从新《档案法》看《归档文件整理规则》

王茜

摘  要：对新《档案法》和《归档文件整理规则》有关档案属概念及组成成分的规定与表述进行梳理，认为《归档文件整理规则》的有关组成档案成分概念应当统一到新《档案法》上，就是用“材料”替代“文件”作为组成档案成分的概念。

关键词：档案法;归档文件;整理规则;文件;材料

Abstract： This paper summarizes the archive-related conceptions and the provisions of archive compositions in the new Law of Archives and The Arrangement Rules for Archive Documents. It is believed that the archive-related conceptions in The Arrangement Rules for Archive Documents should be unified into the new Law of Archives， which means that archive materials should take the place of documents as the central concept of constituents of Archives.

Keywords： Law of archives; Archive record; Organizing rules; Documents; Archive materials

文件与档案有着千丝万缕的关系，不仅是文书学的主角，也是文书档案的主角，而随着文件生命周期理论传入我国，开始流行大文件的概念，更由于信息技术的飞速发展，电子文件的兴盛，甚至文件作为一种是档案属概念的观点都显然有些“委屈”，大有文件概念替代档案概念的趋势。有学者就认为，“不应再人为地将之区分为‘文件管理和‘档案管理两个阶段”，[1]“必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终、从头到尾参与电子文件的全程管理”。[2]正是在这一趋势下，文书档案的整理也由案卷整理改为以“件”为单位的整理，于2000年发布了档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）（以下简称《规则》），在全国推行实施，并于2015年进行修订，发布了新的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）。但是，有一个现象却长期被人们忽视，这就是从1987版的《档案法》到2020版的《档案法》，其中都对“文件”只字未提，这样作为档案行业的根本大法《档案法》与作为文书档案整理的标准《归档文件整理规则》从名称上看就有问题，值得深入探讨。

1 对新《档案法》有关档案属概念及组成成分的规定与表述的梳理

从1987版的《档案法》到2020版的《档案法》都对“文件”只字未提，那么，新《档案法》对档案属概念及组成成分的规定与表述是什么呢？这里简要地梳理一下。

对于档案法定定义中的属概念，新《档案法》第二条指出档案属概念是“历史记录”。对于法定档案的组成成分，新《档案法》第十三条、第十四条指出档案组成成分是“材料”。

对于法定档案编研开发利用后的称謂，新《档案法》第三十三条第二款、第二十六条第二款对档案编研开发利用后的称谓是“档案材料”与“文献”，从中可以看出“档案材料”与“文献”实际是同义词。

从以上的梳理中可以看出，新《档案法》对于档案属概念及组成成分的规定与表述，其中“历史记录”1处，“材料”4处。而“档案材料”与“文献”实际上就不是档案的属概念及组成成分了，而是“文献”。从档案整理的实际操作层面上看，组成档案的归档成分概念是最重要的概念，只有明确了归档成分的概念，才能将应当归档的归档。而从对新《档案法》梳理来看，新《档案法》规定的组成档案的归档成分概念为“材料”。

2 对《规则》有关档案组成成分的规定与表述的梳理

《规则》作为文书档案整理的档案专业标准，从题名上看就体现出其有关档案组成成分概念似乎是“文件”。但是，其对“归档文件”作为一个术语进行了专门定义：“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。”也就是“归档文件”=“作为文书档案保存的文件材料”，也就是“归档文件”=归档“文件材料”。那么，“文件材料”是表示“文件”和“材料”两种事物呢？还是“文件材料”是一种事物呢？《规则》没有做具体的进一步解释和定义，不得而知。还是梳理一下《规则》中的表述。

对于“文件”、“材料”和“文件材料”这三种表述，《规则》中除了“前言”、“范围”、“定义”以及指的是其他东西（如“装订材料”）外，在《规则》中的“归档文件”都用了。《规则》中用“文件”表述“归档文件”的有45处，如：“4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”。“5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件”。“a）按年度分类将文件按其形成年度分类”;用“材料”表述“归档文件”的有1处，如：“5.1.1 件的构成……简报、周报等材料一期为一件”;用“文件材料”表述“归档文件”的有2处，如：“6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”。“6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的”。除了“文件”、“材料”和“文件材料”这三种表述外，《规则》中还用了其他词语表述“归档文件”，如：报表、名册、图册、会议纪要、会议记录、统计报表等。

从以上的梳理中可以看出，《规则》有关档案组成成分的规定与表述，非常复杂，尽管使用最多的是“文件”概念，但是，明显地可以看出“文件”概念不能统一其他“归档文件”的成分。而且，可以看出《规则》有关档案组成成分的规定与表述是混乱的，没有统一的标准。

另外，“归档文件”定义中的“文件材料”是有歧义的。从《规则》“5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。……简报、周报等材料一期为一件”的规定来看，“文件材料”表示“文件”和“材料”两种事物，都是归档的事物，都是组成档案的成分。而从《规则》仅有的其他两处使用“文件材料”概念的规定看又指的是另外的两种事物。在“6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”的规定中表示的是记载文件内容的物质，而不是其文件内容。而“6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变”的规定中表示的既不是记载文件内容的物质，也不是“文件”，也不是“材料”，有些像新《档案法》中“档案材料”的意思，也就是“文献”的意思。

3 思考

3.1 《规则》的有关组成档案成分概念应当统一到新《档案法》上。从以上的梳理分析中可以看出，新《档案法》规定的组成档案的归档成分概念为“材料”，虽然，新《档案法》的法定档案定义的属概念是“历史记录”，两者似乎并不一致，但是，在其他具体指代中只用了一个统一的概念术语“材料”，应该说是专指的，并没有引起歧义。而且，在这一点上新《档案法》与1987版的《档案法》是一脉相承的，并没有任何改变。尽管“文件”作为档案属概念已经相当普遍，《档案法》仍旧坚持使用“材料”概念，应该说是有深意的。

对于“材料”作为组成档案的归档成分的概念或者属概念的历史实际上与“文件”一样长，可以追溯到20世纪四五十年代，《中国档案》杂志的前身就是创刊于1951年5月的《材料工作通讯》。

“材料”这一概念在档案界外明显地认知度较高，因而，新旧《档案法》一以贯之地采用，也就在情理之中。采用“材料”这一概念对于贯彻落实《档案法》有着积极的作用，因为，《档案法》不是让学者们看的，而是要贯彻落实的，在贯彻落实时面对的是广大涉及档案工作的档案界外人员，《档案法》必须使用他们认知的术语概念才能使他们了解《档案法》，贯彻落实《档案法》。

《规则》作为贯彻落实《档案法》的国家档案专业标准，理应在对待有关组成档案成分概念上与《档案法》一致，这样既便于贯彻落实《档案法》，也便于实施《规则》。因此，笔者建议将《规则》的有关组成档案成分概念统一到新《档案法》上，将“归档文件”改为“归档材料”，修改《规则》的名称与其中的定义，将《规则》的名称改为《归档材料整理规则》，将“归档材料”定义为：“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子材料。”

3.2 《规则》应当做到有关组成档案成分概念的统一。从以上的梳理分析中可以看出，《規则》作为文书档案整理的国家档案专业标准，其有关档案组成成分的规定与表述是不严谨的，也就是不标准，并没有起到标准的作用，甚至可能引起混乱。因此，作为标准，尤其是国家档案专业标准，必须做到表述严谨，概念准确统一，否则的话很难起到标准的作用。《规则》有关组成档案成分的概念在统一到《档案法》的基础上，还应当做到其本身内部有关组成档案成分概念的统一。一是概念统一。就是用一个概念来表示有关组成档案成分的概念，也就是用“材料”来表示组成档案成分的概念。二是没有歧义。对于一些多义词，容易引起歧义的，应当加限定词以示区别。如，“材料”就是多义词。《规则》“6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”的规定，可改为：“归档材料装订前，应对不符合要求的载体材料进行修整”，加限定词“载体”以示区别两者的不同。三是表述严谨。就是在表述相关内容中不能有纰漏。如，《规则》“4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”。这里“遵循文件的形成规律”中的“文件”显然不能代表“归档文件”，不严谨。为了照顾到相关档案理论，可改为：“归档材料整理应遵循文件等材料的形成规律”，将“文件”作为“材料”代表来表述。

4 结语

《归档文件整理规则》有关档案属概念及组成成分的规定与表述，不仅混乱不一致，而且与《档案法》不统一，这对贯彻《档案法》和做好档案的整理工作都不利，因此，应当将《归档文件整理规则》的有关组成档案成分概念统一到新《档案法》上，就是用“材料”替代“文件”作为组成档案成分的概念。这样不仅与《档案法》统一，而且能真正起到国家档案专业标准的作用。

参考文献：

[1]何嘉荪，史习人.对电子档案必须强调档案化管理而非归档管理[J].档案学通讯，2005（03）：11-14.

[2]何嘉荪：论电子文件生命周期[J].浙江大学学报，2001（04）：101-109.

（作者单位：开封大学人文学院 来稿日期：2021-08-20）