探析企业管理者如何帮助员工提升时间管理水平

武旖艳 陈奕宇 吕奕诚 沈涟漪 应文乾

摘 要：时间管理是企业员工管理当中最为重要的一个环节，员工高效的时间管理能够为企业带来持续的经济收益增长，而我国企业员工目前缺乏对时间管理的正确认识，导致在执行工作任务时无法专心致志、对某件事情反应过度或反应不足、对任何事缺乏计划或计划缺乏可行性、凡事亲力亲为等不科学现象的发生。小组成员通过归纳现有理论方法并基于实践不断革新，得出最佳企业管理者帮助员工提升时间管理水平的方案：不为员工安排与工作无关的不重要紧急任务;为新员工开设提升专注度的课程;心如止水的处事原则;利用关键要务制定合理的计划安排;外包有时可以使自身更好地完成重要事务。

关键词：时间管理;企业员工;业务外包

中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）10-0116-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.10.116

1 绪论

1.1 研究背景

根据小组成员的调查研究显示，我国企业中员工的时间管理利用能力较低，造成大量重要紧急的任务被拖延，致使企业整体工作效率无法提升，缺乏科学系统的时间管理学习是员工时间管理利用能力低下的重要原因。文章从人性化的培训方案角度出发，对时间管理进行了深度探究。

1.2 研究方法

文章采用了文献调查法以及对比实验法，在对合作目标企业进行实地调查后，结合戴维·艾伦先生所著《搞定》一书以及其他学者发表的学术论文当中的理论，探讨出最适合我国企业员工的时间管理方案，并将其运用于合作企业当中，观察员工以及企业的实际变化，针对方案在实践过程中出现的不足进行修改，最终得到文章所述的理论指导方案。

2 企业员工在时间管理中存在的不足

2.1 在执行任务时无法专心致志

小组成员在实地调查当中发现，我国企业员工普遍缺乏对关键要务的理解，所谓关键要务即当前时间段最需要做的事情，该事情能够为其带来更大的收益。在员工的日常生活当中，共有四类任务，即重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急，最容易使员工陷入焦虑的为重要紧急事件。但是根据谷歌公司员工的任务执行经验可以发现，该公司员工日常当中所遇到的重要紧急事件较少，并不是谷歌公司的任务量较其他公司轻松，而是谷歌员工在事情处于重要不紧急时就已经将其完成，因为在其转变为重要紧急事件之前，员工有大量的時间可供使用，可以将此事件最大程度做至完美，使其之后的工作计划能够得到有序安排，并且谷歌员工在执行任务时最大的特点即能够专心致志的完成，孟子云：学问之道无他，求其放心。其意为做学问并没有特别难，只需将外面的心找回来即可，即在完成一件事情时专心致志便可完美完成。

而我国企业中普遍存在此类现象，员工在任务处于重要不紧急时不去完成，不断拖延，致使其转变为重要紧急的事情，任务完成时间短，且在完成重要紧急的事情时会被各种不重要紧急的事情所牵绊，导致工作效率极其低下，例如帮管理者订购机票、帮助管理者处理小事等均为不重要紧急的事情。我国企业内部行政色彩过于严重，员工常年被管理者即为上帝的思想禁锢，会担心不帮助管理者其工作无法得到保障。

2.2 对某件事情反应过度或反应不足

所谓反应过度即某件事情或许并没有对员工造成过多影响，但是该员工在一段时间内始终被此事件影响心情。根据科学研究显示，在完成某件事情时心情愉悦的任务结果较心情很差时完成的任务结果质量高60%以上，60%其实是非常高的比例，10%有时都可以决定一个人的命运走向，例如高考时一分或许都可以决定该学生是否能够通过本科线或者目标院校的校线，在企业中工作也是同样的道理。

对一件事情反应不足同样是极其危险的，会使其时间管理计划彻底失败，例如本该在周一完成某项任务，但是内心缺乏对其的反应程度，认为此事不重要，不断拖延，将其划归至不重要不紧急的任务当中，导致该事件反过来控制自身，结果较预期差。

所以正确掌握自身对某件事情的反应程度是极其重要的。

2.3 对任何事缺乏计划或计划缺乏可行性

“凡事预则立不预则废”，在执行工作任务之前制订实践可行的计划是非常重要的，并且可以时时刻刻提醒自身应该在何时完成任务。在小组调查过程当中成员发现了这样一种现象，多数员工缺乏对计划的制订，所以经常导致手忙脚乱，而制订计划的员工也常常制订出不符合常规的工作计划，不符合员工执行能力的计划会导致员工在一段时间后丧失对工作的自信心，认为自身每日都无法完成计划，是否自身过于蠢笨，这些心理因素也同样是不利于高效完成工作的。

在制订计划时要采用自下而上的行动管理原则，何为自下而上的行动管理？一般观点认为，最恰当的制订计划方式首先确定个人或公司的总体目标，之后定义工作的主要目标，最后将焦点集中至实施细节。但是根据戴维·艾伦先生多年的观察经验，自下而上的计划制定方法更具有实用价值，即从当前任务的最底层入手。

2.4 凡事亲力亲为

在我国的教育理念当中，教师及家长常常告诉学生这样的理念，自身的事情自身做。但是在小组成员对各个不同层次不同行业企业的调研之中发现，凡事亲力亲为的员工其工作效率较其他能够将个别事务外包于他人的员工低25%，毕竟每个人一日的时间都是相同的，也是固定的，凡事亲力亲为必然会导致某些不重要紧急和不重要不紧急的事情所占时间较多，在相同时间内能够完成更多的任务是当下时间管理理念的重要核心，例如某员工正在制作一份表单，但是此时已经中午，需要吃午餐，并且还需要前往很远的地方购买某件商品，如果选择制作完表单去食用午餐和购买商品，时间不允许其在下午上班时赶回公司，同理，倘若选择先去食用午餐和购买商品，其时间也是并不充足的，所以最佳方案是员工在制作表单的同时订购外卖，或许在完成以上目标时还能休息一下，为下午紧张的工作“充电”。

3 企业管理者帮助员工提升时间管理水平的方案

3.1 不为员工安排与工作无关的不重要紧急任务

任何一家企业倘若政治色彩过于浓厚，其工作效率和创造力必然是极低的，员工每日被大量与工作无关的事情牵绊，不能用更多的时间完成本该完成的任务，或在其极度勞累的情况下完成，那么质量是无法保障的，管理者自身也需要意识到与企业收益相比琐事是不值一提的，员工在上班时间完成管理者的琐事，而任务的终止时间并没有发生改变，故而员工需要占用大量的休息时间完成真正需要做的事情，个别企业甚至以此为荣，向他人炫耀本公司员工多么努力工作，但是实际上这样的“努力”是无效努力，因为本该在上班时间就可以完成的事情却没有完成，工作量也未发生改变，收益与在上班期间完成任务的员工相同，而自身却因为占用了休息时间而过度劳累，影响第二天的工作状态。

所以不仅仅是员工需要为企业负责，管理者自身也需要分清重要与次要。

3.2 为新员工开设提升专注度的课程

我国多数企业专注于提升员工的专业技能，而缺少时间管理方面的指导。事实证明高效的时间管理往往比专业技能更加重要，只有认真去做一件事情，结果才能真正为自身带来好运。在生活之中我们常常会遇见这样的人，平日里经常忙碌，但是所获得的业绩仍然没有过人之处，而有些员工平日里会参加聚会等娱乐活动，但是其业绩处于较高水平。原因就在于这些员工能够专注于一件事做完再去执行下一个任务，而忙碌却业绩平平的员工因为认为每一件事都是急需做的，甚至在第一件事完成一半就去执行另一件事，而另一件事也是仅仅执行了一半就又返回执行第一件事，返回第一件事情时自身当时的思路或许已经遗忘。

所以无论自身面临多少事情，用心完成一件事后再完成另一项任务，效率会大幅度提高。专注度课程需要在新员工入职时开设，从员工进入公司的一刻起适应并掌握工作的最佳方案。

3.3 心如止水的处事原则

在湖面抛下一块石子，虽然会激起波澜，但是很快又能恢复平静，在培养员工时间管理能力时也需要掌握这样的心态，因为对事物反应过度或对事物反应不足都会严重影响员工的工作状态，心如止水的理念既不能对事物无反应，也不能对事物反应过度，湖面不可能在石子抛入时不激起波澜，也不会在抛入石子后波澜不止，需要适度的反应程度，不能因为某件事影响自身很长时间内的工作状态。

3.4 利用关键要务制订合理的计划安排

我国企业存在这样不合理思维，认为员工制订的计划中目标数越多越能体现该员工的努力程度，实际上这样的思维往往只会导致形式主义，夸大的计划安排不仅不能使员工更好地进行时间管理，还会导致员工缺乏对自身的认可度。因为每日都无法完成自身制订的计划，会认为自身不努力缺乏专业技能，但是根据小组成员的调查，很多员工的计划当中将重要不紧急的事务安排时间大多与不重要不紧急以及不重要紧急的事务安排时间大体相当，最佳的计划安排应该为每日在工作时间内优先完成重要不紧急的事务，而在完成此类事务后再进行不重要紧急事务的执行，而不重要不紧急的事务，例如看电视等对自身提高毫无帮助的事情，可以选择不做。

3.5 外包有时可以使自身更好地完成重要事务

“外包”一词兴起于企业之中，意为业务的执行方是否为本公司，同样适用于员工对自身的时间管理，企业之所以将个别业务外包于他人，原因即为倘若全部由自身完成，自身的工作量是十分巨大的，会耗费企业对于重要业务的时间以及资金分配，故而将个别业务外包于更加专业的企业完成，公司的整体效率会更高，员工将某些事务外包于他人同理。

4 结论

时间管理是当下企业员工管理当中最为重要的一个环节，高效的时间管理培训胜过专业技能培养。

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[作者简介]武旖艳（2000—），女，上海人，上海海洋大学爱恩学院，研究方向：信息管理与信息系统;陈奕宇（2002—），女，四川眉山人，上海海洋大学海洋科学学院，研究方向：海洋技术;吕奕诚（2001—），男，上海人，上海海洋大学经济管理学院，研究方向：金融学;沈涟漪（2001—），女，上海人，上海海洋大学经济管理学院，研究方向：会计学;应文乾（2000—），男，浙江慈溪人，上海应用技术大学化学与环境工程学院，研究方向：化学工程与工艺。