高校附属医院科研档案信息化管理研究进展

梁明燕

(广西科技大学第一附属医院,广西 柳州,545002)

大数据时代发展对医院经营、服务项目管理质量有一定要求，进一步证实医院内科研档案管理重要性[1]。医院发展中，医院科研工作具有重要地位，医院档案管理中，医院科研档案作为重要组成部分，为医院科研人员长期开展科研活动、科研实践过程中所具有保存价值文字、图表、数据及声像等各种载体所记录原始材料，为后续科学研究活动信息记录、反映[2]。上述资料中，不仅仅对科研过程记载，同样蕴含大量科研成果、国家实用新型专利、医学著作、医疗新技术及创新性医学科研思想等科研信息。传统医院科研档案记录中，多选择纸质档案形式进行储存、管理，随着现代信息技术发展，传统科研档案管理模式不适应现代社会发展需求[3]。因此，为进一步提高医院科研档案管理效率，应当结合现代科技提供全新思路和条件。

1.医院科研档案信息化建设现状

2010 年，原卫生部印发实施《电子病历基本规范（试行）》《电子病历基本架构与数据标准（试行）》，以电子病历作为代表卫生健康信息化建设打下坚实基础。2012 年原卫生部被国家电子文件管理部际联席会议办公室确定为首批国家级试点单位，新农合国家级信息平台作为试点项目，促使卫生健康领域电子文件、电子档案管理纳入至国家整体规划，至2014 年并取得丰硕建设成果[4]。“十三五”期间，随着卫生健康信息化建设深化，医院系统完善，集结各个环节全信息化管理闭环，包括挂号、病例、诊疗、药物、住院及结算等。划价传统医院管理环节消失成为信息化建设成果突出标志。但相比较卫生健康信息化发展，医院科研档案信息化建设水平偏低，卫生健康信息化建设高速发展过程中，科研档案未纳入到卫生健康信息化建设中[5]。无论为“十二五”期间“3521”工程或“十三五”期间“46312”工程，医院科研管理仍然未被摆到突出位置。目前医院科研管理工作仍然以纸质材料流转，医院科研方案发展与卫生健康信息化发展脱节，成为信息化建设领域死角。

2.信息化科研档案建设框架

2.1 设置档案信息化管理体系内容和功能研究指出[6]，对中国科学院大学附属肿瘤医院有关科研档案管理分析得出，系统构建作为储存、管理全院科研档案库重要依据，同时方便职工查阅及导出个人科研档案。为此，建设档案信息化管理体系，完善内容及功能作为信息化科研档案建设重要依据。医院科研档案建设中，其核心内容为科研，对其组成部分包括立项、开展、结题等阶段组成研究过程，时长高达2～3 年，项目各项研究开展期间包括实验阶段、撰写论文等，期间对每一项开展科研活动，均转化为电子文档，上传至项目管理目录并体现出研究过程中持续改进、完善过程，结题后，并申报相关成果和奖励[7-8]。上述项目工作中，包括项目课题内容、科研管理人员设置等多个项目。网络管理下能时时了解项目进展，提升项目监督力度、档案收集完成性。目前档案工作人员中常见为问题为科研成果管理，若成果零星、不完整，则无法发挥出医用科学价值、经济效益。而建立科研成果管理体系成为保存科研成果重要途径，依据步骤，通过网络流程申报、上传相关资料、做好权限审核级别、金额[9-10]。能有效完善科研成果档案收集、归档，规范科研成果申报流程，进而实现科研成果档案科学化、信息化管理。

2.2 人工录入关键信息，便于数据统计与利用保存档案主要目的为利用档案，实现档案价值。而科研档案保存过程中，其目的为利用科研档案价值，为医院科研工作提供有效、便利服务，进一步促进临床技术发展，提升医院科研水平[11-12]。而申报材料中，最重要内容为科研数据，而如何在繁杂数据中提取出有价值数据，体现医院整体科研水平数据尤为重要。为此，日常工作期间，需加强对科研数据录入、积累，做好统计管理，以便利用[13-14]。科研成果体现主要内容分为以下几类：科研著作、科技奖励及专利等，上述内容录入至日常工作中，需做到信息及时、精确，以备需要时保障数据最新、最精确。

2.3 积极开放数据，实现医院“大服务”需要科研过程中，数据增值需求成为重要步骤，数据增值目的为整合，分析数据，与其他数据整合达到对比目的，数据自由整合期间，开放以往研究数据成为重要依据。但医院内部科研数据管理较为严格，查阅权限仅限于科研管理部门，相比较其他科室，若使用到相关试验数据，需要经过科研管理部门同意，但期间会存在重复统计、统计不精确等现象，无形增加科研管理人员工作量，每天日常工作中忙于为其他部门提供科研数据[15-16]。如何合理、有效利用科研数据成为工作人员工作重点内容，依据信息化管理平台并分析、整合数据，小部分实现医院范围科研数据开放[17-18]。对临床相关人员，如需要数据可登录信息查询系统，自动统计为显示查询结果，为不同科室、职责医疗工作者提供人性化服务，进而减轻科研管理部门人员工作量，实现医院“大服务”需要。

2.4 建立电子档案信息网络系统计算机网络技术将其应用于电子档案数据库管理，是将分散多台独立计算机利用软硬件设备互连，实现档案资源共享和信息交流。刘洋等[17]等学者指出，多元化档案需求与网络信息建设相关联，成为信息化档案管理依据。四川省德阳市第二人民医院对临床科研服务管理中提到，运用现代化管理手段实现档案管理，依托互联网、大数据检索系统，完善现代化辅助设备，以提高档案运用效率，节省医疗人员时间[19]。河北省秦皇岛市妇幼保健院对科研档案建设上对信息网络系统要求上，主要从硬件、软件设施上进行完善，认为医院综合实力增强、提升科研成果利用率与医院信息网络系统完善相关联，要求医院开设符合医疗事业单位软件、配备相应硬件，提升操作与管理效果[20]。为此，依据上述研究大致归纳为以下两点：1.网络互联技术：中继器、网桥、路由器及网关等中间设备，利用多个计算机网络连接起来，促使它们遵循专门网络互连协议。2.网络管理：对计算机网络配置、状态及用户进行管理，提供监控、协调及测试各种网络资源手段。经过网络信息技术，医院科研人员、档案管理部门以及其他行政管理部门紧密联系，促使电子文件收集、整理、鉴定及归档、分析变得更为方便，充分共享和开发利用电子档案数据库资源。

3.小结

医院科研档案信息化管理为医院现代化管理重要组成部分，其优点为方便、快捷、实时，节约科研档案储存空间，能实时查询档案信息、便捷调阅与共享，相比较传统科研档案管理，简便易行、查阅方便、实时共享，更符合现代化社会发展需求。当前社会发展下，科研档案管理成为医院科研事业持续发展基本要求，而信息化发展成为时代必然趋势，提高信息化完成度，实现档案有效化管理则作为档案管理人员工作目标及工作重点。