ERP 环境下财务管理信息系统的风险与防范

欧阳光 孙敦振

（1.南昌交通学院，南昌 330000；2.江西中医药大学，南昌 330000）

引 言

近年来，我国中小企业在市场经济中日益活跃，并逐步形成了一股重要力量。但是，我国的中小企业在发展的同时，也面临着许多困难和实际问题，尤其是财务管理方面的滞后，已成为制约我国中小企业发展的一个主要障碍。面对日益激烈的市场竞争，国内的中小型企业都在积极地进行财务管理的创新，优化自身的经营能力，并不断摸索出适合企业发展的先进经营模式。ERP 是一个集成了众多企业内部管理模块的系统，它可以实现企业内部的信息交换、传输，实现对生产过程的优化和调整，具有高度集成、先进统一、完整开放等特征。另外，ERP 系统能够对企业的财务信息进行有效的评价与控制。现阶段，ERP 系统已广泛应用于我国的中小型企业。我们应该根据企业发展的实际情况，合理地吸收有关的理论和国外的先进管理思想，从而推动企业的持续、稳定发展。

一、ERP 系统概述

ERP 是一种基于计算机信息技术的综合管理平台，其将企业经营理念、业务流程、资源库存、财务数据等展开汇总集成，是推动企业标准化和规范化发展的一个重要工具。在企业的财务信息管理中，ERP 系统主要是利用计算机/服务器技术、网络通信技术、数据库技术等新兴信息技术，使企业的财务数据能够相互交流。通过对财务数据的分析，可以有效地提高企业的财务数据质量，提高企业的财务决策水平。基于ERP 系统的财务数据具有集成性、科学性、即时性等特点，可以有效推动企业的动态管理和协同执行。

从ERP 的历史发展来看，它可以分为四个阶段：第一时期是20 世纪60 年代，为解决存货的积压问题，采用订货点法，通过及时发出订单来弥补存货的损耗。但该算法存在一定的滞后性，也缺少计算机的支持，很难对复杂的数据进行高效的运算。由于计算机的快速普及，这种订货点法逐渐被MRP的库存订货计划所代替，故又称“MRP期”。第二个时期，市场经济的迅速发展使人们对MRP 的研究更加深入，这一阶段的学者提出了闭环MRP 的新的生产计划与控制体系。第三个时期是在软件技术发展的基础上，实现了企业内部信息的全面共享，逐步形成了一个集成了多个业务、多个模块的系统管理平台，也就是“MRPII 理论”。第四个时期是从原来的以企业为对象的综合规划管理理念逐渐演变为对企业综合资源的有效利用和管理，这一阶段已经形成了较为完善的ERP 系统。此后，随着ERP 理论的不断完善和完善，ERP 模型的不足与缺陷也在不断改进，这使得ERP 系统模型成为影响企业发展方向的重要工具。

ERP 在国内的应用起步较晚，早期主要是从管理和财务两个层面完成财务的信息管理。但是随着我国信息技术的高速发展，在国家政策与市场经济的双重作用之下，我国的财务会计信息系统也在飞速发展和完善，在财务会计相关工作的信息化建设方面有了较大的提高。我国绝大部分中小企业对于ERP 系统的重要性都有了深刻的认知，并在自身的运营中，逐步有计划地完成ERP 系统的引入，也在诸多学者的理论支撑下展开了中国化、本地化的探索。

但是，从目前的实际情况来看，中小企业的ERP 系统还存在着较多问题，且由于企业认识不到位，导致ERP 难以发挥自身的价值，这也造成了财务管理信息系统在财务风险评估中的作用难以实现。

二、ERP 系统环境下财务风险控制和防范的重要性

（一）加强对全面预算的管理

全面预算是指经营活动、投资活动、财务活动的预算总合，其基本涵盖了企业所发生的所有内外部活动。以往，我国中小企业在进行全面预算时，往往会依据历史数据和个人的主观判断来确定其发展方向，造成预算与现实之间的脱节。ERP 能够将参与的企业的经营活动进行集成，实现对资金的统一调配和管理，并对整体预算进行全面的统筹，防止出现疏漏、重复的情况，保证预算有迹可循、科学合理，有利于企业更为科学地展开生产活动。

（二）优化风险控制的管控流程

在财务管理方面，采用统一的会计核算，可以最大限度地优化风险管理的过程。在进行财务管理时，企业要对上游和下游的供应链进行信息数据的核对，以保证每个生产环节都能保存所需的生产资料。ERP 系统能够追踪、查询企业各部门资金的流动情况，掌握企业运营过程中的资源消耗情况、资金配置情况，并能够据此实现实时的风险管理，防范资金风险的发生。

（三）加强财务分析与财务预算

企业传统的财务管理依赖于人工进行，财务预算及信息分析都需要从业者依赖自身的专业能力与素养展开计算，将耗费大量的资源。在ERP 系统中，可以通过财务管理模块对企业的经营状况进行分析，系统中的数据均来源于日常经营中所产生的真实数据，可以准确反映企业日常运营状况，且能根据市场变化，构建预测分析模型，从而使企业的预算更具科学性，更能满足企业发展的需要，从而降低财务人员的工作压力，增加数据的准确率，同时还可以对去年同期的财务报表进行自动分析，使决策者对全年的生产活动有一个清晰的认识，从而为企业的发展战略提供科学的依据。

三、ERP 环境下财务管理工作中存在的风险

（一）系统兼容风险

在国外，尽管ERP 系统已经非常成熟，能够为许多企业的财务处理提供有效的解决办法，但是在ERP 系统的使用中，企业必须从自身的实际出发，同时将所需的信息和管理信息集成到ERP 系统中，又要与上下游的供应链保持紧密的联系，确保信息化的畅通，同时也要避免盲目操作。因此，ERP 系统的运行必须与企业的现实相结合。但是，由于国内一些中小企业在管理、经营观念上与世界领先水平存在较大的差距，如果企业不能正确认识到这些差异，势必会导致ERP 的不兼容，从而影响相关的会计信息的处理与决策的客观真实性[1]。

（二）权重分配风险

在我国中小型企业ERP 系统的应用中，存在着许多权重分配问题，尤其是在思想管理方面的权重分配问题。一方面，企业寄望于ERP系统，期望它能提高企业的管理能力，为企业的财务管理做出贡献，但如果只把控制权交给系统，就会让决策人员松懈，从而影响企业的发展。另一方面，一些中小型企业在实施ERP 系统时，由于受到传统观念的影响，不愿意进行较大的变革，致使ERP 系统无法充分发挥其科学性的管理潜能，从而使企业的核心竞争力处于滞后状态。所以，要正确地分配权重，从全局出发，充分利用管理手段，提高工作效率。

（三）软件选择风险

目前，市场上提供ERP 系统的企业有很多，不同企业的ERP 系统都是不同的，这些系统都是根据不同的行业、不同的业务而进行的，它们能够满足不同的行业和业务，同时也会带来一些问题。首先，企业处于发展的初期，ERP 系统能够适应当前的发展需要，但是随着企业的规模越来越大，势必会出现一些新的、不适应的问题；其次，目前市场上ERP 系统较为杂乱，成本效益低，很多企业搭建ERP 都是为了“面子工程”，应用深度不足，缺乏必要的应用能力；最后，ERP 系统是由众多模块、子系统组成的平台，它们相互联系，功能错综复杂，要使其发挥应有的功能，需要专门的人才来进行有效的管理与控制[2]。

（四）内部控制风险

ERP 是一种具有外部防范功能的安全保护系统，其应用可以有效抵御外界的入侵，而对于企业的内部风险则主要体现在管理人员的控制上。在企业生产经营过程中，由于人员的流动和管理，内部控制不到位，势必会增加企业的内部控制风险。比如，由于没有及时更新已离职员工的职位或者更改其权限，很可能会造成信息泄露等问题。另外，在新旧管理员更换过程中，管理上的漏洞也会因为新管理员的不熟悉而产生。

（五）信息安全风险

ERP 是一种以各种形式的信息为基础的系统。对企业而言，企业的资产是企业发展壮大的重要保证，而在网络时代，信息资料有可能被篡改、被盗。与传统的纸质办公不同，在ERP 中，一旦数据被修改，就很难找到被篡改的数据。另外，由于企业的财务管理体系与现代科学技术的关系还不密切，在数据输入的时候，一旦操作失误，就可能导致信息安全方面的问题。这些问题都要求企业在实践中不断进行研究和改进，以确保ERP 系统可以满足自身所需。

四、ERP 环境下财务管理信息系统的风险防范策略

（一）基于企业财务管理需求建设ERP 系统

企业ERP 系统的建设，需要对自身的经营状况进行全面的梳理，明确其目前的状况，以便更好地发挥ERP 系统的作用，为企业可持续发展提供协助，增强财务资源的利用率。在ERP 系统的构建中，需要企业根据已有的资源，确保信息的畅通，要建立健全财政预警系统，对预算与费用进行实时、准确的监控，并及时发现问题，展开有效处理，在最短时间内解决问题，避免损失增加[3]。

（二）健全企业财务管理工作的内部控制制度

ERP 系统的数据输入、输出、处理等是ERP 系统的重要组成部分，因此需要对这部分展开重点管理与控制。相关人员在信息处理中，要对入库信息进行反复核对，确保数据的真实、完整，避免数据重复，在录入后也需要完成备份工作，确保数据的安全性。企业的财务数据录入、管理均需要由专人负责，保障数据信息的正确性、安全性，确保ERP 系统中的数据可以对企业的财务工作起到正面影响。企业要建立必要的评估标准，并及时反馈、分析、总结ERP 系统的使用状况，确保ERP 系统对在实施过程中出现的问题能够及时加以修正，并与相关部门、员工的工作表现挂钩，并将其作为年终考评的一个重要指标。

（三）依据企业过往财务信息选择合适的软件

企业在ERP 系统的选择中，需要依据行业及业务的实际需求，选择恰当的供应商，挑选适合自己企业发展的ERP 系统。过往财务信息是下一阶段决策的重点，财务信息系统的选择也不例外，需要根据过往的财务数据，选择合适的功能与项目，也可通过自主研发，建立起适合于企业财务需求的ERP 系统，强化对企业的经营行为、财务信息的监控与监控，使企业各部门都能充分发挥作用。

（四）提升企业财务人员的信息水平与安全意识

企业的信息安全，特别是财务信息的安全，是一个企业的生存和发展所必需的。在ERP 系统中，为了应对各类网络攻击和威胁，企业必须加强安全防范意识。首先，需搭建起完善的信息安全防范机制，做好备份工作，在进行数据调用时，需要展开核对，避免出现数据篡改问题。此外，也要控制管理员账号权限，严格区别存取资料。对重要资料进行存取注册，并向主管报告。其次，也要增强财务人员的信息安全意识。当管理员登录系统时，要对自己的账号与密码进行严格的保密，并实行“一人一密”，不得代替他人登录，并严格遵守安全手册的规定，建立信息安全的跟踪机制，对所有的印刷数据添加水印，对每个数据进行追溯。同时，对ERP 软件和硬件的缺陷进行定期评估，并对其进行及时的修补[4]。

（五）培养具备会计信息复合型能力的人才队伍

随着市场经济的发展，中小企业的财务人员必须具有较高的业务能力，特别是在ERP 环境下，能够有效降低企业的财务风险。另外，由于计算机的普及，会计从业人员要有一定的计算机技能，这就要求企业持续不断进行培训。首先，要把ERP的基础理论、中小企业会计制度和相关准则、计算机网络的应用、ERP 系统的应用等推广到日常工作中。其次，要不断吸收国外先进的财务信息管理思想与经验，确保财务人员掌握最尖端的金融知识。只有具备金融和信息技术的综合素质的人才，才能更好地利用ERP 系统为企业提供全面、系统、科学的服务，以促进企业的信息化发展。

结 语

本文对ERP 环境下的财务管理信息系统风险及防范策略展开了论述，要求企业可以根据自身的信息化水平，搭建起与企业发展相适应的ERP 财务管理系统，并不断提升人员意识、优化内部控制制度、搭建人才队伍，从而实现ERP 环境下财务管理信息系统的有效应用。总的来说，ERP 系统的应用将有效提升企业的财务管理能力，优化财务控制水平。