大数据环境下高职院校学生档案管理与利用研究

◇盘锦职业技术学院 孙晓旭 李超凡

高职院校学生档案是档案工作的重要组成部分，对高职院校教育教学能起到重要的助推作用。随着信息技术的发展，大数据时代的到来，被动“供给导向”的纸质化档案管理模式已无法满足高职院校随时随机的档案利用服务，取而代之的是主动“需求导向”的档案利用服务。本文从高职院校学生档案的管理现状入手，探索出大数据环境下，高职院校学生档案管理所面对的各项挑战，指出大数据背景下加强高职院校学生档案管理的举措，总结出高职院校学生档案有效利用的方法。

随着大数据时代的到来，信息技术和信息观念发生了前所未有的演变和更新，中国迈入互联网新时代，“互联网＋档案”的结合已经成为必然趋势。目前，我国高等职业院校学生档案管理工作还主要停留在纸质版传统管理阶段，管理模式存在着诸如程序复杂、工作量大、费时费力，服务效率低等缺陷，而且挖掘的学生信息不够全面、核心，其数据价值密度小、服务性弱、准确性低，无法随时随机的服务学校教育教学办公[1]。大数据背景下，高职院校如何利用好大数据分析技术做好学生档案管理工作，有效构建学生档案信息，将有用资源进行整合、量化、聚类、相关性分析，建立档案数据之间的关联性，将档案变成信息库，为学校各方面发展提供个性化服务，是高职院校学生档案管理工作急需解决的问题。

1 大数据对于档案管理的意义

所谓大数据时代主要是指数据信息化时代。大数据涉及范围很广，包含大量的无法利用主流软件进行处理和衡量的数据，目前主要靠整理归纳的方式对数据进行管理、整理，从而获得比较精准和统一的数据。在经济社会飞速发展的今天，各行各业的经济主体在发展运营过程中，都需要依靠大量多元化的档案资料进行数据分析，得出有利于发展的决策信息，而传统的档案管理方式已经无法做到有效的对档案资源的利用，因此在大数据背景下，可以通过把传统纸质性档案转换为电子形式的档案，对大量的档案资料进行处理分析，进而提高档案数据管理的效率，突出档案资源的使用价值。

2 大数据背景下高职院校学生档案管理面临的挑战

2.1 档案来源错综复杂、门类多

现阶段，我国高职院校学生档案资源收集主要包含三部分。第一部分也是占比最多的在校生档案；第二部分是从其他高职院校转入的流动档案；第三部分则是遗留在学校还没有妥善解决的毕业生遗留档案。面对高职毕业生就业于民营企业、私企较多的现状，将人事档案遗留在学校或人才中心的毕业生多来越多，因此需要档案数据越来越庞大，也越来越多种多样，传统的靠库房的实体档案管理的信息提取速度和服务量已经不能满足大数据时代的要求。如何高效、准确、可循环地收集、利用档案信息，并实现从纸质档案的收集到信息数据化的管理，是高职院校学生档案工作者当前亟待解决的时代课题。

2.2 在校期间档案信息采集范畴不断扩大

近几年来，国家高度重视高等职业技术教育，在招生、经费拨入等方面给予了大力支持，希望依托高等职业教育优化高等教育结构，培养更多大国工匠等高技能人才，推动制造业发展，服务地方经济发。随之而来的是高职招生规模的不断扩大，2019年全国两会工作报告提出：“改革完善高职院校考试招生办法，鼓励更多应届高中毕业生和退役军人、下岗职工、农民工等报考，今年大规模扩招100万人。”[2]复合型人才的不断增加，也使在校生档案归档范围不断拓展，除在校期间学习经历、政治表现和奖惩情况外，还拓展了诚信档案、社会实践情况等，这些材料使学生档案信息管理工作量大幅增长，然而当前很多高职院校对学生档案的管理依然延用传统纸质管理上，大数据时代档案文件信息管理迫在眉睫。

2.3 数据处理和档案服务方式面临挑战

传统高职学生档案统计中，在数据处理方式上，内容基本局限在件数、性别比例和生源地的粗略统计，形成的数据比较单一，且具有一定滞后性，缺乏动态跟踪机制，不能为学生个人评估提供可靠依据。

发挥档案的服务作用是档案管理的重要方面。目前，依靠工作量巨大、处理流程复杂、服务效率低下、数据密度小、关联性急需提升的传统服务形式已经无法满足现阶段工作需要。因此，通过大数据和云计算建立高性能的档案管理系统，对学生档案信息进行高度整合势在必行。

3 大数据背景下加强高职院校学生档案管理的举措

3.1 提高高职院校学生档案管理工作人员大数据意识，树立“资源至上”理念，开发学生档案大数据管理系统

高职学生学习档案是组成其人事档案的内容的重要成分，是反映学生在校表现情况的重要资源，也是用人单位选拔人才的重要依据。转变高职院校学生档案的管理方式，提高档案资源的开发利用效率是目前档案管理工作的重要部分。高职院校学生档案管理部门应该积极探索工作思路，树立大数据时代意思，努力更新管理理念，在相关管理部门的配合下，构建学生档案大数据管理系统，促进学生档案管理工作信息化、数据化发展。例如，可以求助于学校信息网络部门开发相关大数据管理系统，将档案大数据管理系统构建思路传达给信息网络工程师，由相关工程师协助建立档案大数据管理系统[3]。可以在就业、学生管理、教务管理等部门的配合下，将学生众多信息录入大数据档案管理系统中，进而为未来工作分析提供重要佐证依据。通过对高职院校学生档案相关数据信息的收集、整理，扩大学生档案信息资源的采集范围，实现学生档案数据信息为高职院校教育教学工作服务的目标，促进学校各项工作有效开展。档案管理人员要认真筛选和严格审核采集的数据信息，保证原始数据的准确性、可靠性，确保数据系统的有效整合。为保证高职院校学生档案管理系统的有效开发，学生档案管理部门可以从企业聘请一些大数据研发人员，共同开发针对学生档案管理工作个性化需求的大数据分析工具，保证能够支持海量学生档案信息资源的挖掘与录入，满足档案管理人员工作和用户查询的需要，实现与学校教育教学其他数据信息系统无缝衔接。

3.2 有效采集档案数据，树立“价值至上”理念

大数据存在着数据量大和结构类型繁杂两大特征，基于大数据建立起来的高职院校学生档案管理系统所包含的数据也不例外。由于学生入学、转专业、转学、退学或档案管理人员更换等各种原因，高职院校学生档案收集的数据往往会有很多是重复的、无用的甚至是错误的，其利用价值是有限的。过多无用数据的录入不仅会影响档案数据管理系统的运行速率，而且也会给数据信息的提取带来不必要的干扰，影响相关工作的决策。因此，保证资源录入的价值性是大数据档案管理系统有效运行的前提条件。同时，高职院校学生档案管理人员，在提取数据信息时应明确数据利用目标，在采集和分析档案数据时必须确立清晰的数据任务，从巨大的数据库中提取清晰具体的数据内容。

高职院校档案管理人员可以建立属于数据提取任务的数据抓取和推送两大维度，基于两大维度进行学生档案数据资源的深入挖掘与分析，总结出相关性和规律性成果，避免所有数据一锅端，缺乏逻辑区分等现象发生。比如，要了解学校学生就业取向状态，先确立以学生就业档案为数据资源，通过抓取学生就业指标进行精准分析，得到各项指标与学生就业发展趋势之间的相关关系，将此数据信息推送至学生就业事务管理部门和工作人员用于学生决策的重要依据从而对高校学生就业指导工作做出科学预判和理性决策。

3.3 防范学生档案数据系统管理风险，树立“安全至上”理念

随着大数据相关应用的日益普及，云计算，各类应用软件，各类数据采集硬件的广泛使用，使得大量数据被聚集挖掘。由于高职院校学生档案属于个人人事档案范畴，涉及个人履历、个人鉴定、相关评价与处分、学习等与个人利益密切相关的隐私内容，因此在保证档案利用用户的知情权的同时更要保证档案数据的隐私性，保证个人隐私不遭到泄露。例如，在建立学生档案管理数据系统时，要对不同的档案用户设置不同的登录账号、密码，保证在登录访问、查询利用、下载数据时，既保证用户获得了所需的档案信息，也最大限度保证档案信息的隐秘性。目前，高职院校学生档案数据系统的运行必然借助网络系统，频繁大量的数据导入态势，要求有强大的数据存储计算机系统、服务器等硬件设备设施作为依托，减少故障发生频率，确保服务不中断，数据不丢失。需要建立完善强大的网络安全防范系统，提供足够的网络安全技术支持，落实网络信息安全管理制度，保证档案数据管理系统的安全运行[4]。日常维护过程中，要采用专业防病毒软件加以保护，采用漏洞检测系统定期进行维护保养，及时了解系统安全情况，及时有效地排除可能存在的不安全因素，做好预防，减少档案数据管理系统中的安全隐患，确保数据安全。同时，做到学生档案数据资料的异地备份工作，降低由于不确定和灾难性因素造成档案数据的毁损的风险。

4 大数据环境下高职院校学生档案的有效利用

高职院校学生档全面有效记录了学生在校期间及毕业后的状态信息，记录了招生、就业、创业等相关重要信息。高职学生档案是每个高职学生重要的人生履历，是用人单位聘用人员的重要参考依据，也是高职院校办学思路的重要参考依据。

4.1 高职院校学生在校期间档案的利用

高职学生档案详细记录了学生在校期间的的政治表现、学业成绩、专业能力、奖惩、诚信档案、心理健康、社会实践等方面的信息。基于大数据背景下建立的档案管理系统所包含的信息量不仅庞大而且价值性高，用人单位利用档案管理系统的搜索功能，可以便捷地查看学生档案，全方位地了解毕业生状况，进而找到合适聘用人选。用人单位可以在学生档案管理系统的搜索栏中输入关键词，便可在数据库中迅速筛选出所需的各类学生信息，找到满足招聘条件的学生。这种方法能够大大提高招聘录用的效率性和准确性，也能保证录用人员质量，极大的减少招聘企业的工作量，提高企业招聘成功率[5]。

4.2 高职院校学生毕业后档案的利用

基于大数据背景建立档案大数据管理系统包含用人单位模块，可以与毕业生和用人单位建立长久练习，实时更新档案系统数据库，形成系统、全面的毕业生人事档案系统。用人单位在所在模块中及时反馈毕业生的综合表现情况，给予学生客观、合理的评价。高职院校可以利用档案管理系统的大数据分析技术获取企业对本校毕业学生的综合评价，也可以根据档案数据管理系统掌握学生的就业流动情况，进而对未来教育教学工作提供决策依据，培养出更多符合社会需要的高技能人才，更好地服务于社会。毕业的学生也具有登录系统的权限，可以查询其他毕业学生的就业信息，便于广大校友之间的联系、沟通。