信息技术在高校档案管理中的应用调查研究

赵艳华 刘秀平 李文庆

摘要：本文基于对某省高校档案管理应用信息技术现状的调查研究，发现该地区高校档案现代化管理工作参差不齐、发展滞后，据此，笔者全面、多角度地分析了影响档案工作发展的多种因素，从而提出了发展高校档案事业的策略。

关键词：信息技术 高校 档案管理 应用

随着计算机的日益普及与网络技术的迅猛发展，利用信息技术开展档案管理工作成为高校档案管理领域中的研究热点。为更好发挥信息技术在高校档案管理中的作用，笔者以某省高校为研究对象，采用调查法、文献研究法等在全省高校范围内进行调查，包括档案软硬件建设、档案队伍素质、档案管理机制体制等。在此基础上，进一步找出高校信息技术在实际应用中存在的问题，并提出解决问题的途径。

一、信息技术在高校档案管理工作中的应用现状

(一)管理体制及运行机制情况

据调查统计，该省33所直属高校中档案管理部门为处级建制的仅有3所，其他均隶属校办公室或图书馆，为其一个科室。档案工作发展规划也仅有几所高校有，且分散在学校总体规划中，占据篇幅不到半页甚至几行。档案馆（室）内部没有专门档案信息化或信息中心设置。

(二)软硬件及档案信息化建设情况

必要的硬件设施是开展档案信息化管理的前提条件，是档案信息数字化的基础。软件——档案管理系统充当着档案的收集与利用的中介和角色，对于档案的归档及快速查阅起着至关重要的作用。然而，该省高校软硬件建设及信息化建设却不容乐观。

据调查，该省高校最早应用档案管理系统软件是在1995年，32所高校中且仅有2所使用，每隔一两年使用档案管理软件的高校虽有增长，但截止到2009年使用档案管理系统软件的高校也只有40.6%，还不到一半。并且，引进的档案管理软件并没有在全校推广使用。2009年，档案数字化的案卷级信息11所，占使用软件学校的57.9%，著录案卷级信息最少的257条，最多的22519条。著录文件级信息的只有7所，全文的4所，多媒体(音)视频的1所，可见档案数字化发展参差不齐，步伐缓慢。硬件建设方面，各高校均配备了计算机等档案数字化的基本设备，能够基本满足档案信息化建设需求，但打印机、复印机、扫描仪、服务器等现代化办公设备有的高校还是空白，影响了工作进度。同时，由于各高校办学规模的不断扩大，档案数量也逐年增加，现代化办公设备设施的数量和质量亟待进一步提高。

访谈中还发现，在日常档案工作中，经常利用档案管理软件进行档案整理、查阅的高校不到一半。大部分高校即使拥有档案管理软件，其档案数字化信息也是少之又少，很少使用或根本没使用过软件系统进行档案管理，现代化档案管理水平发展滞后。从馆藏资源载体来看，档案载体比较单一，不能满足广大档案利用者视听信息的需求。显而易见，硬件建设存在着重建设轻应用现象，造成很大的资源浪费，软件建设中档案资源载体的单一性，先进档案管理系统的缺乏成为档案信息化发展的瓶颈。

(三)档案队伍建设情况

人才是事业成败的关键，在档案事业发展中，档案队伍素质的高低决定了高校档案工作的发展进程。

调查显示，该省高校的档案队伍从年龄分布来看，35岁以下23人，占总人数的24%；35-50岁52人，占总人数的54.2%；50以上21人，占总人数的21.9%。学历方面，本科以上76人，占总人数的79.2%；专科以下20人，占总人数的20.8%。档案专业职称72人，占总人数的75%；其他专业职称22人，占总人数的22.9%。综观全省高校，从年龄、学历、职称结构等几方面整体来看档案队伍配备比较合理，但在发展中出现了严重的短板现象，有的高校人员配备极其不科学：年龄老化问题严重，青黄不接，学历、职称结构不科学。并且该省每所高校档案部门工作人员平均才3人，人员编制严重不足。在访谈中发现，有的高校档案队伍、现代化办公设备等配置比较科学合理，但工作进展依然迟缓，究其缘由是：档案意识淡薄，松懈管理助长了档案人员的惰性，并且对于现代信息知识、技能一知半解，网络、多媒体、软件的管理维护更是知之甚少，档案用机及管理软件出现问题时不能及时排除障碍。可见，对其进行现代办公设备及软件操作的培训十分必要。

综上所述，目前该省高校信息技术在档案管理应用中存在着诸多问题，主要是领导档案意识淡薄；体制不健全；软硬件建设不足；管理方式滞后；档案队伍信息技能缺乏。这些问题阻碍了高校档案信息化建设的进程，解决之是该省高校档案工作的当务之急。

二、发展策略

(一)加强档案意识，力求“三个到位”，统筹规划档案信息化建设

高校各级领导应作为贯彻执行《档案法》的带头人，在增强自身档案意识的同时，积极做好宣传工作，在宣传中抓落实，在贯彻中抓成效，力求三个到位：一是领导认识到位。把档案工作列入议事日程，提高其社会地位是见证学校领导对档案工作重视与否的体现。二是学校投资到位。资金、先进的现代化办公设备是档案数字化建设得以顺利进行的保障。三是管理到位。为全面提升档案现代化管理水平，各高校应把建立健全档案管理各项规章制度作为第一要务，特别是要想使信息化工作落到实处，《档案工作激励机制》的建立尤其重要。同时，在对档案信息化工作的评估中，必须建立相应的评价体系和激励机制，予以认可和奖励，以激发档案工作人员的积极性。

(二) 实行统一领导，“集中+分散”双轨制并行的管理模式

针对多校区异地办学体制下档案不宜集中管理这一特殊情况，各高校档案工作可按照统一领导，分级管理的原则，推行“集中+分散”的管理模式，总校区的档案集中统一管理，异地校区设立档案室或档案分室，其档案单独管理。异地校区可建立虚拟校园网，分配给异地分室档案管理系统账号，实行网络管理、指导和业务培训。

(三)加强软硬件建设，营造良好的工作环境

首先，软件建设要上水平。目前，市场上档案管理软件纷繁复杂，引进先进、稳定、性能完善的档案管理软件是档案信息化工作顺畅开展以及长远发展的保证。其次，硬件要重建设重应用。配备足够数量的先进的现代化办公设备，是加速档案信息化建设进程的基础。另外，在加强设备投入的同时，加强设备的管理、应用和维护，树立管理人员的服务意识，保障设备的良好性能，提高设备有效的利用率，避免出现重建设轻应用现象。

(四)改善档案管理体制，坚持“三个创新”

要使档案工作在当今信息时代，改革开放的经济大潮中蓬勃向上，必须最大限度地调动一切积极因素，弃旧建新，有一套充满活力的管理、运行机制，坚持“三个创新”：

1.创新内部管理，提升现代化管理水平

在档案管理方面，力求现代化。档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。所以购置先进的档案管理软件(网络版)改变传统的手工方式，以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。在全校范围内全面推广运行档案网络管理软件，开通全校一部门一用户和一部门多用户账号，统一著录标准，实行网络著录、归档、利用等，实现网络管理。

2.创新管理思路，提高档案队伍素质

在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。要紧跟时代步伐，积极加强档案人才队伍建设，加大档案管理人员的培训力度，加强新知识、新技术的学习和掌握，培养和造就既有档案专业知识，又掌握现代化管理手段的档案专业人才。可通过制订档案员岗位职责，提出具体要求，以及集中定时学习，博采众长等措施加以落实。

3.赋予档案馆（室）一定的人事权力

以高校档案馆（室）为主，对各立档单位兼职档案员进行考核，这样能强化档案馆（室）的行业管理职能。档案干部的调动要征得档案馆（室）的同意。干部不流动，不符合事物发展的规律，但调动太频繁，也不利于事业的发展。因此，高校档案工作人员要保持相对的稳定，不要轻意换岗，确有其因时，要征得档案馆（室）同意，办理交接手续后，方可离任。

(五)建立“313”架构，实现多个管理系统无缝对接

面对存在多个独立管理软件的高校，在档案信息化建设中可按照“313”架构建设，即3个重点数据库(目录数据库、全文数据库、多媒体数据库)，1个服务平台(面向互联网为学校、社会各界提供学校公开信息及馆藏开放档案资料阅览服务平台)，3个归档电子文件无缝对接管理系统(招生录取系统、统招毕业生学籍管理系统、函授毕业生学籍管理系统等等)。这将会大大节省劳动力，推进档案信息化的建设进程。

注释：

*本文是河北农业大学非生命学科与新兴学科科研发展基金支持的现代信息技术在高校档案管理中的应用调查研究项目(Fs200923)的科研成果。

作者单位：河北农业大学档案馆