信息技术环境下离退休档案管理探讨

郑 燃

（大庆油田信息技术公司龙岗分公司，大庆 163000）

引 言

离退休档案管理工作是用人单位开展离退休人员管理和服务的重要依据。在传统的离退休档案管理工作中，主要是采取以人工为主的档案管理模式，但是由于用人单位对离退休人员档案管理工作的重视程度不足，对离退休档案管理的资金、设施及技术投入比较匮乏，使得离退休档案管理工作的信息化水平较低，档案管理工作的规范化不足，在实际的离退休档案管理中造成了离退休人员档案资料的缺失、遗漏及信息失真等情况，损害了离退休人员的切身利益，甚至引发了离退休人员与用人单位之间的矛盾冲突。因此，离退休档案管理工作的开展需要充分利用信息化技术手段，进一步规范档案管理的相关制度、体系及流程，加快离退休档案管理工作的信息化建设，提高档案管理模式的创新，从而确保离退休档案管理工作有条不紊地开展。

一、信息化技术环境下离退休档案管理的必要性分析

第一，随着离退休人员数量的不断增加，所产生的离退休档案资料的数量也在持续扩充，这就给传统的以人工为主的档案管理模式造成了极大的压力，由于现有的档案管理人员数量有限，在对离退休档案进行处理的过程中就很容易发生疏漏。而将信息技术手段应用于离退休档案管理中，可以通过电子档案对离退休人员的档案资料进行整合和归类，建立比较清晰和系统的名目，这就便于相关人员对离退休人员的档案进行调取、查询和共享，极大地提高了离退休档案管理的效率，减轻了档案管理人员的工作量，减少了人为原因引起的错漏，缓解了档案管理人员的工作压力。

第二，随着社会和用人单位对于离退休人员的保障及服务机制的建设更加完善，针对离退休人员所开展的各项关怀活动也更加丰富，很多企业都会给离退休的员工举办一些老年活动，针对离退休后在生活上存在困难的人员也会给予相应的帮扶。除企业为离退休人员提供的服务外，当地政府和社会保障部门对于离退休人员的各类保障服务也越加完善。通过信息化的离退休档案管理，可以更加高效、准确地调取离退休人员的档案资料，获取企业和政府部门所需的数据信息，从而为离退休人员的保障及服务工作的开展提供极大的支持。

第三，离退休人员虽然已经离开了工作岗位，但是这些离退休人员在职期间为企业的发展做出了积极的贡献，部分离退休人员在离开工作岗位后仍旧心系企业的发展，加上本身的知识、思想和能力还具有极高的利用价值，这部分离退休人员还可以通过返聘、顾问等形式继续为企业提供服务。而信息化的离退休档案管理，便于企业更加全面、准确地了解这部分离退休人员过往的工作经历，以及在工作当中所取得的成绩、荣誉等，这就为这部分离退休人员的返聘工作提供了依据，为企业充分利用人才、留住人才提供了技术支持。

第四，做好离退休人员的管理工作对于稳定现有的员工队伍，推动用人单位的稳定与发展也具有积极的促进作用。在以往的离退休档案管理工作中，由于用人单位缺乏对离退休档案管理的重视，不愿投入相应的资金、技术和精力开展离退休档案的信息化建设，造成了离退休人员档案资料管理混乱、档案遗失、信息失真等问题，这就使得在开展离退休人员的管理和服务时出现了一些疏漏，引起了部分离退休人员的不满，这不但会损害这部分离退休人员的利益，还会对企业的社会形象和信誉造成不良的影响。而通过信息化的离退休档案管理，提高了档案管理的效率，对离退休档案资料进行了系统性的整理，减少了档案资料的错漏，这就有效提升了离退休人员管理的水平，稳定了企业的员工队伍，树立了良好的企业形象。

二、信息化技术环境下离退休档案管理中存在的主要问题

（一）对离退休档案管理的认知不到位

离退休档案管理工作的开展与企业的经营管理水平息息相关，离退休档案管理可以依靠真实、客观、可靠的档案信息为离退休人员的管理工作和服务工作提供依据。但是从离退休档案管理工作的实际情况来看，由于部分企业对离退休档案管理的认识存在一定的偏差，给信息技术在离退休档案管理中的应用造成了极大的阻碍。一方面，部分企业对于离退休人员的关注度不高，重视程度不足，企业的保障和服务机制不完善，不愿意投入资金、精力和技术对离退休档案管理进行优化和创新，离退休档案管理仅仅是对离退休人员的档案资料进行简单的收集、汇总和保管，或直接交由劳动市场或第三方保管，这就使得离退休人员档案资料的完整性、真实性受到影响，也给离退休档案的利用带来了不便。另一方面，在离退休档案管理中存在着重保管、轻利用的错误观念，使得大量离退休人员的档案资料保存在企业当中，不但占据了档案管理人员大量的时间、精力，还由于利用率较低增加了企业的资金压力，使得离退休档案管理的投入大、效率低、利用率不高。

（二）离退休档案管理的手段比较落后

信息技术的快速发展已经改变了各行各业传统的工作模式，依托于信息技术手段的办公自动化系统建设是现代企业发展的必经之路。在信息化技术的环境下，离退休档案管理工作也需要加快信息技术的引进和应用，尽早实现档案管理的信息化。但是从实际的情况而言，由于对离退休档案管理的信息化缺乏重视，使得现有的离退休档案管理方式仍然停留在传统以人工为主的管理模式当中，离退休人员档案资料的存档和调取主要依靠人力进行记录，而离退休档案的保存也需要占用大量的空间，加上部分离退休人员离职时间较早，个人的档案信息不全，也增加了档案管理的难度。这种落后的档案管理模式一方面增加了离退休档案管理的风险，一些临时存放的纸质档案资料由于防潮、防火、防水措施不到位造成了档案资料的损毁和遗失，而企业用于这部分离退休档案管理的成本也相对较高；另一方面也使得离退休档案资料的真实性及完整性不足，给离退休人员的管理和服务工作带来了极大的阻碍。

（三）档案管理人员的素质参差不齐

档案管理人员是开展离退休档案管理工作的主体，由于离退休档案管理的数量大、内容繁多，加之很多离退休人员在离职时档案交接不完整，无疑都增加了这份工作的难度。档案管理工作对于从业人员的工作能力、工作经验、责任心等具有较高的要求。但事实上，目前从事离退休档案管理工作的人员在专业能力和职业素养方面还存在着一定的问题。首先，档案管理人员在思想认识上对档案管理工作不够重视，工作上缺乏责任心，导致离退休人员的档案资料存在错漏；其次，档案管理人员在固有的工作模式下思维比较僵化，工作方法因循守旧，对于新知识、新技能和新工具的使用缺乏学习意识，给离退休档案管理的信息化建设带来了极大的影响；最后，档案管理人员在档案管理工作中的积极性不高，主动性不强，甚至存在着浑水摸鱼、得过且过的错误思想。

（四）档案管理制度不健全

档案管理制度是保障离退休档案管理信息化建设的重要依据，对于完善离退休档案管理流程，提升档案管理的水平有着非常重要的推动作用。但是就目前的情况而言，由于针对离退休档案管理信息化的制度不健全，档案管理信息化的工作流程和工作职能不明确，导致实际的离退休档案管理中存在着诸多漏洞，也给一些信息安全问题的发生创造了机会。此外，部分企业虽然制定了离退休档案信息化管理的相关规定，但是在实际的执行过程中缺乏监管，执行力差，使得制度的约束成了摆设，也阻碍了离退休档案管理工作的有序开展。

三、信息化技术环境下离退休档案管理的开展措施

（一）创新离退休档案管理的机制与体系

首先，要正确定位离退休档案管理在企业人力资源管理和行政管理中的角色，充分认识到离退休档案管理对于开展离退休人员服务工作的重要性，加强对离退休档案管理信息化建设的重视，从资金、技术、专业人才等多个方面为离退休档案管理信息化建设做好充分的准备。其次，不但要重视离退休档案的管理，更要注重离退休档案对于开展离退休人员服务和保障工作的重要价值，通过对离退休人员的档案资料进行全面的整理，使离退休档案资料的归档、分类更加规范化，便于相应人员及时进行档案资料的调取，提高离退休档案的利用价值。最后，档案管理部门要正确认识离退休档案管理的重要性，树立大局观，改变陈旧落后的思想观念，不断提高思想认识，努力学习先进的档案管理知识，提升岗位技能，充分迎接离退休档案管理的创新。

（二）加快离退休档案管理的信息化建设

首先，依托于档案管理信息化平台的搭建，改变传统人力为主的工作模式，开发或选择适合的离退休档案管理软件，实现对离退休人员档案资料的自动化采集、筛选、录入、存档、更新及调取，要确保硬件设施和软件设施的建设能够满足海量信息数据的获取、处理和传输需求，便于进行离退休档案管理平台的开发、运营和更新维护。其次，要对现有的离退休人员档案资料进行整理、检查和补充，通过信息化技术开展纸质档案资料的录入工作，为离退休人员建立电子档案，提高离退休人员档案资料的全面性和真实性，尤其是对档案交接过程中存在问题的情况及时进行处理，确保档案资料的完整性。最后，为了满足离退休档案管理信息化的要求，还需要针对现有的档案管理人员开展信息操作的相关培训，熟练掌握信息化管理软件的使用方法，根据离退休档案管理信息化的工作要求，保质保量地完成本职工作。

（三）注重对离退休档案管理人员的选拔与培育

首先，在思想观念上要转变落后陈旧的思想，认识到离退休档案管理信息化建设的必然性和必要性，调整自己的心态，积极主动地学习信息化技术，改变陈旧僵化的工作模式，从思想上接受离退休档案管理工作的创新。其次，要结合离退休档案管理信息化建设的具体需求，招聘选拔相应的人才，既要具备扎实的档案管理知识和工作技能，也要注重选用具备互联网思维的技术型人才，能够快速适应离退休档案管理信息化的工作要求。再次，针对现有的离退休档案管理人员开展专业化的培训活动，掌握系统的、全面的离退休档案信息化管理的知识和技能，加强职业道德建设，提高职业素养，提升档案管理人员的主动学习意识，能够在本职工作中积极思考，敢于创新，提出优化性建议。最后，要从绩效管理和薪酬管理的层面体现出对离退休档案管理人员的绩效考核，提高工作积极性，严格按照离退休档案管理工作的要求开展本职工作，做好长远的职业生涯规划，促进离退休档案管理人员综合素质的提升。

（四）提高信息安全意识

信息安全是在信息化技术环境下离退休档案管理工作必须重视的重要问题，信息安全漏洞会给黑客攻击、网络病毒等创造机会，一旦受到攻击将会引起网络安全风险，危害离退休档案资料的真实完整性。离退休档案管理应当不断提高风险防范意识，健全网络安全管理机制，利用网络防火墙、加密技术、认证技术、身份识别技术等先进的技术手段对档案管理平台进行安全防护，抵御黑客攻击、非法入侵等危害网络安全的行为。对于用户登录离退休档案管理平台，可以通过设置用户访问权限，对一些非法登陆的行为加以阻挡。同时，由于离退休档案管理涉及大量的离退休人员的档案资料，如果档案管理平台被黑客攻击，有可能造成重要信息数据被窃取和篡改，因此离退休档案管理的信息化建设还需要加强对重要信息数据的保护，采用数据恢复和数据备份技术，避免重要信息数据的遗失，在档案管理信息化平台遭遇突发安全事故后对信息数据进行自动恢复。

（五）建立健全离退休档案管理制度

健全的制度是保障离退休档案管理信息化建设的规范化和专业化的前提。首先，根据国家的相关规定，加强对《中华人民共和国档案法》的深入学习，结合离退休档案管理工作的特点，建立一套科学适用的管理制度，明确落实离退休档案管理工作的范畴、目标、职责、岗位设置、工作流程。其次，结合离退休档案资料的使用需求，建立相应的档案调阅、归档、转递、安全管理、保密等制度，明确档案管理的重点，确保档案管理的各项工作有制可依。最后，针对离退休档案管理制度的执行情况也应当加强监督，提升相关人员的执行力，确保各项规章制度和工作流程执行到位，不断提升离退休档案管理的效率和水平。

结 语

离退休档案涉及的内容较多，档案资料数量较大，离退休档案的管理工作不仅能够促进档案利用率的提升，也能够对离退休人员的管理工作起到积极的助推作用。离退休档案全面真实地反映了企业离退休人员的基本信息，在实际的离退休档案管理工作中，由于信息化水平不足引起了离退休档案管理的诸多问题，这就要求相关单位应当加强信息技术的应用，搭建完善的信息化档案管理平台，不断提高离退休档案管理的信息化和规范化程度，更好地开展离退休人员的管理工作和服务工作。