档案APP 的发展状况研究

曾韦蜻

（西安医学院图书馆）

一、引言

（一）相关概念

APP（Application，移动应用程序），主要指安装在移动智能设备上的第三方应用程序。APP搭载于移动智能设备上，具有便捷性、即时性、交互性。互联网时代的到来，使得APP的发展迈入了新阶段。APP以其强大的包容性，丰富的内容，以及便捷的操作为广大用户提供了便利的体验，开始渗透到各行各业的信息服务应用中。

档案 APP 是 APP 在档案信息服务领域中的一种应用，它以档案信息为基础，通过移动智能终端向社会提供档案信息的服务平台。通常情况下，档案APP的信息更新速度快，周期短，内容丰富多样。随着互联网的发展及智能手机的进一步普及，档案APP在档案管理及信息服务中将会占据越来越重要的地位。

（二）选题背景

2017年8月4日，中国互联网络信息中心（CNNIC）发布第40次《中国互联网络发展状况统计报告》。该报告显示，截至2017年6月，我国手机上网用户已达7.24亿。网民使用手机上网的比例已达96.3%[1]。在互联网飞速发展的时代下，从档案馆获取档案信息的方式已经难以跟上用户的需求。目前，我国越来越多的档案馆开始发展档案APP，利用互联网技术带给用户更便捷的体验。但是，当前我国的档案APP尚处于起步阶段，对档案APP所提供的信息服务的实践研究不够具体深入，本文希望在现有基础上，针对我国现阶段档案APP所存在的问题提出相应建议，使得APP在档案管理中能充分发挥其作用，为用户提供高质量的服务。

（三）选题意义

对于APP在档案管理和信息服务中的研究，其目的在于在对我国APP在档案信息服务中的应用现状进行详细分析的基础上，根据其应用存在的问题提出进一步服务优化的发展策略[2]。通过对当前APP在我国档案领域的应用研究，在理论上进一步完善档案服务和档案资源信息开发的相关内容，在实际应用中进一步充分利用档案信息使其为公众服务。

（四）研究思路与方法

本文以当前我国现有的档案APP为研究对象，结合以往相关的研究经验，分析档案APP在我国档案管理中的具体应用。理论研究和具体实例相结合，结合当前档案APP的发展状况，对比各类档案APP的特点，找出其优势与不足之处。

本文拟采用文献研究法，通过查阅前人所做的研究对我国档案APP在档案管理中的应用作相应小结。并辅以个案研究法，通过具体使用若干档案APP，发现其常用功能及所提供的信息服务，发现其中的相应问题，提出相应对策建议。

二、档案APP 的发展现状

（一）档案APP的产生

互联网的发展推动了智能终端设备的普及，这使得大量APP如雨后春笋般涌入手机应用市场。档案APP也因此有了发展的环境。2011 年2月，美国国家档案馆推出的App“Today’s Document”（档案中的今天），可以说是一款真正意义上的档案App。该APP以每日推送的形式，定期提供档案历史上的今天所发生的大事，用户可以通过搜索关键词查找自己感兴趣的内容。2013年6月，武汉市档案馆推出了“手机档案信息及文化推送系统”，具有查询、订阅、互动等功能。该客户端属于我国首个由综合档案馆推出的档案类手机客户端[3]。

（二）档案APP的服务应用

笔者搜索并使用了部分档案APP，选出比较有代表性的档案APP，比如“浙江档案”，“档案云阅读”等。通过使用发现，“浙江档案”APP具有以下功能。比如，动态信息：发布近期档案馆一些业务活动，工作汇报等；档案业务：收录全国或全省档案馆年度或季度统计报告，以及各类文件通知等；档案数据库：主要分为电子档案、图书档案、历史图库、声像档案、特色专题等，比如点击进入历史图库选择“清代图库”，可以浏览各类珍贵的历史图片，就像是在实物博物馆或档案馆展出的图片。除此之外，“浙江档案”还有“档案文化”“网上展厅”等板块。而“档案云阅读”与其有许多类似的功能，包括“档案资讯”“微课堂”“深度阅读”“精品典藏”等。“档案云阅读”主要以温州地区的档案为主，介绍当地的历史、人文、地理知识。

通过对各类档案APP的功能的使用，我们可以发现，当前我国档案APP的主要功能有以下几个部分：信息公告，比如公布档案馆的基本信息、知识讲座等；档案知识，比如介绍馆内相应档案的信息，或者与其相关的历史渊源；声像资源，以图像、视频、音频等形式介绍档案信息；定期推送，针对某一专题定期推送相关文章；互动答疑等。通过总结可以发现，档案APP具有以下特点：

1.内容丰富多样

档案APP的内容具有多样性，相比传统实物档案所的基本内容，档案APP中往往会有许多拓展内容，比如对档案内容的整理、述评、或者读后感等等。将加工过的档案信息反馈给用户，使用户易于理解信息。除此之外，档案APP内还有许多音像文件，这是对实物档案的补充，丰富了档案内容的形式。以音像的形式展示给用户，能够荷载更多的信息量，也更具有趣味性，易于被接受。

2.信息更新周期较短

传统实物档案往往以纸质类的图书、刊物为载体，其更新速度较慢。而档案APP则借助其便捷性，能够对信息及时的更新。以“档案云阅读”为例，进入“档案资讯”板块，不难看出所提供的信息都是最近日期的，相关新闻、政策等一目了然。此外，许多档案典藏也是持续更新中。随着时间的发展，越来越多有价值的档案被发掘出来，就会及时的进入公众视野中。

3.使用灵活性

基于APP本身具有的阶段性更新特点，档案APP具有一定的灵活性。比如如果需要新增一个档案相关的版块，或者剔除已经过时的功能，可以借助版本更新来实现。所有新颖的创意想法都可以很方便的通过修改APP内部模块来实现。这样便于对档案管理与利用进行及时的调整。但要注意不能频繁更新，否则会降低用户体验感。

4.实时交互性

这也是档案APP的一个重要特性。传统的实物档案的使用，仅仅是阅读者与档案的单向信息交流。而在档案APP中，用户可以通过在线交流、互动答疑等方式，与读者或者专业人士进行交流。这样信息流动的方式便由点对点变为网状形式，使得信息分享成几何形式增长。对于交流所产生的信息，通过筛选可以得到许多有意义的内容，比如读者的读后感、对档案馆提出的建议、对部分设施或者管理方法存在的疑问等。管理人员应该充分利用这些信息，加强对档案的管理，以便提供更好的服务。

（三）档案APP发展中存在的问题

1.APP的开发程度不够深入

档案APP在我国仍处于初始发展阶段，目前我国档案APP的数量并不多，在已有的APP中，所提供的功能比较少。从形式上看，大多数是与档案网站类似，只是将其“搬运”到APP上，缺少必要的创新性。档案APP的应用尚未形成完备的体系。档案APP的开发仍存在很大的空间，需要在管理、技术层面进一步完善与进步。除此之外，对于档案APP的宣传力度不够。不难理解，新兴的事物，需要通过一定的宣传才能被大众逐渐接触到。移动档案APP的推广渠道主要有档案馆网站、应用商店、社交网络、搜索引擎、广告投放等线上渠道和举办推广活动等线下渠道，但是从当前的情况来看，这些宣传力度显然还不够，仍需要进一步加强[4]。

2.APP中所提供的内容中无关信息过多

多数档案APP中，与档案相关的知识内容较少，造成冗余。以“浙江档案”为例，9个栏目中，仅有4个与档案信息有关，其余皆为档案馆内工作信息。对于用户来说，他们要在查找需求信息时要剔除无关信息，这无疑降低了他们的使用效率。除此之外，多数APP内也缺少搜索功能。当用户想要查找具体信息时，可能需要在栏目中逐一翻阅，会做许多“无用功”。

3.资源数量少，内容比较单一

目前，我国档案APP的内容并不多，其资源量只占档案总量的很小的一部分。许多档案资源尚未被APP采集收录。许多档案APP虽然会定期更新内容，但数量仍然比较少，APP的更新进度有些跟不上信息时代的脚步。此外，APP的内容也比较单一，缺乏对某一主题内容的拓展，缺少适当形式的补充。

4.对用户需求不够深入，缺少用户需求反馈

档案APP最主要的就是面向用户提供信息服务的。不同用户对于信息的需要各有差异。通过分析用户经常阅读的内容，阅读习惯等，可以从中提取有用信息，对用户的行为做分析，从而推出相应策略。而目前大多数档案APP尚不具有数据挖掘的功能，对用户的分析不够深入。不能根据用户需要定向推送内容，仅仅是无差别发布内容，这在无形中会增加用户检索信息的工作量。

三、档案APP 的服务策略研究

（一）开发更多应用版块，丰富APP的内容与形式

目前我国的档案APP为用户提供信息服务仍处于初始阶段，仅仅是对传统的档案馆所提供的服务的初级拓展。为了更好地传播档案信息，可以在APP内增设更多版块，丰富档案APP的功能。但是要注意结构的设计，要做到避免功能重复,能够引导用户易于使用和理解档案APP。

此外，对于档案APP内部的不太重要的版块，可以做适当调整或者删除，根据实际需要增加新的模块。比如，增加可视化档案分析，以图表等形式反映档案内容。或者增设游戏类版块，针对用户感兴趣的内容设计轻松有趣的游戏，增加用户对档案知识的了解，充分利用用户的碎片时间。据统计，用户主要会在零散的时间段使用APP。比如排队，饭点等时间段。在这些碎片化的时间段内，用户大多会选择休闲放松。而且，受限于手机等移动终端设备的阅读界面，简短精炼的信息通常会更受用户欢迎[5]。

（二）增加数字档案资源数量，进行档案资源管理规划

从当前档案APP的内容来看，海量的档案资源尚未被整合入APP内。现有APP对馆藏资源缺乏专业的开发，导致APP内容质量低，知识范围模糊，缺少系统的理论。为解决这些问题，需要从以下几个方面入手：

加强对数据的挖掘。对于记录在档案馆内的资源，从深度和广度对其进行挖掘、整理、加工，将其整合为具体知识。此外，通过建立档案馆间的数据共享平台，吸收对方的优秀经验，在一定程度上解除“信息壁垒”，有助于档案信息的交流与传播。

根据馆藏资源，开展相应服务。根据档案馆内现有资源，可以定期推送系列性文章。或者针对用户所提出的建议，开展相应活动，促进档案馆与用户的沟通与交流。充分利用档案APP，整合相应的资源，促进微博、微信公众号等社交平台与档案APP的融合，实现“两微一端”的信息共享[6]。

（三）根据用户需求，提供个性化服务

开发档案APP的目的，就是能使更多的人们能够享受公众教育服务、并且能够对其认可。只有以用户为中心，提高服务质量、才能真正实现教化育人的目的。首先，应该注重用户的需求，做好基于用户的需求分析。建设具有馆藏特色、趣味性强、内容形式丰富多样的模块。可以考虑将虚拟现实技术与游戏相结合，做到寓教于乐。其次，提供个性化的服务。通过对用户资料的采集，了解用户需求，提供交互式沟通，使之更具有针对性。最后，通过各种途径宣传推广档案APP，比如通过公众号推广或者在官网上附加档案APP下载途径。针对时事发布相应内容，吸引用户的关注[7]。通过与用户进行实时交流沟通，不断进行反馈调整，推出新内容新形式。总之，通过管理层面的支持与技术层面的支撑，从APP的结构与内容出发，借助互联网思维对档案APP进行合理的开发。

四、结语

档案APP作为一种新的档案信息传播形式，集档案网站、社交软件的功能于一身，具有强大的数据处理功能。能够为用户提供快速、精确的信息服务，满足用户的个性化档案信息需求[8]。在我国，档案APP仍处于初始发展阶段，尚未形成一套成熟的体系。档案APP的开发、普及等工作有待进一步完成。这需要档案机构加强对档案APP的宣传和推广[9]。当前，传统实物档案仍然是人们获取档案信息的主要途径。但是，随着移动智能设备的进一步普及，档案内容以APP为载体的趋势越来越明显。尽管当前档案APP的开发与利用仍有许多问题，但是，未来它会在档案机构提供信息服务中扮演着越来越重要的角色。档案APP并不是对实物档案的冲击与替代，而是对传统档案在公众中的普及过程的进一步促进。通过档案APP发布丰富的数字资源，为用户提供更好的体验，进一步推进档案服务信息化。