论内部控制理论在我国高校固定资产管理中的应用

党 妮 宋 玮

摘 要:本文在深入分析我国高校固定资产管理现状的基础上,将内部控制理论应用到高校固定资产管理中,提出建立高校固定资产内部控制制度的具体措施,以期对我国高校固定资产管理有所借鉴。

关键词:内部控制理论 高校 固定资产管理

随着我国社会主义市场经济的不断完善和高等教育管理体制改革的逐步深入,高校资金来源突破了以往单纯依靠国家财政拨款的局面,形成以财政拨款为主,多渠道筹资办学的格局。高校内部运行机制发生了深刻的变化,特别是通过近几年的扩招,高校规模和实力都有了很大提高。据统计,目前全国高校固定资产规模总额达几千亿元人民币,一般规模的高校固定资产都在亿元以上,规模较大的高校固定资产甚至达到十几亿元以上。但由于高校长期受传统计划经济的影响,固定资产管理在许多学校没有受到应有的重视,仍然存在很多问题。因此,如何规范高校固定资产管理,构建适应高校发展的固定资产管理体系是高校亟待解决的一个重要课题,本文将从内部控制理论出发,针对当前高校固定资产管理工作的现状及存在的问题, 提出一些初步的解决方案,以供进一步研究和探讨。

一、我国高校固定资产管理的现状

1.高校固定资产的概念

根据《高校会计制度》和《高等学校财务制度》规定,高校固定资产是指一般设备单价在500元以上,专用设备单价在800元以上,且耐用时间在一年以上,在使用过程中能保持其实物形态的资产。对单价不满上述起点标准,但耐用时间在一年以上的大批同类财产,也视为固定资产进行核算和管理。

高校的固定资产根据高校会计制度的要求,按照以下6大类设置会计账目进行核算和管理:(1)房屋、建筑物及附属设施;(2)专用设备;(3)一般设备;(4) 文物和陈列品;(5)图书;(6)其他固定资产。按照以下16大类设置分类账, 通过固定资产管理系统对固定资产进行管理:(1)房屋及构筑物;(2)土地及植物;(3)仪器仪表;(4)机电设备;(5)电子设备;(6)印刷机械;(7)卫生医疗器械;(8)文体设备;(9)标本模型;(10)文物及陈列品;(11)图书;(12)工具、量具和器皿;(13)家具;(14)行政办公设备;(15)被服装具;(16)牲畜。

2.高校固定资产管理存在的问题

(1)固定资产底数不清,账实不符。由于高校固定资产数量大、种类繁多,再加上管理不到位,其方法和手段又落后,导致资产管理部门与核算部门、资产管理部门与资产使用部门存在着账账、账实不符。部门之间配合、协调性差,管理上相互脱节,致使资产底数不清。如房屋、建筑物已使用多年,因完工后没有办理工程竣工验收手续,无法对工程项目决算进行审计,财务部门因手续不齐全,而无法入账;系、处、所和院等部门接受捐赠及用科研经费购置的固定资产未验收入库,也没有纳入学校统一管理;一些资产由于自然或人为因素早已报废、损失或完全失去使用价值,未及时办理报废手续,长期挂账未作账务处理。

(2)重购轻管,资产闲置、浪费。我国高校固定资产投资大多是用财政拨款购置的,目前高校尚未进行真正的成本核算,固定资产折旧不计提,没有纳入学校成本核算。购置固定资产时仅凭需要,事前缺乏调查、分析和论证,致使资产闲置、浪费和重复购置严重,利用率不高,重购轻管现象给高校固定资产管理带来了许多困难。

(3)产权关系不明确。高校的办学性质决定了其固定资产的所有权归属国家,学校只拥有管理和使用权,而且具体的固定资产管理权大多分散在相关职能部门,使用权则归固定资产的占有单位和个人,客观上形成了固定资产的所有权、使用权、管理权三权分离。高校的国有资产分布在学校的各个职能部门,由各个职能部门管理和使用,因而部门就会视国有资产为部门所有,未经资产管理部门的批准随意在校内各个部门中调配和流动,反映了学校对这些固定资产处置随意,产权不明确,界定不清。

(4)固定资产管理人员流动性强,缺乏专业培训。在当前的高校中,固定资产管理人员多为兼职,他们在做好本职工作之余对固定资产进行管理;同时由于高校加强人事管理,进行人才成本核算,每3、4年就进行全校聘任,造成资产专职和兼职管理人员不稳定,流动性大,同时缺乏系统的固定资产管理知识的学习和培训,这也是影响高校固定资产管理的重要原因之一。

(5)管理体制落后,缺乏完整的管理体系。高校固定资产管理机构是主体多元化,财务部门对固定资产进行统一的财务核算,各类固定资产的实物管理归口到各职能部门,如教学科研设备、房屋建筑物、图书等分别归属国资处、后勤处、图书馆等相关职能部门管理,而各类固定资产的占用和使用主要集中在各教学、科研院所和行政部门,使得固定资产的管理与其实物流动、占用使用相互脱节,致使学校固定资产缺乏统一管理。

针对当前高校固定资产管理存在着上述问题, 本文将内部控制理论引入高校固定资产管理中,提出建立基于内部控制理论的高校固定资产管理新理念。

二、内部控制理论介绍

1985年,由美国注册会计师协会(AICPA)、美国审计总署(AAA)、财务经理人员协会( FEI)、内部审计人员协会(IIA) 及管理会计师协会( IMA)共同赞助成立了全国舞弊性财务报告委员会(National Commission On Fraudulent Financial Reporting),即Treadway 委员会,该委员会所探讨的问题之一就是舞弊性财务报告产生的原因,其中包括内部控制不健全问题。两年之后,Treadway委员会作出报告,提出了很多有价值的建议,该报告虽未对内部控制提出结论,但却立刻引起了很多组织的回应。基于Treadway委员会的建议,其赞助机构又组成了一个专门研究内部控制问题的委员会,COSO 委员会(Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission)。1992年,COSO委员会提出报告《内部控制——整体框架》,1994年进行了增补。COSO委员会提出,内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。其构成要素应该来源于管理阶层经营企业的方式,并与管理的过程相结合。

1.控制环境(Control environment)

任何企业的核心是企业中的人及其活动。人的活动在环境中进行,人的品性包括操守价值观和能力等,它们既是构成环境的重要要素之一,又与环境相互影响、相互作用。环境要素是推动企业发展的引擎,也是其他一切要素的核心。

2.风险评估(Risk appraisal)

企业必须制定目标,该目标必须和销售、生产、行销、财务等作业相结合。为此,企业也必须设立可辨认、分析和管理相关风险的机制,以了解自身所面临的风险,并适时加以处理。

3.控制活动(Control activity)

企业必须制定控制的政策及程序,并予以执行,以帮助管理阶层保证“为保证其控制目标的实现,其用以辨认并用以处理风险所必须采取的行动业已有效落实”。

4.信息和沟通(Information and communication)

围绕在控制活动周围的是信息与沟通系统。这些系统使企业内部的员工能取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息,并交换这些信息。

5.监督(Monitoring)

整个内部控制的过程必须施以恰当的监督,通过监督活动在必要时对其加以修正。COSO同时提出,企业所设定的目标是一个企业努力的方向,而内部控制组成要素则是为实现或达成该目标所必需的条件,两者之间存在直接的关系。每一个组成要素适用于所有的目标类别,每一个组成要素也与每一个目标都有关。对于任何企业或企业中的任何部门,内部控制都极为重要。

相对欧美等西方发达国家, 我国内部控制理论研究起步较晚, 直至上世纪80年代, 我国学术界才开始对这一领域进行探索。虽然我们起步较晚, 但我们发挥了后发优势, 在借鉴和吸取欧美发达国家的较为成熟的内控思想的同时, 自上世纪90年代以来, 国内学者对内部控制的研究取得了丰硕的成果。从上世纪80年代的内部控制理论的初探, 到2000年7月首次以法律的形式将内部控制写入《中华人民共和国会计法》, 到2006年6月5日上海证交所尝试性的推出《上海证券交易所上市公司内部控制制度指引》, 以及同年9月28日深圳证交所出台《上市公司内部控制指引》, 再到2007年3月22日, 财政部颁布《企业内部控制规范——基本规范》和17项具体规范(征求意见稿),以上种种大动作引起了众多上市公司和学术界的震动, 均说明内部控制的重要性和社会的关注程度。

根据我国财政部2004年下发的《内部会计控制规范——固定资产(征求意见稿)》,固定资产内部控制的总目标是:防范固定资产管理中的差错和舞弊,保护固定资产的安全、完整,提高固定资产使用效率,从而提高固定资产管理水平。高校固定资产内部控制的总目标与上述目标一致,根据高校固定资产内部控制的总目标进行细化,构建出高校固定资产内部控制制度的基本内容。

三、基于内部控制理论的高校固定资产管理新理念

1.完善高校固定资产内部控制环境

加强高校固定资产管理是高校自身持续、健康发展的需要。高校领导、职能管理部门、资产使用部门等应增强固定资产管理意识和水平,营造一个良好的固定资产管理的氛围。高校应强化对固定资产管理重要性的认知,建立、完善固定资产管理的相关制度,成立专门的管理委员会统一协调管理;财务部门、资产管理部门、资产使用部门应设立专人专职或兼职具体负责,每位教职员工为自己所使用的学校财产承担责任;形成一个领导重视、制度保障、统一管理、专人负责、全员参与的管理体系,为加强内部控制奠定坚实的基础。

2.建立健全高校固定资产内部控制制度的基本内容

(1)确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。其核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。

(2)建立完善的固定资产业务授权批准制度并有效执行。授权批准制度是指高校在固定资产经济业务发生之前,明确规定涉及相关工作的授权批准的范围、权限、程序和责任,然后根据所授权的范围和大小,按照规定的标准,对经济业务的合理性、合法性和合规性进行审核,进而做出是否批准开展该项经济业务的决定而实施的一种内部控制。其要求高校在处理固定资产业务时必须经过授权批准以便进行控制。

(3)建立固定资产预算制度与验收制度。要求高校购建固定资产应纳入预算,确保预算的编制、调整与审批程序适当,已购建的固定资产应及时进行验收,确保固定资产实物及时到校、及时入账。

(4)建立固定资产日常保管制度并有效执行。要求高校应明确固定资产管理部门、使用部门和财会部门的职责权限,确保固定资产管理权责明晰,责任到位,并建立健全固定资产账簿登记制度、固定资产维修保养制度、固定资产清查盘点制度等。

(5)建立固定资产处置制度,确保处置固定资产严格履行手续,作价合理。高校固定资产的处置是指高校对其占有、使用的固定资产进行产权转让及注销产权的一种行为,包括无偿调出、出售、报废及报损等。

3.以人为本,保证高校固定资产内部控制制度的有效执行

在新的形势下,高校固定资产管理必须与时俱进,更新管理理念,适时地转变工作思路与方法,充分认识到作为社会活动和经济活动主体的“人”的重要性,提高管理人员素质,充分调动管理人员的积极性,将“以人为本”的管理模式引入其中,建立学习型组织,培养高素质的固定资产管理工作团队。高校通过内部学习的沟通交流机制,创造共同学习环境,树立团队学习观念,通过学习培养使个人学习与部门改革需要相适应。通过建立畅通的信息传导与沟通机制,不断发现和解决问题的循环往复的动态过程,实现知识创新,使固定资产管理人员的综合素质和工作绩效得以迅速提升,一个好的信息系统有助于提高内部控制的效率和效果,保证内部控制制度的有效执行。

总之,随着高等教育事业的不断发展,高校固定资产管理工作的职能、内涵以及管理方法与管理手段都将发生巨大的变化,只有对高校固定资产进行更深层次的内部控制管理,才能使固定资产管理更加完善,更好地为高校的发展服务。

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