基层数字档案室建设实践探究

摘 要：基层数字档案室建设是当前很多基层单位发展中的一项重点工作，通过基层数字档案室建设工作的落实，能够高质量完成数据信息收集、存储等工作，提升数据信息利用率，推动基层单位朝着更好的方向发展。本文阐述基层数字档案室建设要求与标准、基层数字档案室发展变革等内容，分析新形势对基层数字档案室建设的影响，围绕创建完善数字档案管理体制、加强软件与硬件平台建设等几方面，对基层数字档案室建设工作进行探究。

关键词：基层；数字档案室；建设探究

随着电子信息技术的普遍应用，数字档案馆建设工作快速发展，基层数字档案室建设成为当前档案行政管理部门，以及基层单位发展的重点内容。

基层数字档案室建设主要是指机关、企事业单位、社会组织，通过对计算机技术、信息网络技术的应用，实现对室藏档案的数字化加工、网络化应用、信息化管理。基层档案不仅仅是同级国家档案馆的重要基石，同时，也是同级国家档案馆数字化发展的前提保障。通过基层数字档案室建设工作的落实，能够实现对纸质档案原件的保护，可以为档案信息利用者提供有效、便捷的查询服务，提升档案信息利用率，为相关工作的落实奠定良好基础。

一、基层数字档案室建设要求与标准

1.建设要求

（1）硬件要求。基层数字档案室建设的硬件要求包含很多内容，包括专门的办公场地，该场地能够实现室藏纸质档案的数字化加工；专业化服务器，该服务器的主要作用是信息系统中数据信息的存储、管理与应用；可以应用在不同用户的输入、输出设备，如身份证读取器、打印机等；能够应用在纸质、照片等传统档案载体，档案数字化加工环节的数码相机、扫描仪等；光片刻录机、磁带机等，此类设备主要是应用在数据备份、数据归档移交环节，实现对大量数据信息的存储、查询以及利用，推动后续工作有序开展。

（2）软件要求。基层数字档案室建设的软件要求主要包括选购主流操作系统，或者相关单位可以结合自身实际情况，开发出稳定性较强、安全性较高的主流操作系统。一是要保证选用的数据库管理系统能够与单位档案信息管理标准相符合；二是合理选用扫描软件、图像处理软件等，使档案资料管理系统与办公自动化系统之间实现有效衔接。

（3）数字化标准要求。在对相关标准进行加工、整理、管理时，要严格按照相关规定展开，如将国家档案局DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》作为主要参考依据。在此背景下，也可以为档案归档、档案信息存储等工作的落实提供保障。

2.建设标准

为推动基层数字档案室建设工作顺利开展，国家档案局针对该项工作制定并颁布相应的建设标准，同时也提出建设要求。比如，颁布的《数字档案建设指南》，为基层数字档案室建设工作的落实提供更多参考依据，包括总体要求依据、数字档案资源建设与保障体系依据等。在对基层数字档案室建设原则、内容、要求、步骤以及建设目标等基础内容有正确了解基础上，需要管理系统能够具备完善地收集、管理、保存以及利用功能。同时，在资源建设过程中要包括资源整理、档案数字化、数字档案资源库建设等，确保创建的安全保障与标准示范体系能够具备较强的针对性。

为实现对基层数字档案室建設工作的正确引导，国家还颁布相应的建设指南，结合不同区域的实际发展特点，对基层数字档案室建设过程中的概念、基础设备设施、基本特征、经费保障、人才保障、数字档案资源等方面进行统一，为建设工作提供重要参考，能够推动建设工作的顺利进行，促使基层数字档案室建设工作能够朝着规范化、科学化方向发展。

二、基层数字档案室发展变革

进入大数据、信息化时代，在不同程度上对基层数字档案室发展产生影响，引起基层数字档案室的一系列变革创新。

1.信息服务策略变革

从宏观角度分析，在数字档案室的发展中，数字档案信息服务是其中的重点内容，在当前新时期发展背景下，每天都会产生大量的数据信息，数字档案室能够实现对此类资料的量化处理，实现信息服务智能化、科学化；从微观角度分析，数字档案信息服务能够实现对用户需求的识别，通过对先进大数据技术、信息技术的应用，实现精准的个性化服务，最大程度上满足用户的需求。

2.信息技术水平变革

信息技术水平的高低会对数字档案室提供的信息服务质量产生影响。大数据时代下，数据信息是不同类型数据信息的整合、集成，如果想要在海量数据信息中快速检索出自身想要的信息、有价值的信息，可以采用整体分析方式、非结构化分析方式，根据统一标准要求，进行档案信息的管理、存储。此外，针对有用的数据资料，要进行综合分析与提取，这样可以为用户提供智能化服务。

3.信息服务资源变革

在现如今社会发展背景下，数字档案资源数量以及数字档案资源类型的信息服务基础能够得到强化。围绕先进的大数据技术，拓展数字档案室建设范围，在此背景下，分散的信息、复杂的信息会受人们更多的重视。数据信息通过电子邮件、社交媒体、政府网页等方式进行传播，内部信息服务资源将会更加丰富。

三、新形势对基层数字档案室建设的影响

基层数字档案室建设工作的落实，依托的是先进的大数据技术、信息技术。基于此，新形势发展下的先进技术会对基层数字档案室建设产生影响。

1.影响基层档案信息收集整理

基层档案管理工作的基础就是档案信息资源的收集与整理，先进大数据技术能够为基层档案信息资源收集、整理工作的落实提供更多便利。电子档案资源收集与整理主要采取结构化方式或者非结构化方式。在基层档案管理中，大数据存储技术能够发挥出自身的基础依赖作用，实现对原本档案信息资源存储载体的改变，在一定程度上促使基层档案工作的全面化、综合化。尤其是在面对相对零散的档案信息资源时，有可能只是一个简单的符号、数字，也能够实现对其的收集与存储，促使零散的数据信息能够成为结构化档案。对于非结构化档案信息资源，如多媒体图片、电子文档等都能够实现收集、存储。在大数据时代发展背景下，基层档案管理部门的主要工作是收集并管理不同类型的档案信息资源，在这一过程中，要对大数据存储技术、大数据利用技术进行合理利用，提升档案信息资源的利用率。同时，还要创建综合性档案信息资源管理部门，为各项工作的开展提供正确引导。

档案工作人员要主动学习先进的大数据技术，在档案信息资源的提取与使用中，能够将其优势发挥出来，提升档案信息资源的搜集与整理效率，为基层档案管理工作质量的提升奠定良好基础。

2.影响基层档案信息服务利用

不同类型、不同部门以及不同层次的档案信息资源都需要通过用户服务将其价值展现出来。大数据时代发展中，基层档案信息资源服务需要树立正确的大服务观，转变传统的被动服务观念，发挥大数据技术优势，实现基层数字档案信息资源的全方位整合、处理，为档案用户提供高质量服务。在此基础上，根据档案信息资源实现对用户行为的分析，为档案信息资源使用者提供服务，实现智慧型服务功能。基于此，大数据时代下的基层数字档案服务想要发挥自身价值，就要提前做好用户信息的全方位挖掘与分析工作。在这一过程中，应用大数据挖掘技术、大数据分析技术，将相互联系观点作为正确指引，实现分散数字档案信息的整合，不同档案资源之间实现无缝对接，为用户提供有效的档案服务，使基层档案服务逐渐朝着社会化、智能化方向发展。

四、基层数字档案室建设措施

1.创建完善的数字档案管理体系

基层数字档案室建设是当前基层档案信息化建设中的一项重要内容。在基层数字档案室建设工作落实期间，要强化数字档案室建设的组织领导，可以将基层数字档案室建设工作融入基层信息化建设规划中，对该项工作进行整体统筹、规划，可以采用先易后难、分步实施方式，从而推动基层数字档案室建设工作的顺利开展。首先，针对基层数字档案室要明确具体的人员编制，也就是说，在管理体制当中要对管理人员需要完成的具体工作做出明确规定，保证各项工作都能够有专门的工作人员负责，推动各环节工作顺利进行。同时，针对各个工作岗位要配备具有大数据思维、掌握先进技术的复合型人才，保证各项工作都能够按照规定展开，减少问题的出现；其次，针对基层数字档案室建设要制定规章制度，从而为工作人员提供正确引导，规范工作人员的行为，相关负责人可以结合基层数字档案室建设工作的具体需求，并围绕上级单位的制度要求，对基层数字档案室管理规范制度进行完善。比如，创建电子档案信息资源归档与使用管理制度、创建档案信息资源安全备份制度、管理流程制度等。确保能够将基层数字档案室建设各类要求全部融入制度中，实现数字档案建设要求与档案信息化管理制度要求之间的相互衔接；最后，针对电子档案信息资源，工作人员要根据信息化建设要求，实现对电子档案信息资源的前端管控。在档案信息资源大数据分析过程中，要对电子档案信息资源归档、存储、利用要求进行充分考虑，通过完善的数字档案管理体系，能够为基层档案室建设工作的落实提供正确引导，尽量减少不合理、不科学等情况出现。

2.加强软件与硬件平台建设

在基层数字档案室建设工作落实期间，对于软件与硬件平台建设，需要相关工作人员给予更多重视。在具体建设工作开展中，要做好以下几点：（1）要为建设工作配备计算机网络硬件设备设施，在保证档案信息资源安全的基础上，将计算机与外部网络进行连接，创建局域网。计算机网络设备设施能够为基层数字档案资源收集整理、存储保管工作提供更多便利。在硬件设备配备过程中，要结合基层单位实际情况，遵循节约、便捷原则，可以配备数码摄像机、相机、计算机终端等。如果基层单位的数字化档案信息资源较大，并且，对于安全性有较高要求，那么，可以设置在线存储设备或者离线存储设备。（2）创建基层数字档案室软件平台。在基层单位信息化建设期间，数字档案管理软件平台是档案管理的重点，也就是说，管理人员在档案管理过程中会使用相应的软件平臺，不仅可以为管理人员相关工作的落实提供保障，而且能够降低工作量，提升工作效率。档案信息采集、管理工作以及档案信息的使用，都可以将软件平台作为重要依托。如果基层单位已经进行档案电子化建设，针对此类单位可以配备与数字档案室相符合的软件系统，为基层单位后续档案管理相关工作的落实奠定良好基础。在创建基层数字档案室软件平台过程中，会涉及很多不同环节，包括标准规范建设环节、软件平台设计环节、系统开发环节、系统测试环节等。由此可以看出，软件建设是一项复杂工作，基层单位往往无法直接完成。因此，档案管理部门要在这一过程中将引导作用发挥出来，在软件平台设计、建设环节中加大人力、财力的投入，从而在最大程度上保证软件平台建设的科学性，推动各项工作高质量开展。

3.加强档案数字化质量监管

加强档案数字化生产质量监管，是基层数字档案室建设中的一项重点工作内容，通过质量监管工作的落实，能够及时发现在基层数字档案室建设中存在的质量问题，以及档案数据信息收集中存在的不合理情况。首先，要落实卷宗质量检测工作，工作人员要检查卷宗题名编辑是否科学，针对记载卷宗具体资料的单号、页码、起止时间、卷宗信息等也要进行全方位检查。如果在检查期间发现存在错误情况，要及时进行调整、完善，这对于后期的信息录入能够起到良好的促进作用。其次，对于档案数据的录入也要安排专门工作人员进行把关，确保各项工作规范化开展，强化录入人员的责任意识，促使其在档案数据录入期间严格按照规定进行。针对记录的档案目录信息，要开展不定期抽检工作，最大程度上确保录入信息的真实性、统一性。

五、结束语

综上所述，基层单位在发展过程中，对于基层数字档案室建设工作要给予更多关注，通过档案信息的有效收集、整理与分析，为基层单位相关工作的开展提供正确引导。通过加强档案数字化质量监管、加强软件与硬件平台建设等不同方式，推动建设工作顺利开展。

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作者简介：金丽萍（1973—），女，汉族，云南昆明人，本科，档案馆员（中职），研究方向：基层数字档案室探究实践。