电子档案管理的技术更新与制度建设

祝敏

摘 要：电子档案真实客观地记录了单位的业务活动，也是单位业务工作的重要依据。新时代，应推进电子档案管理技术更新与制度建设，进一步提升电子档案管理水平，深入挖掘电子档案信息资源，更好地为单位业务工作及未来发展服务。

关键词：电子档案;技术更新;制度建设;策略;内容

电子档案是单位在发展和履职过程中通过计算机设备形成的各种数字格式的信息记录，是业务流程和单位活动的重要凭证，也是单位业务活动开展的重要工具。相较于纸质档案，电子档案具有易篡改性、隐蔽性等诸多特征，导致其在管理过程中容易被删改，有必要给予电子档案管理足够的重视，充分认识到电子档案信息安全的重要性，推进技术更新，结合网络环境制定有针对性的制度机制，引进先进的信息技术，进一步提升电子档案管理质量[1 ]。

1 电子档案管理中技术更新及制度建设的必要性

1.1 适应电子档案特点的需要

一是电子档案具有数字化特征。电子档案需要以计算机作为条件，因此电子档案以数字化形式存在，电子档案可以在不同计算机媒介流通，电子档案信息内容与载体是不能相分离的，这就要求在电子档案管理过程中主动引进现代信息技术，对计算机系统进行更新，切实保护电子档案信息安全，合理利用电子档案。二是电子档案对计算机具有依赖性。电子档案从生成到最终销毁都依赖于计算机环境，对于计算机环境的依赖既体现在对软硬件层面的依赖，也体现在对现代信息技术的依赖，而现代信息技术正在不断更新。三是电子档案具有资源共享、存储量大、使用便捷等特性。电子计算机系统具有运算和传输速度快等特征，相应地在计算机环境下对电子档案进行管理可以实现电子档案的共享开发，远远超过物理距离，实现档案信息资源的共享。同时，计算机通过安装高密度的存储设备，可以容纳海量的电子档案信息，有效地节省存储空间。

1.2 解决电子档案管理安全问题的需要

电子档案管理既需要对其信息资源进行开发和利用，进而为各项工作开展提供信息保障，同时也要确保电子档案信息的安全。因此，在电子档案管理过程中应将安全问题放在重要位置。而电子档案安全管理必须与时俱进，既要对管理思路、管理理念进行更新，也要对安全技术进行更新，唯有如此，才能够确保电子档案信息的安全。随着网络信息技术的不断发展，无论是病毒还是黑客技术也在快速发展变化，电子档案管理系统一旦被新技术、新病毒所侵袭，势必会影响电子档案信息的安全。对于网络空间的电子档案安全管理，除了要保证电子档案管理系统安全运行的同时，还要引进先进的信息安全防护技术，有效地抵御外部病毒和黑客侵襲，并定期对网络环境进行检测，对于出现的安全漏洞和隐患及时补救。同时，电子档案保存也要考虑到磁场等物理环境因素，减少外部环境对存储介质产生的不利影响。当前电子档案存储管理已经进入了云存储时代，云存储通过授权加密身份验证、专用备份和端口数据加密等技术，可以提升电子档案在网络环境的安全保障水平。未来在电子档案管理过程中也要主动地引进更为先进的信息技术，制定更为先进的网络环境电子档案保护措施和管理制度[2 ]。

1.3 解决电子档案利用问题的需要

要想充分利用和开发电子档案信息资源，就必须引入更为先进的大数据、云计算、人工智能等新技术、新方法。传统档案管理方式比较落后，一些管理人员掌握的现代技术较少，在电子档案管理过程中难以进行深层次的档案信息资源开发，也难以为日常业务工作开展和事业发展提供更多更有用的电子信息资源。而随着现代信息技术的不断发展，为电子档案管理提供了更为多元化的技术手段，也为电子档案信息资源开发利用提供了系统的技术保障。电子档案信息资源具有数字化、易更改、依赖于系统设备等特点，因此就必须持续地给予电子档案管理技术支持，相应地对电子档案信息技术更新就显得尤为重要。应采用大数据、云计算、人工智能等技术对电子档案信息进行有效整合，并结合课题研究和业务工作开展对大数据信息进行提炼，形成系统的、更有价值的电子档案信息，提升电子档案管理价值。同时，云储存也为电子档案存储提供了新的路径。人工智能技术使电子档案管理变得更为智能化。未来在电子档案管理和开发过程中应采用越来越多的新技术，不断提升电子档案管理的智能化、现代化、信息化水平，促进电子档案信息资源的开发利用。

电子档案管理中技术更新的大力推进，必将使电子档案管理的组织领导、管理体制、运行方式、运转流程、质量标准等发生较大变化，原有的管理制度将不适应这种创新和变革的新情况、新要求，进一步推进电子档案管理制度建设势所必然。

2 电子档案管理的技术更新策略

电子档案管理的技术更新是一项持续性工作，特别是现代信息技术层出不穷，更为先进的技术必将改变电子档案管理制度模式和机制，必将会对电子档案利用和开发产生深刻变革。未来电子档案如何管理，如何开发，人们很难预测，只有跟上技术的脚步，通过技术赋能电子档案管理，实现信息技术与电子档案管理的更好协同融合，才能促进电子档案管理可持续发展。

2.1 加快构建电子档案信息数据库

能够建设利用电子档案信息数据库是网络信息技术发展的结果，通过构建系统的电子档案信息数据库，可以对电子档案信息资源进行科学合理管理，并为后续的电子档案信息利用和开发提供便利条件。电子档案信息数据库建设是一项系统而艰巨的工程，需要不断的资金投入和技术引进，才能实现电子档案信息技术由少量走向多元，由无序走向有序。电子档案信息数据库建设需要以电子档案信息完整性、准确性、真实性作为前提，只有电子档案信息真实可靠，才能将其纳入数据库，并按一定的技术标准实现对电子档案信息的有效整合。在利用和开发过程中应充分发挥不同领域、不同部门电子档案数据库的优势，主动树立为用户和业务工作服务的导向，对特色电子档案数据库进行开发和利用，通过深层次的资源挖掘，让电子档案信息真正地发挥其应有作用[3 ]。

2.2 加大对电子档案生成、流通、使用、管理全流程安全信息技术的开发

现代信息技术与电子档案管理的融合让电子档案管理变得更为便捷，但相应地带来了一系列的安全问题，这些安全问题贯穿电子档案管理的整个生命周期。因此，为了切实保障电子档案信息安全，在电子档案管理过程中应引进更为先进的安全信息技术，为电子档案管理保驾护航。一方面，应加强对电子档案业务系统安全技术的引进，设置防火墙，定期对电子档案业务系统进行补丁修复和网络维护，设置合理的访问与管理权限，确保电子档案信息安全。此外，还应持续地给予电子档案业务系统建设以资金投入，确保电子档案业务系统的软硬件设备能够及时地得到更新、维护和修缮，确保电子档案业务系统的软件设备不落伍、不落后，能够适应现代信息技术发展的新要求。同时通过先进的身份识别、访问控制等技术的运用，进一步提升电子档案系统抵抗外部入侵的级别和能力。另一方面，应制定科学合理的电子档案管理制度和技术标准。随着信息技术的发展，电子档案管理也出现了很多新情况、新问题，如果没有统一的制度和技术标准，很容易因为系统或端口的不兼容造成电子档案信息失真或丢失问题。因此，制定有约束力的电子档案管理制度和技术标准，有利于实现电子档案格式内容的统一，方便存储、管理、后期利用和开发。

2.3 将区块链技术融入到电子档案管理全过程

区块链技术凭借其去中心化、加密算法、时间戳等特征，能够为电子档案全过程管理提供可靠的技术支持，有效地防范电子档案在管理和传输过程中被人伪造或篡改。应通过数字签名技术与电子档案管理的有机结合，确保电子档案来源的真实可靠，通过哈希算法保障数据的完整性。还应将时间戳技术与电子档案管理相结合，进而让所有电子档案形成环环相扣的数据集合。对于任何改动电子档案数据的，都应有相应的时间记录，任何数据篡改都会引起整体哈希值的变化。由于区块链技术有去中心化的特点，能确保电子档案在存储过程中的一致性，同时也能够对电子档案形成、存储、管理的整个过程进行全程追踪溯源。智能合约技术在电子档案管理领域的运用，能确保区块链系统中合约执行过程的每一个步骤和最终结果都会被记录，且执行过程和结果都会有签名作为保证，从而确保电子档案管理信息真实可靠[4 ]。

3 推进电子档案管理制度建设的主要内容

电子档案管理既要主动引进现代信息技术，提升电子档案管理效率，同时也要结合电子档案管理实际，完善相关制度机制，为电子档案管理工作开展提供制度保障。为此，应严格按照国家相关部门出台的有关法规及业务规定，结合各单位实际，制定电子档案管理制度机制，明确电子档案管理主体和具体责任，确保电子档案管理工作有章可循，进一步提升电子档案管理的规范化和标准化水平。

3.1 制定和完善电子档案收集制度

电子档案收集是电子档案管理的基础和前提。为此，有必要制定电子档案收集制度，为相关工作开展提供扎实的制度依据。一方面，应明确电子档案收集主体、收集范围、具体责任人，确保电子档案收集有具体专人负责，明确划分何种电子档案应该收集管理，何种电子档案應及时上报。另一方面，通过电子档案收集制度落实，可以提升电子档案管理人员的主动服务意识，结合电子档案管理的具体需求，对电子档案的内容进行梳理，对相关格式进行优化，确保所形成的电子档案符合管理制度相关要求，防止后续返工，浪费资源和精力。

3.2 制定和完善电子档案移交归档制度

电子档案收集完毕之后需要与电子档案管理部门进行移交，这是电子档案从生成部门过渡到管理部门的重要环节。通过完善电子档案移交归档制度，可以明确电子档案移交时间、移交频率、移交范围、移交与接收主体等;确定电子档案归档方式、归档要求、归档程序等。电子档案生成部门要与电子文件管理部门密切配合，合理商定移交时间、移交内容。应在移交基础上由电子档案管理部门对于移交档案进行分类标注，按照电子档案不同属性进行编排，存储到不同的电子档案数据库之中，为后续电子档案开发利用提供扎实的电子档案信息基础[5 ]。

3.3 制定和完善电子档案日常管理制度

电子档案日常管理工作是电子档案管理的重中之重。因此，应结合电子档案日常管理工作的具体需求，对原有的制度机制进行认真梳理，对于管理制度存在的不足和缺陷及时地进行调整和完善，进一步提升电子档案日常管理制度的科学性、系统性，更好地服务于电子档案日常管理工作的开展。还应主动地适应时代发展需求，充分认识到大数据、云计算、人工智能技术对电子档案日常管理产生的影响，并将现代信息技术与电子档案日常管理所产生的问题作为制定管理制度的重要依据和重点考试的内容，进一步提升电子档案日常管理制度的针对性。

3.4 制定和完善电子档案开发和共享制度

要想真正实现电子档案的价值，就需要对电子档案所蕴含的信息进行系统深入的开发，有条件的单位还应从中心工作需求和大局出发，实现电子档案信息资源的共享，进一步提升电子档案信息的使用价值。为此，应完善电子档案开发制度，明确不同属性、不同类别电子档案开发的具体流程、开发主体、开发信息适用范围等，为电子档案开发利用工作提供系统的制度保障。还应完善电子档案信息共享制度。当前电子档案信息共享已经成为电子档案开发和利用的重要方向。为此，应结合电子档案共享的相关问题，完善相关制度依据。通过制度完善，进一步明晰电子档案信息共享主体、共享范围、共享流程、共享过程中的电子信息安全措施和共享后的主体责任等。通过完善相应制度机制，既确保电子档案信息资源得到合理开发和利用，也确保电子档案信息安全[6 ]。

当前，随着网络信息技术的不断发展，电子档案管理也应该积极主动地运用现代信息技术，进一步提升电子档案管理水平和能力。同时应制定和完善与电子档案信息化管理相适应的制度机制，为电子档案管理信息技术引进以及技术更新提供完善的制度保障，推进现代信息技术与电子档案管理的有机结合，进一步提升电子档案信息的安全性，为后续利用开发创造更为有利的条件。

参考文献：

[1]钱毅.新技术环境下电子档案管理纵深发展关键问题分析[J].档案学通讯，2020（2）：4—9.

[2]周文泓，马晓玥，王锦文，等.电子档案全数字管理的实现框架研究[J].中国档案，2020（3）：1.

[3]毕建新，李东，刘开强.在线政务服务视角的电子档案管理对策研究——基于《国务院关于在线政务服务的若干规定》的分析[J].档案学研究，2020（02）：114—118.

[4]李春艳，乔超.区块链技术在大型企业集团电子档案管理中的应用——以中国石化为例[J].档案学通讯，2020（1）：8.

[5]林琳.政务电子档案归档管理问题与对策研究[J].山西档案，2020（3）：6.

[6]黄艳.未归集到电子病历系统中的纸质病案的管理[J].中国病案，2021（2）：3.

（作者单位：江苏省南京旭洲电子科技有限公司）

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