数字化建设在师范类专业认证档案管理中的实践应用探索

摘 要：目前，数字化建设在师范类专业认证档案管理中的应用仍存在着诸多问题，需要档案管理人员基于师范类专业认证，做好数字化发展形势下的档案管理工作，认识到当前档案管理工作中存在的软硬件设备设施落后、档案管理数字化模式应用滞后、档案管理规范程度不符合实际要求、档案人员综合素质偏低等问题，为高校师范类专业认证、教育教学改进提供参考。师范类专业认证档案管理存在的问题，反映出了专业认证与档案管理之间的逻辑张力，以及数字化发展大趋势下，档案管理数字化建设没有取得很好的效果，必须采取相应的改革措施，才能发挥数字化技术手段在师范类专业认证档案管理中的最大效用。

关键词：数字化建设；师范类专业认证；档案管理；档案信息资源

为了提升师范专业整体人才的培育质量，国务院、教育部接连发布了相关政策文件进行赋能。例如，在2017年的《普通高等学校师范类专业认证实施办法（暂行）》（教师〔2017〕13号）中，明确要树立以“学生为中心、产出导向、持续改进”的核心理念，持续推进有关普通高校师范类专业的认证工作。在2018年的《关于全面深化新时代教师队伍建设改革的意见》（中发〔2018〕4号）中，明确提出“深入贯彻落实党的十九大精神，造就党和人民满意的高素质专业化创新型教师队伍”，并提出“开展师范类专业认证，确保教师培养质量”。这些政策文件的颁布及落实，对我国师范类专业认证工作中的师范类专业认证档案管理的专业化、标准化，以及教师教育质量保障体系等方面起到了非常重要的推动作用。

一、师范类专业认证档案管理的重要性

师范类专业认证是一种对师范类专业学生培养质量的外部评价，主要由教育评估机构按照系统全网的监测认证程序和标准化的认证标准所进行的。其旨在衡量师范类专业人才培养是否能达到既定的质量标准。师范类专业认证的意义，不只是设置师范类专业的入门门槛，更重要的是经过不同级别的标准，科学、系统地指导师范类专业的标准化建设，进而逐渐提升教师人才的培育质量。自实施师范类专业认证以来，在全国范围内已经有17个专业通过了师范类专业三级认证，852个专业通过了师范类专业二级认证。随着师范类专业认证的持续推进，档案管理的重要性日益凸显，尤其是数字化进程不断加快并在各个领域广泛应用，师范类专业认证档案管理的数字化建设也提上日程。

1.师范类专业认证档案管理数字化建设是必然趋势

信息化发展、数字校园的建设，为师范类专业认证档案管理的健康发展提供了全新的網络环境及相应的优势技术。档案部门根据对档案的管理需求，通过计算机进行线上档案的管理操作，把过去纸质版的档案信息转换为电子版档案，储存方式转变为数字格式存储，形成数字化档案。另外，计算机大量应用于师范类专业认证，将大量的纸质版认证档案转变为数字化形态。而针对数量庞大的电子认证材料，如何进行科学、系统的数字化建设及管理，推动师范类专业的档案认证工作是当前高校档案管理部门的重点工作。

2.档案管理数字化能够促进档案管理工作效率提高

师范类专业认证档案管理的数字化能够突破档案利用的种种局限，让档案从封闭走向开放，实现档案的保管和利用功能向信息采集、管理以及服务功能转变，促进师范类专业认证档案信息资源的合理配置、科学管理，为师范类专业的规范化建设以及教师质量的保障提供科学的依据，也为高校师范类专业的科学认证、以评促建、以评促改、以评促强提供高效、优质的服务。同时，利用计算机网络技术，建立与师范类专业认证相适应的档案检索软件，能够轻松查到需要的认证资料，从而极大地提高工作效率。

3.档案数字化建设的实践应用有利于对实体档案的保护

师范类专业认证档案管理数字化建设，有利于进一步延长档案原件的寿命，同时也降低了损坏或丢失档案原件的风险，即便原始档案出现损坏或丢失，数字化拷贝也能够补回原件。师范类专业认证档案管理数字化建设通过数字化的方法增强原始档案信息，以及恢复和修复纸质认证档案中的污渍或破损，妥善解决在具体档案认证过程中纸张脆化的问题。

4.师范类专业认证倒逼档案管理数字化建设

对师范类专业认证档案管理进行分析，会发现认证档案涉及的范围相对比较广泛，包含专业认证标准、教育部门下达的不同类型文件以及学校方面形成的材料。在大数据时代，师范类专业认证的档案现阶段基本能够实现数字化和电子化的转化，并且，现阶段所形成的档案资料很多都是数字档案和电子档案格式，因此，要求在组织开展师范类专业认证档案管理工作过程中，能够结合大数据信息技术的应用，制定更加科学的统一管理模式，建立起数字化管理体系，确保师范类专业认证档案管理工作的开展，有助于促进认证档案资源的优化利用，为师范类专业认证工作的开展提供良好的资源支持，真正发挥认证档案资源的重要作用，推动高校对教师人才培育工作的进程。

二、数字化建设在师范类专业认证档案管理中存在的问题

1.软硬件设备设施配备落后

目前，师范类专业认证档案管理的数字化建设尚处于初级发展阶段，大多数的高校仍然采用传统纸质档案管理的方式，数字化档案管理模式应用滞后。造成了师范类专业认证档案管理数字化水平偏低的主要原因在于硬件设备设施缺乏，计算机、扫描仪等数字化档案管理设备有限，难以满足新时期数字化档案管理的需求。同时，师范类专业认证档案管理的数字化系统还有待完善。尽管档案管理的数字化进程不断推进，实际上这项技术在师范类专业认证档案管理的应用并不成熟，且还没有形成一个完整的系统，数字化技术手段与数字化系统两者没有很好地融合。另外，师范类专业认证档案资源的管理和使用都需要有一个全面的资源平台，但是，从目前来看，师范类专业认证档案管理资料的作用主要是提供材料证明和服务咨询，实际使用和服务都缺少创新性突破，导致师范类专业认证档案管理工作仅停留在表面，缺少深度挖掘和开发。所以，众多的师范类专业认证档案管理服务工作无法全面展开。

由此看来，为了确保师范类专业认证档案数字化建设的质量，必须配置尖端的设备、独立的数据库、内存足够大的服务器、专业的档案管理软件，这些都需要大量的资金投入。师范类专业认证旨在通过专业认证实现教学质量的提高，因此，高校的重点放在了教学、科研方面，忽略了档案管理的重要性，在档案数字化建设方面的投入就更少了，掣肘了师范类专业认证档案的数字化建设进程。

2.档案管理人员素质偏低

师范类专业认证档案管理的数字化建设，人才是关键，必须是既具备档案业务水平、又熟悉掌握计算机技术，还能了解教育教学的复合型人才。师范类专业认证从2017年实施至今，发展历程较短，这也意味着在档案管理数字化工作方面存在着较大的人才缺口，现有人员数字化技术水平低，缺乏专业化复合型人才成为师范类专业认证档案管理在数字化建设过程中的突出问题。与此同时，在当前很大一部分高校中，从事档案管理工作的人员年龄较大，相关业务知识陈旧，缺乏计算机技术、网络和数据库等方面的知识和能力，信息素养偏低，无法综合分析大数据时代师范类专业认证档案管理工作的现实需求，对数字化技术手段的应用不强，难以结合师范类专业认证需要对档案管理工作进行改革创新，且不能保障认证档案的可靠性、安全性，真正掌握档案管理综合知识的专业人员并不多。

此外，高校档案学专业、教育学专业、计算机专业的课程处在独立分割状态，档案学专业细分程度与人才需求相矛盾、人才招聘条件与实际需求方向不匹配，人力资源市场这方面的复合型人才缺口很大，很难满足当前数字化师范专业认证档案管理工作的需求。

3.缺乏统一的标准规范

在数字化的大趋势下，很多档案管理部门都应用数字化模式，但却没有达到良好的效果，更多的是知道这个大方向，将数字化技术手段应用到师范类专业认证档案管理中，但却没有具体的、统一的运用标准，导致师范类专业认证档案管理的数字化进程缓慢，甚至停滞。因此，必须有统一的标准和规范性要求，才能使数字化技术手段更好地应用到师范类专业认证档案管理的相关工作中。

随着师范类专业认证工作的持续发展，档案管理工作已经无法满足需求，重视程度不够是亟待解决的一个问题，需要采取新的方式解决其中的问题。而且，面对新的发展，师范类专业认证档案管理的内容也变得越来越多，传统的档案管理方式已经不能满足现在的发展需求，技术和内容都有必要进一步更新。同时，档案管理方法也有待创新，融入新的发展观念，以适应师范类专业认证工作需求。但是，对师范类专业认证档案管理的认识程度还不够高，在进行管理的时候找不到合适的方法，不能更好地满足现在的发展需求，从而出现了认证档案不全面、质量不高等问题。

三、师范类专业认证档案管理的数字化建设思考

1.着力更新基础设备设施

第一，师范类专业认证档案管理的数字化建设离不开各种软硬件设备。首先，是数字化档案硬件设备的配备，需要各高校及教育评估机构将经费列入预算，积极引进先进的计算机、服务器等数字化硬件设备，为档案管理的数字化建设提供硬件物质保障。其次，是数字化档案软件系统的选择。结合本单位现有的档案软件进行数字化系统更新和数字化建设，引进一些功能完善、稳定性好、破解难度大又具有良好防御及故障恢复能力的系统软件，满足师范类专业认证档案管理工作的实际需要。可以根据本单位的实际情况，与科研单位、软件公司等合作，研发符合师范类专业认证档案数字化发展特色的档案管理专业软件，并保障其能長期使用，优化档案管理的效率。通过档案管理自动化系统，实现办公系统、档案管理系统两者之间的对接，实现电子文件网上归档，建立档案目录数据库、档案全文数据库。

第二，将纸质认证材料转变为数字化档案，建设馆（室）藏档案数据库。我国师范类专业众多、有资质申请认证的高校也很多，但师范类专业认证档案的数字化工作不能眉毛胡子一把抓，而且，认证档案管理不仅仅是高校内部的档案管理，还有各地教育评估机构、教育行政部门等，要实现档案的互通共享。因此，要分析纸质档案的重要程度和利用率，有顺序地进行数字化归档，逐步建立起师范类专业认证馆（室）藏档案的数字化数据库。

第三，鉴于师范类专业认证涉及多个主体，所以，要构建符合高校实际情况的档案数字化共享平台，实现各地区高校认证档案的统一管理和资源共享。同时，在高校主体内部，可与学校的档案系统、教学系统、科研系统等连接起来，形成一个完整的信息系统，使信息利用变得方便快捷，实现资源互补、互通有无，提高馆藏资源利用率。

2.培养复合型专业人才

人才是师范类专业认证档案管理数字化建设的关键。师范类专业认证档案管理的数字化建设发展是一项系统的工作，而且数字化管理难度比较大。为了保证认证档案管理的质量，必须重视复合型人才队伍建设，档案人员除了必须具备较高的知识层次外，还要掌握档案管理专业知识、教育学知识，同时，有熟练的计算机技术，具备数字化档案处理能力。这不仅需要通过人才引进的方式将这类综合性人才“引进来”，还要对现有的档案人员进行教育学、计算机技术、数据库技术等的专业培训，定期组织有一定发展潜力的档案管理人员参与行业交流、学术交流、业务研讨，使之有机会得以快速成长，适应师范类专业认证档案管理的数字化建设发展需求。

并且，高校的档案管理部门需针对大数据时代影响下的师范类专业认证和档案管理进行解析，在此基础上加强对师范类专业认证档案管理数字化建设理念上的认知，通过不断推进的档案管理数字化发展，形成全新的数字化管理理念，为促进档案管理资源的优化利用、数字化管理水平的提高、数字化管理系统的稳定运行奠定坚实的基础。

3.实现档案管理专业化

师范类专业认证档案管理数字化工作的开展，不是一蹴而就的，需要有详细的实施方案和统一的标准规范。一方面，要根据学校信息化整体部署、学校信息化发展规划以及学校师范类专业认证工作计划，制定认证档案的数字化方案，分批分阶段实施；另一方面，要制定具体的、统一的标准规范，包括管理标准规范、业务标准规范、技术标准规范、评价标准规范等。管理标准规范是对师范类专业认证档案数字化建设和运行维护制定相应的管理规则，需要档案行政管理部门统一制定并进行推广实施，才能保证数字化档案资源的统一规范和资源共享；业务标准规范主要是约束师范类专业认证档案数字化及电子档案业务处理，以解决业务操作不统一的问题；技术标准规范主要是规定师范类专业认证档案数字化及电子档案管理的相关技术应用，以解决数字化技术手段应用不当所导致的问题；评价标准规范主要通过评价指标衡量数字化档案管理的成果和效用，以此作为数字化建设发展的依据。

四、总结

师范类专业认证是提高教师培养质量的保障，认证档案数字化建设作为其中的重要环节，不仅能够促进师范类专业认证工作的开展，也是高校数字化发展的必然要求，对保证档案齐全完整、促进专业持续发展有着重要的意义。除了要着力更新基础设备设施外，还应重视复合型专业人才的培养，重视档案管理专业化发展，稳步实现师范类专业认证档案管理的数字化转变，不断提升师范类专业认证档案管理水平。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部.教育部关于印发《普通高等学校师范类专业认证实施办法（暂行）》的通知[EB/OL].（2017-10-26）[2023-02-01].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A10/s7011/201711/t20171106_318535.html.

[2]金 波，张大伟.档案信息化建设[M].上海：上海教育出版社，2016：23-34.

[3]《档案学通讯》编辑部.第四届档案职业论坛论文集[M].世界图书出版公司，2016（01）：551.

[4]肖 敏.大数据环境下档案利用服务体系建设研究[D].湘潭大学，2015（05）：20.

基金项目：2022年山西省高等学校教学改革创新项目（指令性项目）“师范认证背景下教学质量监控评价研究”（项目编号：Z20220062）。

作者简介：李妍（1976—），女，汉族，陕西兴平人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理与研究。