财务档案的管理与有效利用

张朴

（张朴：北京理工大学。）

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录。档案之所以具有这种凭证作用，其主要特点就在于它的原始性强，具有其他资料不可替代的功能和作用。

一、财务档案的归集

财务档案是由财务部门归集，一般先在财务部门保存3—4年以后，才移交到单位档案馆，这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。财务档案主要包括两方面的内容：一方面是会计凭证、账本、财务报告、银行存款日记账、工资发放明细表等等；另一方面，是发票存根，比如：行政事业收费凭证、服务业统一收据、内部收据、单位间往来款收据等，这些财务档案构成了单位日常经济业务的收入和支出情况，完整的反映经济业务财务状况。随着电算化的普及，会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，历年的会计数据不仅以打印的纸质以及原始单据形式保存，还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。

二、财务档案管理存在的问题

档案管理意识淡薄，管理制度不完善：由于受传统档案管理思想及档案自身保密性、利用滞后性等特点的影响，财务部门领导、员工对档案工作缺乏足够的了解和认识，档案专业管理意识不强，对档案基础工作如：归档、立卷、装订、装盒、上架重要性认识不够。

有的单位虽然指定了档案管理人员，但并不是专人专岗，有时，因为有事情忙不开了，其他人就过来帮忙，档案装订时，由于一时疏忽，颠倒了凭单顺序，需要拆开重新装订；合同装订需要特别注意，底边叠三角对折与凭单纸平行，但工作人员往往图省事直接对折装订，结果造成审计人员在审计时无法打开合同，看不到完整的档案信息。

财务档案保管工作是财务部门的一项日常性业务工作，包括：检查档案的排架、温湿度监测、库房保洁和安全保卫、档案的修复工作等等，但是，在未移交档案之前，财务部门将档案库房当成了储藏室，单位里发的水果没有地方放，就堆到档案库房；从办公室淘汰下来的办公家具等，也都堆到库房的角落里，科学保管档案的意识不强。

三、改进财务档案管理的措施

思想转变是做好档案管理工作的关键，信息化建设固然重要，但档案基础工作是记录经济活动的重要载体，需要工作人员具备细致、准确、耐心的工作态度，提高财务档案的日常管理、查阅管理（对内、对外要求一致）、登记工作。

由于财务档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等特点，促使财务档案工作人员从事务型向专业型转变，强化档案管理部门业务指导、监督。日常工作中，建立和健全相关的财务档案管理制度，比如：综合性的规章制度、档案保管制度、档案保密制度，从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设，以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。

财务档案未移交档案部门之前，要严格按照档案的管理要求，延长档案使用寿命。主要围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段。财务档案载体是易燃物质，保管工作应特别注意防火，首先，要配备灭火器；其次，进入库房严禁吸烟；对电源、线路、开关、照明设施要定期进行检查并掌握消防器材的使用方法。

控制和调节库房温、湿度主要应该做两方面的工作。一方面是防止和控制库房外高温、高湿影响库房内，要采用封闭的方式，另一方面及时降低库内的高温、高湿，采用通风防潮的办法，如果有条件，库房内应配备温湿度监测设备。

无论是自然光还是人工光，对财务档案都有破坏作用，尤其是紫外光具有强烈的光化作用，破坏性更大，所以，要减少光照时间，采取遮阳措施，库房内尽量使用自然光和普通钨丝灯泡，无人时不开灯，减少光线的照射。

灰尘的成分很复杂，对财务档案具有机械性、化学性和生物性破坏作用，使档案字迹模糊、破坏纸张纤维，灰尘还是各种霉菌的传播者，所以，要保持库房内清洁卫生，如果库房使用装有轨道的档案架，要及时恢复原位，用完后锁紧、锁好。

有害昆虫对财务档案危害很大，发现害虫要及时处理；老鼠是财务档案的天敌，库房内禁止放置食品和杂物，档案柜架和墙壁要保持一定距离。

为了使保管工作科学化，必须分析和把握造成财务档案损毁的原因，一方面是财务档案制成材料与记录材料的质量，这是影响财务档案保管寿命的内在因素，例如：质量好的凭单纸、发票等，有韧性、耐磨；再如，用钢笔填写和用圆珠笔填写验收单的保管效果，也存在很大的差别；用钢笔书写时，墨水质量的不同，其保管效果也不同。另一方面，是保管条件和保管方法，这是影响财务档案寿命的外在因素。保管条件好，如温度、湿度适宜，防护设施可靠，保管方法又科学，就能够加速相应延长财务档案的保管寿命。掌握内因和外因两个影响财务档案的保管寿命的因素，采取相应的措施，才能做好财务档案保管工作。

会计电子档案的特性不同于纸质档案，决定了其在保存与维护方面的复杂性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，远离强磁场和有害气体等。

电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期的检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。对电子档案的有效保存与维护，是一项及其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

四、财务档案的有效利用

科学性要求，实质上是对服务性要求的一个补充，只有科学的思想和方法才能使服务达到高质量、高效率。它包括对财务档案的挖掘和揭示，要依据逻辑学的原理进行信息分类、归纳和加工，例如：电子财务档案的利用所涉及到的人员有保管人员、数据系统的管理人员、利用者及维护操作人员等。由于各自的工作性质和责任不同，因而要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。电子档案提供利用方式与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性，加强电子财务档案科学的利用管理就显得特别重要。

财务档案中，签订的合同、项目来源是国家机密的，要严格遵守国家有关保密条例、政策或法令，存放在保密柜中单独存放，所以，档案的保密管理和利用问题是现实工作中经常遇到的一个非常实际的问题，必须认真严肃的对待，科学管理，及时解密，使档案资料能够真正对现实工作起到基本保障作用，既需要财务人员熟悉有关规定，照章办事，也需要大家积极开动脑筋，及时应对新变化，解决新问题。

科学的财务档案管理，从根本上保证财务档案的安全和完整，通过有效的方法，揭示财务档案的各种使用价值，分析经济活动全过程，为管理者提供决策的依据。