现金流的回款管理改进

2009-11-05 09:54车振辉
销售与管理 2009年10期
关键词:账龄账款信用

车振辉

在现在的市场环境下,企业的回款任务能否顺利完成,并不完全取决于企业自身,关键

在于客户能否进行积极、有效的合作。

营销管控不能仅仅关注销售收入和利润,更要重点关注企业的现金流。DELL企业董事长戴尔曾经面对企业亏损时举了一个很恰当的例子:DELL一直把注意力放在利润上,却很少重视现金周转的问题;这正如开着一辆车,却只盯着仪表盘上的速度表,而没注意到油表显示已呈红字;戴尔新的营运顺序不再是“增长、增长、再增长”,取而代之的是“现金流、获利性、增长,依次发展”。

现金流管控中,合理规划、管好企业的应收账款和应付账款是重中之重。其中,企业进行回款工作在销售管理中的重要性越来越突出。对于企业而言,能否顺利回收账款,决定着企业的利益能否真正地实现,因此,在尽量短的时间内回收账款,成为企业销售管理的一个基本原则。

然而,在现在的市场环境下,企业的回款任务能否顺利完成,并不完全取决于企业自身,关键在于客户能否进行积极、有效的合作。显然,对于大多数客户而言,资金并不总是处于充裕的状态,更为重要的是,社会、企业的信用体系尚未建立起来,一些企业甚至以欠款、赖帐为荣。在这种情况下,企业为了避免由于回款不力而陷入被动经营的怪圈,就必须引入信用管理、加强回款管控。

在原先的回款管理中,主要问题有:部门职责不清晰;缺乏赊销额度控制;忽视过程控制;全员信用观念淡薄;赊销而非信用销售。在回款管控改进中,应抓住重点环节:引入信用管理、建立客户信用评估、授信制度、完善应收账款管理制度,在制定管控办法时,和实际相结合,使之易执行、好操作,既要明确责任、又要建立接口;重点放在事前预防与事中监控上,有效地控制赊销风险。

1、应用账龄管理法

实际上,应收账款的管理就是基于应收账款账龄的管理,没有了账龄记录,许多信用风险管理办法都得不到很好实施。

账龄管理的意义如下:便于运营管理部、营销部门了解每笔应收账款的逾期情况,及时催收;便于运营管理部、营销部门了解每个客户的拖欠情况,作为审批信用额度的参考;具体分析企业的应收账款回收状况,提高应收账款的管理水平;根据账龄的长短,制定不同比率,计提坏账准备金,加速企业资金周转。

2、款项管理策略

应收账款管理牵涉到企业的决策、管理、执行和监督等方方面面,其情况复杂多变又对企业影响举足轻重,因此必须实行事前控制、事中控制、事后控制的全过程管理,有效地减少呆账和坏账产生。

事前控制主要措施有:建立客户资信管理系统;完善授信程序与额度控制;签订合同风险防范;企业的信用管理部门要定期审核、修订合同模版;收集客户合同模版,进行回款条款分析,并加以建议。

在信用管理初始阶段,企业系统了解每一位客户的信用状况尚有一定难度,但可以采取逐步推进的方式去实施。首先选择规模大、信誉好的大型机构客户作为试点对象,通过操作过程中不断地总结和归纳,从而形成一套适合企业自身特点的客户资信评价系统,然后再推广到中型或小型企业;对散客和流动客户目前宜严格执行先款后货或现款现货方式。

事中控制具体包括:

1)制定合理的信用政策。信用政策包括信用标准、信用期限和现金折扣政策三个方面。信用标准高,会使企业遭受坏账损失的可能性减少,却不利于销售;信用标准低,有利于刺激销售增长,却有可能使坏账损失增加,只有当应收账款所增加的盈利超过所增加的成本时,才能实施和使用这种信用标准。同样,延长信用期限会使销售额增加,但也会带来应收账款机会成本、坏账成本等额外的负担,当前者大于后者时,可延长信用期,否则不宜延长。采用现金折扣,要与信用期限结合起来考虑,并考虑折扣所带来的收益与成本孰高孰低。

2)在销售合同中明确回款条款:1、交易条件,如品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;2、双方的权利义务和违约责任;3、合同期限;4、签订时间、经办人签名;5、经企业审核后,加盖合同专用章或企业印章;6、可使用一定的债权保障手段,如提供担保、保险等。

3)进行应收账款的跟踪管理。应收账款一旦形成,企业要在货款形成的前期或早期进行适度催收,并对该应收账款进行追踪分析和监督。企业要对客户的经营情况、偿付能力进行追踪分析,并将那些欠款金额大、欠款时间长、经营状况差的客户作为跟踪的重点。通过应收账款跟踪管理,还可以保持与客户经常联系,提醒付款到期日,催促付款,了解和发现产品质量、时效和服务等方面存在的问题,以便做出相应的改正,维护与客户的良好关系。同时,也会使客户感觉到企业施加的压力,使客户一般不会轻易推迟付款,极大地提高应收账款的回收率。

事后控制是指对逾期应收账款的处理及对违约拖欠货款客户的处理,具体包括对应收账款回收情况的监督、制定适当的收款政策和票据的代理以及应收账款的抵押。

3、建立有效的激励制度

激励制度是企业管理制度中一项非常重要的制度,对激励制度的运用难点是度的把握、时机的把握,要做到恰到好处。针对回款工作的考核以账龄分析法为依据,根据企业以往回款管理工作经验,对回款主体制定了奖惩办法。在奖惩办法中将款项按性质和账龄两个标准分类,针对不同类别款项制定不同的奖惩措施,对按计划回款、超计划回款行为进行奖励,对拖期回款行为进行惩罚。奖惩办法以过程控制及结果考核相结合为原则,并结合新制定的月度奖惩办法与企业现行的季度、年度奖惩办法。

为了激发回款工作积极性,企业设置了月度、季度、年度回款专项奖,比如:月度回款冠军奖、月度回款管理奖、季度回款次数奖等,将日常绩效考核和专项奖励结合起来,并通过抽奖、联谊等丰富多彩的形式,将回款人员的工作热情调动起来,起到了良好的效果。

4、回款考核办法

在回款管控中要针对不同账龄的款项,制定不同的考核办法,奖励按计划回款、超计划回款,惩罚拖后回款。惩罚可采用利息罚金及责任罚金两种;为了使奖励方法引导过程管理,做到及时激励,奖励主要依照对月度回款计划的完成程度进行。

企业每年因应收账款未回收而造成的贷款利息,在以往的回款管理中,以财务成本预估方式加在营销成本中。经过管控改进,在回款考核办法中,通过责任认定,如在合理回款日期内不能完成回款,针对未回收款进行相应的利息罚金惩罚,该利息罚金由未回收款责任主体承担。由于责任人承担利息罚金,财务成本将不再分摊给业务部门。

责任罚金主要针对业务部门管理者的管理责任疏忽而进行的惩罚。

5、回款管理信息化改进

回款管理的大量工作是处理和传递信息。此部分工作量繁重,企业需要应用信息技术手段进行改进,以便于更好地进行分析与决策。

在回款管理系统中需完善三大类信息数据库:一是客户类信息,即客户的基础信息与信用信息;二是业务类信息,即进销存类的信息和数据;三是财务类信息,主要指基于应收账款明细的各类信息和数据。

回款管理系统功能上要逐步完善客户信用自动评估系统、信用申请审批系统、订单自动处理系统、额度控制功能、发货控制系统、应收账款预警跟踪系统、辅助追账功能、客户信用记录查询系统、客户协调功能、灵活的管理、考核、分析报告功能等。

在使用过程中,为了真正地成为收款人员的利器,还要注意以下几点以提高系统的适时监控性和信息集成度:

1)随时对客户信息进行维护。

当客户的信用等级变化后,可以在系统中进行修改。将对客户设定的信用等级、信用额度和付款期限录入系统中,在接收客户订货时,可以查询客户应收款信息。录入订单时,系统自动判断客户信用限额,如果超出限额则需进行评审,情报部门将评审结果录入系统,销售部此时可以录入订单,并记录评审信息,否则系统不予接收订单。规定在某个额度范围内的任何赊欠,由具体经办人按规定办理;超出某个额度,一定要有规定级别的负责人进行审批;对信用等级较差的客户,更要从严掌握,这样就做到了事前防范。

2)对应收账款进行账龄分析。加强对客户的应收账款管理。

在发货给客户后,需对应收款进行事中管理,即发货之后直到货款到期日之前,对客户及应收账款监督、管理。在系统中可以对客户的应收账款明细及汇总资料进行查询、打印,企业可以随时了解客户的应收账款,并且进行账龄分析。对于逾期的应收款,系统可以打印催款单,企业可以据此进行跟踪管理:电话沟通、信函提示等。

3)加强对客户的追款力度。

当客户发生拖欠应收账款时,企业应该积极做好催收工作。根据ERP系统的应收账款信息,对于账龄较短且客户信用较好的应收账款,企业应做好正常的催收工作;对于账龄较长或信用不太好的应收账款,企业应考虑货币的时间价值,给予销售折扣或允许购货方以货抵款;对于逾期未收回的应收账款可以通过债务重组或诉讼等办法,用法律手段强制收回等。

6、建立债权保障制度

建立债权保障制度,转嫁赊销信用风险。所谓保障债权就是要把有风险的业务转嫁出去,或者增加保障的措施。比如,一笔收益丰厚但风险很大的业务,放弃意味着潜在利润的损失,签约则意味着信用风险巨大,而且通过信用调查和评估也无法确定。这时企业应该怎么做呢?必须运用各种债权保障手段,如客户股东和管理人员的个人担保、企业法人担保、抵押、保理、信用保险、专业机构担保等。其中,前三项是企业内部债权保障措施,是企业要求客户自身提供的保障;后三项是企业外部债权保障措施,是信用服务机构、银行、保险企业、担保企业提供的信用保障服务。一个优秀的企业,必须学会灵活选择和运用这些债权保障手段,即能够赚取利润,又可以降低信用风险。

7、加强结算方式管理

企业合理选择结算方式对加速资金周转,抑制货款拖欠,加强财务管理,促进企业发展具有重要意义。目前企业比较常用的结算方式是电子汇兑、银行承兑汇票、支票、银行汇票与现金结算方式。各种结算方式各具特点,各有其适用范围。

如果销售企业对客户单位的信用情况不掌握,对及时、足额收回款项缺乏信心,可以选择电子汇兑、支票款到账后发货、银行汇票、银行承兑汇票结算方式;如果对客户单位的信用情况有所了解,在以往的交易中无不良付款记录,除了选取上述结算方式外,可以考虑采取支票结算方式;如果客户单位信用度比较高,在选取上述结算方式的同时,还可以考虑采用银行承兑汇票结算方式。

如果欲即期收款,可以选取电子汇兑、支票、银行汇票、现金结算方式;如果打算约期收款,可以选取银行承兑汇票结算方式。

责编/谢海峰

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