编辑做好书稿档案工作的实践与思考

陈显英，闫运利

（广西师范大学出版社 北京文献出版中心，广西 桂林541004；中国大百科全书出版社，北京 100037）

书稿档案是图书编辑出版过程中形成的需要归档保存的文件材料，是国家档案的组成部分，对国家、出版单位以及作者、编辑等都有非常重要的意义。

“书稿档案的第一形成者是图书的作者，第二形成者是图书的编辑者，前者与书稿文件材料立卷归档无关，而后者则应自觉进行书稿文件材料的积累、整理、归档工作。”①潘玉民、杨小红主编：《专门档案管理》，辽宁大学出版社1993年版，第226页。编辑在书稿档案管理工作中发挥着重要的基础作用，《出版社书稿档案管理办法》规定：“书稿档案由编辑室收集、整理、立卷后，总编室负责归档、管理。”②参见《出版社书稿档案管理办法》第二章第四条，新闻出版署、国家档案局1992年9月13日联合发布。《图书编辑工作基本规程》更是明确提出：“图书档案由责任编辑负责收集、整理、立卷，经编辑室审核签交总编室归档管理。”③中国编辑学会、湖北省编辑学会编：《图书编辑工作基本规程》“12.4图书档案的整理、保管和利用”，新闻出版署图书管理司1998年2月10日发布。从制度上规定了编辑的岗位职责。从实际工作来看，编辑作为书稿编校者，最了解图书内容以及编校过程中产生的各类信息的价值，由编辑按要求开展收集、整理等工作是书稿档案质量的可靠保证。

从《出版社书稿档案管理研究综述》④刘晓菲、何芮：《出版社书稿档案管理研究综述》，2017年中国档案学会档案学基础理论学术委员会学术年会论文集，第108—111页。、《公共档案服务体系建设研究》第二节“出版档案现状分析与研究”等综述性文章和图书内容可以看出⑤邵荔、张军、富红主编：《公共档案服务体系建设研究》，大象出版社2017年版，第152—160页。，近些年关于书稿档案的相关研究大多偏重定义、来源、价值、管理存在的问题及原因等基本问题，且大部分是从档案管理部门着手，较少专门从编辑个人的角度集中考虑。编辑与书稿档案关系的相关内容更多地出现在出版人撰写的随笔类图书中，如“中国出版界社长总编辑回忆录丛书”“书林守望丛书”等丛书及其他同类书，作者在分享图书编辑出版工作经验时涉及书稿档案的收集、整理、使用等内容，多是以某一书稿档案为基础资料，阐述某一具体问题，直接或间接地体现了编辑做好书稿档案工作的方式以及重要性。

前人的研究成果和经验分享为我们了解编辑如何做好书稿档案工作提供了很好的参考，但因现阶段编辑工作方式的变化，我们仍需在实践中不断探索，以满足当下的需求。本文主要围绕编辑如何创建、收集、保存和使用书稿档案等问题进行了思考，并结合工作实际提出一些想法，与同仁交流。

一、创建、收集、保存书稿档案的整体思路

（一）整体原则：谁创建，谁收集

全媒体背景下，编辑的沟通形式较之前变得更加多样和复杂，例如与作者的沟通，“在相对固定的网络空间，编辑与作者原有的线下一对一、一对多的较为私密、稳定、封闭的联系，转变为多对多的较为公开、开放、动态的联系；反过来，编辑也可以从公开、开放、动态的联系中，与作者迅速建立起线下暂为私密、稳定、封闭的联系。而建立起的编辑与作者的联系，又由以往书信、电子邮箱等作为缓冲的较为间接、舒缓的形态，转变为以微信等作为中介的直接、实时的形态”①郭庆华：《编辑的技术焦虑》，《编辑之友》2019年第7期，第78页。。由此类推，编辑在与内部和外部各人员的交流中，沟通的载体、形式、频次等逐渐增加，书稿档案数量也急剧增多，全面收集、集中整理和保存的难度相应增大。加之近两年受疫情影响，远程办公的工作模式愈加普遍，编辑工作地点的自由度更高，书稿档案随之变得分散，在这种情况下，坚持“谁创建，谁收集和整理”的原则，由编辑个人来整理自己在各平台、各时段、各地点所创建的图书档案，是做好书稿档案后续工作的重要前提。

（二）创建方式：传统书稿档案载体之外，重视电子档案的创建和整理工作

2020年6月，“为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化”，国家档案局公布了最新修订的《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日起正式实施），与旧档案法相比，最明显的变化是增加了档案信息化建设和档案监督管理的相关规定，其中，“档案信息化建设”一章中明确提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，以法律形式确认了电子档案的地位。在当前的出版工作中，综合运用文字、表格、图片、声像（音频、视频等）等多种电子形式进行业务沟通已成为常态，同一位作者、同一部书稿，编辑有时会同时采用几种不同的沟通方式，如电话、电子邮件以及微信（文字、语音、视频）等社交平台，具体采用哪种方式，通常根据书稿情况确定，没有一定之规，这就要求编辑在传统档案载体之外，要善于使用新技术，赋能档案管理工作，确保整个书稿档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）保存方式：同一书稿档案内容以两种以上载体形式保存；只能用同一种载体保存时，数量应在两份以上

目前档案保存最常用的方式为纸质文件和电子文件，两者各有利弊，纸质文件保存时间较长，电子文件则节约空间。针对书稿档案纸质文件和电子文件并存的现状，为保证书稿档案的安全，根据档案的具体内容实行双保存，例如出版合同、上级审批文件等纸质文件制作成电子文件；智能编校系统中的策划案、选题表、审稿意见单、校对记录表、付印审批表等打印生成纸质文件，单独存放，在系统出现问题时可作为备份使用；对于只能选择留存电子文件或纸质文件其中一种的要妥善保存原稿，有条件的情况下备份副本；内容相关的书稿档案因载体不同而需要分散保存时要备注好内容和形式，最好能整体考虑书稿档案的命名和排序方式，体现关联性；关注陈旧的纸质档案资料，适时数字化，方便保存和使用。

（四）收集和保存的时间：第一时间将书稿档案内容留底

信息创建和存储载体以及形式的多样性一方面为图书出版提供了方便，另一方面也增加了书稿档案收集的难度，沟通的方便往往使编辑们忽略了对书稿档案的及时收集和整理，埋下因各种意外导致书稿档案不完整的隐患，如一旦对电子设备发生误操作或电子设备损坏、丢失，信息便不复存在。另外，存储在社交平台中的图片、文档、视频等文件一般都有使用期限，如在使用期限内未及时保存，就有可能造成书稿档案的丢失。此外，如果工作中使用的单位分配的邮箱或其他各类系统账号，当工作发生变动时，系统账号注销，其中保存的内容便很难再查到。以上这些都对书稿档案的完整性形成了挑战，因此编辑在善于并充分利用各种平台和方式创建书稿档案的同时，一定要及时收集和整理，例如在一开始接手图书生产任务的时候，即建立图书档案文件夹，并设立不同的子文件夹，编校过程中档案信息生成后，及时根据内容放到不同的子文件夹中，这样做一方面可以保证书稿档案的安全性和完整性，另一方面可以提高图书出版完成后整理书稿档案时的效率。

二、基于图书生产流程可采取的具体措施

“书稿文件和书稿档案来自编辑出版业务流程，因此书稿档案的收集整理及资源建设也需要基于业务流程而进行”。①刘晓菲、何芮：《出版社书稿档案管理研究综述》，2017年中国档案学会档案学基础理论学术委员会学术年会论文集，第111页。从《出版社书稿档案管理办法》中规定的立卷文件、材料范围②参见《出版社书稿档案管理办法》第三章第五条，新闻出版署、国家档案局1992年9月13日联合发布。可以看出，书稿档案的创建、收集、保存工作贯穿整个图书出版流程，主要包括选题策划、约稿记录、出版合同；各级审稿意见及责任编辑加工整理记录、各校次校样；出版过程中历次汇报、审批文件；与美术编辑就封面设计的沟通；与印制部门就图书付印问题的沟通；作者交付的图书原稿，与作者就书稿内容以及确认付印稿、稿酬、样书的沟通；图书奖惩记录；图书宣传；等等。此外，编辑也要注意在工作中根据实际情况及时收集和保存其他重要书稿档案。下文将以上书稿档案内容大致归为四类，分别说明：

（一）编务档案是书稿档案的核心内容，应认真收集，同时不能忽略收集相关背景材料

图书编辑出版所产生的文件中需要立卷归档的材料有很大一部分属于编务档案，如选题策划案、出版合同、协议书、选题申报表、审稿意见单、发稿单、发样单、校对记录表、装帧设计单、付印审批表等，这类文件连同稿酬单、入库记录、出库记录、样书申领单等一般都有固定的表格，出版单位现金使用智能编校系统进行出版流程管理，客观上为书稿档案收集提供了便利。

值得注意的一点是，编务档案中的格式文件通常会有字数、项目、关键词等要求，需要根据相关材料提炼、总结，不能将所有材料内容原样录入，在这种情况下编辑可另外留存填写格式文件时的参考资料，如在三审意见单、三校记录表之外，留存初审、复审、终审、外审、会审等每一个环节纸质或电子修改稿的原稿和相关意见，每个校次的校样、作者的修改稿以及付印清样等。它们能更直观地展示书稿编校过程，也是出版活动最核心的成果，最能体现编辑活动的创造力，与格式文件配合使用可更好地发挥书稿档案价值。

（二）详细记录、收集与作者沟通的信息

作者是书稿档案的第一形成者，编辑是第二形成者，编辑与作者沟通所生成的书稿档案极其重要，但同时也是最难收集的，究其原因，一是作者不在出版系统内，不负责收集书稿档案，编辑必须单方面做好相关书稿档案的收集整理工作；二是编辑与作者就书稿内容细节的沟通，很大一部分不能通过正常的出版流程（如选题申报表、审稿意见单、付印申请表等）收集到，编辑如果不及时记录，就很难留存下来；三是如前文所述，现阶段编辑与作者的沟通方式越来越个人化、平台多、载体多，数量多，保证书稿档案完整性的难度增大。

图书出版前，编辑与作者的沟通通常包括约稿信、出版合同、书稿原稿、书稿历次修改稿、付印清样确认等，出版后还会涉及稿酬支付、样书寄送、新书宣传、重印、再版等，这些都是书稿档案收集的重点，要认真留存。例如作者发来的电子原稿要备份，编校用稿另外复制，不覆盖原稿，若作者交来的是纸质原稿，图书出版完成后按合同约定退还作者或归档保存；书稿历次加工稿以及作者修改稿、确认稿要备份；稿酬档案除正式稿酬单外，还应附带稿酬计算细节，方便查核；样书寄送档案要记录样书数量、寄送地址、收件人等信息；等等。

（三）加强与各部门的协调配合，做好档案收集、整理工作

一本书要完成出版，编辑会与策划、审稿、校对、编务、设计、印务、发行、财会等多部门人员产生交集，书稿档案资料也是编辑在与不同的部门和人员接触中逐步形成的。“建立、健全书稿档案，虽然由书稿档案工作人员主要负责，但是‘巧妇难为无米之炊’，书稿档案的资料都要由出版社各部门提供，尤其是需要编辑们提供。”①王炼：《加强书稿档案工作提高图书出版经济效益》，《天津档案》2006年第4期，第22页。。根据工作要求，双方需要各自保存与岗位相关的书稿档案，但因部门多、人员多，档案较为分散编辑作为图书出版的执行者，在工作中以每一种书为单位，将与各部门交流所产生的书稿档案集中收集更有利于后续环节的整理和使用。

（四）图书出版完成、书稿档案首次备份后，如有新的文件资料产生，要同步更新

对于编辑个人来说，书稿档案的收集和整理不仅仅是在图书出版完成前要收集好自己在编辑图书过程中创建的书稿档案，为移交做好准备。档案移交后，也要对新书宣传、重印、再版、奖惩情况等及时补充。“书稿档案的另一个重要特点，就是书稿档案的可补充性。所有新形成的书稿文件材料，都要及时准确地补充到该书稿的卷宗中去，这样才能完整地反映书稿档案的全貌”。②董春美：《浅谈书稿档案的特点及管理》，会议文献：《中国编辑研究》（2006年），第243页。一本书出版完成后，当有了有参考价值的读者来信、对图书的重要评论、新书推送链接与内容、新书活动会议纪要、媒体报道、奖惩情况、重印、再版、版权输出等新的文件资料时，要及时补充到书稿档案中去，保持同步动态更新。

三、书稿档案对编辑具有重要的使用价值

创建、整理和保存书稿档案的最大目的是充分开发它的使用价值。对于编辑而言，书稿档案不仅可作为在出现责任认定及版权纠纷等情况时解决问题的一种凭证，在其他工作实践和理论研究等方面也具有很高的使用价值。

（一）书稿档案是重要的信息资源库，可为编辑的日常工作提供参考

书稿档案记录了图书出版的全过程，对编辑来说是重要的信息资源库，尤其是现在出版单位多使用智能编校系统，数据信息可实时更新，各环节的关联性也更强，为编辑快速、准确地获取所需要的信息提供了方便，也为编辑未来的工作规划和出版方向提供了参考。

例如，对于修订的图书来说，编辑通过比对书稿档案中留存的上一版本与现有最新版本，可避免印制过程中因误用版本而出现的错误。对于同类书或者分辑出版的系列书来说，在出版后一辑书稿时，编辑通常会查询前一辑的相关信息以保持全套书在版式、装帧、用料等整体风格上的前后一致。另外，目前出版合同通常都会约定出版单位出版、发行同一书稿的不同载体版本，如纸质版、数字版、音像版、数据库版、网络版等，如果在纸质稿出版之后还有其他版本的开发计划，那么书稿档案中关于书稿的原始文字、图片，或经排版、修图等编校环节后形成的定稿，便是其他版本所需要的基础资料，在整理书稿档案时尽可能地提前做好规划，以提高后续环节的工作效率。

（二）建立完善的书稿档案有利于培养编辑规范的编校意识，是保证图书质量的重要措施

“要求建立书稿档案，能使编辑在思想上引起高度重视，促使编辑人员以规范化的要求处理每一个工作程序。”③胡钢泰：《重点图书应建立书稿档案》，《编辑之友》1994年第3期，第18页。规范编辑处理书稿时的意识和行为有利于提高整体编校水平，保证图书质量。

（三）书稿档案是检验编辑业务能力的标准之一，也是编辑提高业务水平的很好途径

“由于书稿档案的内容大部分都是由编辑提供的，从这些材料上可以真实地反映出一个编辑的工作态度和业务能力。如选题是否优秀，审稿意见写得是否详细、有见地，作者的资料是否丰富等”，可以作为“编辑业务能力的考核指标”。④包辉：《书稿档案的价值及其利用》，《兰台世界》2008年第12期，第29页。

对于编辑来说，书稿档案的整理过程，也是自我梳理工作、总结经验教训的过程。通过复盘一种书出版过程中的得失优劣，优化和改进其他品种图书出版过程中存在的问题，不断提升自身业务能力。此外，通过学习其他编辑整理的书稿档案，互通有无，共同进步。

（四）书稿档案是新编辑的入职培训资料

书稿档案来自编辑的工作实践，“记录了图书从选题到编辑、加工、定稿、发行的全过程，因此可作为年轻编辑培训、学习的重要参考文献”①王素芳：《出版社的书稿档案工作研究》，《赤峰学院学报（自然科学版）》2013年第6期，第184页。。新编辑入职时，通过翻看完整的书稿档案，可以快速了解图书出版的全流程，并学习编辑书稿的诸多细节，可更为具体地了解工作内容，对更快、更好地进入岗位角色有所助益。

（五）书稿档案是编辑开展科学研究、撰写札记等的一手资料

“编辑平时除了策划选题、编辑加工书稿外，还要抽出一定的时间去搞编辑科研工作，只有这样，才能把编辑工作做得更好。”②张文礼：《书稿档案在编辑出版工作中的利用》，《大学出版》1998年第3期，第22页。书稿档案对于编辑开展出版和编辑专业科学研究以及撰写经验总结、随笔札记等都是一手资料，不可或缺。如《一本书的编辑出版史》③汪家明：《一本书的编辑出版史》，《中国编辑》2010年第2期，第40—44页。《书稿档案所见〈曹操论集〉编选始末》④张龙：《书稿档案所见〈曹操论集〉编选始末》，《科技与出版》2016年第2期，第61—62页。《书稿档案多元价值的探索——以〈臧克家诗选〉为例》⑤徐莹：《书稿档案多元价值的探索——以〈臧克家诗选〉为例，《北京档案》2019年第6期，第39—41页。等都是利用书稿档案撰写经验总结、开展科学研究的范例。

（六）书稿档案记录了编辑个人的职业生涯，也为研究编辑群体状况提供了素材

对个体来说，书稿档案记录了编辑个人职业生涯的成长和发展，从中可以看出编辑在不同时期的选题倾向、角色定位、编校水平等工作状况，为了解编辑各方面的情况提供了基础资料。

由个人到集体，“某种意义上，只要研究清楚每一名编辑或每一家出版社的编辑思想、文化人格的形成过程和他们与出版史发展的关系，就能事半功倍地管窥到百年来中国编辑思想发展和中国现当代出版史以及二者之间相互影响、彼此纠缠的复杂关系。”⑥刘晓菲、何芮：《出版社书稿档案的价值开发研究》，2016年全国档案工作者年会论文集，第42页。如果每一位编辑都重视书稿档案的记录、搜集、整理、保存和使用，便可为总结编辑群体的出版理念和工作状况提供切实的根据与充足的案例，方便后人学习和参考。

四、结 语

除以上内容外，在创建、收集和使用书稿档案的过程中，还有很多问题值得编辑在工作实践中给予重视。例如，重点图书、项目图书要更加细化书稿档案的创建、收集和保存工作，一是为保证图书质量，二是为项目结项提供充分的支撑资料；多人合作的书稿，应明确指定一名责任人负责书稿档案的收集和整理工作，避免因内容分散造成书稿档案不完整；编辑应时常与档案室、总编室等部门的档案管理人员及其他同事沟通，学习先进经验，不断探索和优化书稿档案创建、存储的方式，共同做好书稿档案工作；对工作实践中档案创建、整理、保存等发生过的失误要高度重视，吸取教训，避免同类情况再次发生；图书完成出版后，大多数编辑在将书稿档案移交出版社时，个人也会备份，方便日后工作参考，使用过程中要注意信息安全，对于暂不适宜公开的内容要提高保密意识；编辑发生工作变动时，如调岗、退休、离职等，要格外注重书稿档案的交接工作，等等。

从整个图书生产流程来看，书稿档案的整理工作是一项需要多部门多人员长期配合的工作，编辑在这一工作中处于最基础的位置，只有编辑做好书稿档案的创建、收集等前期工作，才能为出版单位后续建立完备的档案管理系统和高效的使用系统提供可靠的保障。因此，编辑要提高自身责任意识，避免书稿档案工作流于形式，并在工作实践中不断思考和探索适合自己的方式，切实做好书稿档案工作。