浅议机关事业单位档案管理中存在的主要问题及应对策略

摘 要：档案管理工作是机关事业单位的一项基础工作，能够反映单位的发展情况，在其日常运行中发挥重要作用。机关事业单位内部有关档案资料管理信息化建设的加快推进，不仅是保障单位业务的基础，也是单位现代化发展的必然选择。由于种种因素的影响，机关事业单位档案管理工作中存在着一系列问题亟待解决，导致档案管理工作质量比较低下。本文立足机关事业单位的实际情况，分析其档案管理中存在的各种问题，以及在事业单位开展档案管理信息化的重要价值与现实意义，并分析如何解决现有的问题，以推动事业单位内档案管理工作的改革创新。

关键词：档案管理；机关事业单位；档案价值；档案法；改革创新

前言

在全面建设社会主义强国的过程中，我国各级政府正在转变为服务型政府，机关事业单位内部的各项工作也在发生变革。随着社会的发展，落后的档案管理方法已然不符合现代化工作的要求，档案管理工作进行调整和改革已经势在必行。机关事业单位的档案涉及社会公众事务、工作人员的经历等，各地机关事业单位正在以全新的面貌迎接新时代，正在努力改进单位内一系列不合理、不科学、不先进的工作方法和形式。

一、机关事业单位档案管理中亟待解决的问题

1.档案管理意识不强

机关事业单位内部工作人员的档案管理意识是影响档案管理工作质量的主要因素，现阶段仍有许多工作人员缺乏正确的认知、科学的管理方法，现代化的管理意识并不突出，直接导致档案管理工作质量不佳。首先，其他业务部门的工作人员对档案管理工作的认知不正确，相当一部分工作人员认为档案管理是一项简单的工作，日常工作内容只是整理文件、摆放文件、写文件，不仅不重视档案管理工作，还不配合档案管理工作人员的工作。其次，管理部门缺乏科学的管理意识，在管理工作具体细化的过程中，档案管理容易被忽略，其采取的管理方式仍然保留着传统、固化、单一的特点，导致档案的归类、整理、保存、应用等一系列工作效率低下，无法最大限度地开发档案的价值。档案作为事业单位的“活资源”，却未发挥其作用，不利于机关事业单位的长远发展。另外，机关事业单位的档案管理部门很少开展关于档案管理的宣传工作，导致单位内缺少全员行动、全员参与的基本工作态度，也缺少良好的工作环境，对于单位的管理工作造成了不利影响。

2.档案管理工作制度不健全

档案管理工作制度是影响机关事业单位档案管理工作质量的一个重要因素，现阶段仍有部分机关事业单位缺乏健全的档案管理工作制度，导致档案管理工作出现流程比较混乱、责任无法落实等问题。首先，机关事业单位档案管理制度虽然参考《档案法》而制定，具有一定科学性，但未结合单位的实际情况，导致档案管理工作质量不高。即使部分单位建立健全了档案管理工作制度，也因为工作人员工作意识不强、制度缺乏灵活性而导致其并未发挥应有的作用，使档案管理工作制度形同虚设，时常会出现档案管理工作不规范、不合理的情况。其次，机关事业单位并未对档案的借阅情况进行认真记录，导致时常出现档案长期无法追回或不知其踪的问题。另外，奖惩制度不够完善，导致档案管理工作人员在工作中比较懈怠，一些不当的工作行为并未得到及时追责，出现的档案管理工作问题没有得到及时解决。

3.档案管理信息化水平低

机关事业单位档案管理工作信息化水平是影响其工作质量的一个最新因素，信息化水平不高是机关事业单位的通病，导致传统的档案管理工作方式与时代发展相脱节，影响了单位的长远发展。首先，多数单位仍然采取纸质档案管理的方式，尽管诸多行业已经实现了无纸化档案管理，但现代化的档案管理工作模式并未得到机关事业单位内多数人的支持。一方面，部分档案管理工作人员的思维想较为古板、固化，在日常管理工作中墨守成规，操作和执行传统的档案管理方式更得心应手。另一方面，单位内资金通常被应用在公益性事业中，被分配在信息化建设方面的资金数量十分有限，甚至使用的设备仪器比较落后，长期未更新，成为闲置物品，不仅浪费资金，无法提升工作效率，还不符合事业单位长远发展的要求。此外，部分工作人员对信息化管理的认知比较片面，导致信息技术的作用并未得到充分发挥。

4.档案管理人员素质较低

机关事业单位的档案管理工作人员文化素质、专业能力、管理手段和价值观念等均会影响其工作质量，是影响档案价值无法得到充分开发和利用的直接原因。首先，部分事业单位缺乏专职负责档案管理工作的人员，档案管理工作人员常常需要身兼数职，有的未接受过专业培训，缺乏专业理论知识指导实践活动，考虑问题不够全面，工作方法也不科學，出错是常有之事。其次，档案管理工作人员并未深入钻研档案资料信息，受自身能力限制，无法将档案的深层价值挖掘出来，存在工作效率、质量双低的问题。同时，单位安排给档案管理员的工作比较有限，最为基础的工作内容是完成领导下达的任务，导致其不愿意“多做事”“勤研究”。另外，档案管理工作人员的信息技术知识储备量不多，无法适应信息化的档案管理工作要求，工作效率不高，加上很少开展关于档案管理工作人员的专业技能培训，缺少一支专业能力过硬的档案管理队伍。

二、机关事业单位档案管理工作的现实意义

1.档案管理工作是机关事业单位各项工作的基础

档案管理工作在机关事业单位发挥着基础作用，是单位内各项工作、各项业务的前提。例如，单位在开展工作人员招聘时，档案管理能够为人员招聘提供相应的帮助；在日常管理工作中，便于单位领导结合工作人员的日常表现进行评判；在开展业务时，业务档案能够为其提供参考和借鉴。机关事业单位档案资料还包括财务档案资料，能够清晰说明单位资金的使用情况，作为资料保存在单位内部，为今后处理财务工作提供参考。

2.档案管理工作能为机关事业单位领导决策提供参考

档案管理工作能够保障机关事业单位领导决策的科学性与有效性，人事档案中会详尽记录工作人员的业绩，这类内容与员工的利益有着密切关系。当事业单位的工作人员需要发生调动时，人事档案能够为单位领导决策提供相应的信息。公文档案详细记录了机关事业单位内公共事务的全过程，在一定程度上能够反映工作人员的个人能力，同样是事业单位开展决策的参考依据，能够保障决策的有效性和科学性。

3.档案管理工作能够记录工作人员的成长历程

档案详细记录了工作人员的成长历程，并伴随其升迁调动。工作人员的档案能够清晰反映其优缺点，以此展开人才培养和人才分配，使人才价值能够得到最大化利用。档案资料的合理运用能够进一步优化人力资源、共享人力资源，推进人才流动。人事档案资料的管理工作比较复杂，管理手续烦琐，机关事业单位关于人事档案资料的管理工作还存在着诸多问题，导致人事档案的价值未能得到最大化开发和利用，因此，推进人事档案管理工作的改革已经势在必行，改革的方向和重点在于科技改革。

三、针对机关事业单位档案管理工作创新性策略

1.提升工作人员的思想意识与管理态度

提高思想意识在档案管理改革创新中能够发挥巨大的能动作用，由于传统的观念意识已经根深蒂固，事业单位需要深入内部开展对工作人员的观念意识、工作态度的更新和转变，推进思想观念走向现代化。首先，档案管理专员发挥带头作用，主要负责组织、规划、展开宣传工作，借助微信公众号等新媒体工具开展深入宣传，在公众号上向单位全体工作人员普及改革的必要性与重要性。机关事业单位内部的档案管理工作需要严格遵守《档案法》以及相关的法律法规，宣传部门还可以每周在单位开展一次学法活动，增强全体人员的法律意识和档案管理意识，主动参与、配合档案管理部门的日常工作。其次，消除其他业务部门工作人员的误解已经迫在眉睫。例如，有些人错误地认为档案管理工作内容简单、形式单一，单位可以组织其深入档案管理部门开展一日学习活动，观察档案管理部门工作人员的工作行为和工作内容，从根本上转变对档案管理工作的认知，使其在行动上更加配合工作。另外，机关事业单位管理层人员更要以身作则，通过定期汇报、深入基层等方式了解工作中的不足，并制定相应的创新策略。

2.制定科学的管理工作制度

制度是保障档案管理工作质量的准绳，具有规范性、标准化的基本特点，能够发挥一定的约束作用。为保险起见，也为了保障档案管理工作有制度可依、有规定约束，事业单位必须制定相关工作制度。首先，《档案法》是事业单位开展档案管理工作的前提和基础，事业单位制定的任何档案管理制度都应当符合档案法的规定和要求。由于不同的机关事业单位业务内容不同，档案管理部门负责管理的档案内容也存在差异，单位需要结合自身业务特点、工作人员的特点来制定切实可行的档案管理制度。在对管理制度和条例进行调整和修正时，需要征求相关工作人员的意见和建议，并在单位内进行试用之后，再确定是否实施。其次，档案的安全性直接影响每一个人、每一项业务，还有可能造成社会问题。档案在借阅时要做好借阅记录，包括电子档案和纸质档案，并定期检查档案的保管情况，及时纠正和处理档案管理工作中的问题。另外，档案管理工作人员的表现直接影响工作质量，应对其良好的工作态度进行鼓励和激励，同时严惩工作懈怠的人员，惩奖制度有待进一步完善。

3.持续推进全方位、立体化的档案信息化建设

信息化是时代的标志、是发展新方向、是一种工作工具，事业单位信息化建设进程缓慢的现实问题理应得到足够重视，关键在于保证单位的信息化水平与时代发展同步，为档案管理工作提供信息化支撑。首先，将档案管理信息化建设工作纳入机关事业单位的总体发展规划，将总体目标划分为多个小目标，达成最终目标。其次，资金是信息化建设的基础保障，为必要的设备引入、技术引入提供资金保障。为了进一步提升单位的档案管理工作信息化水平，要致力于打造档案管理信息一体化平台，工作人员可以在平台上执行各种管理操作，包括存储档案、查阅档案，各个部门也可以通过信息一体化平台共享档案资源。与此同时，机关事业单位还要注意定期对档案管理信息化平台进行检查、维护和升级，引进新技术、新设备，为档案管理工作的正常执行创造便利条件、提供技术支撑。更重要的是，各单位可以加强合作，互相分享档案管理信息化建设的成功经验，也可以共同开辟全新的檔案管理信息化道路，实现对档案价值的最大化利用。

4.提升机关事业单位档案管理工作人员的综合素质

工作人员的思想观念、职业素养、专业能力是创造价值的支撑，为开发和挖掘档案信息资料的价值提供保障，提升工作人员综合素质有多种渠道。首先，提高工作人员准入门槛是硬性条件要求，设立专门的负责部门，杜绝工作随意性高、工作质量差的问题发生。在招聘专业的档案管理工作人员时，除了考察其专业知识之外，还要考察他们的责任心以及对机关事业单位工作内容是否了解。其次，事业单位要加强对档案管理工作人员的培训工作，培训的内容包括专业技能和信息技能，可以聘请专门的档案管理培训专家深入单位开展培训工作，还可以学习其他单位先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。为了鼓励工作人员主动学习、提升技能，单位还可以向参与培训活动的工作人员发放补贴，并在培训工作结束之后进行考核，通过考核的工作人员可以获得奖金奖励和绩效奖励。如此一来，机关事业单位将会收获一个具有过硬档案管理实力的团队，单位各种档案信息的价值才有可能得到最大化应用。

四、结语

事业单位档案管理信息化建设工作虽困难，但并非毫无解决方法。在整个创新改革过程中，需要从多个角度展开思考，包括提高全员的思想意识、观念、态度，要为之打造相适应的制度，将信息化建设工作视为一项长期工作，要加强有关工作人员综合素质的培训与指导，为档案管理工作的正常开展提供制度保障、工具保障以及人员保障，确保机关事业单位工作水平和工作效率稳步提升，推进其长效健康发展。

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（作者单位：单县人力资源和社会保障局）

作者简介：王俭奎（1984—），男，汉族，山东单县人，本科，馆员，研究方向：档案管理。