关于高校二级学院办公室工作的几点思考

吴 昊

(西北师范大学 教育学院，兰州 730070)

随着社会的发展和高等教育改革的不断深入，高校的管理体制也发生了深刻的变化。1998年，学校进行了学院制改革，实行校、院两级管理，学校的管理重心下移，二级学院成为拥有相应权责的管理实体，承担着教学、科研、学生管理、综合安全管理、教辅工作、后勤管理等各项任务。作为二级学院的中心枢纽及综合管理部门，学院办公室的职能及所承担的任务大大地增加。如何更好地提高办公室的工作效能，发挥二级学院办公室的作用，对促进学校发展起着至关重要的作用。笔者将对二级学院办公室工作目前存在的问题及对策做如下几点思考。

1 存在的问题

二级学院办公室通常承担着学校各职能部门的相应工作，如各类学生的教学管理、科研管理、行政管理、党务管理、人事管理、实验室和资料室教辅工作、安全综合治理、计划生育、离退休工作、后勤保障等工作，此外，学院还与社会、相关科研院所对接，承担大量外联和接待工作。工作头绪多、任务重、随机性强,办公室工作人员相对不足，工作能力和水平参差不齐，工作经常是疲于应付，难以取得实效。

1.1 人员编制相对不足

随着高校扩招，学院的教师和学生人数呈几何数字增长，有的二级学院师生人数多达几千人，办公室工作量急剧增加，通常每个工作人员至少承担两项工作，有的甚至承担四五项工作，编制明显不足，工作效果无法保证。

1.2 参谋助手作用发挥不够

二级学院办公室工作繁杂，工作人员普遍存在无过便是功的思想，通常停留在完成学校各部门、学院领导交办的各类事务的层面上，埋头苦干多，建言献策少，很少从教学、科研、社会服务等学院发展大局方面为领导出谋划策。

1.3 服务意识有待增强

二级学院办公室工作以服务为主，服务工作应包括对领导的服务、对教职员工的服务、对学生的服务，以及对上级部门和社会的服务。但是，办公室工作往往偏重于对学院内部的服务，而对对外服务重视不够；偏重于对领导和教师的服务，而对学生的服务不够；偏重于对教师教学的服务，而对教师科研的服务不够；偏重于对师生工作学习的服务，而对师生心理需求关怀不够。

1.4 业务素质有待提高

二级学院办公室工作以事务性居多，任务繁杂，工作人员经常是忙于应付，很少抽出时间去系统学习现代高等教育管理知识、办公软件知识等，业务能力提高缓慢，大多依靠经验积累作为支撑。

1.5 管理制度有待完善

二级学院办公室管理制度不完善，没有形成一套制度体系。一种情况是，学院已有一些管理规章制度，但或缺少会议制度，或缺少激励机制；另一种情况是，即便规章制度比较完备，但因修订不及时，或长时间未修订或不切合实际，不能适合学院发展的需要。这些情况都容易造成管理的混乱和无序、工作任务不明确，无法调动办公室工作人员的工作积极性。

1.6 团结协作不够

二级学院办公室工作很多是综合性的，需要办公室成员共同协作才能完成。“各人自扫门前雪，莫管他人瓦上霜”的思想在办公室工作人员中也很常见，认为只要做好本职工作就行了，与其他同事很少主动沟通交流，团结协作意识不强，团队凝集力下降，容易造成办公室整体工作上不去。

1.7 待遇偏低

二级学院办公室工作人员整天忙于具体事务，学习、研究不够。基本没有研究方向，很少撰写论文、参与或承担课题，即便有成果，也是寥寥无几，且层次较低，职称普遍不高，待遇上不去，工作积极性受到影响。

2 提高办公室工作效能的对策

为了尽快适应高校管理体制改革后学院发展的需要，进一步提高教育管理水平，提高二级学院办公室工作效能，发挥其枢纽作用，更好地为学院教学、科研、社会服务等工作的顺利开展提供强有力的后勤保障，办公室工作应做好以下几方面。

2.1 转变观念，提高认识

二级学院办公室是二级学院的中枢，其工作效能优劣将会直接影响到学院的正常有效运转和学院的整体发展。因此，要对办公室工作给予高度重视，充分认识到办公室工作对校院的教学管理和科研等方面产生积极而重要的作用，要把办公室工作与教学、科研工作放在同等重要的地位，增强办公室工作人员的自信心，调动其工作积极性。

2.2 合理配备工作人员

目前，学校往往只依据教师和学生人数、学位点数量等来确定办公室人员编制。为了更好地适应社会和学校、学院的发展，除依据师生人数及学位点数量外，还要结合学院所承担的社会服务工作量(包括对外联络、院企合作、教育培训等)，综合权衡，合理配备办公室工作人员。

2.3 增强服务功能

衡量一个办公室作用能否正常发挥，一个显著标志就是看其服务工作质量如何[1]。服务是办公室的重要职能之一, 服务搞好了，领导才能从繁忙的工作中解脱出来，能更好地考虑学科建设、学术发展和学院的整体工作；才能让教师们更加安心地投入教学科研工作；才能让学生在校期间安心学习、舒心生活，学校、学院事业全面发展。因此，一是要搜集准确、可靠、全面的信息和数据，为领导的研究决策提供依据，当好领导的参谋和助手；二是要积极深入师生员工，了解他们的需求，主动为他们提供在教学、科研、行政等方面的服务；三是要认真总结和摸索工作规律，做好计划安排，为完成上级部门和学院领导安排的各项工作打好基础，同时，抽出时间加强学习，努力提高服务意识和工作能力。

2.4 强化参谋和助手作用

二级学院办公室参与教学、科研、行政、学生、后勤等各方面的事务管理工作，不仅信息量大而且涉及面广，各种信息都先汇集到办公室，在某种程度上比一个学院领导接触学校、学院的各方面情况还要多，所以办公室应该善于收集各种信息，应该尽量围绕学院中心工作和领导关心的问题开展信息收集，然后对相关信息进行分析判断，及时准确地给学院领导提供各种信息[2]。为领导决策提供依据，还要对领导的决策进行反馈，反馈决策是否得当，执行是否有效，进一步强化学院发展的决策力和执行力，真正成为领导的参谋和助手。

2.5 提高综合素质

二级学院办公室处于上传下达、联系左右、衔接内外的中心枢纽地位，这对办公室工作人员提出了很高的素质要求。首先，要提高思想政治素质，要树立正确的世界观、人生观和荣辱观，要热爱本职工作，兢兢业业，任劳任怨，富有敬业精神。其次，要提高业务能力。要学习高等教育管理相关知识；要能熟练操作计算机办公软件和使用网络；要加强文秘知识的学习，不断提高写作能力；要加强外语学习和公务礼仪学习，提高公关和协调能力。第三，要提高心理素质。办公室工作繁杂，接触面广，要与不同层次和不同个性的人打交道，因此，在开展工作过程中，要做到热情大方、自信自强，同时还要谦虚谨慎、戒骄戒躁。第四，要加强培训。学校每年对办公室工作人员按不同的工作岗位开设培训班，聘请相关专家、学者作专题报告，有针对性地加强指导，开阔视野，提升工作能力。

2.6 完善管理制度

制度建设是科学管理的需要，也是管理科学化的标志[3]。要建立一套完善的二级学院管理制度体系，将办公室各项工作纳入管理规范之中，包括办公室日常管理制度、岗位责任制和考核制度，如《学院党政联席会议例会制度》、《学院党委会议制度》、《学院教学、科研管理制度》、《学院教职工年度考核及奖惩办法》、《学院办公室岗位责任制度》、《学院班主任管理条例》等文件。要规范工作程序和责任，并严格按规章制度办事，做到事事有章可循、奖惩有据可依。只有这样，才能充分调动办公室工作人员的积极性。

2.7 培养团结协作精神

团结协作对任何一个团体来说都是非常重要的，办公室亦然。办公室工作虽然分工明确，但有些工作还需要办公室其他成员的相互协作与配合才能完成。所谓团结就是力量，协作体现精神，办公室成员团结协作就能产生智慧，就能促进各方面工作的发展。比如，在办公室实行首问负责制就是一个很好的办法。一个问题、一件事情，不管是不是被首问的人的职责所在，被问者都应该认真负责地去完成或移交给相关的人员去完成，对于不是自己职责范围的工作,不能一推了之,这是协作精神的体现[4]。

[1]朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考[J].高教论坛,2006,(2):127～129.

[2]钱国英.探索规律,建设高水平二级院务办公室[J].浙江万里学院学报,2006,(6):127～129.

[3]朱润华.提高二级学院办公室工作水平的思考[J].高教与经济,2009,(3):42～44.

[4]徐文花.提高高校学院办公室工作效能的探讨[J].科技情报开发与经济,2007,(7):265～266.