商业航天物资采购管理系统应用

聂姝、赵元辰、张国锋/中国长征火箭有限公司

型号物资是科研生产的基础，也是科研生产的重要环节，及时、保质保量的物资供应和保障，对于确保型号飞行试验和科研生产任务顺利完成，是必不可少的前提和保障。

商业火箭所用配套物资具有型号规格多、范围广、品种杂、批量小等特点。质量和技术指标相对传统航天型号要求并未降低，且价格和进度要求更高、控制难度更大。如何有效组织现有资源，在有限的时间内确保物资在品种、数量、质量、进度、成本等方面满足商业火箭研制要求，成为商业火箭物资保障管理的重要目标。

一、实施背景及需求分析

物资采购业务基于传统人力手工操作方式，信息化基础较为薄弱，与日益增长的商业航天物资供应需求存在明显的不匹配。商业航天产业正处于发展的关键时期，各单位在商业运营方面不断开拓创新，型号科研生产任务量呈急剧增长态势，不仅对型号物资供应周期、供应质量、价格成本提出了更严格的要求，同时也对物资采购业务的信息化建设提出了更高的要求。

在传统物资采购业务模式下，缺失信息系统对科研生产物资进行有效管理，导致在询价单发布阶段、供应商报价阶段、合同拟定及台账管理过程中，出现物资信息不准确、报价周期难统一、配套进度难掌控、质量信息缺乏积累，跨部门相关人员沟通难度大等问题。

二、物资采购业务概述

构建“全过程、全链条、全方位”精细化物资采购管理系统，可以统一物资信息标准，理清物资数据逻辑关系，对物资的成本质量、进度等全方面进行有效管控，有力支撑物资采购业务顺利开展。

1.物资采购业务流程

通过对物资采购业务分析，梳理出的“货品目录”贯穿了整个采购过程。在系统搭建时，将以“货品目录”作为重点，为后续的精细化管理提供数据支撑和保障。物资采购业务流程如图1 所示。

图1 物资采购业务流程

2.物资采购系统搭建方案

通过对业务流程进行链条式梳理分析，充分甄别采购行为中的风险点，针对询价管理、订单管理、货品管理等方面内容，采取不同的手段对可能存在的风险点和因素进行有效防控，不断优化资源配置，以求实现控制采购成本、提升采购效率，达到规范采购行为、降低采购成本等目标。

同时，通过系统将建立协调统一的管理要求、规范统一的采购业务流程、有效统一的采购模式，对供应商进行集中管理，统筹采购管理体制，建立上下游协作共赢的高效运行机制。

3.系统实施

物资采购管理系统共分为七大功能模块，分别为货品信息、厂商管理、传真管理、询价管理、投标管理、订单管理、统计分析。通过七大功能模块（见表1）将物资采购业务串联起来，实现物资管理全过程信息化闭环管理。

表1 七大功能模块

4.重点功能介绍

（1）光学字符识别（OCR）

询价单作为整个业务的源头，须将数据进行结构化处理，实现整个业务的数字化。询价单均来源于扫描文稿，其成像质量差，出现倾斜、漏行情况较多，常规OCR 识别准确率低。为解决上述问题，为物资采购系统定制一套个性化的OCR识别方案，解决录入问题。通过不断迭代优化识别方式、操作方式，使得询价单的识别工作达到可接受的水平。

（2）询价管理

询价管理包括群发询价、快捷报价、进度跟踪、报价汇总、报价汇总、二次询价等。

群发询价：建立询价单后，选择该货品的供应商，可直接群发询价邮件，通过短信、语音自动提醒供应商报价。

快捷报价：乙方（供应商）点击邮件中的超级链接，直接弹出报价页面。考虑安全性，将报价链接设置权限。

进度跟踪：对于没有及时点击报价链接的供应商，1 天后自动拨打语音电话或发送短信进行提醒，同时短信或语音提醒询价人。询价人可以在软件中查询各供应商的报价情况。

报价汇总：根据总询价单，自动汇总各供应商的报价，形成询价结果表格。

二次询价：在采购过程中，有可能出现二次询价（即原中标人无法满足，需要重新进行询价）。系统支持同一个甲方订单的多次询价。为每次询价定义一个统一的询价编号，在本次询价中，为被询价的每个供应商定义询价编号（询价单编号+序号）。

（3）比价管理

基于推理的比价。由于比价均基于标准的货品目录库，可以计算出历史采购记录中的最高价和最低价，从而辅助采购员进行采购价格的判断。

（4）订单管理

订单管理，包含甲方订单（需求方）、乙方订单（供应方），系统可提供订单与询价单关联、父子订单管理两种功能。

订单与询价单关联。甲方订单即为同意采购通知，该订单需要和询价单关联，便于后续的价格分析。乙方订单和乙方询价单进行关联（同一供应商），原则上乙方订单的价格来源于乙方询价单。

父子订单管理。乙方订单应从甲方订单拆分而来，并与乙方询价单进行关联。一份甲方订单对应一份或多份乙方订单。

（5）交付管理

最后是搞好课堂练习。课堂练习是巩固学习成果的重要环节，但在课堂上不必做完所有的题目。构词的练习稍微解释一下就可以了，而完型、写作这样的练习一定要在课堂上做。因为完型、写作这种练习通常需要深度思考，其中涵盖了词汇学、句法、语义学等多方面的知识。对于这些练习要设定时间，才能很好地掌控课堂过程。

一个甲方订单有可能涉及多份乙方订单。为了保证按期交付，系统提供阶段管理、预警管理、进展管理等功能。

阶段管理。资交付分为备货、发货、到货、检验、送货、交付等几个标准阶段，记录各个阶段的预期完成时间、警戒时间、实际完成时间等重要信息。

预警管理。预警管理可为每个阶段设定交付时间和阈值预警，如触发预警，则提醒采购员及时跟进处理。

进展管理。供应商和采购员填写进展情况自动汇总订单，也可以将该订单的进展情况汇总通过发送传真至需求方。

（6）检验管理

供应商将物资交付至公司周转库，由检验员进行检验合格后，交付至用户进行检验。系统提供初检结果、终检结果等功能。

初检结果。到货物资，按照标准进行检验管理，记录合格货品批次和数量、不合格货品批次和数量。

终检结果。根据检测机构反馈的检验结果，记录不合格货品批次和数量，自动关联采购供应商。

（7）出入库管理

在整个采购过程中，需对所采购的货品进行入库检验后，再统一发货至用户单位。

入库管理包括：根据乙方订单进行订购物资的清点入库；入库信息与订单关联，记录入库接收人、入库时间、批次、数量等信息；通过订单可以查询到相关的入库信息。

出库管理包括：根据甲方的订单关联乙方订单，可以查询相关物资是否入库；根据甲方订单进行货品的清点和出库；详细记录出库信息，包括出库时间、批次、数量等信息。

（8）质量管理

持续跟踪采购物资的检测结果，便于后续分析。对于发生的质量问题，关联具体的货品及批次、供应商。从货品、批次、供应商多个维度，对质量问题进行分析：如哪些货品、哪个批次出现质量问题；哪些货品、哪个供应商出现不能及时交货；在询价模块选择意向供应商时，直接显示该供应商以往供货物资的质量情况，按质量状况的优良情况，倒序排列。

建立了以元器件、机电产品、金属、非金属、标准紧固件等各类物资为主的物资编码，实现了物资基础数据的统一管理。形成了统一的物资，规范了物资描述需求，使物资采购全过程闭环管理。

三、物资采购系统实施效果

一是建立统一规范物资目录信息库。截至2023年7 月，系统产生累计超过6000 余条物资目录信息，对相关目录信息校核9872 次，确保了物资目录信息的准确性。

二是数字化处理，保证数据准确度。将目前传统纸质手段转变成数字化手段，既提高工作效率，又为后续的信息化管理打下基础。对所有的数据进行结构化、统一化处理，不再录入大量的重复数据，或者对纸质文件数据进行抄录等工作，避免了人工录入的错误情况。通过对历史询价单的整理录入，建立了庞大的识别知识库，大幅提升了识别效率。整理录入数千份历史询价单，收集了标准目录信息6000 余份，历史匹配率超过90%以上。

三是自动化操作，提高事务性工作的效率。采用信息化的手段，显著减少了询价单及订单中的产品目录信息手工录入工作，极大地提升了询价单及订单的信息录入效率，同时结合物资目录信息库，确保了数据的准确性。收发传真的效率提高到200%以上；供应商询价的效率提高了500%以上。

系统报价后，相关信息自动汇总，减少了信息搜集、整理、比对的时间。经过数据集中整合的选择意向供应商，彻底摒弃了以往在繁多的数据中反复寻找、对比、确认的工作方式，所有供应商报价信息一目了然，工作效率大幅提升。通过订单及询价信息的整合，完成订单的自动拆分及比价单、物资清单的自动生成，彻底颠覆了以往的工作模式。

四是模型化业务，提升业务扩展性。对实际的业务进行多角度的分析，提炼管理核心/主线，建立业务数据模型，从根本上解决业务问题，避免表单式的信息化。

五是风险化管控，提升服务质量。作为长期业务，存在的风险较为固定，例如交货期、批次质量等，可建立针对性的管控措施。同时，建立风险预警和相应的处理措施，以提高风险的响应速度和处理质量。建立服务质量监控，从货品及时交付率、货品检测通过率、交付进度及时反馈等方面，提升需求方的满意度，争取更多的订单，实现开源节流。

六是数据化挖掘，提升业务的预判性。基于积累的大量业务数据，通过数据分析工具，挖掘相关业务知识，以指导后续的业务活动。

目前商业航天物资采购管理系统摒弃了以往的手工操作，已全部实现物资编码和报价格式统一，可不限时间和场地通过系统便捷查询最新物资数据和需求信息，实现了需求与供应信息的互联互通，系统覆盖商业航天物资信息化需求，全面支撑了商业航天物资精细化管理工作，提升了商业航天物资采购业务工作效率。

建立了以元器件、机电产品、非金属、标准紧固件等各类物资为主的物资编码，规范了物资描述，实现了物资基础数据的统一。信息化管理系统覆盖物资采购业务全流程，大大提升了物资采购业务的工作效率及订单中标率。物资出入库实现精细化管理，系统支持从供应商交付入库，检验合格出存送检全过程记录，实现了型号物资的统一管理。通过对物资采购业务的重新梳理和总结，规范了物资采购业务管理流程，通过采购业务作业指导书并将流程固化在系统中，大大降低了各类风险发生几率，使物资采购全过程闭环管理，实现了业务流程规范化。

通过构建物资采购信息化系统，确保了型号研制工作的顺利开展，强化了物资供应管理，全面支撑型号物资供应能力，持续提升了在物资采购和供应链等方面的精细化管理水平，落实了“走正规渠道、保计划进度、抓质量可靠、降研制成本”的总方针，为产业转型和领域拓展提供有力支撑。未来系统将拓展包括卫星、设备、仪器仪表、量具、软件等方面的采购管理，成为商业航天物资管理工作不可或缺的重要支撑工具。