积极心理学对教学秘书管理工作的启示

庄文彬

（厦门理工学院 商学系，福建 厦门 361024）

积极心理学对教学秘书管理工作的启示

庄文彬

（厦门理工学院 商学系，福建 厦门 361024）

教学秘书工作是高校教学管理中最重要的工作之一，加强教学秘书队伍建设是提高教学质量必不可少的环节.本文对教学秘书的工作特点和心理特质进行分析，通过积极心理学的视角，探讨教学秘书管理的新理念，以期能为高校的教育管理工作提供参考.

教学秘书；积极心理学；人格特性

教学秘书作为高校最基层最直接的管理人员，是教学信息上传下达的桥梁，是教学工作正常运行的枢纽，在教学管理中发挥着重要作用.但同时，教学秘书工作量大，事务琐碎繁杂，工作人员容易产生消极倦怠的心理.如何帮助教学秘书克服倦怠心理，充分调动积极性、主动性和创造性，对于提高管理队伍的整体素质，提高教学管理水平，具有十分重要的意义.本文试图运用积极心理学，对高校教学秘书的工作特点和心理特征进行分析，探索教学秘书管理的激励机制.

1 积极心理学的基本内容及主要观点

积极心理学由著名心理学家Seligman于2000年在《美国心理学家》上刊登的《积极心理学导论》一文中正式提出，是美国心理学界正在兴起的一个新的研究领域.积极心理学致力于研究人的积极情感体验，积极的个人特质以及使个体成为优秀公民的制度体系.从原来过分关注个体所存在的问题转向关注个体的积极品质，提倡用一种积极的方式来对人的心理现象做出新的诠释，关注人类的潜力、动机和积极因素等方面，从而激发人内在的积极的力量和优秀的品质，帮助人们最大限度地挖掘自身的潜力，获得成功和幸福.美国著名心理学家Schultz称其为当代心理学研究的最新进展之一.

在积极心理学中,积极的人格特性引起了越来越多的研究者的兴趣.积极的人格特征中存在两个独立的维度：（1）正性的利己特征（2）与他人的积极关系.其中正性的利己特征是指接受自我、具有个人生活目标，能感觉到生活的意义、感觉独立、感觉到成功，能够把握环境和环境的挑战；与他人的积极关系则指的是当自己需要的时候能获得他人的支持,在别人需要的时候愿意并且有能力提供帮助,看重与他人的关系，对于已达到的与他人的关系表示满意.当个人的积极特性产生，能够激发事业感、责任心，从而提高工作效率.

目前积极心理学已应用在社会各个领域.在教学管理工作中，积极心理学对于激励教学秘书人员，挖掘他们的积极心理品质，塑造积极人格，提高工作效率和服务质量，提高教学管理品质有着重要意义.

2 教学秘书岗位的基本特征和管理问题

教学秘书既是教学管理工作的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，教学秘书工作的内容包括协助院系领导处理日常教学管理的常规事务，保证教学工作正常进行；同时教学秘书要为教务部门与本单位之间，教师与教师之间，教师与学生之间传递和沟通信息，协调关系；并且还要及时向院系领导汇报本单位教学工作的情况，为领导决策提供信息，起到参谋助手的作用.目前高校教学秘书岗位工作存在着以下的一些问题：

2.1 教学秘书岗位工作繁重、事务单调琐碎.教学秘书是教学单位的窗口，要与教务部门、学生管理部门等相关职能部门以及各个系之间联系，需要协调本院系教师与学生的有关教学事宜，需要处理各式各样纷繁复杂的工作，同时还要对大量的教学文档资料进行收集、整理、验收以及归档.一方面业务繁忙，服务性强，承担的责任大，需要耗费大量心力劳力，另一方面又必须百密无一疏，在某一环节的疏忽可能就会打乱正常的教学秩序，给教学工作带来困难.工作繁琐枯燥，重复性强，缺乏新鲜感，缺少机遇和挑战，同时又不能在短时期内体现明显的工作绩效，就容易产生心理疲劳.特别对于现在很多抗压能力较弱的年轻秘书，更易对现有的工作产生厌恶感和对个人前途产生失落感.

2.2 外界对教学秘书的工作认识和重视程度不够.教学秘书的工作往往辛苦在背后，不为人知，不被看重.由于对教学秘书工作缺乏正确的认识，部分高校领导者不够重视甚至轻视教学秘书的工作，认为他们的工作简单琐碎，只有水平较低，能力较低的人员才会从事教辅工作.加上教学秘书工作涉及的部门和人员很广，碰到的困难和矛盾较多，经常会遭受误会批评和委屈，有些人不能理解教学秘书的工作，对他们吹毛求疵.这样的外部环境，使部分教学秘书对未来的前景产生了怀疑和焦虑，以致工作态度消极，责任感不强，对所从事的工作丧失信心，失去兴趣，甚至敷衍了事.

2.3 传统薪酬机制不合理.教学秘书的地位和待遇往往不高，其薪酬一般只与学历、工龄、职称等挂钩，而业务水平的高低、服务质量的好坏对工资的分配几乎没有影响.这种制度使得秘书人员对自己的薪酬不满意，不愿意投入更多的时间、精力在工作品质、业务水平的提升上，就无法实现高效优质的管理和服务，更谈不上改革和创新.

2.4 教学秘书个人进修、培训机会少，工作能力有待提升.由于对教学秘书缺乏重视，很多高校往往忽略了对于教学秘书的培训和进修学习.绝大部分的教学秘书之前所学的专业与从事的工作并不一致，他们大多没有系统地接受过教育学、心理学、管理学方面的基本理论培训，缺乏对高等教育学、高等教育发展新动向的了解和研究.这相对于教学秘书岗位应有的素质要求来说，他们在教务管理方面知识显得很贫乏，缺乏先进科学的管理理念、现代的管理能力与技术，教学管理仍停留在经验型、事务型的水平，难以适应学校改革和发展的需要，从而在一定程度上制约着教学质量和办学效益的提高.

3 积极心理学对教学秘书工作的启示

在现实的教学秘书管理工作中，由于过于强调教学秘书所应承担的责任，强调对教学秘书的各种素质及能力的要求，而忽视了对其情绪体验和情绪活动的关注和有效引导，导致他们工作热情以及积极性缺乏，心理调适困难.积极心理学启发我们，应切实激发教学秘书的积极情绪，这将有利于克服消极的心理状态，将有助于调动他们的工作主动性、积极性和创造性，发展健全的人格，促成其能力、心理和社会适应性等各方面的全面提升.具体可从以下几个方面的措施着手：

3.1 营造积极和谐的工作氛围.积极心理学中对积极社会环境有着重要阐述.积极良好的社会环境条件与个人才能的发挥，与个人创造力的体现、培养等有着密切的关系.当周围环境提供了最优的支持和选择时,他们最有可能拥有良好的心理健康和行为方式.这就要求高校教学秘书管理必须体现人文精神，要尊重人、要关怀人，要牢牢抓住“人”这个因素.当个人处于满意、幸福、快乐的工作状态，其积极性和潜能才能够得到充分的发挥.因此，应努力营造一个尊重人、信任人的宽松和谐的工作环境，使高校成为享受工作快乐，体现人身价值的地方.教学秘书在工作中获得幸福感和满足感，才能更加特爱自己、特爱单位、热爱工作，兢兢业业、脚踏实地，心甘情愿地奉献自己的忠诚和才能，才能以校为家、以苦为乐，最大限度地发挥积极性和创造性.

3.2 激发教学秘书的积极人格，促进其积极情绪体验.院系领导要对教学秘书给予充分的信任，相信他们有能力，有潜力完成有一定挑战性的工作，给他们提供发展的机会，充分发挥潜能，帮助他们实现人生价值.积极心理学认为，积极人格特质主要是通过对个体各种现实能力和潜在能力加以激发和强化，当激发和强化使某种现实能力或潜在能力变成一种习惯性的工作方式时，积极人格特质也就形成了.当个体拥有积极人格时，便能够积极的接受自我，具有个人生活目标，感觉到生活的意义，感觉到成功.积极人格有助于个体把握环境和环境的挑战，当他们面对挫折困难将会采取更有效的应对策略，以积极的方式面对.因此高校管理者要努力挖掘教学秘书内在的积极动机和资源，培养其积极特质，使教学秘书成为自己行为的主动决定着，而不是被动执行者.当教学秘书人员形成积极的个人心理表现，以一个良好的心态投入工作，便能乐观地看待问题，主动地解决问题，形成强烈的职业归属感，必定会在工作中表现出强大的动力.

3.3 要用开放和欣赏的眼光看待教学秘书工作岗位.积极心理学的研究对象是普通人的积极认知过程、积极情绪体验和积极人格特点等等，它认为应该采用开放和欣赏性观点重新认识普通人的潜能、动机和能力.高校管理者应对教学秘书工作准确定位，了解他们在教学管理和教学活动中的重要作用，以人为本，从心理上关注教学秘书的成长，创设良好的心理环境，帮助和引导他们建设积极的人格特征.关注教学秘书身上的积极因素，让其获得积极乐观的情感体验，增进身体健康和心理健康，从而激发出他们强大的主观能动性和潜在能力，树立强烈的责任感和敬业精神.

3.4 完善绩效制度，建立科学的激励机制.积极心理学致力于研究人内在的积极力量，认为只有人所固有的积极力量得到培育和增长，人性的消极方面才能被消除或抑制，实施一些正面外界的刺激，可以引导个体形成积极的心理.薪酬是激励员工工作积极性的根本保证.薪酬不但是生存的需要，更是个人成就与自我价值的重要体现.要实现薪酬的激励作用，就要加快薪酬改革，对教学秘书工作进行科学分析，完善对其的考核评估方案，建立绩效薪酬制度，建立规范、合理、科学的收入分配机制，将薪酬与具体的工作内容、业绩成效相挂钩，对工作表现突出的人员给予额外奖励，从内在主动性出发调动个人的工作热情与积极性.合理的激励机制不仅能肯定教学秘书的工作，还能进一步激发教学秘书的尊重感，成就感和荣誉感，形成奋发向上的激情.

3.5 组织教学秘书培训及深造.创新时代唯有不断学习充电，不断提高自身素质和能力才能适应形势的发展，高校应当为教学秘书提供教育和培训机会.例如组织岗前培训、在岗业务培训，或者到其他兄弟院校交流、学习、互动，开拓教学秘书的眼界，甚至参与教学管理和教育研究.鼓励他们在培训或研究工作中结合学校具体情况探索和把握教育规律，促进管理知识和管理理念的更新，提高管理技能，不断提升自我价值，逐步提升整个学校的教学管理水平.同时也能促使教学秘书对学校提供的支持产生感恩心理，对学校产生认同感和归属感，激发工作的热情和积极性.

总之，要提高高校教学管理水平，教学秘书队伍应得到应有的重视，学校各级领导应尽快树立积极的人力资源管理观念，正确认识教学秘书的工作性质、地位和发展，关注他们的心理特征，建立积极工作制度，构建积极工作环境.在管理中既要重视教学秘书的物质生活，也要关心他们的精神生活，给予充分的信任和尊重，引导他们建立积极人格，努力提高教学秘书队伍素质.

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1673-260X（2010）12-0150-02