简论优化高校财务管理中的报账服务方式

毛丹

（四川文理学院计财处，四川达州635000）

简论优化高校财务管理中的报账服务方式

毛丹

（四川文理学院计财处，四川达州635000）

财务报账是高校财务管理的重要组成部分。目前高校财务活动的业务量与日俱增，业务处理过程变得繁重而复杂，财会业务的反应速度也随之明显下降，导致财务报账过程既耗时又低效。优化高校财务报账的管理与服务方式，加快服务流程，提高服务效率，是促进学校教学、科研事业发展，提高学校整体管理水平的必然要求。高校财务人员良好的服务意识与服务态度，扎实的专业知识与熟练的业务技能，则是为师生提供优质服务的重要保障。

高校；财务管理；会计服务；报账流程

随着我国高等教育体制改革的不断深入，国家教育经费的投入以及经费来源渠道的多元化，高校财务活动渐趋复杂，会计业务量的增长导致业务处理过程变得繁重而复杂，财会业务的反应速度也随之明显下降。高校财务部门工作过程中人员活动密集，业务交易频繁，财务工作又具有明显的周期性，尤其是在开学和期末，财务部门人员工作强度很大，加之如果现场秩序紊乱，就特别容易出错，也必然降低财务部门服务师生的质量。因此，创新高校财务报账方式，优化报账服务，营造一个井然有序的报账环境，将有利于提高高校财务管理水平。

一、高校财务报账服务方式现状分析

1.高校报账流程现状的相关分析

从组织分工的角度看，一个报账人要经历许多步骤才能完成报账工作，其中每一步都要耗费一定的时间。报账人先要做好报账前的准备工作，譬如搜集原始票据，填写报销单，报经领导审核签字，粘贴整理完好以后到报账大厅向财务人员提交单据，开始报账；财务人员对单据进行审核签章，并通过电算系统进行账务处理，复核无误后打印记账凭证，返回报账人签字确认，最后交由出纳窗口作现金收付或银行划款处理。

会计审核是高校财务报销核算的第一关。会计审核人员既要审核原始凭证的合理合法性，又要按审核的业务流程审批，并完成制单工作。高校财务报账的自然流程较长、耗时较多的原因，从财会专业业务的角度来看，一是因为财务人员必须熟悉国家的有关方针、政策和财务制度，以及学校的财务管理具体规定细则，熟悉校内各部门的业务范围和各级领导的财务审批权限，甄别所报销的经济业务是否属于报销的范围；二是审核制单岗位处理每一笔报销业务均是对全年预算的微观执行，必须同时细化到每一个具体的会计科目上，同时还要及时掌握各部门经费指标的执行情况和代管经费的余额情况；三是相对于企业的费用报销而言，高校报账审核的发票具有种类繁多、来源广泛的特点，甄别发票真伪具有较高的难度，需要财务人员拥有一定的识别能力。

从高校的一般报账流程图来看，报账过程中最关键、最耗时、但却可以改变的环节在于前台审核制单。在这个环节中，报账双方的互动最为频繁，各类单据需要在报账人和财务人员之间往返传递、粘贴、填写、校验、稽核及录入，乏味的等待使双方都会感觉到很无奈。虽然目前各高校已经实现会计电算化，利用高效的计算机管理减少了部分手工作业，但是唯独这个环节并没有发生实质意义上的改变。

2.报账人等候报账过程中的负面因素影响分析

时间就是金钱，时间就是生命，在这个快节奏的时代，人们更加珍惜自己的时间，越来越没有耐心排着长队等待服务，等候时的空虚无聊会让师生感觉到很无奈。如果财务人员没有站在报账人的角度，没有顾及师生的这种“焦虑感”，就会让他们在心理上感到被忽视，甚至不被尊重，就会产生强烈的不满情绪［1］。

接受服务前的等待比服务中的等待，没有解释的等待比有解释的等待，时间显得更长。会计法律法规、学校报销制度具有一定的专业性，报销人如果对此缺乏必要的了解，就容易造成误解，不一定认同财务人员实施报销业务的作法。等待的时间可能有多长，报账何时能完成，如果财务人员不及时与师生进行交流沟通，那么报账人就会心怀不安，在烦燥中会觉得时间过得很慢［2］。因此，财务部门应有意识地安排专门人员在服务前对师生进行解释，如果能及时公布报账的人流量，让师生避开报账的高峰时段，自己选择时间报账，则更灵活可取。

不守规则、没有秩序的排队等候，使时间显得更漫长。当“加塞”、“插队”等现象出现在报账队伍中，就会引起师生的强烈不满。报账人看到后来的人比自己更早接受服务，这时的心烦意乱就可能演变成愤怒，把工作人员当成发泄的对象。

排队等候的压力也可能来自财务人员的工作作风。报账人的注意力都集中在报账窗口，财务人员的办事效率，待人接物的态度，哪个方面做得不好都会给师生一种压力。譬如财务人员简单地以报账人手续不全为由，拒人于千里之外，或者旁若无人没完没了地打电话，或者我行我素自顾自地整理资料，而报账大厅里人潮汹涌，人满为患，这都会让师生们对报账产生畏难心理，降低服务的满意度。

正是由于目前高校财务报账过程既耗时又低效，就迫切需要新的思路和措施来革新这一低效流程。

二、优化高校财务报账服务方式的对策

1.创新财务报账方式

（1）网上预约报账

如何能减少师生们报账的等待时间，最好的办法是提高前台审核制单的速度。预约报账系统的开发可以顺利解决这一难题，它将业务分流，也就是将报账大厅耗时最多的单据录入工作，交由报账人和财务人员共同完成，能够大大地减少师生等待的时间。报账人可以通过计算机网络的各个终端自己选择时间录入报账信息（包括基础信息、业务类型、报销单信息和支付信息），再由系统预设的处理程序自动生成各类账务信息，并打印报销单，与原始单据一起投入财务报账大厅专设的报销信箱，由指定的财务人员定时收取。财务人员根据预约或者自行取回报销单据，受理报账业务，审核报账人投放的原始单据及报销单，对预约报账系统生成的账务信息之相关内容进行确认，确认无误后由系统自动生成会计凭证，并通过网上银行及时将款项划转至教职工的账户上。将繁琐的财务报账工作简化为对原始单据的审验和对预约报账系统数据的修改或确认，余下的工作则由账务系统自动完成［3］。

引入预约报账系统，改变了传统的报账模式，将原有系统扩充成预约报账子系统和会计电算化子系统两大模块，记账工作由以前的财务人员单独完成，变成由报账人和财务人员共同完成，缩短了报账时间，也减轻了财务人员数据录入的工作量，使其能更加专注于对业务的处理，因而大大提高了财务工作的质量。

预约报账系统挂在学校财务部门的局域网上，可以实行开放服务。在系统开放期间，全校师生员工可以自主选择时间及计算机网络终端，完成票据数据的录入，而不必等候财务人员对原始单据审验后才开始报账。为保障数据的安全性，电算化会计子系统仅挂在财务部门的内网上，只在内网运行，只能由指定财务人员操作。新的分工格局，实现了报账人和财务人员的完美协作，加快了每一笔业务的处理速度，减少了报账大厅内每笔业务的流转时间，提高了财务部门的整体工作效率。

（2）电话预约报账

针对某些突发事件，诸如有关人员接到紧急任务需要借出差备用金、师生员工因病借支医药费、教职工在异地急需完清账务等情形，可实行电话预约方式开展账务工作。

（3）创建报账绿色通道

对于一些特殊报账业务，应给予优先办理，形成快速报账通道，以提高工作效率，更好服务师生。譬如考虑到有些老年教职工对计算机的应用不熟悉，采用网上预约报账方式对他们来说不适合，那么可以为他们设立一个专用窗口办理报销业务，这样可以减少他们等待的时间，保障这类特殊人群的权利，同时也分流了等待报账的人流，减轻了服务窗口的压力。

2．全面提升财务人员的业务适应能力

（1）增强服务意识

高校财务人员的业务工作过程其实就是服务的过程，其工作质量和水平直接影响到学校教学、科研及生活服务的方方面面。财务人员在工作中应不断摸索经验，注意收集报销过程中遇到的新情况新问题，以座谈会等形式与师生积极互动，降低财务信息不对称的程度，听取师生关于财务工作的意见和建议，及时反馈给学校管理层，以便及时修订相应的制度及标准，使报销制度更加科学完善；应利用校园网发布相关财务信息（诸如报销制度、报销程序、报销方式、各系部经费使用明细及结余情况、科研经费的查询等），使全校师生随时都可以查询自己所需的财务信息，缩短财务部门与学校各职能部门、师生的距离，既方便了广大师生，又为做好财务管理工作打下了良好基础。

（2）营造和谐服务氛围

在高校校园内营造一种以人为本、高效和谐的服务氛围，可以增添高校财务人员与师生的亲和力，提高服务质量。比如财务人员应积极主动地与师生沟通，在业务活动中使用文明服务用语，待人接物和气热情，服务态度和蔼可亲，对待前来报账的所有师生一视同仁等等。

（3）改善服务方式

高校财务人员应当利用报账机会，对前来办事的师生作悉心指导，宣传会计法律法规及制度，真正把会计基础工作贯穿于高校财务活动的每个环节。比如，可以充分利用校园网络提供咨询服务，实时通报报账高峰时段，以利广大师生择机报账；选派经验丰富、专业能力强的财务人员，到各系部和处室以讲座培训等形式，针对报账中经常碰到的问题作详细讲解，宣传有关财务报账技巧及政策文件要求，以达到规范报销的目的，提升财务部门服务的良好形象［4］。

（4）擢升服务能力

高水平的服务来自于高水平的专业知识，来自于熟练的业务处理能力。高校财会人员要保持全新的知识结构和政策水平，以适应会计工作向高层次、全方位发展的需要。

其一，强化高校财务人员的职业道德教育。会计职业道德是影响会计工作质量的关键性因素。诚信为本，操守为重，遵循准则，确保会计信息的真实可靠，是每个财务人员都应具备的基本职业道德。敬业爱岗，克尽职守，廉洁奉公是做好本职工作的前提。高校财务人员应规范自己的行为，时刻严格要求自己，才能做到为师生提供优质服务。

其二，全面提高高校财务人员对新形势的适应能力，更新知识结构，优化业务技能。在知识经济时代，高校财务人员不仅必须系统地掌握会计、财务、审计等专业知识，还应主动学习经济学、管理学、统计学、计算机以及法律等相关和相邻学科知识，并能够顺利地将专业知识和相关知识转换为实际业务技能，这样才能高效优质地为师生提供服务。

其三，培养造就高校财务人员健全的心理素质和团队协作精神。财务工作是和人打交道的，因此要善于多与师生沟通，营造出和谐相容的工作氛围，这将有助于对事物的认同和处理，在彼此之间架起一座理解的桥梁。在财务部门内部，要努力培养协作精神，互相理解，互相配合，形成充满信任和谐的团队，在民主、乐观、向上的工作氛围中圆满完成工作任务。

总之，优化高校财务报账的管理与服务方式，加快服务流程，提高服务效率，是促进学校教学、科研事业发展，提高学校整体管理水平的必然要求。高校财务人员良好的服务意识与服务态度，扎实的专业知识与熟练的业务技能，则是为师生提供优质服务的重要保障。

［1］李平英.排队现象及其管理研究［J］.山东农业大学学报，2003，（6）.

［2］俞义.排队服务管理的心理学分析［J］.郑州牧业工程高等专科学校学报，2006，（5）.

［3］孙思惟.基于INTERNET的高校网上预约报账解决方案［J］.教育财会研究，2009，（5）.

［4］杨静媛.高校会计审核工作中监督与服务的思考［J］.中国乡镇企业会计，2008，（7）.

（责任编辑 晓白）

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1008-6382（2010）03-0042-03

2010－03－19

毛丹（1969—），女，四川达州人，四川文理学院会计师，主要从事财务管理研究。