高职院校学生档案管理创新与服务模式思考

赵思

摘 要：随着我国社会主义市场经济的不断发展和完善，各行业都迎来了全新的发展，对于专业技能型一线人才的需求量也呈现出持续增长的趋势，在一定程度上推动了我国职业教育的发展。高职院校作为我国职业教育重要的组成部分，是我国专业技能型一线人才培养的主阵地，近年来也获得了快速发展。随着高职院校生源的不断增加，学生档案管理工作的重要性逐渐凸显。学生档案记录了学生在校期间的各种表现情况，是教师、学校、社会评价学生的重要参考依据，做好学生档案管理工作，不论是对学生个人还是对高职院校都是非常重要的。鉴于此，本文主要对新时期下高职院校学生档案管理创新和服务模式的构建进行了简要分析。

关键词：高职院校;学生档案管理;服务模式;创新策略

在高职院校的教育管理中，学生档案管理工作的重要性不言而喻。随着高职院校招生规模的扩大，学生数量剧增，如何做好学生档案管理工作是高职院校档案管理人员面临的重大课题。虽然传统高职院校学生档案管理模式也可以确保档案管理常规工作的有序完成，但传统学生档案管理和服务模式中的弊端是不容忽视的，尤其是在新时期档案管理工作中，如果未能将传统档案管理和服务模式中的弊端有效解决，将会严重影响学生档案管理工作的效率和质量，给高职院校的可持续发展造成不良影响。因此，高职院校档案管理人员必须要意识到学生档案管理工作创新和服务模式构建的必要性和迫切性，并树立全新的档案管理思想，积极引入先进档案管理技术和手段，实现对档案管理和服务模式的优化创新。

一、高职院校学生档案管理的功能

高职院校学生管理工作的开展离不开学生档案管理工作的有效支持。学生档案管理工作的主要内容是将每一位学生在校期间的各种表现详细记录，如学习、生活、品行、参加活动、评优、处罚情况等，并按照不同类别记载在学生档案中。每一位在校学生都会有一份属于自己的档案，并且档案也会伴随着学生的整个学习过程，学生的基本情况以及优势和缺点都会被详细地记录在册，这也为学校、教师、家长、管理部门以及用人单位了解学生提供了重要的参考依据。

另外，学生档案管理还具备约束学生行为、促进学生自我发展等功能。由于职业教育的特殊性，很多高职院校学生都经历了高考失利，对未来的人生规划缺乏清晰的目标，并且在学习动机和学习能力上也存在明显不足。很多新生会因为不清楚学校的学生管理标准，做出一些违反规定的行为。而通过构建档案管理标准，则可以让学生意识到遵守学校管理规定的重要性，让其可以约束自己的行为。同时学生也可以通过档案对自身形成更加全面、清晰的认知，便于学生实施自我管理，提升自我约束能力。并且很多学生为了留下良好的档案记录，会更加努力学习，积极参加各种活动，不断提升自我价值，为自身的档案增添亮色。

可见，高职院校学生档案管理所具备的功能是非常丰富的，全体师生和工作人员都应加强对学生档案管理工作的重视，并积极配合和支持各项档案管理工作。同时高职院校学生档案管理人员也应积极探索更加高效的档案管理和服务模式，提升档案管理水平，这样才能将档案管理的功能充分体现出来，为学校的学生管理工作提供重要依据，同时也为学生个体发展提供助力。

二、高职院校学生档案管理和服务中存在的不足

1.学生档案管理规范性不足

虽然学生档案管理是高职院校学生管理工作中的重要内容，但是在当前高职院校学生的管理工作中，普遍存在管理制度和管理流程不完善的问题，具体表现为以下几点：

一是对工作流程缺乏监督，工作人员在操作上存在“三慢”现象，档案管理工作的效率和规范性难以得到保证;二是管理制度不完善。

目前多数高职院校的学生档案管理工作制度，都是针对档案管理过程中各项管理工作的具体操作和注意事项等进行明确说明，缺乏奖惩制度、责任制度和监督制度，导致很多管理人员对待工作消积怠慢，缺乏对档案管理工作模式和方法的创新意识，每天按部就班地工作即可，这也是高职院校学生档案管理水平一直停滞不前的重要原因。

2.缺乏服務意识

虽然在传统学生档案管理模式下，高职院校学生档案管理工作也在有序开展，但就档案管理工作的服务功能看，主要侧重于“管理”，而非“服务”，一切档案管理制度的制定、管理工作的开展都是为了对档案进行管理，很少会让学生参与其中，很多高职毕业生表示直到毕业都未能见到自己的档案，可见档案管理的服务功能并未得到体现。

这一现象的存在，不仅会严重影响档案资料的利用率，而且也会对学生的在校学习以及未来就业与发展造成不利影响。因此，高职院校档案管理人员必须要加强对这一问题的重视，并不断提升自身的服务意识，创新档案管理服务模式，为师生提供更加多样化、个性化的档案服务，最大化地体现档案管理的价值。

3.档案管理信息化程度不高

随着信息技术和网络技术的高速发展，越来越多的现代科学技术被运用到教育领域中，为高职院校的教育管理工作提供了极大便利，档案管理信息化也成了高职院校学生档案管理改革的必然趋势。信息技术的合理运用，将一些重复的人工操作（借助工具或软件等）取代，进而有效提升档案管理工作的效率和水平。并且档案信息化管理平台的搭建和运用，也可以为档案资料的检索、查找、存储、调取等操作提供便利，使得档案管理和服务水平得到了有效提升。

但现阶段高职院校的学生档案管理信息化水平普遍偏低，档案管理工作依旧是以人工操作为主，并且学生档案也是以纸质档案为主，不仅不利于管理，也容易丢失、损坏，进而影响档案管理的水平。加上多数高职院校对学生档案管理信息化建设投入不足，而信息化档案管理需要有软硬件设备的支持，并且在后续也需要大量的经费进行更新和维护，这也是高职院校档案管理信息化程度偏低的重要因素。

4.档案管理人员综合素养有待提升

档案管理人员的专业素养和业务能力直接关乎学生档案管理水平的高低。由于多数高职院校并未意识到学生档案管理工作的重要性，忽视了对档案管理人员的选用和教育培训工作，导致档案管理队伍的整体素质偏低，具体表现为以下几点：

一是档案管理人员的专业性不足。很多高职院校并未聘请专业的档案管理人员，多是由学校教师或领导兼任。由于缺乏专业的档案管理知识，在实际工作中，难以对档案管理模式进行优化创新。并且他们还需要完成其他的教学或管理任务，更是没有把过多的精力放在档案管理的创新上。

二是档案管理人员的服务意识薄弱。由于部分档案管理人员对自身工作的重要性缺乏正确认知，认为档案管理只需要负责档案的记录、归档即可，很少会主动对师生提供档案查阅、调取等服务，即便是师生有需求，也不能很好地为他们提供服务。

三是信息素养较低。在新时代背景下，信息技术的运用已经成了档案管理工作的必然趋势。但目前多数档案管理人员的信息素养较低，难以熟练地运用各种先进技术或设备开展相关工作。

三、高职院校学生档案管理工作创新和服务模式的构建策略

1.创新管理体制

在对高职院校学生档案管理进行创新时，必须将管理体制的创新作为服务模式构建的根本，这是因为优质的服务必然是建立在规范化管理体系之上的，如果管理过于松散，那么服务质量自然难以得到保证。所以，高职院校必须要加强对管理体制创新的重视，并做好以下几个方面的工作：

一是完善管理体制，规范档案管理流程。简单来说，就是高职院校档案管理部门应结合学生档案管理的实际流程和需求，制定高度符合标准的要求，并严格要求所有档案管理人员以及档案使用人员按照相关规定和要求操作，确保各项档案管理工作有序开展和有效落实。当所有的档案管理工作都做到标准化、规范化操作，不但可以提升档案管理工作的流畅性，也可以减少或避免档案信息遗漏、信息不流畅以及信息泄露等现象发生，提升了档案管理的效率和水平，为学生档案管理服务模式的构建奠定良好基础。

二是建立健全奖惩制度和责任制度。针对当前高职院校档案管理人员缺乏工作创新意识和创新动力的现象，高职院校则应设置相应的奖惩制度，将管理人员的工作完成情况、工作创新情况等与他们的薪酬待遇、职称晋升等挂钩，激发他们的工作热情和工作创新意识，提升自身的服务水平。

同时高职院校还可以设置相应的责任制度，明确各工作岗位的职责，并实行责任到人，让档案工作人员对自身的工作内容、决策权、工作失误会承担哪些后果等形成清晰的认知，增强他们的工作责任意识，激发他们的工作紧迫感，让他们在档案管理工作中可以充分发挥自身能力，提升他们的工作效率和服务能力。

2.提升学生管理信息化水平

随着信息技术在高职院校学生档案管理工作中的广泛应用，档案信息化管理已然成了高职院校学生档案管理改革的必然趋势，也是创新和革新学生档案管理的有效途径。高职院校一定要意识到这一点，并通过加大对档案信息化管理经费的投入，进一步完善学生档案信息化管理的基础设施，为档案管理信息化提供物质保障。

首先，开发学生档案管理信息化软件系统。这就要求高职院校应结合学生档案管理实际需求，聘请专业的软件开发人员，开发出一套适用于学生档案管理工作的软件系统。如此一来，档案管理人员就可以将一些基础的学生档案管理工作转移到线上。

比如，档案信息的收集、存储、传递和调取，进而有效提升档案管理和服务水平。在软件系统的帮助下，也可以将纸质档案转化为电子档案形式，这样更有利于档案资料的传输和使用，保证档案资料的安全性。同时在软件平台，还可以开发对外服务功能，即本校师生可以通过账号登录，获取自己权限内的档案资料，以此来提升档案资料的利用率，让档案管理工作更好地为师生服务。

其次，加强对学生档案管理人员信息素养的培养。在高职学生档案管理中，要想将先进信息技术的应用优势充分发挥出来，提升档案管理人员信息素养是关键。这就要求高职院校构建长期有效的教育培训机制，定期组织档案管理人员开展信息技术培训活动，提升档案管理人员对信息化管理技术、管理平台和应用软件等新型技术的操作水平。同时在培训期间，还需要加强对其进行信息保密意识方面的教育和引导，让其意识到学生档案管理工作的重要性以及档案信息泄露的严重后果，这样他们在日常工作中才会格外注重档案信息的保密性和安全性。

3.始终坚持“以人为本”的管理与服务理念

高职院校档案管理的功能主要体现在为学校学生管理提供重要依据以及为学生个人发展助力。要想真正构建起高校的档案管理与服务模式，提升档案管理与服务水平，高职院校档案管理人员必须要始终坚持“以人为本”的工作理念，一切档案管理工作的开展都是围绕用户的实际需求。

首先，高职院校学生档案工作人员必须要意识到档案管理的对象是学生，因而在档案管理与服务模式的创新过程中，应提升学生的参与度，让学生有机会接触到档案管理，并根据实际需求获取自己的档案资料。

其次，高职院校学生档案管理人员根据学生的实际需求，为学生提供个性化的档案查询和使用等服务，并根据每一位学生的档案情况，指导学生制订相应的发展计划，让学生明确在校期间的努力方向，为自己的档案增添更多亮色。

最后，高职院校学生档案管理人员应具备创新意识，能够根据师生反馈，及时调整档案管理和服务理念以及模式，为师生带来更加优质的档案管理服务。比如，当有师生反馈档案调取流程烦琐时，档案管理人员则可以在充分考虑实际情况以及档案信息安全的基础上，尽可能地简化档案调取流程，提升档案服务水平。

四、结语

综上所述，在新时代背景下，高职院校获得了良好的发展，与此同时，对高职院校学生档案管理工作提出了更高要求。为此，高职院校档案管理人员必须要意识到传统档案管理的滞后性和局限性，并就档案管理中现存的问题进行全面分析，运用先进的档案管理理念和模式，将档案管理中的问题进行妥善解决，提升档案管理水平，使学生档案管理价值最大化。但要想真正实现对高职院校学生档案管理的创新并非易事，需要高职院校全体人员意识到学生档案管理工作的重要性，并全力配合各项档案管理措施，推動档案管理改革的深化，提升档案管理水平。

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（作者单位：杨凌职业技术学院）