初创期中小企业人力资源管理工作先导
——工作说明书管理

魏子栋

（四川农业大学，四川 雅安 625014）

伴随着“十四五”规划和2035年远景目标的出台，民营企业迎来了发展新机遇。虽然有大量企业为把握机遇注册成立，但同时也需要面临内部管理的不成熟化等问题。本文通过对于初创期中小企业人力资源管理工作的研究，说明在该类型企业人力资源管理体系尚未建成之前，以完善工作说明书管理工作帮助企业平稳过渡的重要性，以期为初创期中小企业提供发展策略。

<1)，且各件产品是否为不合格品相互独立．

一、初创期中小企业人力资源管理过程中存在的主要问题

初创期中小企业一般通过组织架构设计和人力资源岗位配额设计作为人力资源管理工作的基础。企业在初创期存在三大问题：一是组织架构和岗位配额为理想化设计，尚未通过实务检验，合理性只能通过管理层理论论证判断；二是岗位职责及任职资格要求不明确、不清晰；三是招聘工作的效果不理想、效率较低。

（一）组织架构和岗位配额设计理想化

许多初创期中小企业由于资金问题无法在第一时间完成公司全部架构的落地实现，而只能根据产业发展通过分期建设的方式完成企业整体架构的建立，这也就意味着组织架构和人员岗位配额的前期设计需要根据实际情况进行反复调整以适应公司管理层的决策。这为企业招聘员工增加了不确定性和难度。

（二）岗位职责及任职资格要求不明确

在理想化和不固定的公司组织架构和岗位配额设计基础上，企业对于招聘岗位的职责和任职资格的要求即出现不明确、模糊化或者过于追求综合化的情况。如某生产企业，由于资金或工厂建设工期问题而将车间管理人员配额由原计划的3人缩减为1人，原计划的3人分别负责生产监督、品质控制和原材料管理，而缩减配额后的1人将全面负责上述提到的三项工作，这使得招聘时需要对该岗位候选人进行全方位的筛选，且过多的工作内容和职责会使该岗位的要求模糊化，增加招聘工作的难度。

（三）招聘工作效率低且新员工入职后离职风险大

在组织架构和岗位配额设计理想化、岗位职责和任职资格要求不明确前提下，整个初创期企业的人员招聘工作呈现出效率低、效果差以及未来入职员工离职风险大的特点。

以正处于初创期的某中小型企业L企业为例，其上半年通过各种途径和渠道收到的简历数量为1613份，经过初筛安排面试的人数为135人，简历初步符合率（应聘率）只有8%；最终录用人数为12人，录用率仅为9%；入职后新员工离职人数为5人，离职率为42%。

数据可以说明该初创期企业招聘工作的效率较低、新员工入职后离职风险较大。

二、初创期中小企业人力资源管理工作问题的原因分析

初创期中小企业组织架构和岗位配额设计理想化、岗位职责和任职资格要求不明确以及招聘工作效率低且新员工入职后离职风险大等问题都为基本表象，通过运用数据收集、走访调查和观察等方法，分析得出问题的根本原因为企业缺乏工作说明书管理。

（一）工作说明书的必要性

人力资源管理学者一般将职位分析和职位评价作为企业人力资源管理的基础，近年来又将胜任力模型的构建作为新的基础纳入其中。职位分析的基础性作用是贯穿人力资源管理工作全过程的，而职位评价更多时候作用于薪酬结构的建立。职位分析的产物和结果是工作说明书，由于从理论视角来看，进行职位分析的过程需要被给予更多关注，而从实务角度出发，初创期中小企业在进行日常管理工作时无法将足够多的经历分配给职位分析工作，因而通过简单而准确的职位分析工作得到的工作说明书成了初创期中小企业发展过程中人力资源管理、甚至于整个企业人员配置的关键所在。

（二）工作说明书管理工作的内容

工作说明书的前序工作是职位分析，但对于初创期企业来说，进行职位分析的过程无法实现系统化和完全化，而只能通过简单的方式得出工作说明书。

工作说明书管理工作的基本内容可以概括为：工作说明书的编制、应用和修改三个方面。其中的核心部分是应用，即将工作说明书直接应用于招聘和培训，未来将其应用于绩效评估、人才盘点、人力资源规划以及员工开发当中。

（三）工作说明书管理工作与职位分析的关系

1.相关性

工作说明书管理是基于职位分析而进行的工作，职位分析是工作说明书的基础，工作说明书是职位分析的结果。通过对工作岗位进行岗位职责的分析、任职人员的能力和素质分析，最终能够得到较完整和全面的工作说明书。因而在工作说明书管理的过程中，编制工作说明书、进行职位分析的过程是必不可少的。

2.区别

工作说明书管理的重点和核心在于将工作说明书快速、有效、高效地运用于人力资源管理实际过程中；而职位分析的重点在于其分析过程。

对于初创期中小型企业而言，虽然详细地职位分析是应该必须进行的，但由于资金成本、人力等多方面资源的匮乏，进行系统化的职位分析是难以做到的，从经济可行性的角度出发，初创期中小企业具体的操作重点应该是快速完善简单、准确的工作说明书，并使其快速融入企业日常人力资源管理过程中，为管理实务提供决策依据，对于工作说明书中存在的问题和不同步的情况可以滚动更新、临时调整，逐渐丰富和细化工作说明书，完成工作说明书管理体系。

（四）工作说明书管理工作缺失的影响

以上文提到L企业为例，由于缺乏工作说明书，企业内人力资源管理者在进行招聘信息发布时，只说明了岗位的名称和基本的工作任务（用关键词表示），对于其他的职责和任职资格没有更为详细的说明，就导致了在投递的1613份简历中，经过初次筛选只有其中的135人通过且收到了面试邀请。这反映出两个问题。

1.求职者因岗位不明确而错投简历

求职者在网络招聘平台上只能看到由企业写出的简短的工作任务以及岗位的名称，能够获取到的信息量极少。求职者在这种不知情或不明确企业对岗位的需求的情况下投递简历，成功率较低，不利于求职者获得工作机会。

2.企业招聘负责人员因不明岗位职责而出现招聘甄选失误

企业招聘负责人员由于对所招聘岗位的基本职责、任职资格等信息不熟悉、不了解、认知模糊而在筛选简历过程中对某些较为符合岗位要求的求职者简历出现错筛、漏筛等情况。

同时，在进行求职者面试时，由于缺乏工作说明书而无法较为全面地考察求职者基本素质，过低或过高估计求职者的能力和水平，录用入职后部分员工发现工作难度、压力和强度过大且自身无法适应，最终选择离职。

三、初创期中小企业人力资源管理工作问题的解决方案

解决初创期中小企业人力资源管理工作中出现问题的核心方法是建立和完善工作说明书管理工作。整个工作应该分为三个部分：

（一）快速编制出工作说明书

通过依据基本的工作说明书模板，将工作说明书分为工作职责部分和任职资格部分。

工作职责部分主要是对工作任务进行描述，即将工作任务模块化概括并对每一个模块进行细化，每一个岗位的工作任务模块最多不超过5个，以3-4个为宜，对于每个模块的详细阐述应精确到工作行为。

任职资格部分主要是依据工作职责，确定岗位任职人员所应该具备的基本技能、知识和能力素养，对于能力素养的确定和描述，应该基于清晰化、可量化原则。

工作职责和任职资格内容确定最快速的方法是直接与中高层管理人员，或各部门负责人对接，通过对其进行访谈，收集相关信息，并通过后期加工，整理出完整、清晰、简介的工作说明书。

（二）重视并应用工作说明书

编制出工作说明书后，企业内部中层管理人员以及人力资源管理工作人员必须重视工作说明书作用，尤其是在招聘和培训过程中将工作说明书作为基础开展工作。初创期中小企业如何快速确定人员岗位配置、快速筛选并培训出适合企业的人员投入工作都需要依靠工作说明书。

（三）持续更新工作说明书

在应用工作说明书的同时，应该及时收集有关工作说明书的反馈意见，并进做出细化设计或更新修改等决策，根据企业组织架构和岗位配额情况增减工作说明书内容和数量，做好工作说明书的归档工作。

（四）做好工作说明书保密工作

工作说明书是对岗位工作职责的最详细阐述和依据，伴随岗位说明书设计的不断精细化，内容可能设计企业的商业秘密，在未来工作说明书管理工作的进展过程中，初创期企业的人力资源管理人员应依托工作说明书建立完整的人力资源管理系统，助力企业可持续发展。

（五）工作说明书管理工作施行后成果展望

以上文提到L企业为例，在进行工作说明书管理工作后，仅招聘相关工作的未来数据，简历初步符合率（应聘率）应该由原有的8%提高到50%；录用率从原有的仅9%提高到30%；员工离职率应从42%降低到10%。

四、结束语

初创期中小企业虽然以业务扩展和开发作为重点领域，但企业长期可持续发展的关键是企业的人力资源，企业人力资源发展的动力来源于企业员工和岗位的有效匹配，工作说明书管理工作是企业实现人岗匹配，尤其是初创期中小企业实现人力资源有效、高校利用的关键。需要得到企业内部管理人员的普遍重视。