基于档案法研究文献分析的档案利用问题研究

孙一然　徐海静

摘 要：《中华人民共和国档案法》已于2021年1月1日起施行，新修订的《档案法》缩短了档案的开放期限，拓宽了开放主体，推进了档案信息化建设，标志着我国《档案法》体系的逐渐完善，也必将成为档案治理体系、治理能力现代化的法治保障。本文通过CiteSpace软件，以文献发表量、研究机构、研究热点为研究维度进行可视化分析，发现新修订《档案法》对于规范档案工作、发展档案事业、档案治理能力现代化建设的积极而深远的意义。

关键词：《档案法》;档案利用;档案管理

1 引言

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）加强了档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，同时也赋予了档案行政管理机关指导和监督这两大主要职能，一方面赋予了公民享有依法利用档案的权利，另一方面也鼓舞了档案学者加强对档案事业的研究，这对档案事业的发展产生了深远的影响。

2 数据来源分析及处理工具

在中國知网中选择高级搜索界面选定主题为“《档案法》”，将时间限定为2016年，时间截止到至今搜索《档案法》类相关文献，共在知网中检索出记录1064篇，其中期刊文章909篇、学术论文75篇（包括博士论文3篇，硕士论文72篇）、会议5篇、报纸文章38篇。选取其中的期刊文章及学术论文选择导出文献，导出文献时选择Refworks格式，输出文件为文本，将文本输入CiteSpace界面。通过CiteSpace进行数据分析，以关键词作为分析点，部分内容与本文相关甚少，筛选期刊文章以及论文共481条作为研究对象并将分析出的关键词进行归类总结后得到“《档案法》”“档案利用”“档案管理”三个与其他关键词关联度较高的主要主题。

3 统计结果分析

通过将数据导入到CiteSpace中，从发文量的趋势、关键词分析、文献来源机构以及文献作者四个方面进行分析，从图谱中观察其发展趋势以及所体现的信息，分析结果如下：

3.1 发文量趋势

从中国知网中导出的《档案法》研究近年的年度发文量分布，如图1所示：

在这其中可以看出1990—2000近十年几乎呈稳定趋势，少有浮动;2001—2012稍有增长，趋于平缓;2013开始陆续增长，在接近2020年达到峰值;随即发文量开始下降但是仍然保持着较高数量的状态。反映出我国的《档案法》研究正处于上升期，此次修改是《档案法》自1987年颁布以来第一次全面修订，促进了档案利用效率的提升以及对档案信息资源的开发，本次的全面修订有利于向社会开放更多档案信息，满足档案利用者的需要。

3.2 关键词分析

通过CiteSpace对于被引文献的关键词分析得出对于该领域下，关键词出现较多的是“《档案法》”“档案管理”“电子档案”等。如图2所示：

在这其中《档案法》与档案管理之间联系密不可分。研究发现，《档案法》的制定一方面为档案的存储保护提供了保障;另一方面为工作中档案的查阅提供了便利，体现了档案资源共享中对私权利的周全保护。新修订《档案法》在立法理念上既有所创新，又有遵循传统的内容，其中的创新部分主要体现在提高了对利用者的权利保障、加强了人文关怀、在注重公权合理性的同时加强了部分私权的合法性;而遵循传统之处包括依旧注重威慑违法行为、依旧注重完善表达渠道。分析《档案法》立法理念，将有助于深入理解新修订《档案法》的价值内涵，以及推动后续相关法规的立改废工作开展。另外，新修订的《档案法》对我国档案馆的治理方面也有了更高的要求。新《档案法》首次明确档案利用权利救济的途径和渠道，维护了社会公众利用档案的合法权益，确保利用者权利受损时有法可依，档案主管部门处理档案利用问题时要做到有法必依。《档案法》将会在未来档案管理事业发展中发挥越来越重要的作用。

3.3 文献来源机构分析

通过对文献来源机构的聚类分析得到，《档案法》的研究主要集中于各地档案馆和档案局。在档案工作中，也十分注重档案工作的国际合作、协同共进。如图3所示：

从图中可见，发文机构大多为各地档案馆，说明对于《档案法》的发展，其主要研究主体是档案馆和各个大学。而各个大学的学院机构主要为信息管理学院、公共管理学院、社会学院，针对《档案法》的研究，集中在管理与社会领域，而在图中可以看到，档案局档案馆主体机构等对于《档案法》的领域研究较各地大学的研究贡献较多，各地大学应当加大对这方面的投入研究，增强对《档案法》的研究，才可以有效促进自身发展，从而使档案信息资源更好地服务大众，促进政务发展，简化办事效率等，做到真正的为民服务。

3.4 作者共现分析

作者共现网络图，表明了作者之间的合作联系，也可以通过作者共现网络图得出《档案法》研究领域的高影响力作者，以及联系紧密的作者研究主题。如图4所示：

其中，李宗富和杨莹莹的《新修订档案法中档案治理的理念呈现与要素分析》从档案治理视角深入分析了《档案法》，发现其不仅充分体现了多元、互动、协同、法治以及共建、共治、共享等档案治理思想和理念，而且对档案治理各个要素等都有明确的规定和要求，具体表现为档案治理主体日益多元化、治理对象逐渐扩大化、治理目标以公共利益为导向，明确表明在未来的档案发展过程中，应加快转变档案工作理念进而为档案的发展做出贡献。韩李敏的《电子档案与传统载体档案具有同等效力》中分析了电子档案与传统载体档案具有同等效力写入新修订《档案法》，为电子档案规范化管理提供了司法保障，它必须借助计算机生成和管理，其构成的“要素”必须事先“设定”，由计算机系统自动生成和管理。新修订的《档案法》也结合了电子档案的特点和实际情况，搭建起电子档案凭证效力的基本框架，为将来丰富和完善电子档案的凭证效力指明了总体的发展方向。电子档案从产生开始到最终长期保存，一般要经历形成、办理、归档、整理、鉴定、移交、长期保存等诸多环节，每个环节又有一系列的程序所组成。近年来，国家已经出台了许多标准与规范，保证电子档案的程序规范与合法，确保将来能发挥其证据效力。

新发布的《档案法》一方面为档案利用提供了便利，另一方面也提醒我们的档案工作人员应全力以赴去完善档案工作的日常需求并提高自身素质，相关人员也要做好新《档案法》的普及，从群众出发，以人为本，在基础保管条件上进行改善，同时也要把握档案利用的关键点。档案资料的收集和管理是必要的工作，而档案资料的保护和利用是最终的要求。

4.1 不断学习，提高档案工作人员自身素质

新修订的《档案法》规定各级人民政府、机关、团体、企业都要加强档案信息化建设，这就要求档案管理人员要有孜孜不倦的学习劲头，不断提高自身业务水平，做到与时俱进。要及时掌握新的专业理论知识和实践能力，开展电子档案管理信息系统建设，如果不学习、不进步，不掌握新的信息技术，抱残守缺，仍然在纸堆里做文章，就不适应档案管理工作的新要求，就不能更好地做好档案服务工作，从而被社会淘汰。同时也要发挥档案的教育功能，使人民群众的思想素质不断提升。为此，档案管理人员必须做到：认真学习档案管理的新要求、规范及格式，定期接受教育培训，主动学习掌握新技能、新方法;要善于向他人学习，不耻下问，善于思考和询问，多参与多实践，获得更多信息和知識，从而把档案管理工作越做越好。

4.2 突出重点，做好《档案法》普及工作

新《档案法》颁布以后，可以利用专家学者的力量来加强新《档案法》的宣传，积极开展新《档案法》宣传教育。宣传教育是法律实施的前提和基础，知法才能守法，懂法才能用法，遵法才能依法办案，这些都离不开法治宣传教育。本次的修订从立法、归档、保存、利用、销毁等多个角度完善了《档案法》。通过修订，《档案法》由原来的六章二十七条增至八章五十三条，增加了接近一倍。新增的两章内容是档案信息化及监督检查，充分体现出新形势下档案工作以信息化为主、依法治档的特征。让人民群众共享档案事业发展成果，运用好创新思维去提高对利用者的权利保障。新修订《档案法》注重了权利与义务的平衡，体现出管理者与利用者权利并重的立法理念，同时也更加注重人文的关怀，彰显档案的价值，并且也不再是体现出强烈的强制性特点的直接代为保管方式，以帮助为主，充分尊重档案所有者的权利，在此基础上如保管条件仍得不到改善，方可在协商的前提下代为保管。在档案收集方面，新增第十三条明确了具体的归档范围，这有利于档案来源更加多元化。拓宽了档案的收集渠道，通过对《档案法》新增及变化内容的分析，发现新修订《档案法》开宗明义，明确了新时期档案馆发展建设的目标与任务，并且从宏观层面上对档案馆提出了新的更高要求。

4.3 把握关键，档案部门迅速适应工作

《档案法》的发布实施是档案工作顺应时代发展、走向全面依法治理的重要标志。在新《档案法》适用背景下，档案利用，一是准确把握档案开放时限与审核责任;二是按照要求，档案馆在对馆藏档案及未进馆档案进馆时的开放审核要注重把握责任主体，不缺位、不越位;三是准确把握档案利用中的知情权与隐私权。新《档案法》规定，经济、教育、科技、文化等类档案可以提前开放，这无疑增加了档案利用的范围，加大了公民的知情权。档案馆在开展档案利用时，要正确把握知情权与隐私权，在扩大档案利用覆盖面的同时，注重保护档案中涉及的隐私，以免发生不必要的纷争。

4.4 加速发展，准确把握档案利用与公开信息查询的关系

档案馆可供利用的档案由三部分组成：第一部分是期满已开放档案;第二部分是期满但不宜开放的档案;第三部分是未到开放期的档案。第一、第二部分的档案利用在新《档案法》里都有明确规定，现实工作中第三部分的档案利用最有争议。因为这部分档案中包含了大量政府公开信息。在档案利用中，一定要注意这部分档案的利用规定，避免因无法提供利用而造成利用者的不满，引发不必要的冲突。同时也要准确建立档案利用用户追踪记录。档案利用是无法预测的，它受政策、利用需求的影响很大。在档案馆的利用窗口，门庭冷落与门庭若市都可能存在。及时建立用户追踪记录，可以方便统计利用率和编写利用实例，便于根据一定时期的档案利用情况编写史料汇编以及利用者重复利用档案时能够第一时间获取。在《档案法》实施的大背景下，必须依法做好此项工作，为经济社会和新时期档案事业发展服务。

5 结语

通过运用CiteSpace软件进行可视化分析，我们发现新修订的《档案法》提出了档案馆治理的新目标、新任务及新要求，并且体现出档案馆治理的新理念、新方式以及新效果。在此背景下，档案工作人员要更新思想理念，在档案馆治理目标、任务的指导下，构建完善的档案馆治理内容体系，以档案馆业务建设为基础，以制度建设为重点，创新治理手段和工具，最终达到档案馆治理的新效果，实现档案馆治理的目标。应更新思想观念，不断强化依法治理理念，夯实自身基础，强化档案馆治理能力建设。在档案馆治理工具方面，要积极探索档案馆治理的工具、方法，创新档案馆治理手段和途径，形成丰富完备的档案馆治理工具体系。当前，随着经济社会的发展和变迁，封闭式的运行模式不能适应文化服务的新趋势，因此，档案馆的工作思路和工作策略也应改变，吸引更多的社会力量积极参与，通过加强与其他机构合作，加快推动档案馆治理体系和治理能力的现代化建设。

《档案法》走到今天，新一代党和国家领导人用睿智与决心开创了档案工作新篇章。总体来说，新一代青年档案工作者理应用更自信、更智慧、更开放、更宽广的胸襟与能力，来担起时代赋予我们的责任，拥抱这个美好时代下的档案事业。《中华人民共和国档案法》值得多学、多思、多实践、多悟，增强交流与沟通，深入学习与实践。

参考文献：

[1]韩李敏.电子档案与传统载体档案具有同等效力[J].浙江档案，2021（01）：16—18.

[2]孙朝霞.新档案法适用背景下的档案利用探讨[J].城建档案，2021（01）：62—63.

[3]张琛瑶.浅论新《档案法》的内容创新和实施对策[J].兰台世界，2020（S2）：17—18.

[4]张彩灵.浅析新《档案法》对档案管理人员的新要求[J].陕西档案，2020（06）：43—44.

[5]俞永祥，陶盛.谈《民法典》对档案资料的新规定和《档案法》修订的新内容[J].城建档案，2020（12）：103-106.

[6]金凌秀.浅谈如何利用和保护档案资料[J].兰台世界，2018（S1）：113—114.

作者简介：孙一然，黑龙江大学信息管理学院硕士研究生，研究方向为档案管理;徐海静，学历为硕士，黑龙江大学信息管理学院副教授，研究方向为档案学理论与基础。