论档案管理在示范性高职院校建设中的作用

常琤

（广东轻工职业技术学院广东广州510300）

论档案管理在示范性高职院校建设中的作用

常琤

（广东轻工职业技术学院广东广州510300）

对广东轻工职业技术学院在创建全国示范性高职院校的准备、申报和建设过程中档案工作所暴露出的一些问题进行分析，提出学校档案管理工作应该加强的几个方面。

档案管理；示范性高职院校；评估

教育部决定从2003年起建立五年一轮的普通高等学校教学质量评估制度，并且成立了高等学校教育教学评估中心，这标志着我国高等教育教学评估迈入规范化、制度化的发展阶段。具体到高职高专院校，可以这样认为：高职院校的评估既是对一所高职院校整体工作的全面检查，又能对高职院校的各项工作起到“以评促改、以评促建、以评促答、评建结合、重在建设”的积极作用，促进高职院校进一步明确办学指导思想，发挥主体性和主动性，有利于高职院校办学自主权的发挥，加快落实高职院校教育工作中心地位、改善办学条件、深化教育教学改革等，具有极其重要的现实意义。

正是在这样的背景下，我校从2006年开始正式启动“全国示范性高职高专院校”的评估准备工作，经过全校教职工的努力工作，于2008年提出申请，接受全国高职高专院校人才培养教学水平“全国示范性高职高专院校”的遴选工作，经过准备建设、预审、论证、推荐、评审，最终成为第三批“国家示范性高等职业院校”。从创建和评审的全过程看，科学、规范的档案管理和完整、齐全的档案材料是教学评估的必备条件和重要依据。

示范性高职院校建设是对学校发展各个方面的评价与总结，因此，在示范性高职院校的申报和建设过程中，必然会形成在建设、管理、服务和教学等各个方面、专门为示范性建设工作提供支持的文件材料，这是对学校办学历史、办学理念及办学水平的一次梳理、总结和提炼。而这些档案材料是院校建设的历史资料，不论是在示范性建设预审、论证、推荐、评审中，还是在验收考核中，都是最直接的证据。齐全、完整的档案材料集中地反映了学校工作的历史与现状，是专家正确评价学校人才培养工作水平的重要依据。高质量的档案材料，能充分体现出学校教学质量、教学管理水平和办学水平以及办学特色等情况。因此，做好档案管理工作就显得尤为重要。

高职院校档案在评估工作中的作用

高校档案是指高校在办学过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、声像、实物等不同形式的历史，记录。要完整和准确地记录历史，就必须及时、尽可能全面地保留原始资料，并经过整理形成档案。高校档案涉及面十分宽泛，涉及教学、科研、管理、人事、基本建设、对外协作和学生学习生活等方方面面的工作，涉及全校师生员工。因此，准确、完整、全面地做好高校档案工作对记录学校发展有着非常重要的意义。

在评估实施过程中，学校档案是评估专家组借以考察、了解学校办学情况的一种非常重要的信息媒介。因此，档案建设对于高校评估能否顺利开展至关重要，具体而言，档案在评估中的作用体现在以下几方面：

高职院校档案客观地再现了高职院校的发展历史，是高职院校发展的历史凭证这是档案的原始特性，是其他任何事物不能代替的。广东轻工职业技术学院是1999年经教育部批准成立的全日制高等职业技术学院，是一所致力于为地方经济发展培养应用型技术人才和高技能人才的高职院校，前身是创建于1933年的“广东省立第一职业学校”，至今已有76年的职业教育历史。在建校初期，学院领导就十分重视档案工作。与此同时，成立了隶属于院长办公室的学院综合档案室。从档案室成立之日起，就注重从最基础的档案收集工作抓起，形成了大量不同时期的反映各个方面工作的档案资料，其中包括教学、行政、科研、外事、设备、基建、财会等，既有文字载体，又有声像、图片、数字、照片等载体。在示范性院校评估中，这些在学校办学、发展过程中形成的原始档案材料，真实记录了学校的成长历程，反映了学校工作的成就与办学特色，客观地再现了每一项工作的历史面貌，成为评估专家组了解学校工作的重要渠道和开展评估工作的基础和重要凭证。

高职院校档案的真实性为高职院校评估工作提供了可靠保证，是评估专家组的重要参考依据学院档案不仅记录了学院历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训以及创造成果。比如评估中准备的教学建设与改革佐证材料中，教学档案至关重要，它所提供的专业设置、教学大纲、教学计划等，都是学院师生员工智慧和经验的结晶，是学院教学工作的真实反映。学院的荣誉档案也是评估学院各项工作取得优异成绩的真实佐证。档案的参考依据作用就在于它的可靠性，档案的真实性是档案的特征之一。对许多工作来说，它是一种宝贵的资料，对于高职院校评估工作而言是不可缺少的参考依据。

高职院校档案可为社会教育和知识传播提供生动的素材我院的改革、建设和发展，在办学理念、学校特色方面的探索，在人才培养模式诸多方面的建设经验和创新，尤其是专业课程、实践教育基地建设、工学结合和学生思想政治工作等方面的探索，具有较强的推广价值和借鉴意义。学院综合档案室积极服务于学院评估工作，开展了形式多样的服务宣传工作。如设立档案陈列室、举办专题展览、开展档案编研工作等。

高职院校档案管理在示范校建设中的问题

尽管档案在我校的评估工作中起到非常重要的作用，但同时我们也看到了档案工作在示范建设过程中暴露出来的一些问题：

原始性问题在以往的教学管理工作中，人们对教学基础档案重视不够，以至在考察和总结学校办学历史时缺乏相应的印证材料，这在一定程度上影响了学校的整体形象。在高职院校示范建设过程中，要加强在日常工作中对档案材料的管理，特别是原始档案材料的建设。档案材料以原始的第一手材料为构建主体，只有原始性的档案材料才能如实反映学校原貌，才具有说服力和凭证作用。但在实际工作中，由于很多教师及档案管理人员平时不注意搜集或者平时不注重积累，以至于不能及时归档，造成有些原始资料的丢失。

非职责性问题我校教学单位产生的档案材料有很大的非职责性，即这些材料都分别产生于不同科室、不同系部、不同专业、不同课程的不同教师工作环境中，分散在日常的教学工作和管理过程中，如果教师及教管人员档案意识较强，对本职工作中产生的材料就会自觉积累保存；如果档案意识薄弱，做过的工作就会有结果而没有过程材料。这种忽视档案材料的积累和归档的现象，在各部门相当普遍。因此，出现了为评估而临时补救拼凑评估档案的做法。

档案管理不够规范在评估材料的准备过程中，由于各部门的兼职档案员对档案管理不熟悉，在档案的整理和归档过程中普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三，大部分案卷缺少卷内目录；第四，组卷混乱现象比较严重。

科研档案开发利用不够科研档案的开发和利用是科研档案工作的终极目的。理论上，作为高新科技信息和科技知识主要载体的科研档案的开发与利用应该受到人们的高度重视，但目前学校对科研档案存在“重保管、轻利用”的做法。

提升档案管理水平的对策

示范性院校建设极大地推动了我校的档案建设，但档案管理与建设仍然是学校创建示范性院校的薄弱环节。档案工作在评估过程中首当其冲，故学校应把档案资料建设视为“迎评促建”的重头工作，这就为高校档案工作提供了很好的发展契机。针对评估中暴露出来的问题，笔者认为，学校档案工作应该以此为契机，在以下几方面下工夫：

增强档案管理现代化意识在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要树立依靠科技进步和科学管理的观念。把档案服务方式从传统的被动服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

加强对人才的培养档案管理现代化是不断完善深化的过程。在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员，特别是各个部门的兼职档案员要提高素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型管理人才。

加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化现代技术手段在档案管理中的应用还不尽如人意，我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必备的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，发挥缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

重视档案管理的标准化为防止档案管理中出现无章可循、无法可依、重复繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序、取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究发展的重要手段。

总之，学校档案工作是学校建设、教学、科研等诸方面工作状态的真实记录，是反映学校发展历史、教学理念、教学质量及教学管理水平的重要依据。示范性建设对学校档案工作提出了更高的要求，也为档案建设带来了契机。学校档案部门应不失时机地利用“迎评促建”的强大助推力，切实提高档案工作的管理和服务水平，使学校的档案管理工作迈上新台阶。

[1]陈凯侠．从高职院校评估谈高职院校档案工作建设[J]．职业圈，2007，（20）．

[2]伦凤梅．通过高校教学评估促进高校档案建设[J]．黑龙江科技信息，2007，（3）．

[3]吕鸿．以教学工作水平评估为契机促进高校教学档案规范化建设[J]．中国大学教学，2007，（6）．

G717

A

1672-5727（2010）01-0068-02

常琤（1969—），女，河南浚县人，广东轻工职业技术学院经济师，主要从事机要秘书、统计工作。