关于民营企业档案工作的探讨

王素香 王玉香

（1.宾县档案局 黑龙江 宾县 150400；2.宾县党史办 黑龙江 宾县 150400）

民营企业是一种非公有制经济，随着国企改制的不断深入，民营企业在数量上、在国民经济所占比例上明显增多，成为国民经济的一个重要组成部分。尽管民营企业发展迅速，但其档案管理工作大多滞后。因此如何开展好民营企业档案工作，使其步入科学化、规范化、制度化的轨道，为民营企业的发展服务，是新时期档案工作面临的一个新课题。我们结合工作实践对这一课题进行探讨。

一、开展民营企业档案工作的重要意义

2006年，为进一步推动民营企业档案工作适应民营企业快速发展的需要，国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会共同制定下发了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》。《意见》中明确指出做好民营企业档案工作的重要意义。一是“档案工作适应我国经济社会发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，民营企业是非公有制经济重要组成部分，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化建设进程具有重大的战略意义。做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响。”二是“民营企业自身发展的客观要求。民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。”三是“各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。”《意见》同时指出：“积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经济建设和现代化建设服务的一项重要内容。”可见国家有关部门对民营企业档案工作的高度重视。

二、民营企业档案工作的现状

（一）规模以上民营企业档案工作好于规模以下民营企业

规模以上民营企业固定资产投入大，流动资金多，企业管理人员知识水平、专业素质较高，重视企业的档案管理工作。规模小的企业一般资金相对少，销售额低，企业收益少，管理人员相对素质低，对档案工作投入少，对档案工作重视程度不够。

（二）高新技术民营企业档案工作好于一般的民营企业

高新技术企业大都重视档案工作，一是档案的科技含量高、利用率高；二是档案的保密性强，企业更注重档案管理；三是能够充分认识到档案是企业资产的重要组成部分，是企业的无形资产。

（三）民营企业法人档案意识强的好于档案意识弱的

民营企业的法人档案意识强的，档案工作能摆上位置，在机构、人员、设备等方面舍得投入，档案齐全完整程度高。档案意识淡薄的法人则很难做到。

（四）民营企业档案管理松散，规章制度尚未建立

大部分民营企业，特别是中小型民营企业，档案管理的规章制度尚未建立或不健全，各类档案资料处在分散保存状态，许多档案室建设不规范，档案内容不齐全不完整。

（五）民营企业档案管理专业人才缺乏，设备落后

大多民营企业档案的管理人员为兼职，档案业务生疏，不具备开展档案工作的能力，但又缺少培训。同时一些现代化的档案管理设备严重缺乏。

（六）档案行政管理部门指导监督不及时、力度不够

由于受体制、思维方式、管理意识的惯性影响，又由于经费、人员等因素的制约，档案行政管理部门深入民营企业调研、指导监督工作不够，影响了民营企业档案的规范化管理。

三、做好民营企业档案工作方式方法

针对上述民营企业档案工作存在的问题和现状，宾县档案局采取积极主动的工作方式方法，开展民营企业档案工作。

2002年9月，黑龙江省政府批准建立哈尔滨宾西经济开发区以来，民营企业的大量入驻，宾县经济呈现出突飞猛进的发展态势，得到国家和省市领导充分肯定，并被誉为“深圳的发展速度”。随着开发区的建设和发展，宾县档案局把档案工作的触角延伸到这个新的领域。在入区并已投产企业中开展了档案工作。建成投产的50余户企业中已有45户开展了档案工作。

（一）加强领导、列入目标，推进落实

开发区建立后，企业陆续进入，档案工作如何为企业建立和发展创造优质周到的服务环境，一直是我们探讨的课题。2004年初，我们把指导开发区民营企业建档并推进规范化管理确定为重点工作之一，列入工作目标、专项推进落实，成立了民营企业档案工作领导小组，加强了对此项工作的领导。一把手挂帅，亲自带领档案指导人员多次深入宾西开发区，调研摸底，在摸清底数情况下，确定进一步开展工作的着眼点和切入点。

（二）加强宣传、积极引导，增强企业档案意识

宣传发动引导，是我们工作的第一步，也是最艰苦的一步。工作中，我们探索了多种方式。起初，我们不厌其烦的反复深入企业，不管对方热情与否，我们坚持宣传做好档案工作对企业发展的益处，并编印企业档案管理规范材料送到企业。2005年初，我们发出了致全县民营企业的一封信，阐明了民营企业建立档案工作的重要意义、县档案局的职能和服务方式。向企业郑重承诺：一是在企业自愿的基础上无偿帮助企业建立和开展档案工作，决不勉强，不收取任何费用；二是积极主动地为企业提供档案工作的业务指导服务，不给企业添麻烦；三是企业在档案工作中遇到困难和问题，请随时与县档案局取得联系，我们将及时为企业提供有效的服务。借助开发区管委会平台。利用召开企业党务、生产和安全等工作会议的机会向企业宣传档案工作，逐渐向企业灌输档案意识。

抓住契机、沟通工作。我们不放过任何与企业领导见面、沟通的机会，向企业渗透档案工作内容，一些企业就是这样从不认识到认识从而开展档案工作的。

（三）摸清底数、分类指导，合理有序的开展工作

已生产的企业中，档案工作基础情况不一，我们在前期调研摸底的基础上有针对性的对企业进行了分类指导。一是档案意识比较强的企业。浙江海运集团投资22个亿的宾州水泥有限公司和山东禹王集团投资的植物蛋白有限公司等企业。在建厂之初就把档案工作摆上位置，与企业生产建设同步发展，这些企业的总公司都在沿海或发达地区，所以分公司的档案管理有现成的模式和经验可以借鉴，管理方式比较先进成型，在我们的精心指导下，档案工作向着标准化、规范化方向发展。宾州水泥、禹王集团形成的档案门类齐全，均设置专人、专室管理，配备了现代化设备，档案规范化程度达到了标准。二是经过宣传，积极性比较高的企业。华龙日清面业集团是全国民营五百强企业河北华龙面业集团投资兴建的。华龙面业于2004年1月在宾西投产，经过我们反复宣传，企业的档案意识不断增强，我们把文件材料的归档范围和档案分类细则等档案工作系列规范带给企业，并对主管领导和档案员进行了培训，使其初步掌握了档案工作的总体要求以及文件材料的收集、分类、整理、归档等业务知识。企业档案已实现了集中统一管理，并逐步实现标准化、规范化。三是档案意识薄弱的企业。这些企业规模相对比较小，形成的档案材料少，这些企业正处于发动阶段。

（四）以点带面、全面推进，取得显著成效

宾州水泥和禹王植物蛋白等企业档案工作基础好。为了更好的带动其它企业档案工作的开展，我们与开发区管委会联合召开了一次企业档案工作现场会，参观了企业档案工作现场，听取了两个企业从不同角度的经验介绍，使与会者对企业在建设之初如何建档、如何管理有了进一步的认识。管委会领导和档案局领导介绍企业建立档案工作的重要意义和档案局的职能、服务方式等。这次现场会起到了典型带动作用。与会企业增强了档案意识，相继建立了档案室、配备专职人员，购置相关设备。由于宾县民营企业档案工作开展成效显著，2006年5月哈尔滨市民营企业档案工作现场会在宾西经济开发区召开，宾县介绍了经验。

四、开展民营企业档案工作的几点体会

（一）上级业务部门和县领导的重视支持是前提

市档案局把民营企业档案工作纳入目标管理，促使我们在研究工作时就对此项工作有所侧重，摆上位置，纳入计划。市局领导和业务指导人员先后几次深入开发区，与我们共同调研和指导，一是提高了开发区管委会和企业的重视程度；二是对我们前段的工作提出了宝贵的意见和建议，使我们少走弯路，深受鼓舞，更加坚定了我们抓好此项工作的信心。

县委主管领导特别重视档案工作，经常听取档案工作汇报，并在全县党群工作和档案工作会议上，针对新时期各行各业出现的新情况和新变化，提出档案工作新的要求，特别是开发区基础设施建设档案和民营企业档案工作要进一步加强，并亲自协调资金和现代化设备，为我们开展工作提供了有力保障。

（二）开发区管委会的积极配合是桥梁

民营企业高度自主管理的特点和县里对民营企业的保护政策，决定了我们开展工作必须紧紧依靠开发区管委会，所以我们没有直接深入企业，而是先争得开发区管委会的支持和帮助，管委会非常重视档案工作，在开发区创业和建设非常繁忙的情况下，派一名与企业联系多并且在企业中威望很高的中层干部协助我们到企业工作。

（三）要充分尊重企业的意愿，因地制宜、因势利导

民营企业不同于以往的工作对象，他们从事的生产不同、行业不同，企业管理者的想法也有很大差别。工作实践中，我们体会到，对他们不能搞行政命令，不能一刀切，具体档案管理方式上都采取灵活多样的做法，充分体现为企业生产服务意识，怎么方便企业生产利用就怎么做，坚持先建立后完善的原则。

（四）档案工作必须围绕中心，发挥职能作用

我们主动为中心工作服务，在得到开发区和企业认可的同时，也得到了县委和上级业务部门的高度赞赏。工作经验以《宾县档案局充分发挥职能作用，进入经济建设主战场》为题刊登在2005年《宾县情况》第五期上，同时，也被省档案局《龙档信息》采用。