互联网时代，档案管理数据化转型分析

摘 要：在信息化不断发展的背景下，各行各业所产生的数据信息量进一步增加，涉及内容愈加复杂。为提升档案管理质量，相关部门必须要加大对信息技术的运用，借助互联网的优势强化数据统一化的管理。鉴于此，本文将重点围绕互联网时代档案管理数据化转型加以研究，以此为相关行业发展提供借鉴。

关键词：互联网时代；档案管理；数据化

档案管理是指对档案数据完成存储、保留，以此方便后续工作开展。随着经济社会的进步，档案管理中的数据信息内容逐渐呈现多元化的趋势，加大了档案管理工作者的工作量以及難度。在此背景下，档案管理数据化转型变得尤为关键，不仅能够提升工作效率，而且可以满足现实所需，为相关行业发展提供保障。

一、互联网背景下档案管理数据化转型背景分析

第一，在大数据时代背景下，档案管理工作难度逐渐提升，不仅需要完成数据整理和归纳，而且还需要保障后续数据信息调用的安全性与精准度，确保数据信息传输不会受到外界影响。因此，怎样实现高效的档案资源管理成了相关行业关注的重点。为此，要求工作人员必须要加大对互联网时代的重视，科学地引入技术形式，从而通过系统软件完成数据资源的自动整理与归纳。由此可见，数字化转型是满足时代要求的必然所需。

第二，数据化改革是档案管理工作改革的必然需求。目前，时代发展对档案管理工作提出了更高的标准，信息资源也从原有的纸质版转换为电子形式。此种大环境下，档案管理工作的重点不再仅仅是完成信息处理和存储，而是增添诸多电子档案管控的内容，这也是数据化转型的关键原因，要求工作人员必须要借助技术优势，在保障档案管理基本要求的同时，强化数据价值，深入挖掘效果，为相关行业进步提供帮助。

二、档案管理数据化转型的价值意义

第一，强化数据价值运用。数据化转型最早开始于国外发达国家，是指综合运用技术强化数据的信息分析与获取质量，从而最大程度地发挥数据信息的价值，为企业决策与发展提供参考借鉴，提升数据的使用效能，这对于推动档案管理质量提升具有重要意义。在过去，档案管理工作仅是简单的数据分析以及信息转化，由于全程均是人工操作，因此很多数据在使用的过程中无法保证真实度，难以被合理运用在其他工作中。在数据化转型的过程中，系统软件以及互联网技术的使用可帮助工作人员对数据内容进行智能化分析，并找出不同数据信息的内在关联，为数据的科学运用奠定基础，帮助相关部门提高决策的科学性与可行性。

第二，拓展数据服务类型。在档案管理数据化转型的过程中，所有的档案信息都会自动存储到系统中，用户可通过关键词检索等方式调取并运用数据内容，进而减少过去人工查找的难度，提高数据利用的效率。与此同时，在数据化转型背景下，所有的部门都可以通过系统使用信息，有效地提升数据资源的共享质量。在检索的过程中不仅可以精准搜集具体数据，还能查询到所有相关的信息内容，进而发挥大数据优势，满足人们的使用需要。正因如此，在实际工作中，部分企业以及单位也会借助数据化转型构建联动制度，从而基于数据化转型的自身特点为不同的工作人员提供个性化服务，从源头提升各部门职工的工作效率，降低过去数据查询以及使用的时间成本。

第三，传统档案管理中的数据信息会以零散的形式被划分到不同的类别中，工作人员在调用信息时，需要进入不同的数据管理系统才能够精准查询资料信息。而随着目前档案资源涉及范围的不断扩大，这种零散的管理形式也逐渐被淘汰，要求档案管理部门应该在现有基础上对信息资源进行整合，并对不同的信息自动标识，为后续的运用提供帮助。目前，市场上的数据化管理软件均可满足以上需要，可通过计算机算法实现资源的快速优化以及整合，为档案数据资源的后续效能开发创造条件，降低管理难度。

第四，在互联网发展背景下，档案管理形式形势逐渐多元化，方式更加丰富，尤其是在信息化系统运用的过程中，有效降低了档案管理的工作量以及工作难度，强化了管理质量和效率。在具体工作中，档案管理人员可以通过一键检索查找各类档案信息，并完成系统分类，确保答案管理器能够满足分类标准又能够兼备关联性。与此同时，在互联网时代，存储方式也更加多样化，在传统纸质文件的基础上，增设了视频、音频存储，提升了信息数据的精准度。多样化的档案管理形式以及平台运用也为档案管理机构与企业之间的合作奠定了良好基础。在社会经济发展过程中，社会信息逐渐增多，档案管理需要借助信息化、互联网等技术形式搭建信息化管控系统，提升数字化水准，优化档案管控。在系统运行的过程中，档案人员可以在任何时间和地点进行信息调用，因此，服务空间进一步拓展。此外，在社会发展中，档案种类的不断增加，也强化了档案管控时效性方面的需求，传统的纸质已经难以满足现实需要，必须要在现有基础上进行信息化水准。时效性作为互联网时代的主要特征，可有效提升档案的敏感度，强化动态和交互性。因此，档案管理应强化对信息化系统的关注，借助互联网、大数据、数据挖掘技术的使用优化管理，提升效率。总而言之，对于互联网时代发展来讲，档案管理数据化是后续发展的必然途径。数据优化不仅能够提升档案时效性、确保信息数据管理的精准度，帮助工作人员降低数据调取的时间成本，优化信息利用效率，而且还能降低管理人员工作难度和工作压力，帮助单位管理机构降低人力成本。为此，在后续工作中，需强化信息化、互联网技术应用，为行业发展创造条件。

三、档案管理数据化转型存在的不足

档案管理工作已经进入新阶段，但是在经历数据化转型的过程中依旧会受到很多因素的制约，严重影响了档案管理工作的开展。因此，对于档案管理人员来讲，必须要明确注意以下几方面的不足，从而针对实际情况采取有效的手段加以管控。

第一，数据规模逐渐扩大。数据规模的扩大是时代进步的必然，也是影响数据化改革的关键内容，不仅会加大档案数据运用的难度，导致传统的档案数据存储模式难以满足存储需求，还会加大数据丢失、重复录入的概率。结合目前情况来看，即使部分企业以及档案管理部门已经开始运用简单的存储技术软件，但是，随着数据的不断扩张以及膨胀，依旧无法满足读取分析的需求，导致档案管理工作停滞不前。与此同时，价值分析鉴定是使用数据信息的关键，必须要加大对信息数据的关注，才能够从根本上发挥数据的内在价值。但是，目前的档案管理依旧停留在高效收集以及存储方面，鉴定质量整体较差。

第二，工作人员能力水平较差。档案管理人员的个人情况是影响技术运用以及数字化转型的关键，目前，管理人员的个人能力与素质通常较弱，在遇到新技术时往往不能全方位地加以运用。这种能力的缺失，导致工作人员对档案管理数据化转型的认知不足，甚至只能够简单转换数据收集的形式，在整体质量和效率方面没有明显的差别。此外，数据的完整性十分关键，在技术运用中需要工作人员使用系统进行安全管控，若是工作人员不能了解系统功能，即使引入数据化技术也无法确保数据信息的安全质量，难以分析数据的使用价值。

第三，档案信息利用率较差。档案利用是促进社会发展的关键，当前档案数据使用依旧存在被动的状况，企业以及部门在数据化转型的过程中依旧会运用传统的服务模式，导致在数据化转型中既没有完善的现代化管理机制加以监管，也没有从资料使用方式层面对档案管理进行改革，这也是阻碍档案管理数据化的重要因素。

四、互联网背景下档案管理数据化转型的具体策略

第一，促进档案信息数据化。过去，档案管理改革仅仅是针对纸质资料与电子文案的转化，使数据信息可以通过图像的形式加以展现，这是数据化的重要基础，但并不是数据化改革的全部内容。对于档案管理来讲，不仅要通过技术更改文件资料的存储形式，还需要强化数据的运用与分析质量。因此，在实际工作中，档案管理人员可加大对语音识别、光学识别等技术的引入，通过结构化处理的方式实现数据的自动化存储、调取以及智能化分析效果。例如，在信息化技术的运用背景下，档案管理人员可将数据信息分解为不同的内容，并将其转化为所需的格式，通过重新建构的形式将数据信息以表格、图片、动态图的形式展现给使用人员，为数据的深度运用奠定良好的基础。

第二，强化人员数据化理念。以哲学的角度来看，人的主观能动性是影响工作质量和水平的关键因素。因此，对于档案管理工作人员来讲，若想要从根本上完成数据化转型，应该先树立正确的思维理念，强化自身的数据化思维模式，科学地看待数据化对档案管理工作发展的关键意义，从而自主地优化自身能力，通过学习、培训，为档案管理数据化改革提供人才支持。一方面，企业以及相关部门应该正确看待管理数据化工作，通过为档案管理人员提供培训平台以及学习机会，使档案管理团队能够重视技术运用。在培训的过程中可针对数据化改革开展专项分析，包括数据化意义、形式以及挑战、实践路径等，从而强化档案管理人员对资源数据化管理的意识，使其可以在遇到资源数据的第一时间，运用软件完成相应工作。另一方面，要在招聘环节加大对专业人才的关注，尽可能地引入管理学专业的人才加入档案管理数据化改革的工作中，这样也可以降低后续培训的难度，使其可以自主完成模式创新，构建高效的档案管理数据化转型架构。

第三，不断创新档案服务。首先，要强化档案服务的知识性。知识性是指要运用语音识别等技术形式，对档案数据信息进行拆解与处理，以更加符合使用需要的形式加以展示，满足用户的档案调取需要。其次，要加强合作。合作是强化档案资源整合、促进社会进步的重要内容。例如，对于高校来讲，在档案管理的过程中会面临多种多样的教育数据以及信息资源，内部包括诸多文化内容。因此，在后续的工作中，高校可以与当地的博物馆以及教育基地合作，共享知识资源，强化档案管理内容的知识性。最后，设计不同类型的个性化服务。不同的用户在使用档案资源信息的过程中，所看重的也存在一定的差异。因此，档案管理部门需要借助大数据及时了解用户需求，并结合用户对档案资料的实际需要设计服务内容，强化服务质量。

第四，完善档案数据安全管理。在信息化时代，数据资源运用的安全性十分关键。因此，安全管理也成了档案管理数据化中非常关键的内容。例如，对于企业来讲，档案管理中涵盖大量的机密文件以及重要资料，一旦安全管理没有发挥作用，便会加大资源信息泄露的风险，不仅会给企业的后续建设带来损失，甚至可能会给企业的生存带来威胁。因此，在档案管理的过程中必须将安全管控放在首要位置。例如，在实际工作中，要求档案管理的上层领导部门应该结合档案管理内容以及数据范围的实际情况制定完善、科学的安全管控制度，并通过加强防火墙技术质量的形式，强化系统数据信息调取和使用的识别标准。在此过程中，所有工作人员在调取数据信息以及过往档案资料时，均需要数据工作账号以及密码进入。为进一步优化安全管控质量，帮助工作人员规避风险，在共享资料时，用户还需要进行人脸以及密码识别，上传个人信息到管理系统中，待系统认定之后才能够进入资料数据库中完成数据信息的共享。在此过程中，所有信息的处理以及调取内容都会自动记录在后台安全管理系统中，且不会受到外界因素干扰及进行人为更改，一旦数据存在问题，管理人员可根据之前的数据调取以及共享记录追究责任。此外，在防火墙设置中还添加了入侵检测技术，此技术可及时针对外网攻击采取保护以及反击措施，在保障数据安全性的同时，降低系统出现病毒的可能，并为后续的法律程序推进提供重要信息。

第五，加大前期资源投入。档案管理中的资源存在多元化的特点，内容包括多个领域，整体较为复杂，这也对数据化转型过程中的信息化管理软件开发提出了更高的要求。要求相关研发单位必须要加大对人力、资源以及资金的投入，这样才能够提升信息化系统构建的质量，为档案管理数据化转型奠定良好的基础。在资金运用方面，应该设置专项资金，并积极引入专业性人才进行软件系统研发，从而为档案管理数据化改革转型奠定良好的基础。

第六，优化档案数据化机制。结合现阶段的档案管理工作情况来看，数据规划管理制度严重缺失，在内容以及体制建设方面存在严重的不科学、不完善的状况。例如，根据相关数据显示，75%的档案管理部门在规章制度方面只进行了简单的介绍，对于安全管控细则方面并没有明确的规定，甚至部分制度是照搬行业的要求，导致制度内容存在严重的不合理现象，甚至存在“形式大于实际”的情况。与此同时，监督管理不到位，制度贯徹落实之后没有管理监督人员分析落实质量，以至于在数据化软件运用方面也会产生大量操作不规范、不标准的状况，严重影响了档案管理数据化的质量。

总而言之，对于档案管理来讲，数据化转型是未来实现行业发展的关键，无论是对于企业还是机关单位，在处理档案管理工作时均需要强化技术引入，加强工作人员数据化理念，并结合实际所需落实好制度建设问题，这样才能够从源头上发挥档案管理数据化的价值，降低工作人员处理繁杂数据信息的难度，使档案在不同的时间段发挥作用价值，帮助企业以及机关单位强化决策质量。为此，在后续的工作中要求相关部门要正确看待数据化改革工作的重要性，并积极组织技能培训，帮助档案管理工作人员熟练运用软件系统，为促进时代发展提供有力保障。

五、结论

综上所述，档案管理数据化已经成为满足时代发展需要的重要内容，可以使资料转化为多种可用形式，增强系统存储量，保障资料的安全性，规避丢失、遗漏、重复等情况的产生。因此，在后续的工作中应该进一步强化技术的运用，积极组织互联网技术教育培训，提升工作人员的能力水平，使其形成数据化理念，为推动档案管理升级奠定良好的基础。

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（作者单位：烟台市体育运动学校）

作者简介：曹青（1969—），女，汉族，山东烟台人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理相关研究。