浅议企业财务共享服务模式下的风险管理

文/钱晓翠（河钢股份有限公司唐山分公司）

一、企业财务共享服务的相关概念

（一）财务共享的概念

财务共享服务是近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式。也是近几年来在企业集团内部所广泛推行的一种管理模式。从内涵上来看，它是指企业把集中管理模式运用到财务管理当中，并且借助信息技术将不同国家、不同区域的实体的会计业务拿到一个共享服务中心来记账和报告。这样不仅可以保证会计报告的规范与统一，并且能够有效地节约人工成本。因为财务共享服务能够将企业独立的、分散的业务进行整合处理，为财会工作者提供高质量的会计信息，并且把重复性高的各类业务集中规范在一起处理，从而大大提高了企业的管理效率，也在一定程度上节约了企业成本。尤其是对于一些拥有大规模、多元化且地区分散的企业来说，如果使用传统的财务管理模式其所靡费的时间、人力、财力都是相当巨大的，而财务共享模式则能够有效优化调整此类问题，这也是传统的财务管理与财务共享模式之间最大的区别。财务共享模式能够将财务管理职能按业务协同流程专业化分工进行重新改造,同时也能够更好地进行整个流程的优化,促进企业的发展,能够更好地赋予财务共享服务模式新的内容和功能。并且进一步提高了风险管控水平,降低运营风险及综合成本,全面提升企业核心竞争力。而传统的财务管理模式复杂不能分离财务管理中的资源和繁杂的事务，这就会导致财务管理工作量巨大，耗费成本高等问题。因此越来越多的企业选择了财务共享服务。但在目前阶段，我国企业财务共享的实施依然处于试验阶段，无法被所有企业使用，并且在企业实施财务共享过程中依然存在着许许多多的问题，影响着财务共享模式的发展与成长。因此，还需要对财务共享这一模式进行进一步的探索，从而从根本上提高财务共享的质量。

（二）财务共享模式的分类

1.第一种是建立一个全新的财务共享服务中心

即对财务系统进行全面的更新，通过更换新的地点、新的人员及新的信息系统等来实现建立新的财务共享服务中心。而这些组织也将引起重大的结构调整，因此其成本高且筹建期缓慢。如果采用全新的财务共享模式则在短时期内无法满足企业巨大的财务共享需求。

2.第二种是集中建立财务共享服务中心

这是将原有企业集团内分布在不同地点、不同财务组织中的财务人员集中到一个或多个特定地点，建立物理的共享中心。通过集中的财务共享组织、优化的业务财务流程、统一的财务核算标准、高效的财务共享平台，帮助企业集团完成财务数字化、合规化、标准化、专业化转型，降本增效。这是实现财务共享的常用方法，也是目前国内外大多数财务共享中心所采用的运营模式。此种方法要求将企业内分布在不同地点的相关财务人员集中到一个单一地点，即将财务人员集中在一个成本较低、具有税收优惠政策的地点。同时，为了适应共享服务中心的运作，提高其运作效率，企业也经常对其流程进行重组与再造。此外，在建立共享服务中心的过程中，也经常要求企业实施新的统一的系统以代替企业内原有的相当数量的分散并传统的系统，以上的作法给企业带来了包括人员成本、固定资产成本和信息系统成本的降低。在这种模式下，原本在企业中负责会计业务处理的一线业务人员将成为财务共享服务中心的工作人员，共享服务中心仍是企业的一部分，仅具有相当有限的自主权，其成本也一般会被分配回各个使用其服务的企业内部部门中。

3.第三种是虚拟财务共享服务中心

虚拟财务共享中心不是将所有共享中心的人员集中到一个统一的地点，而是通过标准的业务财务流程、统一的财务核算标准、高效的财务共享平台以及先进的网络技术、通信技术等，将不同区域的员工联结起来。虚拟财务共享中心模式下，在组织人员方面，集团财务部可以作为管理中心进行统筹共享复审、资金结算等工作，如此可以整体把控核算质量，加强风险管控；而不同区域的财务人员则负责更贴近业务实际的共享初审工作，同时负责与业务更加融合的财务工作。因此，在IT系统操作处理上，我们可以根据实际情况将共享作业池划分为多个任务池，供各区域财务人员协同处理。对于确需建立财务共享中心但由于种种原因无法集中获取相应人员配置的企业集团，这是一种比较有效的替代方案。但这种模式由于缺少经常性地面对面沟通，会导致不同地域员工之间合作困难，同时对于网络通信条件、人员管理方法、政策贯彻落实以及财务制度、流程、科目的标准统一都有非常高的要求。

（三）财务共享模式的优势

1.降低企业成本

通过实行财务共享这一模式，能够在一定程度上减少企业所需的会计人员，尤其是对于在企业中的基层财务人员的需求。并且在建立共享服务中心的时候企业会选择一个相对人力成本、税收价格等相对低廉的城市，因此也会减少企业的成本。

2.提高企业财务的监督水平

通过建立财务共享服务可以使得财务数据、资源实现共享。通过一些通信手段即可收集到与该企业相关的子公司的财务数据，并且实现实时共享。这样不仅可以实现跨越地区的整合，节省财务费用。同时，也会平衡财务共享服务中心与地方财政部门之间的关系，并且将治理与核算进行了有效的分离，使得财务工作者的职责更加明晰，有效地降低了财务失控的危险，也提高了财务治理水平与公司监督水平。

二、财务共享服务模式的优势及发展状况

（一）财务共享模式的优势

1.降低企业成本

通过实行财务共享这一模式，能够在一定程度上减少企业所需的会计人员，尤其是对企业中的基层财务人员的需求。并且在建立共享服务中心的时候，企业会选择一个人力成本、税收价格等相对低廉的城市，因此也会减少企业的成本。

2.提高企业财务的监督水平

通过建立财务共享服务，可以使得财务数据、资源实现共享。通过一些通信手段即可收集到与该企业相关的子公司的财务数据，并且实现实时共享。这样不仅可以实现跨越地区的整合，节省财务费用。同时，也会平衡财务共享服务中心与地方财政部门之间的关系，并且将治理与核算进行了有效的分离，使得财务工作者的职责更加明晰，有效地降低了财务失控的危险，也提高了财务治理水平与公司监督水平。

（二）财务共享的发展状况

近年来，世界财务共享服务模式高速突击全球，尤其是自2007年实施了财务共享服务业以后，发达国家财务共享服务模式上升迅速。但目前我国财务共享模式仍然处于新兴阶段，在各行各业中，大多数公司已经基本完成了财务共享服务阶段。虽然我国企业的经营理念与管理模式正在转变,但是当前我国企业的愿景、经营目标、组织结构、企业文化建设水平等依然无法满足财务共享所需的匹配性,因此财务共享难以在我国企业中发挥应有作用。虽然在2005年时中兴通讯首次开展了财务共享服务的模式，并且许多企业如苏宁易购、宝钢、中国移动等也随之开始实行财务共享模式，这是我国财务共享模式发展的一个重要阶段，也使得越来越多的企业意识到了财务共享模式的重要性，但这一阶段也没有完全使得财务共享这一理念渗透到各行各业中。因此虽然财务共享服务模式已经进入我国有一段时间，并且逐渐在往高速发展的轨道上前行，但在我国的进展依然不平衡，主要体现在我国许多企业对实施财务共享服务模式还不太了解，财务共享理念渗透程度不足，以及企业内部员工对企业财务共享意识以及关于财务共享的基本的特征和实施步骤等都缺乏了解，导致财务共享服务模式很难顺利开展。

三、财务共享服务模式下存在的风险

（一）战略规划风险

由于企业的财务共享建设是一项战略规划工程，因此必须要做好战略规划风险的准备。在企业实施财务共享建设中可能与企业整体战略存在偏差。如果企业不做好建设的准备工作，而是一味地借鉴其他企业的发展模式，缺少对于本企业战略定位的了解，则会导致企业对财务共享战略的发展定位不合理的情况。尤其当企业自身的能力和资源与战略定位不匹配的时候，将会导致财务共享模式无法发挥其本身的优势，从而浪费了企业的资源也影响了企业的发展。其主要的战略规划风险点就在于对企业的自身认识不足、风险认识不足，以及对财务共享模式的运作模式、业务范围等缺少了解。而这些也正是企业做好风险管理的重要条件，因此企业必须要做好企业的战略风险管理。

（二）人员与组织风险

企业实行财务共享服务后，与之前传统的财务管理模式存在着一定的差异，因为财务共享服务会对财务部门的相关人员进行调整，尤其是在基层的财务人员将会大幅度减少，这就会导致员工之间缺少沟通，业务支撑力量缺乏。并且在人员调整后会涉及人员及管理权限等利益方面的问题，由于企业对财务岗位的减少，部分员工可能会出现抵制情绪，从而导致员工关系不和睦以及财务共享的相关工作被阻断。这些在一定程度上都会影响企业的运营。从目前的情况来看，许多企业的财务人员自身业务能力不强，专业素质不够高，与各核算主体之间也存在着许多问题，这也制约着企业财务共享服务模式的建立。

（三）系统建设风险

财务共享模式下所建设的新系统与传统的旧信息系统之间存在着巨大的差别。而在实际建立过程中，新旧信息系统的转换所涉及的范围又极其广泛，包括各种类型的数据、业务之间的整合。同时对于企业的资金、技术、人员、环境及企业自身的管理方式、组织结构等都有着严格的要求。首先，由于财务共享系统是一项综合性、复杂性高的系统工程，其系统建设本身就存在着一些风险，如财务共享系统稳定性差，尤其是在建设初期，由于系统不成熟可能会给企业带来困扰，同时也会影响客户的体验感；其次，财务共享系统的集成性不高，对于部分工作需要另外处理，这就加重了工作的烦琐度与成本。财务共享系统是利用互联网技术将信息资源整合，企业的大量电子数据与机密信息在处理与保存的过程中，可能会出现共享数据的丢失、泄露甚至会面临被人恶意篡改、删除等风险；最后，由于新的财务共享中心业务和原来财务工作没有很好融合，使得财务共享支撑业务的能力无法得到有效保障，从而影响业务的扩张。

（四）流程管理风险

随着财务共享服务系统的建设必定会出现新的管理模式与之匹配，而新的流程管理模式也会引起企业内部会计、业务及管理方面流程的变革。同时，各个流程所涉及的各项目标、人员、考核等都会发生变化，而这些流程再造都密切影响着企业财务共享模式的发展。因此必须要确保财务流程和业务流程的一致与统一。其风险点主要表现在：一是新的业务流程复杂，并且与业务不匹配，导致财务工作人员操作困难，无法高效及时地处理业务；二是财务工作人员对于新旧业务流程衔接不畅，二者不能良好对接，出现业务混乱，影响财务共享效果；三是新业务流程设计不合理，影响财务共享实施效果和进程。四是存在票据丢失风险，由于新的流程稳定性不足和审批节点的变化，易造成票据的毁损和丢失。五是新流程应变力差，导致财务共享系统不能及时适应内外部环境的变化。这些风险点都会在一定程度上影响企业财务共享服务的开展。

四、财务共享服务模式的风险应对措施

（一）战略规划风险防范策略

由于财务共享是一项复杂且困难的系统建设工程，因此企业在战略规划阶段，首先，要做好市场调研，同时也要认真研究本企业的市场定位，充分了解企业的运行模式及结构，作出合理的规划与战略调整。企业的领导也要高度重视财务共享工作，要加强在员工内部对企业财务共享的宣传工作，使得财务共享理念深入人心，从而减少财务共享实施的阻力。其次企业高层领导自身也要加强对财务共享学习，要做到统一思想。同时集团领导要全程参与到财务共享的实施过程中，为财务共享实施提供强力的支持。

（二）人员与组织风险防范策略

随着财务共享模式的不断优化与改进，企业不仅要改进自身的组织，同时也要提高财务人员的素质，以适应新的财务共享系统。一是要明确财务共享部门内部各岗位的职责,将财务共享部门和财务部门重叠工作部分进行细化与明确分工,合理分配彼此职能,以杜绝各岗位职责划分模糊和所产生的工作误差。二是企业应在结合自身实际的基础上,建立一套完整的管理机制,加强下属机构对财务人员各项财务职能的合理分配,规范财务工作流程,使数据信息更加真实、有效,增强对业务的把控与管理,从而减少操作风险,提高工作效率。三是加强管理阶层与各级工作人员之间的沟通与联系，还要深入分析解决员工的抵触心理与各种情绪问题,注重对员工情绪的安抚，以促进更好的合作模式的形成。此外,企业应该在财务共享部门各岗位高度细化分工的基础上,按照各员工能力不同,在员工之间实行轮岗制度。使能力相近的员工互换岗位,在不同时间体验不同岗位的财务工作,不仅能促进员工的个人发展、提高综合能力,还使员工能从整体把握财务共享模式的运作,提高员工的综合能力与积极性,保证工作质量与效率。

（三）系统建设风险防范策略

财务共享系统的建设本身也存在风险。共享系统的建设时机要把握好，要坚持循序渐进的原则来进行，可以采用“分点上线、逐个击破”的模式来逐步推进财务共享系统的建设，让各个分支系统在相互协调的基础上推行全系统的集成与整合。同时要加强集团内控系统与财务共享系统的融合，可以 ERP 系统为基础，在系统集成与融合的基础上搭建一个“安全、高效、灵活、可靠”的系统平台。

（四）流程再造风险防范策略

财务共享模式下的企业管理需要重新规划与改造企业内部的业务流程、会计流程和管理流程等关键环节,因此,企业应该形成一套基于财务共享模式的流程优化反应机制来应对系统中各项流程的需求与发现的问题。由业务人员及时通过该机制反映流程优化的问题与需求,根据流程问题与需求制订新的优化计划与方案,通过专业人员对优化方案作出评估后实施,最后总结流程优化效果,以保证日后的流程优化工作。企业的高层管理人员还应当增强对流程优化的重视程度,才能促使下属员工对流程优化保持应有的关注度,做到及时更新、优化流程。最后,建立健全监督管理体系和制度,设立系统内各项流程监管,对各项流程与工作实施约束与监督。

五、总结

企业财务共享模式在我国虽然处于兴起阶段，但在我国整体的发展态势呈现上升趋势。越来越多的企业开始注意到了财务共享服务的优势，并且逐步将财务共享服务运用到企业当中。但由于财务共享模式其本身的综合性、复杂性较高，企业在共享系统建设中可能存在着一些风险，如企业流程再造风险、战略定位风险、人员流失风险等都会影响到企业的发展与财务共享服务的后续建设。