高校后勤财务内部控制建设研究*

李 静

中国地质大学（武汉）财务与资产管理部 湖北 武汉

一、引言

随着国家为教育强国事业的大量资金投入，高校的办学规模在扩大，高校后勤的经济业务越来越复杂，防范高校后勤财务风险的压力也逐年加大。2021年11月，财政部发布《会计改革与发展“十四五”规划纲要》，明确提出要修订完善内部控制规范体系，为我国企事业单位内部控制建设指明了方向。

目前，学者对高校后勤的财务内部控制研究不多。本文从A校实际情况出发，期望能具体问题具体分析，合理规范后勤经营活动、有效防范舞弊和预防腐败，既为A校后勤事业发展提供有力支持，也为我国其他高校后勤财务内部控制建设提供参考。

二、A 校后勤财务内部控制现状

1.控制环境方面

A 校财务与资产管理部后勤财务科和后勤保障部财务核算科都严格遵守学校公布的各类财经制度，同时严格执行所有后勤经济业务由后勤保障部部长审批制度、各中心主任和各中心财务核算人员双重管理制度。

后勤保障部各部门对后勤各类经济业务的审核把关，使后勤账务更加规范。后勤保障部报账流程的增加，审核时长的加长，时有集中报账情况发生。财务与资产管理部和后勤保障部是学校两个二级单位，后勤保障部各中心为后勤保障部三级单位并受其监管。由于自身站位不同，部门人员的处事方式不同，对同一经济业务的理解不一致，有可能出现部门之间的信息壁垒。

2.风险评估方面

2020年9月，A校制定了内部控制制度。各单位对照工作职责，全面排查存在的或可能存在的岗位职责风险、工作流程风险、管理环节风险、制度机制风险、外部环境风险，细化各类工作事项中的风险点，进行风险等级划分，制定相应的防控措施，梳理相关的防控制度。但由于部门众多，领导不够重视，学校层面对后勤各部门风险点缺少系统跟踪和全面监督。

3.控制活动方面

（1）预算管理。A校后勤保障部的经费在学校实行预算管理，由财务与资产管理部预算管理科管理，财务与资产管理部会计科对后勤保障部发生的保障性经济业务进行财务核算。后勤保障部各中心的经营性经费在财务与资产管理部后勤财务科进行管理和核算。2019年底，后勤保障部各中心开始进行预决算管理。目前这种预决算管理在一定程度上加强了后勤保障部对各中心的内部控制管理，规范了各经营性中心收支，保障了后勤经营性业务的健康发展。但是它也有局限性，财务部门与业务部门缺乏沟通，在根据历史数据进行编制，提供的基础数据依据不充分。预算执行不严，导致预算执行流于形式。

（2）采购业务。在涉及自行采购业务时，后勤保障部下属各中心在采购前，需要在审批流程系统中提交相关采购申请。涉及金额达到2 万元及以上或履行期半年以上的经济事项，需要与供货方签订合同。在涉及学校统一采购时，后勤保障部各中心除在审批流程系统中提交相关采购申请外，还需使用A校统一的采购管理信息系统进行项目申报。目前，随着学校对后勤保障部各类采购业务的审批流程更加严格，相关的采购业务在内部控制方面已经日趋完善，但仍存在部分采购业务的采购方式不规范问题。

（3）收支业务。在收入方面，坚持不相容岗位相分离。收款人和记账人不能为同一人，所收款项需要双方核对无误。形成的收入均由财务与资产管理部的相关科室归口管理，严禁私设小金库和建立账外账。在支出方面，后勤各项支出均需通过后勤保障部部长审批，相关支出由财务与资产管理部相关科室进行管理。所有支付业务，均需符合国家法律法规的要求，严格执行学校的财务报账流程。

（4）资产管理。关于后勤资产的入账和处置等工作，既需要财务与资产管理部会计科和后勤财务科在各自账务系统中对资产进行单独核算，也要在学校资产管理平台对相关资产进行财务审核通过。两个财务系统遵循着不同的会计制度，会导致两个系统中资产核算出现差异。另外，后勤保障部各中心资产管理员在资产系统中录入资产信息时，只能用正式工的工号录入，使用人也是正式工的工号信息，而资产的实际管理人和使用人是聘用制职工。这样会导致资产管理平台中的相关责任人信息错误，存在资产流失的风险。

4.信息与沟通方面

A校注重网上信息平台的创建，每个二级单位有各自主页，学校有网络中心对网站进行维护。通过财务与资产管理部主页的“财务数据查询”子模块，学校各部门可以查询到各类财务数据。不过，目前也存在财务信息化覆盖面不全的问题。例如，在账务处理方面，A校财务与资产管理部会计科和后勤财务科使用不同的财务软件进行账务处理，两种财务软件的信息化程度并不相同。

5.内部监督方面

笔者梳理了近十年有关后勤离任领导干部的经济责任审计报告，发现后勤各部门对审计意见的采纳和整改很好地推动了后勤内部控制建设，促进了后勤治理水平和治理能力的提升。虽然通过审计能发现后勤财务内部控制存在的问题并提出改进意见，但是每隔四年一次的内部审计导致内部监督不严。

A校制定了《领导干部经济责任审计实施办法》，从制度层面强化了对学校各二级单位主要领导人员的管理监督，对学校治理体系和治理能力现代化起了很好的推动作用。学校审计处对领导干部的经济责任审计是一种自上而下的审计监督，忽视了学校各平级部门之间和下级部门对上级部门的监督，不利于及时发现问题和反馈意见，不利于内部控制建设的完善。

三、A 校后勤财务内部控制的完善措施

1.优化控制环境

在A校后勤财务管理的岗位设置方面，后勤保障部以及财务与资产管理部为学校二级单位，后勤保障部各中心属于后勤保障部三级部门。后勤保障部作为行政管理部门，同时作为后勤保障部各中心的监管部门，无法做到真正意义上的独立性。实际工作中，财务与资产管理部后勤财务科、后勤保障部财务核算科、各中心财务主管的岗位职责重叠，而且多个部门在不同地点办公，当涉及同一个经济事项需要沟通时，有时会出现信息壁垒。更有甚者，在关键信息方面的沟通不畅，容易导致部门之间的矛盾激化。

为了内部控制制度的执行有效，可以尝试将财务与资产管理部后勤财务科和后勤保障部财务核算科的职能进行整合。在人员归属方面，既可以维持现状，也可由学校财务与资产管理部统一管理。在办公地点设置方面，后勤财务相关科室可以设置在后勤保障部办公楼，让各类信息传送通畅，加强学校对后勤相关经济业务的内部控制和财务管理。

另外，财务与资产管理部和后勤保障部应当强化防控意识，有针对性地开展警示教育活动，加强培训教育，使财务人员真正意识到风险防范的重要性。促进业务工作各流程环节与风险防控的有机结合，将风险防控理念融入相关考核中，形成风险防控与业务工作的良好结合。

2.加强风险评估

风险评估是建立健全高校后勤内部控制的关键点。利用本校和其他高校在后勤工作中出现的问题，汇总尽可能多的和详细的风险点，按照风险类型、影响程度和防范措施进行梳理，将其完善形成一个具体的风险数据库。风险数据库应该尽量运用到业务系统和财务系统的内部控制中，及时识别和应对风险，将风险控制在合理范围内。

3.完善控制活动

在预算编制方面，后勤保障部各中心由于财务人员没有与业务人员很好沟通，对业务活动不够熟悉，对预算编制不够重视，没有将预算作为内部控制的重要手段，年终调整预算的情况经常发生，导致年终实际数据与预算数据发生较大偏差。为了加强预算管理，年初批复预算根据申请和实际下达，支出时严格按预算批复把关。

在学校统一采购时，A校后勤均使用学校统一的采购管理信息系统。但在自行采购时，后勤保障部各中心使用后勤审批流程系统，没有纳入学校的监管范围。为了加强管理，可以考虑将后勤保障部各中心的审批流程系统嵌入财务系统中，有效实现业财融合，实现采购业务全流程管控。

在收入方面，A校后勤仍然存在应收账款不能及时收回的情况，主要还是由于缺乏定期的收入催收机制，缺乏对相关岗位的监督。在支出方面，后勤各部门存在使用学校经费和后勤保障部各中心经费的情况。学校应贯彻落实国家过“紧日子”的要求，全面梳理对后勤各类业务的投入和产出情况，加强对后勤各部门的绩效考核，在合理保证后勤各部门正常运转的前提下，尽可能降低学校运行成本。

在资产管理方面，A校后勤保障部各中心应及时检查财务账、资产账、资产实物三者是否相符的情况，尽量做到账账相符和账实相符。在实际使用中，应保证资产使用人的信息录入准确。确实由于工作导致的实际使用人信息不一致时，后勤各部门应及时与资产管理部门沟通，及时在资产管理系统中进行备注，保证信息录入的完整性和准确性。

4.加强信息与沟通

A 校财务与资产管理部和后期保障部均建立了网站，通过网站中各类业务模块和学校相关信息系统，实现信息互联互通。但实际工作中，财务与资产管理部、后勤保障部、后勤保障部各中心由于自身站位的不同，相互之间缺乏定期或不定期沟通机制。需要通过各个部门之间的协商，将信息技术带来的变革更好地应用在后勤财务管理方面。

例如，更新升级后勤财务信息系统，逐步打通与学校资产管理平台、后勤审批系统、后勤进销存系统、后勤聘用工薪酬系统之间的壁垒，将财务信息与各类业务信息有机融合。将内部控制的各个风险点有效融入业务活动中，这样才能实现全流程化的、动态化的管理。

5.改进内部监督

A 校审计处对后勤保障部部长进行经济责任审计，在任职期间和离任后两个不同阶段的审计工作还有需要完善的地方。例如，任职期间的经济责任审计需要在学校层面进行部署，每年涉及的二级单位数量也只是少数。离任经济责任审计，四年一次的跨时间较长。为了加强内部监督，学校可以在经济责任审计之外，聘请独立的会计师事务所进行日常审计，审计时间可以设定为两年一次。

另外，除了审计处对后勤的监督外，也应该加强学校其他部门对后勤的监督，以及后勤保障部各中心人员对后勤各项经济活动的监督，充分发挥内部监督对后勤财务内部控制建设的作用。例如，学校人事部门需要在后勤正式工工资发放与返还学校方面进行监管，促进后勤工资额度返还学校的准确性，保障学校方面的利益。

四、结语

高校后勤业务多样化，财务工作涉及的范围广泛，不能盲目照搬其他高校的内部控制体系，需要构建符合高校特点的后勤财务内部控制体系。本文在内部控制五要素的视角下，对A校后勤财务内部控制存在的问题进行了分析，希望通过全方位的梳理，完善高校后勤财务内部控制体系，为高校后勤事业发展提供有力保障。