档案管理在新时代背景下的创新及应用

新疆维吾尔自治区疾病预防控制中心 王晶

进入大数据时代，数据呈现海量增长趋势，资料大多表现出超大容量，无论是流程还是分析能力都远远超过传统的数据，表现出多样性、规模性、高速性以及价值性特点。

随着大数据技术的不断发展应用，已经有效解决了一直以来困扰档案管理的资料存储与应用的技术瓶颈问题，提升了信息管理的智能化水平。进入大数据时代，档案管理工作应坚持创新原则，树立创新理念，将其同大数据时代的特点与要求结合起来，不断提升档案管理的质量和水平。

一、新时代档案管理创新的必要性

疾控中心档案能够真实反映单位的疾控活动、科研活动以及其他工作，对于疾控中心未来各项工作的开展具有重要的参考意义，而新时代大数据的概念最先出自互联网企业，提出这一概念的目的在于解决互联网时代涌现出的包括非结构化网页数据的存储、检索与分析在内的海量数据问题。为了更好地实现对大量数据的存储与处理需求，大数据技术通过服务器架构超大规模的集群，实现对海量数据的实时处理。需要注意的是，与传统集群不一样，大数据技术所构建的超大规模集群在数据扩展以及成本控制方面有明显优势。电子商务与云计算出现后，大数据技术得到进一步发展，在社会上引起广泛关注。大数据所独具的特点使其应用前景十分广阔：一是数据总量巨大，目前全球数字信息量已经用ZB来计算，且随着社会发展快速增加；二是数据种类繁多，涉及的内容包括定位、文字、图片、视频等多种类型，覆盖经济和社会生活的方方面面；三是大数据价值率不高，大数据虽有海量数据，总量很大，但是其中真正有价值的部分比较少，价值率不高；四是数据处理能力不断增强，数据处理速度加快，分析结果更加精准。

做好疾控中心档案管理与利用工作，能够进一步节约档案工作的整体成本，确保档案工作提质增效，更好地推动疾病控制的长效性和高质量的、精准的防病工作的开展。近年来，随着信息技术在人们生产生活中的应用越来越广泛和深入，人们对数据信息价值的认识也越来越深刻，加上大数据技术自身的独特优势，进一步推动了新时代大数据技术的应用。档案管理实际上就是对各种信息数据进行分析处理的过程，受大数据的影响更加直接。档案数据规模不断扩大的今天，需要配套多样化的信息库，数字化方向是发展的必然方向。与一般的数据相比，档案数据信息价值更高，需要进行智能化分析，为有需要的人提供精准有用的信息。将大数据技术应用到档案管理当中，能够大大提升信息的分析能力，提高数据处理速度，让信息的效能得到更充分地发挥。在知识经济时代，积极树立创新意识，充分运用大数据技术、云计算等新技术，不断创新档案管理工作，是时代发展的要求，更是社会发展的必然趋势。

二、新时代大数据背景下档案管理的创新及应用

（一）转变档案管理思维

在大数据技术时代，伴随着技术的革新，在档案管理方面也发生了极大的变化，最显著的是档案管理者的思维方式产生了较大的改变，而这一改变对于档案管理工作将产生深远的影响。在过去，档案管理者主要采用传统的管理思维，把档案数据信息的范围限定在文字珍藏方面，导致档案资源被极大地浪费，严重阻碍了档案价值的体现。当下，随着各种档案资源的增加，档案的范围越来越广泛，并逐步朝着信息化趋势发展。此外，随着智能手机、个人电脑的普及，人们应用的软件越来越多，从而诞生了大量的电子数据档案。如果依旧沿用传统的管理思维对档案进行管理，就无法充分挖掘出档案所蕴含的重大价值，致使一些价值较高的档案信息被埋没。

所以，在大数据技术应用背景下，档案管理者一定要与时俱进，改变思维模式，对于档案管理的发展态势进行关注和了解，持续学习先进的档案管理理念，从根本上转变观念，更好地从事档案管理工作。具体而言，档案管理者要拥有大档案观和大服务观。所谓大档案观，指的是扩大档案数据信息的种类，并拓展档案数据信息的范畴，即把各种形式的信息、数据、文件等都视作档案的一部分，再借助网络技术和信息技术，建立档案数据库。对信息资源进行深入开发，能够为各项工作提供相应的资料，提供科学依据，更好、更全面地提升工作的精准性和规范性，要做到这一点，档案管理者就要转变管理思维，充分借助各种全新的信息技术，使档案系统日趋完整，从中挑选出有一定价值的信息，并对档案数据更好地进行处理，从而使档案管理日渐系统化。与此同时，在互联网技术的影响下，对于原始数据进行全面收集，并在此基础上进行计算以及更进一步地分析，充分挖掘其内在价值，从而为接下来的决策奠定基础。

（二）做好顶层设计，推进管理平台建设

当前科技设施较为方便，合理运用这些设施，可以将文本资料、图片影像等转为数字化内容，形成电子档案，以此为基础搭建完善的数据资料库，资料库中存储电子信息逐步实现网络化，也是档案馆档案管理的未来走向。通过这种方式既可以有效利用人力资源，又能提高管理效率，简化查询步骤，进一步提升档案利用效率。档案馆对于自身的档案信息资源进行采集总结，可以形成自身的基础数据库，由卫生部门牵头，还应该协调好不同档案部门，积极建立数据协调机制，可以实现初期的数据交流目标，积极探索信息的共享机制。

另一方面，各个档案馆需要提升对计算机网络人才的重视程度，通过积极邀请专家培训的方式，掌握大数据应用的基本规律，充分发挥现代技术和现代人才的价值。在互联网背景下，加快落实网上办公平台的建设已经成为一个必然趋势。因此，在档案信息资源工作开展的过程中，需要积极建设完善的数据平台，从而快速实现认证登录实名、办事流程清晰、进度透明可查、责任定位准确的目标。比如，可以将相关通知请示内容的纸质签阅改为网上审批，信息统计可以由传统的人工操作转变为网络填报，通过这种处理方式，既能提升工作效率，还能提升数据的准确性，实现对信息数据的实时监管。构建数据管理体系需要严格遵守以下要求：标准化、制度化、体系化、应用化，同时需要满足交互性、包容性等。获取、整合、鉴定、存储、统计等不同环节的意义就在于更好地为用户提供查阅、拷贝、外借及展出等服务。整体上需要建立科学有效并且同实际要求相适应的管理方式，保证各个部分均能达到预期要求。要想对档案管理模式进行改革，就要注重档案数据的归档环节与存储环节，对档案数据进行科学、合理的分类，并对所有的档案数据确认有效存储的期限。具体而言，在对档案数据信息进行管理时，要对其进行分类，并选用合适的方式予以保存。与此同时，要根据现实情况与不同需求，确定档案保存的合理期限，根据具体的期限要求做好相应的存档工作。除此之外，要采用电子存储的方式将其进行保存。

（三）梯次实践深化，做好数据挖掘分析

需要进一步加强对兼职档案工作人员的管理，通过具体工作任务的分派和明确，在完善档案汇报的基础上，针对档案管理工作中发现的问题以及管理缺陷进行及时完善，全面提升档案馆档案管理水平。另外，加强资金建设投入，在日常工作中推行自动化办公理念，全面加强系统软硬件设施建设，提升档案管理信息化水平。在市级档案管理工作中，通过信息化技术的应用，为加强管理，可以将传统立卷方式改为以“件”为单位，进一步加强档案立卷、鉴定和接收工作的开展。为进一步发挥大数据在档案信息资源工作中的重要性，需要按照以下几个层次开展工作：第一，在初期人员、技术力量相对薄弱的基础上，可以利用大数据进行重点筛查，从而开展针对性的教育工作，提升风险的防控水平。在完成基础数据的整合之后，可以对岗位、环节、时间等要素进行深入分析，加强与相关机构的合作与共享，从而提升监控水平。最后，在工作方法成熟之后，可从个人有关事项的报告、领导廉政档案入手，建立全域实施监督的模式。

工作人员之所以进行数据整合与分析，主要目的是就变化情况进行提前了解，方便人们根据预测结果开展生产活动。在此过程中，需要借助大数据解析技术对检测到的数据进行整理和运算，挖掘其中的相互关系，从而进行更好地预测。而且借助大数据解析技术能够帮助工作人员快速处理复杂的数据关系，借助数据分析原理，针对不同问题进行及时处理和解决，并按照一定标准对数据结构进行整理和挖掘。另外，由于系统在实际编制过程中会自动引入各种方程，而且大数据解析技术能够根据这些方程内容，针对各数据间的联系和规律进行自动合理的挖掘和整理，并在此基础上，针对未来一段时间内的变化情况进行有效预测。

（四）构建新时代大数据档案管理体系

大数据时代要求配备一整套档案管理体系，为档案管理工作的开展提供规范性指导。随着社会的不断发展，档案管理工作在社会中的价值进一步得到彰显，相应的需要开展的工作内容也越来越多，涉及的工作机制也越来越复杂，迫切需要建立完整的管理机制来规范管理工作的开展，实现档案管理工作的规范化、标准化。

应结合实际需求建立档案管理准入机制，适当提高档案准入标准，划定档案管理服务对象，进一步提升档案管理工作效率。档案涉及非常多的智力劳动成果，需要进一步加强对档案资料的知识产权保护工作，针对档案管理建立相应的法律法规予以保护，营建完善的法律环境，为档案管理工作以及档案管理人员的维权行为提供法律依据。这都需要档案管理部门有针对性地加强自身的法律法规及相关规章制度建设，对管理中存在的问题及时处理，有效解决大数据背景下呈现的新情况和新问题。

三、结语

综上所述，在新时代大数据的背景下，要想更好地整合与共享档案信息资源，既要利用现有网络技术，还要充分发挥其优势实现共享，这就需要从业者要综合考虑各方面因素，制定合适的档案信息资源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升国内档案信息资源管理质量。