浅析电子文件的整理与归档

平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局 黑龙江 大庆 166200）

浅析电子文件的整理与归档

平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局 黑龙江 大庆 166200）

现代信息技术的发展,电子文件归档管理工作越发重要,许多单位这方面的工作还存在不少问题。本文将分析这些问题,并从抓好电子文件归档管理的制度建设、培养适应档案现代化管理的人才、坚持"双套制"的归档原则这几个方面提出如何做好电子文件归档管理工作的建议。

电子文件；整理；归档；分析

电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的媒种输出形式而已。而在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。

电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将其分门别类组成电子档案的一项工作。电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行整理，为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管，其中由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。……