浅谈和谐社会服务型档案管理

戴　玫

[摘 要] 如今,档案信息的需求量日益增长,创建“服务型”档案管理模式,为构建和谐社会服务。针对当前档案管理形式提出了服务型档案管理,并且分析了和谐社会构建服务型档案管理模式的必要性和基础,最后结合某城建档案工作实例分析了新形势下服务型档案管理的可行性。

[关键词]和谐社会;服务型;档案管理;构建

2004年我们党正式提出和谐社会,即“民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、人与自然和谐相处”的社会,构建和谐社会是我国长期的重大策略。在这一战略思想的指导下,重新审视我们的档案管理,传统的“重藏型”档案管理模式难以实现档案信息资源的价值,不利于构建和谐社会,已不能适应社会发展。因此研究新的档案管理模式的构建有助于我们创新档案管理,使其跟上时代的步伐,更好地满足社会发展需求。而新时期的服务型档案管理很好的发挥档案的资源化优势,加速了和谐社会的进程。

一、和谐社会服务型档案管理的必要性

1.从社会效益看。很显然只有当档案信息资源投入到经济建设和科研生产中,并对社会进步、科技发展、文化繁荣等起到促进作用,档案资源方可转化为效益。服务型档案管理能够最大限度地实现档案利用效益,促进社会和谐发展。同时,当前经济高速发展,社会各部门急需档案部门为他们提供科学技术、文化教育、经济建设等信息咨询。

2.从信息不对称来看。目前,档案信息资源开发利用中存在严重的信息不对称现象,首先,档案用户不了解档案,也不能预先知道他自己的利用需求是否能够通过利用档案得以满足;同时,档案部门不了解档案用户,许多用户可能会因为觉得利用档案太麻烦而干脆放弃利用档案,这样也会导致档案利用的减少。另外,档案用户的行为也不为档案部门所掌握。从而导致档案利用不足的情况发生。

3.从以人为本的角度出发,新的历史时期,在档案信息的利用服务中,要改变档案馆的冷漠服务态度和坐等用户上门的陈旧服务模式,必须“以人为本”,为人服务。这就要求档案部门和档案工作者注重人文关怀,处处体现以人为中心,事事考虑人的需要。随着国家政治民主进程的加快,“以人为本”管理理念的实施,以及信息技术

革命推动的档案利用手段的提高,档案馆逐步向“面向和谐社会”的服务型档案管理的方向发展。

二、构建服务型档案管理的基础

1.经济保障。《档案法》明确规定:档案属于国家,是国家信息资源的一部分。从这一点出发,国家出资建立档案中心,把档案管理作为国家公共事业是在情理之中的,这样新时期的档案工作才能更加促进和谐社会的构建。

2.法律保障。当前,在我国的档案管理弹性很大,档案工作者只是做好档案宣传工作、提高思想认识、增强档案服务意识,却忽视档案法律法规的运用。其实,单凭教育远不能达到给予社会人以压力,迫使他们的行为合乎法律法规的目的,尤其在构建和谐社会中档案管理是更加需要这种法律保障。

3.群众基础。我们应该正视人事档案制度改革是一项全国性的艰巨的任务,并非一蹴而就,所以要借鉴国外先进的理念与做法,结合我国实际,取长补短、开拓进取、积极创新,运用各种手段、方式与方法,使人事档案工作获取广大民众的支持与认同,使档案意识完全融入我国社会主义社会,深入人心。

三、档案管理“重藏型”向“服务型”的转变(以南京某局城建档案馆为例)

1.该档案管理目前实际模式。该局采取传统管理模式,即将各种类别的城建档案收集起来,统一保管就够了。对于城建档案的利用服务则基本属于“守株待兔”型的模式,被动而又死板的工作方式致使不少的城建档案信息得不到及时有效的利用。用一种新的主动服务型的方式代替旧的被动等待型的方式已经成为该城建档案馆可持续发展的首要问题。

2.服务型档案管理模式的构建。

(1)档案管理服务方式转变。必须要加强宣传工作,社会对一个实体的了解很多时候是通过宣传得知的,城建档案工作要在社会中取得自己的地位,必须借助舆论和媒体的宣传,定期或不定期的举办一些城建档案利用成果的展览活动,通过图片、资料等向社会公众进行宣传。利用现有的计算机信息网络建立数字档案系统来参考咨询服务。以解决用户在利用数字档案馆的各种资源、工具与服务过程中所遇到的疑难问题, 让更多的人来认识和了解城建档案工作,主要有以下几种形式:(1)在网上对各个信息数据库本身如何查找、操作步骤等作介绍、说明;(2)汇总常见问题, 用于解答用户询问频率较高的问题;(3)实时文字互动咨询。能进行实时文字交流, 用户可以与参考咨询中心进行点对点的文字交流, 实时解决问题数字档案馆根据用户的不同需求特点,有针对性地采取主动推送档案信息的服务模式。同时,向用户对信息进行感知、捕获、分析、重组、传递、应用的全过程及其个性化信息服务,这样也有助于信息利用的反馈,这是城建档案工作的重要内容。做好信息利用的反馈工作,不仅有利于检验城建档案的利用效果,更重要的是有利于进一步促进城建档案的再利用。通过利用,产生效益,用事实说话,就能提高社会的档案意识,使大家引起重视,扩大城建档案信息资源利用的范围。这样也就实现了城建档案利用的可持续发展。

(2)转变档案管理服务内容。尽量多提供业务指导和培训机会,作为城建档案工作的重要组成部分,在新形势下,要求我们的城建档案工作者深入基层,进入施工现场,对有关单位进行必要的业务指导。对于建设单位而言,他们的主要目标是建房、经营、赚钱。而对于其中应该归档的资料却不那么重视,这就要求城建档案工作者通过电话服务、上门服务甚至现场服务等多种形式,对其进行业务上的指导。另外就是以举办培训班或通过自己的网站向社会提供有关城建档案管理利用方面的一些相关知识和技能,一方面可以进行正常的业务培训,另一方面也可以交流经验,吸引更多的单位、个人及经济组织来主动利用城建档案。

3.转变成果深思。从建立服务型模式的基础来看,丰富的馆藏是城建档案馆进行业务工作的物质和经济基础,是该城建档案工作进行转变的重要资源;现在档案的社会需求越来越大,而城建档案馆的馆藏与档案提供利用的效果是成正比的,馆藏越齐全、越丰富,为社会提供利用服务的机会就越多,为老百姓提供了便利和好处,当然就有了相当的群众基础;相关法律的出台也为服务型档案管理提供了很好的平台。所以,整个城建档案利用服务工作的转变也有了坚实的基础。做到把好数量关,把好质量关,提高服务层次,显然该档案馆管理模式转型是成功的。

四、结语

综上所述,我们必须转变档案管理的传统观点,变“重藏型”向“服务型”。随着和谐社会的进程,档案的社会性特征也将尤为显著。因此,档案工作者必须从构建社会主义和谐社会的高度认识新时期的档案工作,把构建社会主义和谐社会的思想、观点和方法运用到档案理论研究、档案政策确定、档案制度建立、档案管理等各项档案工作中,使档案工作紧紧围绕和谐社会的构建展开。服务型档案管理是档案管理发展中的一个创新,也是新时期档案管理走向更高层次的必然产物。我们认为这种新的管理模式不仅是可行的,我们期待着这种管理模式的拓展,更好地服务于社会、服务大众,促进社会和谐发展。

参考文献:

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