河南省中小企业ERP的调查与分析

李红军,徐其东

(1.周口职业技术学院财经系,河南周口466001;2.周口师范学院经济管理系,河南周口466001)

河南省中小企业ERP的调查与分析

李红军1,徐其东2

(1.周口职业技术学院财经系,河南周口466001;2.周口师范学院经济管理系,河南周口466001)

通过对河南省126家制造业中小企业进行问卷调查发现,中小企业对实施ERP意义的认识趋同,但实施ERP的中小企业对员工缺乏必要的培训,ERP实施前的管理基础工作还需要特别改进;企业虽重视ERP实施的过程管理,却忽视对员工进行管理软件原理及其功能的培训。其中管理基础工作对中小企业实施ERP成功与否的影响最大,因此,中小企业成功实施ERP的关键在于做好员工的培训,改造企业的内部流程等软环境。

ERP;中小企业;问题与建议

ERP是一个有效地组织、计划和实施企业的“人”“财”“物”管理的系统,它依靠IT的技术和手段以保证其信息的集成性、实时性和统一性[1]。它的基本思想是将企业的业务流程看做是一个紧密连接的供应链,将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。

为了解河南省中小企业ERP的情况,我们以制造业为例,在郑州市、漯河市、洛阳市、周口市共选取了126家有代表性的中小企业,被调查的中小企业包括食品、饮料、服装、纺织、皮革、木材加工、家具、印刷等行业。通过分析被调查中小企业ERP的基本情况,可以看到河南省中小企业对ERP的认识、普及的总体状况及其发展趋势。

一、河南省中小企业实施ERP的现状

1.中小企业对实施ERP意义的认识趋同。调查中发现,126家中小企业中,实施ERP的有23家,占被调查对象的18%。准备实施ERP的有33家,占被调查对象的26%。中小企业主管经过ERP培训的有48家,占被调查对象的38%。

23家实施ERP的中小企业,认为确实提高了管理效率的有14家,占实施ERP的60.9%;认为与没有实施ERP情况相同的有5家,占实施ERP的21.7%;认为实施ERP情况比没有实施更坏的有3家,占实施ERP的13%。

没有实施ERP的103家中小企业中,认为实施ERP会提高企业管理水平的有42家,占没有实施ERP企业的40.8%。

由此可见,大部分中小企业对实施ERP的意义认识趋同,即通过实施ERP能够带动中小企业管理水平的提升,能够提高企业的管理效率。

2.中小企业实施ERP前缺乏对企业本身的评估。在对23家实施ERP的中小企业调查中发现,只有17家企业进行了实施前的评估工作,占实施ERP的74%,26%的中小企业没有进行任何评估工作。

大部分中小企业对自身的管理需求缺乏深入的研究,不了解自身经营目标是否适合实施ERP,对企业如何参与竞争及如何在市场中定位等问题没有成熟的思路,这就造成了中小企业无法有效地实施ERP。因为缺乏前期全面准确的需求分析,具体操作起来带有一定的盲目性,增大了投资风险。

3.实施ERP的中小企业缺乏对管理层和员工的培训。调查中发现,实施ERP的中小企业对管理层和员工缺乏必要的培训,是造成部分企业实施ERP失败的原因。表1列出了实施ERP的中小企业对员工的培训情况。

由表1可以看到,中小企业对管理人员和员工缺乏培训,无论是培训的安排方式还是培训时间,都不能适应ERP的需要。相当一部分管理人员对于新的管理思想和技术知识了解不多、不深,或只懂本岗位的业务,对其他岗位的业务知之甚少。大部分员工缺乏信息技术知识,只能边学边干。

表1 实施ERP的中小企业培训情况

4.实施ERP的中小企业管理的基础工作落后。在分析中小企业实施ERP前出现的管理问题时,大部分中小企业都存在相同的情况。根据调查表,被调查企业产生质量问题的原因主要有:设备故障、工艺落后、会计制度不完善等。进行分析后可以得出中小企业实施ERP前出现质量事故问题的原因,统计情况如图1所示。

图1 实施ERP前中小企业出现质量事故问题的原因统计

由图1可以看到,中小企业生产过程经常出现质量事故的原因大多是由设备故障和组织结构不适宜引起的,二者均占事故原因的20%。管理者大部分精力用于处理这些基础工作,使得整个生产过程经常无法按预定计划运行,生产经常处于不可控制的状态。

大部分中小企业的发展受资金、规模影响,管理的基础工作落后,生产系统运行不规范,生产过程不稳定,没有实现ERP管理的基础条件,即使采用了ERP系统,也不能正常运行。

5.中小企业忽视对管理软件原理及功能培训。被调查的中小企业重视ERP实施后的管理效率的提高,忽视应用ERP软件的不同功能。中国中小企业大部分是家族式企业,它们存在的环境与国外开发的ERP应用环境有很大的差别。国外开发的ERP是按照西方国家企业环境(管理水平、企业的内部和外部环境)设计的,并不完全符合中国企业的状况。ERP要在中国应用好,中小企业及员工必须进行大量的培训。然而,相当一部分中小企业对此没有足够的重视。从调查数据可以看到,大部分企业不重视实施ERP后的培训工作,造成实施ERP的脱节。另外个别软件公司仅从商业经营的角度推销软件,不考虑软件是否适合于企业的应用环境。

二、河南省中小企业实施ERP过程中出现问题的原因分析

1.把ERP的实施仅仅看做是管理效率的提高,没有认识到ERP的应用是中小企业的一次管理革命。成长期的中小企业在管理模式上都想有一个大的变革,以适应企业发展规模、市场竞争的需要,因此中小企业经营者对ERP的需求比较迫切[2]。但是,河南省大部分中小企业的管理模式不能适应ERP的运作,他们自身的管理理念与实施ERP的要求还有很大的差距。

ERP系统核心管理思想以供应链管理为基础,根据不同企业的实际情况,提供不同的管理模式。中小企业使用ERP系统前,企业的主管人员应该认识到ERP系统将会对自己原有的管理思想、管理方法、管理技术等产生冲击。因此,ERP系统的应用是中小企业对自身管理理念的一次革命。中小企业的主管人员必须清醒地认识到,企业高层管理者的领导与决策,是推动这场革命的关键。

2.重视ERP实施的过程,忽视计划工作,难以适应ERP的需要。中小企业受自身发展规模和市场变化的影响,重视现场管理、目标管理,忽视计划工作。应该看到,中小企业管理模式的变化和革命首先从计划工作开始[3]。做好中长期计划工作,以计划工作的现代化带动管理工作的现代化,这些在ERP中都有体现。如果只重视软件的使用,忽视计划工作的首要性,仅仅从计算机的应用出发,从财务开始,就会舍本逐末,达不到中小企业实施ERP的真正目的。

对于制造行业的中小企业,更应该做好企业的中长期计划,以生产的计划与控制为基点。这是因为商业企业和服务业又有很大的差别,商业企业的分销计划比较重要,然后与控制相结合;服务业以服务业务过程为起点。这是不同行业实施ERP时应该明确的核心功能。

3.中小企业的业务流程与实施ERP的要求差别较大。河南省大部分制造行业类型的中小企业,工作环节烦琐,冗余和无效的环节较多,这与ERP的要求差别较大,同时企业的组织结构不合理,管理层次较多,没有实现扁平化管理,管理效率较低,不能快速应对客户。

ERP软件是现代化的企业模板,是管理优化和业务流程再造的捷径[4]。中小企业实现管理现代化是适应市场经济发展的必要条件。在实施ERP的过程中,需要对企业业务处理流程进行根本性的反思与重新设计。中小企业实施ERP,就是引进了一个新管理模式的企业系统,ERP的企业计划与控制的模型就以软件为载体带进了企业。但是,中小企业原有手工处理流程与工作方式相对于ERP会发生冲突,需要中小企业改变原来的业务流程,充分考虑计算机信息技术的特点,重视企业系统内部以计算机为载体的信息流动,以新的软件系统为桥梁,向ERP靠拢,实施ERP就成为中小企业业务流程再造的捷径。

4.忽视企业文化建设,软环境与ERP应用要求有较大悬殊。企业文化是企业成员共同的价值观念和行为规范,是由价值观、信念、仪式、处事方式等组成的特有的文化形象。而河南省大部分中小企业文化还处于启动阶段,没有形成自身独特的企业文化,这与中小企业的发展阶段、员工素质等有密切的关系。大部分中小企业处于其生命周期的成长期,各方面的经验均不成熟,员工素质和企业的软件环境都有待进一步提高。

企业实施ERP不仅仅是管理水平的提高,而且能积极促进企业文化的提升。中小企业实施ERP后,在实现信息处理自动化的同时,也转变了工作环境和工作方式,实现了信息交流与沟通的平等化,这也是提升中小企业文化的重要方面。因此,中小企业必须按照ERP的规范要求,改造自己的管理模型[5]。中小企业的主管应充分认识到,成功实施ERP,不是拿来别人的计算机软件的规范、样板、模型就可以实现的。各个企业的情况千差万别,企业主管必须构建自己的企业文化,打造优良的软环境,以适应ERP应用要求。企业实施ERP的前期、中期、后期都需要对管理人员和普通员工进行培训,企业的人力资源部门要规划长期的培训任务,围绕“实践—培训—再实践—再培训”,规范员工的培训过程和环节,为建立学习型企业打下基础。

三、河南省中小企业成功实施ERP的途径

1.在ERP项目实施前,对企业进行评估分析和培训工作。中小企业在实施准备过程中积极配合管理咨询公司做好企业业务流程重组分析工作,在实施过程中配合实施人员完成企业管理人员、基层员工的培训工作。其次要对企业评估分析的内容进行细致、周密的分析和设计。

根据本行业的特点,明确企业对ERP需求的内在动力。进行ERP项目的可行性分析,分析企业内部不利和有利因素,预测实施ERP项目时会遇到哪些困难,并且做好解决困难的预案。

2.做好管理的基础工作。在管理职能和管理过程中,应完善目标管理工作,做好定额工作。人力资源管理中对人员选拔、岗位培训、岗位考核、工资报酬方面,要以人为本,调动员工的积极性和创造性;提高管理人员的基本素质和技能;始终贯彻决策的制度化、标准化、流程化、定量化等工作[6]。中小企业应抓住实施ERP的契机,在培训员工的同时,积极植入CIS系统,提高企业员工的素质,转变工作方式,培养员工的团队合作精神与协同工作意识[7]。同时,各级管理人员从自身做起,建立学习型组织。基础工作很平常但却具有决定性的作用,它直接影响中小企业实施ERP的成败。

3.选择合适的ERP软件。ERP软件是软件供应商依照ERP思想编制的,核心是对企业资源进行计划和控制的管理系统,ERP软件本身是不分国籍、不分大小的。目前市场的ERP软件数量较多,有来自国外的和国内的,有新开发的,也有原MRPII演变延伸过来的,还有大型、中型、小型ERP软件等。

中小企业必须保持清醒的头脑,根据企业自身的规模与发展阶段,制定好目标与计划(包括投资计划、上马计划),重点比较性能、服务、价格三方面,根据企业实际需要选择合适的ERP软件。选择的关键还在于能不能按计划执行,不能按计划执行的企业,也不可能成功实施ERP。

4.企业应组建好ERP实施队伍。中小企业员工学历、职称等千差万别,大部分企业缺乏专业的计算机软件人员。在实施ERP的过程中,应培训技术骨干,建立以生产管理人员为主,计算机技术人员配合的实施队伍,同时做好目标管理,有针对性、有步骤地培训骨干力量,分步进行系统实施。

在实施过程中要注意人人参与,同时努力消除执行中人为因素的干扰。应该认识到ERP管理软件本身并不是管理系统能否成功实施的决定因素,最关键的还是企业从高层领导到具体操作人员的管理理念、企业道德、社会责任等上下一致。围绕实施ERP,创造有序、合理、和谐的软环境。主管人员在培训中应该树立推行管理应用系统的主体是各层次管理人员,而不是部门的技术人员的理念。

5.成功实施ERP必须建立信息机构,转变部门职能。ERP是一种生产管理模式,一定要在比较成熟的环境下才能运作起来。中小企业应该建立自己的信息机构,信息机构的作用是创造较好的软环境,以适应ERP实施过程中的业务流程再设计。企业在ERP启动时成立了项目推进小组,但是当项目完成后,大部分中小企业撤销了项目组,没有认识到ERP应用是伴随企业的整个生命周期的。

中小企业需要自己的信息机构,这是新企业、新技术的特征,是实现管理现代化的要求。加强对ERP应用的研究,是适应新需求、新管理、新技术的迫切需要。业务流程再设计、再磨合是中小企业管理的长期任务,所以,建立自己的信息机构是非常必要的。

中小企业必须切实转变部门职能,改变传统的业务流程。ERP实施以后,相应的业务职能发生转移,按照业务流程的要求,需重新设计各部门的职能。例如班组统计员原来的职能是每日进行生产信息统计工作,实施ERP后则是把每日的生产信息输入到电脑中去,完成计算机系统的信息采集工作。

6.做好人机结合工作。在推广ERP的实践中,中小企业缺乏对ERP正确全面的认识,重视硬件的使用,忽视实施中的人机结合,这些问题关系到中小企业能否顺利实施ERP和成功实现管理现代化。

ERP的实施是否成功,首要的条件是重视每一个员工的基础工作,ERP的中心是发掘每个员工的潜力,让企业的每一个岗位都能有合适的人选。实施过程中,一定会触及企业的管理体制和组织结构。通过使用ERP软件,完善管理方式,使其趋于合理化,改变中小企业管理落后、员工素质不高、管理环境差等情况,最终实现提高效率的目的。实施ERP软件,不仅需要企业决策人的支持,也离不开具体执行人员的理解与合作。因此加强人机结合,是ERP软件成功实施的关键。

中小企业在实施ERP的过程中出现的问题,有些是企业本身原因造成的,如管理基础工作、企业的软环境、员工的素质等;有些是ERP的原因造成的,如ERP计划功能没能适时地以现有的资源响应客户的需求,难以对现实供应链提供支持,难以依据预测安排生产,ERP系统把需求预测作为外部输入等。这些都不妨碍ERP的积极作用,如中小企业实施ERP后切实提高了管理效率,管理方式也得到了深刻的变革。因此中小企业应以实施ERP为契机,提高管理水平,转变管理观念,实现管理现代化。

[1]张晓勇.中小企业ERP实施中与软件商合作的问题解决对策[J].中小企业管理与科技,2010(3):1-3.

[2]姜年晓.中小企业实施ERP风险防范探讨[J].中小企业管理与科技,2009(1):20-22.

[3]林晶晶,周国华,姚建明.面向ERP运营的人力资源管理对策分析[J].科技管理研究,2005(11):11-13.

[4]王立彦.ERP系统实施与公司业绩增长之关系:基于中国上市公司数据的实证分析[J].管理世界,2007(3): 22-23.

[5]王延东.ERP败局启示录[J].企业管理,2003(3):24-26.

[6]赵钊林,陈宇,魏磊晶.应用型本科《企业资源规划ERP》课程教学模式改革探讨:体验式教学模式在信息管理与信息系统专业ERP课程教学中的应用[J].世界华商经济年鉴·高等教育研究,2009(3):30-33.

[7]肖梅,于海岩.企业资源规划(ERP)简介[J].山东机械, 2005(4):30-33.

F421 文献标志码:A 文章编号:1671-9476(2010)04-0119-04

2010-03-23;

2010-05-15

李红军(1973-),男,河南扶沟人,讲师,硕士,研究方向为中小企业管理。