计量标准档案信息化管理模式的实践应用

文/山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院） 刘艳林

一、计量标准档案信息化管理模式的理论基础

（一）计量标准档案信息化管理模式的概念。计量标准档案信息化管理模式是指利用计算机技术和现代信息管理方法，将计量标准档案进行数字化、网络化、集成化、共享化的管理模式。其中，数字化指将传统的纸质档案转换为电子文档，网络化指利用计算机网络实现文献检索、信息共享、在线查询等服务，集成化指将不同类型、不同格式的档案整合成一个信息库，共享化则是实现档案内容的互通和交流，由此来实现信息的高效使用[1]。

（二）计量标准档案信息化管理模式的特点。计量标准档案信息化管理模式的特点主要有以下几个方面：1.数字化管理。该模式利用计算机技术将计量标准档案转换为电子文档，将档案信息由传统的纸质记录方式转化为数字化记录方式，这样可以对档案内的信息进行快速检索，提高信息传递的准确性，同时提升管理的效率，使得信息服务质量得到相应的提高。2.网络化服务。该模式通过计算机网络，实现在线查询、文献检索、信息共享等服务，为用户提供多种渠道的档案信息查询和应用，强化档案信息的可访问性和可交流性。3.集成化管理。该模式将不同类型、不同专业的档案整合为一个档案库，实现了档案信息的分类、整理和归档，使得档案信息更加系统化、准确化和便于管理。4.共享化管理。该模式通过网络化服务，实现档案信息的共享和交流，方便了用户之间的信息传递和交流，提高了档案信息的共享效率和利用价值。5.安全化保密。该模式通过加强档案的安全保密和管理控制，保障档案信息的安全性和完整性，有效控制了档案信息的泄露、损毁和遗失情况。

二、计量标准档案信息化管理模式的价值审视

（一）促进计量标准档案信息化管理的规范化。计量标准档案作为计量技术机构质量管理体系的重要资料，必须有效规范管理，否则会影响计量技术机构质量管理水平、量值传递和量值溯源。计量标准档案信息化管理模式的使用，相较于传统的管理模式更加规范、高效，对于企业各方面发展具有重要意义。

一方面，企业可以规范计量标准档案的录入、查询、存储、维护和使用。通过电子化的数据处理方式，在数据录入过程中可以对数据进行合理检测，确保数据的准确性和完整性；在数据查询过程中可以快速准确地搜索到所需要的信息；在数据存储过程中可以采用分层管理的方式，使得数据存储区分明确，管理清晰；在数据维护过程中可以对造成数据损毁以及误操作进行追踪和处理；在数据使用方面，可以对数据权限进行科学管理和控制，禁止非授权人员使用和批准。另一方面，该管理模式对于规范计量标准档案工作有着重要作用，能够使计量标准档案的内容、格式及储存方式等更加明确，对于企业相关制度的完善及管理水平的提升都有较强的推动作用。计量标准档案信息化管理模式可以实现流程监控和统计分析的自动化，方便企业管理层进行监控和分析，真正做到有效监管。

（二）提高计量标准档案信息化管理的科学性。一方面，可以实现计量标准档案信息的自动化处理。通过技术手段对计量标准档案信息进行存储、检索、统计、分析等操作，可以节省时间，提高数据处理的准确性，从而更好地保证计量标准档案信息的科学性。另一方面，可以实现计量标准档案信息化管理的规范化。计量技术机构可以制定和推广使用计量标准档案信息化管理程序和流程，细化每个流程的工作职责、流转要求和质量指标，使每个环节的数据处理更加规范、标准。同时，采用计量标准档案信息化管理模式，可以进行实时的监测、统计和评估，不断改进管理的质量，提升管理的效益。

（三）增强计量标准档案信息化管理的有效性。计量标准档案包含着计量技术机构质量管理的重要数据，其信息化管理模式的有效性将直接影响计量技术机构的质量管理水平。通过使用计量标准档案信息化管理模式，能够从多方面提高档案管理的效率和质量。

首先，可以提高计量标准档案的存储、检索、共享和利用效率。通过采用网络化、数字化的方式来处理计量标准档案，实现信息化管理，使得计量标准档案的存储和检索变得更加高效。其次，计量技术机构各个部门之间可以通过共享平台来获取计量标准档案，从而提高工作效率。再次，计量标准档案信息化管理模式可以提高计量标准档案的可靠性和准确性。通过计量标准档案信息化管理模式，减少人工处理的干扰，避免由于人为失误而导致的数据错误和数据丢失，使得计量标准档案的数据更加真实、可靠、完整和准确。最后，计量标准档案信息化管理模式可以支持计量标准档案信息的传递和共享。不同部门的员工可以通过计量标准档案的信息共享平台，快速获取相关信息，避免信息的重复收集和处理。

（四）提升计量标准档案信息化管理的效益性。计量标准档案是计量技术机构质量管理的核心资料，而计量标准档案信息化管理模式可以有效提升其管理效率。

首先，该管理模式可以提高计量技术机构的质量管理水平。使用这一模式可以实现计量标准档案全自动化处理，大大减少了人为干扰，提高了数据的质量和准确性。同时，可以方便管理层对计量技术机构的质量管理进行监控和分析，及时采取措施予以改进。其次，该管理模式可以节约管理成本。采用计量标准档案信息化管理模式，可以大量减少人工处理计量标准档案的时间成本，避免人为因素导致的数据错误和丢失；提高计量标准档案的处理速度和效率，降低管理成本。最后，计量标准档案信息化管理模式可以推动计量技术机构的科学发展。通过提高质量管理水平和节约管理成本，计量标准档案信息化管理模式可以推动计量技术机构在质量管理、效率提升等方面更加科学的发展，帮助计量技术机构实现更加全面的信息化管理。

三、计量标准档案信息化管理模式的实践原则

（一）统一性原则。统一性是档案信息化管理的关键之所在。首先，应采用统一的标准。在收集计量标准档案信息时，应该严格执行计量标准考核规范的要求，不同专业数据的上传应该在内容或形式上具有一致性，减少因标准不一致导致的混淆和错误[2]。其次，采用统一的分类方法。采用现行有效的计量专业分类表，避免档案信息分类的混乱和错误，方便查阅和使用。最后，采用统一的标识方法。一个计量标准档案中的不同内容应该以一种科学、正确的方式进行标识和区分。重复性记录、稳定性记录、期间核查记录等，应该采用同一种符号进行标识，减少混乱和错误的发生。

（二）规范性原则。规范性是档案信息统一化的有效保证。首先，应对数据进行规范化处理。对于文件的内容和格式应制定相应的规范标准，确保数据完整、准确、规范和可靠。数据库的结构设计也应遵循规范的数据模型，符合数据库正常化制度，避免数据重复和失误。其次，应对数据建立标准化的管理流程。为方便管理，可将管理流程分为数量统计、档案整理、档案登记、审批审核和档案归档五个环节，规范各个环节的操作流程。遵循规范化的管理流程，可以更好地确保计量标准档案的安全和及时性。最后，加强制度规范建设。为了保证技术档案的阅读体验以及档案的安全性，制定计量标准档案信息化管理的制度，包括资料采集方式、管理员人员标准、安全规定、文件存储规定等。设定相关制度有助于提高档案信息的统一性和完整性，确保计量标准档案信息化管理模式的规范性。

（三）安全性原则。安全性是档案信息规范化保存的重要依据。首先，应加强账户权限管理。指定每个账户的操作权限和权限范围，申请许可证，为非授权人员开展“最小系统权限原则”。通过建立合理的账户管理系统，防止非授权人员访问文件系统和关键数据。其次，数据备份和恢复。采用合适的数据备份和恢复措施，定期备份数据，以便在系统崩溃或数据丢失时可以快速恢复文件并且对数据有效追溯。

（四）经济性原则。经济性是档案信息公共化传播的必然要求。首先，应统一管理和共享云端数据库。采用统一的管理模式，充分利用数据库的共享资源，避免重复冗余，加强计量标准档案信息的利用和共享，提高管理工作效率。在数据存放和处理上遵循云化管理，节约存储空间和成本。其次，应优化系统架构的组成。结合数据分析技术，设置目录导航、索引、搜索等辅助工具，实现信息的分类、检索和打印等功能，避免人力资源的浪费。最后，研发合适的软件。软件的研发可以提高计量标准档案信息管理模式的效率和准确性，并为档案管理人员提供更加合适的操作接口，有效减轻档案管理人员的工作量，提高管理效率，降低运营成本。

四、计量标准档案信息化管理模式的实践应用策略

（一）健全计量标准档案信息化管理制度。实现该制度的完善与健全，具体需要从以下几个方面进行建设：首先，完善档案信息化管理制度[3]。制定相关流程和方法，规定档案的收集、整理、归档、查询、借阅等方面的管理流程，确保档案系统的正常运转。其次，加强档案信息化管理技术建设。选用高效的档案信息化管理系统，具备自动化、集成化和可扩展性的特点，确保档案信息的准确和及时，提高档案信息化管理的水平。最后，加强档案信息化安全体系建设。建立完善的安全管控制度，采取多种安全措施确保档案信息的安全，包括硬件安全、网络安全、应用软件安全等方面，全面落实档案信息安全责任制。

（二）加强计量标准档案信息化人才建设。伴随信息技术的不断发展，计量标准档案信息化管理已成为档案管理发展的必然趋势，如今信息化人才已成为计量技术机构发展中关键的资源之一。为加强计量标准档案信息化人才建设，需要采取多种措施。首先，完善培训体系，提高人才培训效果。企业须建立合理的人才培训计划，定期开展专业技能、管理能力和思维能力等方面的培训。通过内外部培训、工作交流等形式，提高人才的综合素质和行业认知水平。其次，加强人才引进。不断拓宽人才引进的渠道，使人才引进的方式多样化，提升人才引进的能力。同时，加强与同类计量技术机构开展人才交流。最后，加强人才管理，建立完整的人才管理体系。确立人才选拔、考核、激励、培养和流动的各项指标，制定完整的人才管理制度，培育和吸引一批高素质、有能力、有担当的人才团队，为计量标准档案信息化的发展提供有力保障。

（三）完善计量标准档案信息化管理平台。为了更好地发挥计量标准档案信息化管理模式的作用，应对该平台进行不断的改进和完善。具体而言，可以从以下几个方面入手：第一，完善系统功能。通过了解用户需求，进行需求整理、归纳，包括审批管理、查询统计、文献检索等功能。因此，在功能设计上需要考虑用户的使用习惯和难点，尽可能地提高使用效率和用户体验。第二，优化数据安全性。计量标准档案信息化管理平台需要存储大量涉及计量技术机构的数据，因此数据的安全性至关重要[4]。系统开发人员需要加强对平台的安全性设计，保证数据及机密信息不受未授权的访问，防止信息泄露和外部攻击。第三，推进标准化建设。计量标准档案是精确、稳定的现场记录，能有效地提高数据的可信度和可重复性。因此，在平台的建设中，需健全相关的规范，完善数据格式和细节描述以避免混乱和误解。

（四）强化计量标准档案信息化技术支撑。计量标准档案信息化管理模式为计量数据和信息的传输、存储、分析和应用提供了新的手段和方法，因此制定强有力的技术支撑方案显得尤为重要。首先，加强网络安全管理。计量标准档案信息化管理平台中存储大量的关键信息，如检测数据、标准化模板、检测报告等，要加强管理和维护，确保信息的安全和稳定。其次，利用云计算技术。云计算技术是当前信息技术发展的重要趋势，广泛应用于数据分析、存储等方面。采用云计算技术，可以大幅降低安装和维护成本，提高系统的安全性和灵活性。

五、结语

计量标准档案信息化管理模式的实践应用已经显示出其重要性和优越性。它不仅能够促进计量标准档案信息化管理的规范化，提高科学性，并增强有效性，还能够提升效益性，实现更高的管理效果。实践原则方面，应以可行性、统一性、规范性、安全性和经济性为原则，在实践中强化计量标准档案信息化技术支撑。总之，计量标准档案信息化管理模式的实践应用为计量标准档案管理提供了一种新的理论和实践基础，有利于推进计量标准档案管理的现代化，提升其管理效率和质量。