基于信息化平台的高职院校学籍标准化管理工作的研究与思考

苏晓迪

（杨凌职业技术学院，陕西 咸阳 712100）

学籍档案是学校教学档案的重要组成部分，它真实记录和反映了学生从入学到毕业整个在校期间的个人经历以及综合表现。学籍管理工作是指学校按照有关规定对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格进行考核、记载、控制和处理的活动，它涵盖了学生的注册、考核与成绩记载、学籍异动、证书管理等方方面面。对于高职院校而言，学籍管理工作具有管理数据量大、信息动态变化、查阅次数频繁等特点，传统的管理手段已经难以满足教学管理的要求。当前，随着信息化技术的不断发展，信息化管理平台的应用使得学籍管理的手段得以创新，极大提升了学籍管理的质量与效率，但与此同时，信息化技术对高校学籍管理工作也提出了更高的要求。

1 信息化平台下学籍管理的现状与困境

1.1 学籍管理机制不健全

从学校层面看，教务处负责学校层面的学籍管理工作，二级学院作为执行层面，负责学籍管理的具体实施。目前二级学院参考各个学校的学籍管理实施办法来进行学籍管理，但在具体实施中，缺少指导性的工作手册或文件。由于学籍管理涉及到的职能部门较多，学校、二级学院、相关职能部门在学籍管理体系中的定位和分工不明确，权责划分不清晰，往往会出现部门之间推诿扯皮，办事拖沓的现象，大大降低了学籍管理工作的质量。从学生层面看，学籍管理的主体意识还不到位，缺乏学籍信息重要性的宣传与教育。以学籍自查工作为例，学生自查学籍信息有误后，尚不能认识到学籍信息有误所造成的影响，缺乏主体意识，不能及时、准确地向学院学籍管理老师反馈，导致学院的学籍管理工作出现失误。

此外，在推行信息化办理学籍工作的过程中，部分高职院校存在信息化建设不到位的现象，缺少强有力的监督及推行措施。以部分高职院校办理转专业手续为例，缺乏人性化的流程设计。学生线上申请，线上办理后，仍需线下往来于各学院、各部门之间审批，提交纸质版的资料，反而增加了学籍管理工作的工作量。信息化平台建成后，由于人员信息化意识淡薄、系统不完善等原因造成平台利用率不高，学校层面也没有继续推进信息化建设，最后往往不了了之，造成资源浪费，这些都大大降低了信息化平台下的学籍管理水平。

1.2 学籍管理信息化建设滞后

信息化水平的高低，是衡量学校管理水平的重要指标之一。《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》中要求，要“利用新一代信息技术提升教育管理数字化、网络化、智能化水平”“以信息化支撑教育治理体系和治理能力现代化”。随着我国信息技术的不断发展，各大高校早已将信息化建设融入到学校日常教学管理工作中。智慧校园的建设，也使得高职院校的学籍管理工作逐渐趋向网络化、信息化的管理模式。但是，在学籍管理网络化信息化建设的过程中，仍存在以下一些问题：

学籍管理软件系统更新滞后，开发和利用的力度有限。目前，大多数高职院校所采用的教务管理系统属于早期的普适性软件，虽然随着管理需求在不断升级模块，但仍不能从根本上满足个性化的需求。与此同时，系统在使用中存在灵活度不高、系统框架陈旧等问题。往往在系统中无法直接提取或查询所需数据，需要手动进行二次数据处理，再次处理则容易导致数据的丢失以及错乱。另一方面，有些高职院校在信息化建设中，后期的系统硬件维护不足，不断扩充的数据量导致系统在使用时卡顿，大大降低了日常学籍管理的效能。近年来，也有部分高校为方便扩招生源教学管理引入了新的平台，但是新旧平台之间的数据迁移与整合，仍是一项巨大的工程。

数据共享存在障碍。以学生的学籍异动办理为例，完整的学籍异动办理涉及部门有二级学院、教务处、学生处、后勤处、财务处，不同部门之间有各自的数据管理系统，由于各系统之间的模块不一致，且有操作权限的制约，所以不同部门之间数据难以共享流通。实际中往往会出现不同部门统计的数据量不一致，导致智慧校园的“信息网”难以形成，从而制约了学籍管理工作的准确性和高效性。

1.3 信息处理缺乏标准化，数据价值尚未发挥

学籍信息涵盖的数据十分庞杂。从内容上看，包含了入学注册信息，图像比对信息、学籍异动信息、成绩与考核信息等；从形式上看，包含了文字、照片等形式；从时间上看，涵盖了学生从入学到毕业整个学生时期。由于缺少标准化的指导手册，目前，学籍管理人员在处理数据时，大多按照个人习惯对数据进行存储记录。一方面数据的规范性得不到统一，另一方面，数据的安全性也得不到保证。此外，学籍信息作为巨大的数据池，目前尚未充分发挥数据的价值，只是简单地存储、记录和标记，缺少分析挖掘。比如通过学籍信息可以分析学生的录取、注册、毕业情况，结合学校以及学院的发展定位，及时调整专业设置和办学方向，通过学籍异动数据变化，把握学生日常动态，提前指定管理预案，提升学生管理水平。所以，要深入发掘数据的潜在价值，找到科学的组合模式，通过对数据进行比对分析，为决策提供有力的支撑。

1.4 学籍管理队伍信息化水平不高

高职院校的学籍管理队伍是落实学籍管理工作的执行者，当前，学籍管理人员专业背景、学历层次、年龄结构、工作经历差异较大，很多学籍管理人员仍习惯于纸质版的学籍管理方法，信息化办公的意识相对淡薄，缺乏开拓创新的精神。片面地认为学籍管理就是纸质走流程，电脑存数据的过程，忽略了学籍信息资源所蕴藏的重要价值。虽然各大高校每年都在进行信息化办公的培训，由于培训的形式、内容差异，目前看来效果甚微，并没有从根本上提升信息化的管理水平。

2 信息化平台下学籍标准化管理工作思路

2.1 建立健全学籍管理机制

修订《学籍管理实施办法》，细化条款，明确提出要通过信息化的手段落实学籍管理，并加大推行力度。同时，制定学籍管理人员的《工作手册》，梳理条款，涵盖学生入学注册、学籍自查、各类学籍异动办理、成绩考核、证书管理等方面，出台指导性文件，明确各学院、各行政管理部门之间的权责关系，使学籍工作在办理时更具有依据及规范性。制定《信息化平台操作手册》并不断完善更新，为学籍管理人员实施信息化的学籍管理工作提供依据。此外，积极引导师生牢固树立信息化管理的意识，及时更新信息化管理新观念，促使学籍管理迎合我国信息化发展的趋势以及要求。同时，也要引导学生充分认识到学籍信息的重要性。在育人环节的不同阶段，宣传主体意识，明确自身的权利和义务，让学生认识到自我身份从被管理者到自我管理者的转变。

2.2 制定学籍档案数字化标准与规范

以每年进行的学生信息核查为例，学信网建立了毕业生身份复核常态化工作机制，对在校生及历届毕业生中经比对身份信息存疑的学籍、学历数据进行动态预警，被预警学生的学籍或学历信息需要被复核。在这期间需要收集学生学籍资格复核材料，为了收集到最真实可靠的学籍证明材料，学籍管理人员往往要翻阅大量的学籍档案，而这些学籍档案分散于教务处、学生处、档案馆等不同的部门之间，并且大多以纸质版的形式保存，没有统一的存放标准，翻阅时消耗大量的人力与物力，从而影响查询效率，也降低了查询的准确性，查找后还需将纸质版的学籍档案进行电子化处理后才能提交。由于没有具体的档案数字化标准与规范，不同院系、部门电子化处理后的学籍档案形式不统一，汇总后难以整合和共享，后期需投入巨大的人力来进行校对调整，给学籍复核工作带来极大的不便。因此，结合学校管理要求，根据国家相关专业规范制定学籍档案的数字化标准、电子文档的管理标准十分有必要。例如对学籍档案资料的扫描参数等方面制定规章制度，通过制定标准，使学籍档案数字化有据可依、有章可循。还可以制定电子文件资源管理规范，使电子文件满足真实可靠，完整可用的要求。总之，按照纸质档案数字化过程中的标准与规范来进行学籍档案的管理，可以使学籍档案数据形式统一，便于数字档案信息资源的整合、互联和共享。

2.3 建设高效的信息化平台

在当前“互联网＋”的时代下，信息技术日新月异，建立起高效、共享的信息化管理平台，是学籍管理工作高效开展的有力保障。高职院校要充分认识到学籍管理信息化水平对学校教学管理水平的重要性，从思想及制度上重视信息化建设，将信息化平台的建设及应用落到实处。信息化平台的建设，需要学校各方资源共同参与。就硬件建设而言，前期需加大资金投入，结合本校招生、专业设置、办学定位、学籍管理的现状等方面，开发或升级出符合本校实情的模块，对于难以升级或更改的模块或者系统框架，可以通过引入新的平台，实现数据资源的整合对接，从而达到信息共享。同时，也要不断进行后期的系统维护，保证系统持久稳定运行。

另一方面，学籍管理信息化平台的开发也要遵循人性化的理念。以学生办理转专业及其他学籍异动手续为例，整个办理流程的设置既要保证学籍管理人员的操作规范、档案材料收集完备，又要尽量减少学生线下往来于学校各部门之间，避免出现所谓的因签字审批导致学生来回奔波，降低办理效率。对于无法在信息化平台实现线上办理的学籍手续，可以结合当前的多种信息手段，扩展学籍管理的覆盖面。如通过微信小程序、班级群等进行线上申请，线下进行办理，通过多种信息化的手段，来提高学籍管理的质效。

与此同时，学校有必要建立单独的学籍档案管理系统。利用信息技术，将学生在校期间的综合表现及学籍信息变化整合在一起，建立起学生学籍档案库。管理员只需输入学生的姓名学号班级等基本信息，就能查出该学生的各类学籍信息。同时将学籍档案管理系统与学校信息化平台进行对接，使得管理员在信息化平台进行审批办理学籍业务时能直接查询数据作为依据，而无需反复切换系统平台，提高管理效率。

2.4 建设高素质的学籍管理队伍

学籍管理员是开展学籍工作的中坚力量，培养出高素质、业务能力强的学籍管理队伍，是保障学籍管理工作高效稳定运行的必要条件。当前，有相当一部分高职院校的学籍管理员属于兼任性质，日常事务繁杂，学校应组建专职的学籍管理员队伍来处理工作量巨大的学籍管理工作。学籍管理队伍不只是学籍管理员一人的工作，还需要班主任、辅导员多方参与，分工合作，形成协同机制。辅导员与班主任在学籍管理队伍中充当着重要的角色，是学院与学生之间的桥梁，是学籍管理环节中的反馈机制，学籍管理人员在执行中的任何问题，都需要班主任辅导员向学籍管理员进行反馈，从而使学院调整管理工作的内容，保证学籍管理工作准确无误的完成。同时，还可以建立激励政策，激发学籍管理人员的育人动力，维护学籍管理队伍的稳定。

另一方面，学籍管理从专业分类上属于档案管理系列，当前从事学籍管理的人员大多不是档案管理相关专业的人员，因此学校应组织专业的档案管理人员对学籍管理人员进行标准化培训，并配发工作手册，规范工作流程。还可以定期组织交流会，及时反馈学籍管理中遇到的问题，通过交流解决，促进资源共享。此外，还要增强学籍管理人员的信息化意识，充分认识到信息化数据所蕴含的巨大价值，信息化处理对于提升工作质效的重要意义。但与此同时，还更应该强调信息化背景下，数据应用时的安全意识。由于学籍档案包含的信息十分详实，学籍管理人员在利用学籍档案时，要坚持原则，严格把关，恪守职业道德，严格依照规范、标准流程开展学籍管理工作。

3 结语

在当前信息化的背景下，传统的学籍管理模式早已不能适应新形势下的教学管理要求。高职院校学籍管理必须转变思想认识、健全管理制度，积极构建适应新时代要求的高职院校学籍信息化管理平台，创新管理手段，建立高素质的学籍管理队伍，充分利用信息化技术提升高职院校学籍管理的质效，促进教育教学管理水平的提升。