负责审批材料的保管人员以及管理人员承受了较大的工作压力。如若审批部门可以采用电子化审阅的方式处理审批流程，将会降低申办人申请受理、初次审阅、复审等整个过程的时间浪费。企业档案信息化管理工作，可以防止由于工作人员业务能力不足导致出现业务办理流程缓慢、业务搁置等不良问题。

（三）适应档案管理的新发展趋势

现阶段，企业重视档案管理，利用档案成果更有效服务于企业渐成趋势。而互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术飞速发展，推陈出新，落地速度越来越快，应用范围越来越广[1]。传统的档案管理方式已经无法适应新时代的发展特点，为了有效地增强档案的共享性和便利性，更有效地发挥出档案的利用价值，就必须重视档案资源、档案系统的收集和开发。当前很多信息技术的应用仅停留在表层管理上，但是在业务数量不断增多和更新升级信息管理系统后，创建信息化档案管理系统的数据平台，已经成为大势所趋。目前一些业务信息系统已经可以用电子形式予以办理和流转[2]。工作人员可以直接将已经归档的企业档案数据信息直接收集到档案管理系统中，将其整合成一个拥有大量数据的信息库。

三、信息系统开发与提升企业档案管理水平的关系

随着时代的发展与进步，信息技术的开发与应用极大地便利了人们的生活和工作。对于企业档案管理而言，纸质版档案形式逐渐被电子版档案所替代，并且电子档案的发展前景也越来越广阔，逐渐被应用于各行各业的日常管理中。电子档案通常会以电子报表、图像文件以及E-mail等形式呈现出来，这种形势下的档案必须要借助手机或者电脑等现代化终端设备才能够进行有效查阅。在企业档案管理中应用电子档案，可以在一定程度上减少遗漏或者丢失等问题发生的概率。但如何对不同信息系统的各种数据接收或管控，是档案业务技术转换过程中另一个难题[3]。对于企业档案价值的提升主要是因为我国传统的企业档案都是以纸质文件形式存在的，经过整理之后上交相关管理部门进行保管。同时对于档案的收集也需要大量的时间和精力，所以大多数企业单位都会采取一年归结一次的方式来进行归纳和汇总。在这一过程中，由于时间较久，会使得一些档案不能够及时被应用或者有效处理，从而也会导致时效性严重下降。此外，纸质版档案受环境因素影响较大，很容易因受到潮气等因素影响而出现不同程度的损坏。因此，将档案管理与信息技术进行有机结合，大幅度降低了档案破损问题出现的概率。因此，信息系统开发与提升企业档案管理水平的关联性较强。

四、信息系统在企业档案管理中的实际应用

（一）提升企业档案时效性价值

将信息系统应用于企业档案管理当中，能够进一步提高档案管理水平。这主要是因为信息化技术下的电子档案的快速发展，具有与时俱进的特点，能够将老旧的档案进行及时更新，因此，也就能够呈现出较强的时效性。同时应用信息化技术，可以详细记录工程建设中可能存在的安全，在实际施工过程中能够有效避免类似错误的出现。此外，企业工程管理人员可以有效利用电子档案的具体内容，加强管理力度和水平，以此强化企业工程建设的施工质量和进度。相比于传统纸质档案管理，电子档案可以快速精准的识别当前工程所面临的问题，并能够积极进行改进和完善，为企业安全发展奠定扎实的基础。

（二）提高档案信息的传输速度

随着我国信息化科技技术的不断发展，信息系统开发与应用在一定程度上得到了提高，并且逐渐渗透到档案管理工作中，为档案管理工作的高效有序进行提供了帮助。传统档案记录通常都是以一份档案的形式，这就给相关部门的查阅工作带来诸多不便。如果有较多的人员同时进行档案查阅时，很可能因为同一份档案多人查阅而造成不便。而电子档案的应用就可以有效避免这种情况的出现，电子档案主要是以电子文件的形式存在，并保存在专门的档案系统中，无论是对其进行复制还是修改，都极大地便利了管理工作的正常进行。通过信息系统的应用，在一定程度上突破了空间的限制和束缚，满足了“远程操控”的基本要求。这不仅可以提高档案信息的传输速度，而且也大幅度提高了信息传输的质量。

（三）提升管理人员工作效率

一方面，信息系统与企业档案管理的有机结合，在一定程度上降低了管理人员的工作任务量，也不需要企业单位专设大量空间存放这些纸质档案。这样不仅节约了管理人员工作时间、降低工作量，而且也节省企业单位的日常支出，可以进一步促进经济效益的提升。另一方面，利用电子档案可以有效规避以往人工管理存在的失误问题，能够确保企业工程档案准确无误，为后期的建设决策提供科学的参考依据。所以，值得被各行各业进行广泛推广和应用。

五、规范信息化管理，提升电子档案管理水平

（一）改进管理工作体系

人机相互结合是指档案业务人员可以直接利用计算机来开展工作。目前，档案信息自动化系统的集中管理和工作体系应从其信息化的管理体制上加以确立，以便于保证对各种办公自动化技术的操作规范、标准和正确地选用，上下各个层次和各种专门的档案自动化等均要求纳入在一套统一的档案信息集中自动化系统管理中，实行档案信息集中自动化管理，有效地避免了信息的分散和不必要的资源浪费。

（二）实现数字化档案管理

实现企业档案数字化管理，是落实档案信息化管理的重要前提。工作人员需要先对档案管理涵盖的所有材料、各种证明文件、各个部门的审批标志实施数字化处理，也可以运用扫描二维码、条形码的形式，在已经完成建档的档案管理资料中迅速查找办理人需要的相关资料。除此之外，为了进一步规范企业档案管理工作的操作流程，相关工作人员需要使用数字化、信息化等先进技术，促进各项档案管理工作的顺利开展，缩短办理时间，基本上可以实现可视化办公处理的目标。申办人在提交各种企业档案管理的录入信息材料时，可以运用扫描的形式，将相关信息迅速录入到信息化管理系统中。申请材料主要涵盖了申请表、初级审阅表、复审审批表等。信息化管理将不再需要工作人员使用手动输入的方式进行文件上传，在一定程度上可以提升办理该档案的管理效率，能够降低办理过程出现错误的概率。

（三）加强管理人才的培养

企业档案工作数字化转型工作是依托信息化技术实现档案工作转型升级的过程，具有一定的技术难度[4]。管理人才是推进档案信息自动化的关键，因此，要加强对管理人员的教育培训，不断建立和培养综合素养较高的人才队伍。其中最为关键的就是计算机技术的培养，其中的技术能力严重影响到信息自动化管理水平的提升。所以，企业单位需要高度重视计算机相关技术人才的培训教育和监督管理，要更加有针对性地对从业人员进行政治思想教育，培养其事业心和无私奉献的精神，有计划地组织学习和进修，掌握相关的信息技术新知识，在日常工作环境条件及生活待遇上都会给予关照，并研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面，都需要给予重视。

（四）慎重选择技术路线

档案管理部门对于信息技术的潜在需求比较大，但是对于现实需求往往又跟不上时代发展的步伐，因此，常常会出现所需要选择的档案管理设备只能够满足企业某个方面或者几个功能方面的需求，这样的档案管理系统不能够很好地满足企业管理中日益复杂多元化的需求。所以，选择一套科学合理的档案资料信息管理自动化系统技术路线也是十分重要的,应该尽量推行与之相适应的先进技术，使得经济效益的合理性与技术的先进性能够有机协调，技术路线的正确选择更加符合人们的需求。

（五）建立综合的保障性档案信息化管理系统

数据管理实际上是一个比较复杂的过程，工作人员不但需要对各种相关数据实施有效管理，还需要将档案管理与业务流程管理联系在一起。为了能够更加高效的管理档案，工作人员应该使用先进的信息技术，进一步优化档案信息化管理体系。由于企业档案管理信息化系统具有一定的广泛性，使用先进技术能够提高其信息化管理的能力，使各种数据可以获得有效管理，降低办事流程中不必要的时间浪费。

除此之外，机构需要基于企业档案管理的内容，和各个部门进行良好的交流沟通、信息资源共享以及对接工作。尽管这种形式会使得数据管理关系趋向于复杂化，但是这种扩充信息来源的方式，也可以进一步完善档案信息管理资料，因此，建立一个综合的档案信息化管理系统，可以更加充分地发挥出信息资源的共享价值，具备统一整合管理数据关系的能力。

六、结论

通过文章分析得知，企业档案管理工作具有较多的特点，再加上信息系统开发与提升企业档案管理水平的关联性较强，所以，将信息化技术与企业档案管理进行充分的结合，对于企业单位的管理以及建设都具有积极的促进作用，能够进一步节约建设成本，提高企业单位的经济效益。因此，应该将信息化技术在各个行业进行广泛推广和应用。