综合管理背景下的乡镇档案管理规范化探究

摘要：档案工作为农业农村工作的开展提供了基础性保障，对乡镇工作的开展起到了良好的促进作用。乡镇综合档案室是乡镇集中收集、整理、保管和利用档案的法定场所，其建设必须满足综合档案室作为乡镇重要档案的基地、信息服务中心的功能要求，同时满足社会公共文化服务的要求。档案管理工作对于乡镇建设和发展都有着非常重要的意义。文章基于当前综合管理过程中乡镇档案管理工作出现的问题，以此为切入点，剖析现状，发现问题并提出对应的解决办法。

关键词：乡镇政府;综合管理;档案管理;规范化

乡镇档案工作是乡镇机关、团体、企事业单位工作必不可少的重要组成部分，是乡镇各项建设和维护其历史真实面貌的一项重要基础工作，《乡镇档案工作办法》中强调，乡镇档案部门是乡镇党委和人民政府的职能部门，主管全乡全镇的档案工作，对全向全镇的档案工作进行规划、协调和监督[1]。根据该办法的要求，乡镇政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，促进档案工作与乡镇各项工作同步协调发展。实际工作中，乡镇政府的档案管理工作主要由乡镇机关各单位承办，在人员调动还是资金管理方面往往存在一定的困难。此外，因地区经济发展与管理水平参差不齐，部分乡镇档案管理水平较低，且管理工作得不到应有重视。因此，集中对综合管理模式下的乡镇政府档案管理工作进行点对点制度改革，是提高管理工作水平，满足档案管理规范化要求的基本保证。

1乡镇综合管理模式背景因素分析

乡镇政府是我国社会管理基层单位，我国的乡镇行政区划单位近四万个，所有乡镇区域内的政府部门管理模式均实行部门化管理。乡镇政府的部门划分有很多，包括党政、财政、民政等诸多部门在内，细致地划分出了不同的管理领域[2]。但是目前乡镇地区的部门划分与实际人员配比之间存在不对应的情况，人员的吸纳和招考要求的制定与部门工作之间需求时常并不对等，因此招收的部分管理人员在分配过程中无法满足实际管理的标准。通过招考进入到乡镇系统工作的人员会被统一安排到各个部门，虽然这符合综合管理模式的要求，但是从部门个体发展来看，缺乏针对性。档案管理工作虽然只是乡镇政府管理部分的一小分支，但是所负责的工作有很强的针对性和很高的专业性，乡镇的档案管理工作由《乡镇档案工作办法》集中总结和规范。当前档案集中管理制度和管理系统都已升级，受到大数据系统发展的影响，要求档案管理人员必须要具备较高的专业水平和计算机应用能力。除了人员的分配与部门的设立之外，在资金管理上，乡镇政府也走集中综合管理的路线。上级政府负责安排乡镇区域内的预算，并且该预算是将乡镇政府视为整体进行操作。除了极个别专门预算会给予审批，大部分部门预算都包含在整体预算之中，《乡镇档案工作办法》明确规定乡镇档案部门的经费要列入乡镇财政预算当中[3]。部门的工作开展都需要依靠综合预算能力来进行，这样的资金管理模式保证了乡镇政府的大格局和整体性，但是从基层工作实践角度来看，对于像档案管理单位这样目前处于边缘化的部门，预算往往捉襟见肘。

2乡镇综合管理背景下的档案管理问题

2.1资金短板明显

受到综合管理制度的影响，目前乡镇区域内对档案管理部门的相关工作并不重视，因而无法就资金问题给出更好的针对性解决方案，这也是当前乡镇档案管理无法得到长足发展的原因。资金短板一方面会限制硬件资源的配置，受到大数据和计算机技术的影响，如今档案管理工作较传统的管理模式发生了很大的改变，其中最大变化就在于档案储存方式变得智能化。资金短板会反映在档案部门设备的安装上，标准化和现代化的档案管理部门对于先进设备的依赖性比较强，传真机、打印机、微机、扫描仪等等都是基本标配，除此之外，档案室部门本身对保密性有更高的要求，因此对于管理人员和设备技术运行人员的针对性需求较大，必须要专人处理档案管理相关的工作。[4]

2.2人员配置欠缺

人员的配置问题主要是受到综合管理的影响，因为乡镇政府在岗位招聘时对相关人员进行统考检测，通过统考的人员会被统一分配到不同部门，但是最为重要的“满足部门工作要求”这一条在实际的操作过程中很难全面顾及[5]。这就造成了乡镇的档案管理工作缺乏专业对口的技术人员，作为专业性很强的管理项目，只有具备档案管理能力的专业人员才能更好处理工作。实际上作为较为边缘化的技术应用部门，当前档案管理部门也会对相关的技术人员进行培训，其部门人员的基本素质大体合格。但是我们从长远发展的角度考虑，如有更多的专业技术人员和更高素质的专业对口人员加入到乡镇的档案管理工作中来，在一定程度上能够提升档案工作的能力，也更有助于推进乡镇政府的工作的完善与发展。乡镇的工作人员分配情况显示，部分乡镇机关档案员缺少，只设有少数档案员岗位，其中不乏兼职人员。这部分工作人员只负责对本机关单位内的资料和档案进行整理，而对于下属二级立档单位的督查和指导工作一般很少顾及。除此之外，档案岗位目前属于“半荒”状态，工作内容的单一性和档案管理工作的不配套已经在体系内出现了恶性循环，档案管理工作岗位上的人员调动十分频繁。因部分单位对档案管理部门的不重视，导致档案管理员岗位对年轻群体的吸引力不够，乡镇部门具有实力且能够熟练掌握计算机技术的部分青年人才愿意从事档案工作的較少，档案岗位难有新鲜血液的注入，其发展较为缓慢。

2.3专业能力缺失

人员配置和硬件配置的不到位影响了档案管理部门的发展前景，极大限制了档案管理的技术应用水平的升级。乡镇政府档案管理部门的工作对信息化和计算机技术的利用不多，这与当前先进的档案管理标准是脱节的。成熟的现代化档案管理系统在运行的过程中需要档案管理技术以及信息技术的双重加持，档案管理需要依靠完整的档案管理体系来运转，在该体系中，所有的档案管理内容和文件都能够按照既定的存储标准进行归放和备份，信息化档案管理模式是现代化档案模拟最为基础的表现。但是，目前部分乡镇政府单位对于现代化档案管理标准和档案管理系统引进和使用力度不够，档案管理工作虽然由传统的档案实体化储存转为了线上储存，但是对于更加智能化和更系统化的档案管理技术应用依旧很少。

3乡镇综合管理背景下档案管理工作改革的意义

3.1提升乡镇政府的工作总结能力

乡镇的档案管理工作主要负责对该地区政府的日常工作情况进行集中管理，政府的工作内容都可以由档案管理工作来体现，因此乡镇区域内档案管理工作能力的提升，对乡镇政府全面的工作开展有很大的帮助。可以记录乡镇政府的工作发展情况、人员的调动情况以及部分较大项目的落实等情况，这样一来领导集体或者部门新入职人员可以通过信息来了解各项工作的情况，再放大一点来看，对于衔接乡镇系统中的很多工作都有很大的帮助。

3.2更好满足乡镇地区的建设与发展需要

乡镇的档案管理工作包括对乡镇区域政府的日常工作以及乡镇区域内的经济发展情况进行逐一真实的记录。尤其是当前乡村振兴战略实施，乡镇发生了翻天覆地的大变化。政策的改革、岗位的调整以及制度的发展都影响着乡镇的整体发展走向，这些信息必须通过档案管理工作来一一落实。因此做好档案管理工作的调整和升级，能够更好地对发展信息进行保存，对于新农村建设有很好的参考价值[6]。乡镇的改革发展是漫长且持久的过程，通过制度的不断完善转变乡镇的发展趋势，需要依靠全面制度化改革来实现。这些改革模式和改革数据的存储能够很好地为后续的发展和进一步的转变提供数据的支持，对于乡镇发展的规律和发展模式的变化也有很高的借鉴价值。

4乡镇综合管理背景下的档案管理发展策略探讨

4.1升级硬件设备标准化水平

要按照现代化档案管理水平来进行乡镇档案管理部门的改革，包括硬件设施的配置在内，都需要逐一进行升级。档案管理硬件设备的升级可以分为三个档次，第一档是对较为重要的设备进行升级，分别是专门档案室的配备、打印机及保密电脑。专门的档案室目前在乡镇级机关单位基本都有安排，但档案室缺乏独立性，因此要在原有档案室的基础之上进行改造，该部分改造需视档案室原本的发展情况来定，但是资金支出较小，基本需要档案管理人员进行较为自主化的调整，是较为容易满足的改造需求之一[7]。电脑这种必需的物品要准备齐全，档案管理部门不能够与其他部门共有设备，部门内部一定要准备好自己的设备，完全独立使用。第二档是此基础之上添加部分专用的扫描仪、专用打印机及专门的档案保险柜。这类设备主要突出的是专门性和独立性。第三档是增加一些比较小型的设备，例如配置档案管理的防水、防火、防虫用品，及档案室内温湿度的调节和遮阳、保洁设备等。

4.2提升档案管理信息化水平

运用现代技术进行档案管理工作是未来乡镇机关档案管理部门的大发展方向，因此在综合管理制度的影响下，档案管理部门也应该要跟上其他部门的发展步伐，通过提升档案管理的信息化水平来对应用技术和软件设备进行升级。《乡镇档案工作办法》第十条明确规定，乡镇档案管理部门要实行平时立卷制度。信息化水平的提升能够有效的实践该制度内容，保证平时立卷的完整性和文件内容的安全性[8]。首先是对档案管理系统的升级。档案管理专业如今已经完成了全面转型，对信息化和智能化技术的应用很广，乡镇机关单位的档案管理部门需要以专业发展为指向，建设现代化、制度化和数字化的档案信息收集体系。其次是对设备信息化水平的升级。要尽快建设落实一系列具有信息收集、存储、开发和利用的智能化硬件设备，提升档案管理的收揽和存储效率。在综合管理制度的背景下，乡镇机关单位各部门的工作效率均需有有效提升，与时俱进，规范档案管理工作，这样才能满足现实工作和未来发展的要求，为乡镇单位的长远发展蓄力。

4.3提升档案管理人员专业水平

档案管理人员专业化水平的提高是保证档案管理效率的关键。档案管理工作的落实关键在于人，诸多智能设备和信息技术的利用只能保证给予档案管理工作技术上的辅助，而管理效果的体现重点还是在于管理人员的选择上。《乡镇档案工作办法》中明确规定，乡镇地区档案工作人员要具备高中以上文化程度，具备专业的档案管理知识，并能够保持长期稳定工作，且在工作过程中有显著成绩的，乡镇党委和人民政府应该要予以表彰和奖励。人员的选择具有很大的能动性，因此需首先明确管理人员需要具备的基本职业素养，能体现以下基本岗位标准：（1）技术水平专业化。要保证分配到档案管理部门的相关人员具备一定的从业经验或者专业技能，不需要进行集中培训就能够上手完成任务[9]。 （2）工作安排科学化。管理人员要具备档案管理的基础素质，要拥有严谨、科学、明确的工作规划，要对自身负责的工作内容有明确的认识，能够点明管理目的并在规定时间内完成管理项目内容。（3）对管理制度有基本的实践能力。要遵守管理制度的约束，并按照制度标准正确应对工作，要保证自己责任分工是合理的，在此基础上还能对工作抱有责任感和自豪感。

4.4提升考核体系的科学化水平

档案管理部门应该要建立自己的考核体系。考核管理是呈现工作效果最有力的手段之一，因此乡镇政府的档案管理部门需要依靠该系统来实现工作价值，体现工作效益。乡镇政府应该要把档案的考核管理工作也纳入到乡镇季度考核和年度考核之中，督促管理人员认真完成管理工作，积极反馈工作效果。整体科学考核机制的建设要遵守奖罚分明的原则，对于考核过程中出现问题的人员要先进行教育，发现问题要及时查证问题并总结经验。具有带动作用的考核体系在建设完成后不会给部门人员带去过多的压力，带去的更多的是动力以及帮助管理人员指明工作方向。因此，迅速建立起科学且制度化的考核体系有助于提升档案工作整体效率。

乡镇机关单位档案管理工作的规范化发展各项手段是否有效，还需要通过后续摸索和阶段性实验来进一步确认。但能够确定的是，管理制度科学化、管理技术现代化、管理人员专业化是帮助档案管理工作实现飞跃的根本途径。

参考文献：

[1]张永莲.对乡镇级机关档案实行综合管理的探讨[J].办公室业务，2019（7）：87.

[2]孙廷旭.乡镇综合管理背景下的档案管理规范化分析[J].环球市场，2021（2）：302.

[3]乔美军.加强村综合文化服务中心档案综合管理充分发挥档案作用[J].魅力中國，2020（20）：342.

[4]赵树利.大数据时代乡镇统计部门档案信息化管理浅析[J].中外交流，2021，28（5）：956.

[5]杨文安.乡镇政府档案管理信息化服务工作刍议[J].数码设计（下），2021，10（4）：90.

[6]杨文安.关于针对乡镇政府档案管理问题的研究[J].数码设计（下），2021，10（3）：46—47.

[7]赵晓霞.乡镇政府档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2021（9）：91—92.

[8]谭晓梅.乡镇卫生院档案标准化管理刍议[J].价值工程，2020，39（15）：91—92.

[9]王晓燕.乡镇档案管理存在的问题与解决对策探究[J].办公室业务，2020（15）：105—106.

作者简介：高杰，吉林省梨树县万发镇综合服务中心馆员。工作及研究方向：农村乡镇档案管理。