建设数字化办公平台助力教育科学研究数字化

江德震 宋德正

摘   要：教育科学研究数字化是教育数字化战略的重要方面，数字化办公平台可以提高办公效率，是教育科学研究数字化的强大动力。省级教育科学研究机构数字化办公平台主要包含三大基础模块，分别是面向所有职工提供相应服务的服务模块，供专人管理某项具体业务的管理模块，以及呈现单位内部公开信息或事项的共享模块。

关键词：教育科学研究；数字化；办公平台

中图分类号：G40-03   文献标识码：A    文章编号：1009-010X（2023）12-0007-03

习近平总书记在党的二十大报告中指出要推进教育数字化，建设全民终身学习的学习型社会、学习型大国。中共中央、国务院于2023年2月印发的《数字中国建设整体布局规划》也明确强调，要大力实施国家教育数字化战略行动，完善国家智慧教育平台。教育科学研究数字化是教育数字化战略的重要方面，是推动教育科学研究平稳发展、深化教育科学研究改革、激发教育科学研究活力的强大动力。

为了更好实施教育科研数字化，省级教育科学研究机构应该建设数字化办公平台，提高单位办公效率，加强内部沟通、部门协作和资源共享，提升教育科学研究数据传输的安全性和时效性。

一、数字化办公平台的设计结构

结合教育科学研究工作实际，省级教育科学研究数字化办公平台应包含三大基础模块（如图1），分别是面向所有职工提供相应服务的服务模块，供专人管理某项具体业务的管理模块，以及呈现单位内部公开信息或事项的共享模块。为保证办公信息的安全性，职工需凭账号、密码登录平台，账号信息包括姓名、职务、主管工作等基本信息。为保证办公的便捷性，内网中所有需要打印文件的用纸幅面默认采用国际标准A4型，特殊形式的文件用纸幅面，起草人员可根据实际需要选择或调整。

二、数字化办公平台的基本内容

（一）服务模块

服务模块是服务单位全体人员的，因此其内容涉及面较宽，应包含单位职工常用的待办提醒、工资查询、请示报告、财务报销等服务内容（如图2）。

待办提醒栏目可设置为系统自动推送，所有需要单位职工完成的工作均在该项服务中进行提醒，职工登录个人账号后，可以分类别查看待办内容。主要推送内容应包括：需要某一职工继续办理、审批、阅览的工作或文件，系统推送或其他职工发送的消息，个人设置的工作日程、重要时间节点提醒等。

工资查询栏目以个人消息的形式将职工月工资明细推送至个人账户。职工可以通过系统根据项目、选定时段导出工资明细的Excel表格，也可直接在线分类别、分时段查询岗位工资、薪级工资、绩效工资、个税、养老保险、职业年金、公积金等明细中所含项目的发放情况，为奖金、补贴等提供单项查询。

请示报告栏目需要职工按提示填写标题、抬头、正文、附件、落款、时间等相关信息，信息填写过程中，所有字体默认为仿宋三号字。内容填写完整后，可保存为编辑模式或审批模式，在编辑模式下可对文件进行修改完善，也可以将文件发送至特定人或特定人群继续编辑修改；在审批模式下，可直接发送至特定人进行审批，审批模式下文件无法再次编辑，审批完成后自动进入完成模式并自动归档。文件起草完成后，如需打印文件，系统将自动按照单位规定的公文格式要求调整字体、行间距等完成排版，打印人员也可适当调整，确保打印效果符合单位要求。

请假服务栏目需要选择请假类别，因私请假会计入个人休假天数。为方便职工操作和数据统计，请假人和起止时间均通过下拉选择完成而非个人填写。请假理由需通过填写方式完成，填写完毕提交后，系统根据请假人信息和请假天数确定审批人员，并推送至审批人账号进行逐级审批，审批结束后，系统自动归档。职工有打印需求的，点击打印即可打印审批中或审批后的请假申请表。

鉴于大多数单位已经有较为成熟的物资管理系统，知网查询需通过第三方系统完成，因此办公平台仅作为申领物资和知网查询的一个入口出现。单位职工点击申领物资或知网查询后，系统直接跳转至单位资产管理系統或中国知网，单位职工登录系统后，尝试通过IP地址认定等技术，让单位职工可以直接进入相关页面，且无需再次输入账号密码完成相关操作。

职工报修资产需要选择资产类别。有资产卡片固定资产要求报修人输入资产编码。输入资产编码后，自动生成资产名称、存放地点、使用人等信息，报修人审查信息与实际情况是否有误，如果默认信息存在错误，报修人在备注处填写现实信息。报修其他资产则要求报修人必须录入资产名称，选择存放地点。信息填写完毕后，职工必须简要说明损毁状况，并上传一张或多张可以清晰反映资产现状的照片。

财务报销栏目应当包含预算编报、支付申请、出差审批、差旅费报销四项。预算编报需要能够填写项目名称、预算总额、支出事项、列支金额、项目预算明细等，预算编报需具备统计功能和会计报警功能，项目预算明细需要能够说明每个科目对应的经费额度、使用理由、单价和数量等，且预算完成后，需要能够按流程完成审批。支付申请的时间、申请人（经办人）由系统自动生成，填报人据实填写申请支付的项目名称、支付科目、支出金额、支出明细、项目起止时间与研究阶段，填报完成后系统能够按流程完成审批。出差审批需要包含出差人员、出差事由、出发地、接待单位、出差起止时间、目的地、交通工具、目的地住宿标准等。差旅费报销通过选择进行关联报销人和出差审批单，系统根据出差审批单生成人数、车船机票的发站和到站、伙食补助、市内交通补助、事由等信息，手动填写车船机票金额、公杂费、住宿费、必要说明等信息。

交流中心栏目主要功能为即时通讯和文件传输，要求具有更高的传输速度和安全性，为提高便捷性采用开发软件实现而非弹窗。职工在交流中心可以选择其他职工进行单独交流，也可选中特定人群组成交流群。交流中心支持语音和视频交流，为语音和视频会议提供支持。职工可在即时通讯对话框发送文件，也可以点击“发送文件”按钮集中发送文件。所有发送的文件都可以在“发送文件”中按名称、时间、类型等进行分类，设计已发送，已接收，草稿箱等项目。

（二）管理模块

管理模块主要是由教育科学研究机构内具体负责某项工作的行政管理人员使用，平台作为集成入口，通过链接形式链接专项管理系统。教育科学研究机构主要的管理系统应当包括会计系统、资产管理系统、档案管理系统、研究刊物编辑系统等。

（三）共享模塊

资源和信息共享是数字化办公平台最重要的功能之一，其重要内容需要包含单位动态、规章制度、会议纪要、通知公示等内容（如图3）。该模块中所有共享内容均需自动生成发布日期，单位职工可点赞、可留言、可在单位员工范围内发起内容分享。为方便检索共享内容，所有共享内容在发布前需填写关键词，关键词根据共享内容设置，至少为三个，不设上限，检索时可设置按照关键词模糊检索或精确检索。

单位动态栏目主要发布单位会议消息，公布优质课评选、课题评审的工作安排，展示单位获奖信息、单位和内设机构的年度总结等。机构职能栏目主要展示内设机构组成人员的基本情况和分工。支部建设栏目发布单位党总支及各支部的工作动态、组织生活会、主题党日活动等各项工作内容，发布学习资料等。规章制度栏目主要是展示单位内部制定的、保障单位正常运行的规章制度和行政文件。会议纪要栏目的功能主要是发布单位党总支办公会、院长办公会、其他会议等会议纪要，职工可按年份、月份、期数查看会议纪要，也可输入关键词检索会议纪要，会议议定的每件事至少对应一个关键词。通知公示栏目可以将党总支办公会、院长办公会以及办公室、工会、妇联等部室或组织向各部室发布、传达需要周知或者执行的事项，公示单位需要事先预告干部职工周知的事项，批转、转发有关公文等。

职工园地栏目主要由职工个人发布，内容不可下载、复制，如有需求可联系发布人获取。该栏目内容主要由科学研究、生活日常、社团组织等组成。其中科学研究主要供单位职工将近期个人研究成果分享到内网，也可将近期的研究动向发布到内网，其他职工可发布相关评论或提出建议，帮助发布人推进或完善教科研工作。生活日常供单位职工分享生活感悟、精美照片、唯美视频等，展现个人或单位生活的美好与温馨。社团组织主要展示单位妇联、工会等群众组织或社会团体组织的社团活动。

三、数字化办公平台建设步骤

根据教育科学研究工作需求，数字化办公平台内网建设可分三个阶段进行，第一阶段共享模块建设相对简单，第一时间满足单位职工了解单位信息的一般网络需求。第二阶段建设服务模块，为单位职工提供便捷高效的服务。第三阶段建设较为复杂的会计系统、资产管理系统、编辑系统等管理模块需要的内部管理系统，并将数字化办公平台作为入口进行链接。