电子档案管理与传统档案管理的利弊分析

穆翠娥

摘 要：数字化档案管理及电子管理，它是指通过计算机内存、磁盘以及光盘等材料作为档案的文字载体，并将纸质的档案保存成为电子文书、信件以及报表或图纸等方式。传统档案转成电子档案之后就可以通过在不同存储介质上复制的方式来极大地提高档案的调用效率。

关键词：数字化档案管理;电子档案管理

一、电子档案管理

无论是政府单位还是学校、企业等单位，档案管理工作一直以来都是一项严谨、重要的工作。信息时代以来人们的生活方式相比从前有着翻天覆地的变化，而档案管理工作也是如此。档案管理人员常苦恼于传统管理方式的低效、烦琐以及实物档案带来的巨大工作量。随着科技的进步与发展，档案管理模式也悄然发生着改变。档案管理将逐渐摆脱“图书馆模式”。十年来，档案的收集、管理、存储、利用等方式都有着颠覆性的改变。我们所说的无纸化档案管理，真正体现在档案工作中，利用最多的工具就是档案管理系统，通过该系统可以实现档案的扫描上传、电子图片处理、录入、查询、利用、调阅等一体的无纸化档案管理与利用，真正实现档案资源无纸化、数字化、信息化。通过一系列技术手段的加工处理，查看档案无须再去档案库，也不需要一架、一层、一盒的寻找，只需要搜索关键词，你想要的档案就会立刻出现在你面前。所有的档案被分类管理存储在系统之中，一切操作只是一瞬间，这就是档案数字化。档案数字化是将纸质档案通过档案处理的各种仪器将纸质档案扫描成各种格式的电子文件，然后将其按照档案归类的方式存入系统中。由于电子文件具有几乎无限的保存期限，只要数据不丢失，一块硬盘能存下相当于数十个档案库的档案。且在搭配专业的档案管理软件后，其查阅、管理、利用等方面的效率相比传统纸质档案均有极大提升。管理人员无须再在复杂、庞大的纸质档案中穿梭，只需要打开系统，所有档案都在系统中随时进行处理。由于纸质档案都被扫描成电子文件存在系统中，管理员也无须再去寻找档案原件。只需要如同百度搜索一般即可精确地找到自己想要的档案资料。单位之间的档案移交也变得无比轻松。当前档案数字化的趋势日益明显，可以看到很多政府单位以及企业、学校陆续进行档案数字化建设，相关的档案处理技术正逐渐成熟。传统纸质档案管理方式正在被时代逐渐淘汰，对于档案管理行业的专业人员来说，我们正处于一个由传统档案管理向档案数字化时代转变的过渡节点，档案管理工作的形式会向着数字化、体系化、工程化、规范化的方向转变。这个转变不仅仅是工作管理方式，更多的将是人们思维模式的转变。无纸化对档案工作有什么影响呢？

1.对具体工作：提升档案查找效率和档案安全性

所有档案工作包括但不限于档案的登记、查询、统计、调阅等操作，全部通过无纸化档案管理系统进行，脱离了纸质档案烦琐复杂的程序，也避免了人为接触纸质档案而对档案造成破坏的可能性。想象一下：你是愿意在档案室里费时费力地查找年份、找项目、找细节，还是愿意通过无纸化档案管理系统，通过关键词一键查询获得所需档案，答案显而易见。

2.对管理人员：改变思考方式，提升工作质量

在纸质档案时代管理人员有着固有的思考方式，在无纸化档案时代将对人们的思考方式产生影响。例如以前需要档案xx信息的统计，可能会亲自去档案室登记统计，而现在统计则可以直接线上通过档案管理系统由系统自动统计，所以无纸化档案必然会渐渐地改变人们的工作方式，提升工作质量。

二、电子档案管理与传统档案管理的利弊分析

传统档案管理方式中存在着不可替代的优点。优点包括安全性：长期保存，基本不会出现数据丢失;真实性：对入档的档案审核特别严格，一定程度上可以保证档案的真实性和原始性。在传统的档案工作中也有很多问题，比如：想寻找一份档案，但是却不知道档案是否存在;有时候要借阅浏览一份档案需要多方签字授权，借阅者需要多处奔波;私密档案传递安全得不到保障;各单位部门档案资料整理复杂、存放混乱，且都是“档案孤岛”，无法实现共享以便多方利用。在科学技术快速发展的现代社会中，档案管理工作如果不能进行高效的数字化改革将无法跟上当今社会的发展步伐，更不能为社会发展和人们生活水平的提高提供有力保障和服务，在档案管理工作中合理利用两种管理方式，从而实现对档案的高效管理。

数字化档案管理及电子管理，它是指通过计算机内存、磁盘以及光盘等材料作为档案的文字载体，并将纸质的档案保存成为电子文书、信件以及报表或图纸等方式。传统档案转成电子档案之后就可以通过在不同存储介质上复制的方式来极大地提高档案的调用效率，可以使档案使用者随时随地对需要的档案信息进行快速查阅。优势：第一，数字化档案的查阅不依赖于纸质介质。用户可借助办公设备轻松便捷地对档案资料进行阅读和利用;第二，资源的传递速度和共享性极大提高。数字化档案可以通过计算机、硬盘等存储介质进行资料传递和共享，较纸质档案而言更加快捷方便;第三，档案的数字化管理可以有效地避免时间和距离对资源共享的限制;第四，档案保管要求少同时风险低;第五，更方便未来对档案的修改，不需要再重新另做档案，可以借助软件应用来对当前档案进行修改，为用户提供巨大便利。

电子档案管理的迅速发展有几方面原因。首先是行政驱动。从十几年前国家电子文件管理部际联席会议办公室成立以来，档案数字化就进入了一个发展比较快的阶段。由于国家政策上推动档案信息化建设，在一些体制内单位，档案数字化程度成为档案工作的评价指标，而且曾经有明确要求档案数字化率達到多少的要求。所以在体制内的档案数字化具有行政驱动力。政府购买档案数字化的服务非常多，目前在档案管理工作发展比较好的企业没有一个不把档案数字化作为主要业务的。其次是技术发展趋势不可逆。在商业部门这类自由度比较高的机构内，档案数字化也有很好的市场。尤其是提供2C服务的一些行业，比如银行、房地产公司等等，由于业务量大，在大数据兴起的时候，这些机构就早早把客户业务档案数字化了。所以在档案数字化市场中，也有很大一部分是服务这类需求的。这一点可以说完全是信息行业效率需求驱动的。完成客户档案数字化之后，大数据应用也就随之而来了。最后是双套制一天不灭，档案数字化就会一直存在。所谓双套制是文件归档一定要纸质和电子双套归档。过去的档案数字化大多是针对存量档案的，因为在档案形成中，大部分原生档案还是纸质的，为了适应信息化过渡期的需要，会每年把纸质档案扫描成电子档案，兼顾归档要求和利用效率。而现在国家政策虽然已经很积极在探索电子档案单套制管理，但是由于档案管理是千秋万代的事情，对于永久保存的档案还是没有放开完全单套。所以双套制一天不灭，档案就会有纸质和电子两种形式。但随着信息化程度越来越高，大家应对双套制的办法也慢慢从扫描变成打印，也就是原生电子的档案打印出来归档。所以，可以说现在这种形态的档案数字化行业市场在未来应该是会萎缩的。

三、档案管理工作注意事项

随着社会进步和科技的发展，档案的数量和种类不断增加，质量要求不断提高。目前档案管理工作仍存在三个方面的突出问题，制约了档案管理工作的开展。一是思想认识不足，人员素质较差。做好档案管理工作能促进工作更加有效地开展，提高效率。但因其作用是隐性的、潜在的，很多单位并不重视档案管理工作，各项具体工作措施很难落实到位。同时未及时对档案管理人员进行相关培训和引导，待遇欠佳，缺乏激励机制，导致档案管理人员素质较差，缺乏努力工作的动力，对本职工作不重视，无责任心，导致档案管理工作滞后。二是基础设施不够完善，信息化水平较低。在当今的信息化社会，档案信息量快速增长，档案载体发生深刻变化，逐渐由以前的纸质载体朝电子、纸质共存的局面转变，这对档案管理所需要的设备设施提出了更高要求，而现有档案管理设备设施老化、落后，已不能适应档案管理工作的开展需求。基础设备设施的建设跟不上档案信息的快速发展，两者形成强烈反差，导致档案利用率低下，严重阻碍档案工作的创新与发展。三是档案管理机制不够健全，制度不完善。档案管理是一项复杂的工作，很多单位在档案管理工作方面缺乏相应的工作机制和规章制度，造成档案管理工作缺乏效率和不够规范，导致工作乏力。

如何提升档案管理工作质效是摆在我们面前亟待解决的课题，下面就如何创新思路，突破档案管理工作的开展瓶颈谈谈个人见解。我认为，要提升档案管理工作质量，必须从四个方面入手。一要及时完善规章制度。科学的规章制度是提升工作效率最有效的保障，只有建立相应的规章制度，才能解决管理工作中混乱的局面。单位要结合实际，及时建立、健全各项规章制度，并落到实处。二要强化思想认识。充分认识档案管理工作的长远意义，高度重视档案管理工作，并对档案管理人员适时开展业务培训，建立激励机制，落实奖惩制度，促进档案管理人员掌握娴熟的档案操作技能与知识，树立科学的信息管理意识，有效提升自身素质、责任感和工作积极性。三要主动适应时代需求。信息化是时代对档案管理工作提出的要求，先进的设备设施、科学的管理理念、优秀的管理人员是档案管理信息化不可或缺的要素，要着力提升档案管理的信息化水平，促进档案信息资源的科学、合理、有效利用。四要善于创新。要增强创新意识，提升创新动力，突出能力创新。

对于纸质档案管理工作，要建立在平常的认真、仔细、及时的基础上。在日常工作中，做到随时整理、分类、归档，做到规范化。建立完善的借阅制度，做好借阅记录及归还记录，做好档案柜及档案盒目录索引并保存电子版，借阅时可以先从电子索引找到该文件所在的档案盒档案柜，这样就可以快速方便地找到文件。除此之外，档案的存放环境也是比较重要的。档案库房“八防”措施：1.防高低温，档案库房配备温湿度计，合理监控好温度，控制在14—24℃为宜。2.防干燥防潮湿，档案库房配备温湿度计，经常检查记录，合理监控好湿度，控制在45—60%RH为宜。3.防水：经常检查档案库房顶部，发现漏水及时处理。4.防火：档案库房附近严禁堆放易燃易爆物品，严禁吸烟，配备灭火器。5.防盗：档案库房门窗加固，有条件可安装红外双鉴探测器。6.防尘：保持档案库房环境保持干净整洁。7.防光：档案库房窗户应挂遮光窗帘，档案柜不直接被阳光直射。8.防腐：检测档案库房内二氧化碳、二氧化硫等有害气体的含量，应适时通风，降低有害气体的含量。

随着档案数字化、信息化的逐渐融合和发展，越来越多的机构使用计算机系统管理和利用档案，最多的形式表现为无纸化档案管理：

1.已有的纸质档案通过数字化方式（扫描上传），将原有的纸质档案转为电子档案管理利用。

2.工作中新增加的档案，尽可能地最大化以电子档案的形式管理利用。

3.掌握档案资源主动权

（1）做好管理系统与档案管理系统的对接工作，如OA对接，减少档案信息二道手。

（2）做好档案著录自动化工作，利用智能技术根据档案的内容和信息，自动完成档案著录，让档案工作者从烦琐的管理工作中解脱出来。

（3）做好档案质量检测工作，利用智能技术对人工著录信息进行检测比对，保证信息准确性。

4.安全保存档案资源

（1）系统定期自动备份数据，并对存储状态实时监控，避免存储空间不足等问题造成电子档案缺失。

（2）对接RFID库房管理系统，简化实物档案利用流程，提高档案利用效率。

5.档案管理手段多样化

（1）面对多种格式的档案，支持多种格式的转换和保存。

（2）业务管理流程多样化，根据实际情况自定义业务流程，满足多样化业务场景需要。

6.档案资源藏用兼重

（1）查找是一切利用的基础，充分利用智能技术在查找搜索上节省更多时间。

（2）编研工作智能化，实现命名实体识别和关系抽取，并自动形成关系图谱，减少工作量的同时保证完整性。

（3）按需自定义生成档案数据报表，使数据可视化。

四、结语

随着数字化、信息化、智能化在档案工作中的不断发展，以及大数据、人工智能等技术在档案系统及档案馆建设中的不断融合与进步，将会产生越来越多的有利于档案工作发展的新方法、新理念，从而助力我们国家的数字中国战略。

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（作者单位：山西农业大学）