浅谈高校教务管理无纸化办公

宋 静 熊海鸥

(1.广东工业大学管理学院，广东 广州 510520；2.广东工业大学经济与贸易学院，广东 广州 510520）

浅谈高校教务管理无纸化办公

宋 静1熊海鸥2

(1.广东工业大学管理学院，广东 广州 510520；2.广东工业大学经济与贸易学院，广东 广州 510520）

文章对高校教务管理实行无纸化办公的必要性、可行性以及如何实施无纸化办公进行研究。随着高校扩招以及高校合并政策的实施，多校区管理、学生人数众多等因素使得传统教务管理已经不能满足现代化高等教育管理的要求，而无纸化办公以网络为依托具有异地办公、传输快捷、节约耗材等优点。

教务管理；无纸化办公；教务管理系统

随着我国高等教育的快速发展和深化改革，高等教育已由“精英”教育阶段转向了“大众化”教育阶段。“大众化”教育阶段初期，其发展模式的主要特征就是“扩大规模，增加数量”，自1992年高校合并，截止2007年我国有665所高校合并组建为274所，自1999年高校扩招，据统计2007年高校招生人数是扩招前的5倍多。随着“扩招合并”浪潮的逐步平稳，我国高校逐步转变为以“提高质量”为主要特征的发展模式，高校教务管理作为高等教育管理工作中的一个重要环节，是高等学校教学管理工作的核心和基础，是学校、教师、学生之间沟通的桥梁，在学校的教与学中发挥着举足轻重的作用。面对现代高校多校区教学、学生人数庞大的特点，高校教务管理的工作量、工作难度以及重复性大大增加，传统教务管理已经无法适应现代化教学管理需求，因此如何有效地提高教务管理效率已成为高校管理中的核心问题。笔者在高校从事教学管理工作多年，从工作实际出发，借鉴企业无纸化办公的思想和经验，基于现有计算机技术、网络通信技术的快速发展和广泛应用，对高校教务管理实行无纸化办公的必要性、可行性以及如何实施进行研究。

（一）无纸化办公的概念

“无纸化办公”是指利用现代化的网络技术，以计算机、手机等电子产品为载体实现办公自动化，从而减少传统办公模式中纸张使用及书写的环节，最理想的状态是实现完全不用纸张或笔进行各种业务以及事务处理。无纸化办公的主要优点在于信息传播迅速、流动性强，便于数据的查询、维护、携带，节约办公成本，提高办公效率。美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言：“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。自20世纪末，随办公自动化系统的发展，无纸化办公的概念被提出并在部分企业中得到应用，至今无纸化办公已然成为现代化办公的一种标志。

（二）高校教务管理的现状

高校教务管理实质是设计和保持一种良好的教学环境，组织教学人员进行各项活动，使教师和学生在教学活动中高效率的实现制定的教学目标，它对稳定教学秩序、提高教学质量、培养全面发展高素质人才有着重要的作用。现代高校多校区、形态多样、学生人数庞大等特点，使得教学组织及其管理日趋复杂化，因此教务管理不再是单纯的行政管理，它已成为一项涉及教学组织、学籍管理、考试管理、成绩管理、学位审核等工作的复杂的系统工程。

1.现代高校教务工作采用教务管理系统情况

2.多校区管理造成文件审批流程过长、耗时过多

多校区教学管理给教务管理工作带来了新的挑战和压力，教务管理文件审批方面流程长、耗时多直接影响了教务管理工作效率。笔者所在学校现有三个校区，教务处总部设在A校区，其他B校区和C校区各设一个教务处的办事点，各校区内各学院设立教学部，整个教务管理工作由A校区教务处牵头统一管理。在现有教务管理工作方式中，凡涉及师生相关教务管理工作基本流程是相关师生通过学院教学部提出申请后，提交校区教务处再提交至A校区教务处各相关部门处理，然后按此流程倒转回来，此流程过长耗时过多，且文件跨区交换，经手人太多常出现资料遗失或信息传递失真。

3.教务管理工作纸张使用量巨大

教务管理涉及高校教学的方方面面，现代高校多校区、学生数量庞大的特点，使得高校教务管理工作纸张耗费量颇为惊人。笔者所在学院现有毕业生1760人，每到毕业学期单纯存档成绩单、学籍表、毕业论文、各类评议表等等（不计日常各类成绩查询单、缓考申请及收发各类资料的签收单等）至少耗费纸张在20万张以上。纸张消耗巨大，既不利于环保也带来巨大的经济投入，同时也给档案管理造成压力。

（三）高校教务管理实行无纸化办公的必要性和可行性

1.高校教务管理实行无纸化办公的必要性

基于上述当前高校教务管理的巨大压力，而无纸化办公具有异地办公、传输快捷、节约耗材、提高办公效率等优点，因此无纸化办公势必成为高校提高教务管理效率和管理质量的趋势。

（1）在教务档案管理方面，可建立无纸化办公与档案管理实现无缝连接，减少档案管理工作成本，提高档案管理工作效率，使得档案资料的收集、整理等工作变得非常方便，并有助于提高检索和利用效率。

（2）在文件审批流程方面，无纸化办公可消除跨校区管理的地域差异，师生的业务申请可通过系统提交，相关部门通过电子签名在系统里审批，一方面缩短其审批流程，提高审批效率，另一方面教务管理工作人员只要有网络随时随地都可办公，从而摆脱必须到办公室才能工作的传统理念。

在发展休闲农业之前，乡村旅游资源主要以乡村本身自然风光以及地理条件作为依托，所采用的经营模式较为传统。对于现代休闲农业而言，可以将其和其他产业结合在一起。对乡村旅游做出规范化管理，提升管理水平。进一步发展休闲农业以及乡村旅游，必须高度重视旅游地饮食卫生和公共安全等，进一步提升服务质量，采取科学方式避免开展旅游导致的当地环境受到污染。结合实际情况，制定行业标准，并且加大管理力度，确保餐饮食谱绿色卫生，对当地种植业以及养殖业卫生清洁，从而确保前来旅游的游客健康安全，

2.高校教务管理实行无纸化办公的可行性

实行完全理想状态的无纸化办公不是一朝一夕就能完成的，但高校实行教务管理无纸化办公也并不是天方夜谭的，在现有条件下是可以逐步推进的。

数字技术的高度发展，电脑日趋普及，互联网全面开通以及手机上网等，使得高校教务管理具备实行无纸化办公的硬件条件，同时各大高校目前都已采用教务管理系统、网络协同办公系统和门户网站，数字化电子文件已在现代办公中大量出现，高校教务管理的软件条件也已经部分具备。

原有手工教务管理工作方式已经无法满足现代高等教育的特点，教务管理系统的普及已推动教务管理人员的更新换代和进一步学习，以笔者所在校区为例，现有从事教务管理工作共14人，其中硕士学历4人，本科学历9人，这批高素质的教务管理人员具有良好的计算机操作能力和较强的软件学习能力。

国内无纸化办公自80年代中期开始发展起来的。最初是以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。随着以 Lotus Notes为代表的工作流群件技术的出现，办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。同时国内企事业单位实施无纸化办公至今近30年的经验和教训可以为高校教务管理实施无纸化办公提供很好的借鉴。

（四）高校教务管理如何实行无纸化办公

高校教务管理实行无纸化办公虽然有十分光明的前景，也具有良好的可行条件，但实施起来依然是非常困难的。虽然很多人都知道无纸化办公的含义，但没有哪个公司真正实现了无纸化办公。现有的传统教务管理工作方式无法满足现代高校教务管理需要，以下分析如何实行无纸化办公。

1.观念先导尤其是革新领导思想

人类社会的每一次进步和发展，都会面临与传统观念的对抗，高校教务管理打破传统教务管理方式实行无纸化办公也不会例外，尤其是在现有电子文件管理还存在一些问题的情况下，许多人的传统观念是，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示，从而会对无纸化办公资料是否安全、电子签名能否认可等等提出质疑，因此改变教务管理工作人员的观念和习惯是非常重要的。在这种情况下，首先要彻底革新领导思想，目前实行无纸化办公失败的案例很大原因在于领导的观念没有改变，而无纸化办公的有力推动是一个自上向下的过程，领导的观念改变后，请专家或校方主要负责人为所有教务管理工作人员示范解惑，直到所有教务管理工作人员都接受为止。

2.系统集成打破“信息孤岛”现象

现有教务管理系统集成化程度低，完整的教务信息数据库体系尚未形成，教务信息资源开发利用不充分，系统整体效益不高。笔者所在高校各相关部门各自采用自己的系统，比如除教务管理系统外，人事处有人事管理系统，学生处有学生管理信息系统，财务处有财务管理系统等等，各个系统都是离散的，无法进行有效的数据联系，无疑形成一个个“信息孤岛”。教务管理是连接教师、学生以及学校的桥梁，必然与人事处、学生处以及财务处都是直接相关的，因此要实行真正的无纸化办公必须在全校范围内对原有各个系统重新进行统一规划和统一构思，建立整体性信息系统模型，实现系统集成打破原有的“信息孤岛”现象。

3.加强技术支持及应用辅助软件

在高校教务管理中推行无纸化办公过程中，信息安全问题以及办公便利与否是人们担心的主要问题。在教务管理系统开发商加强技术支持、增强信息的安全性、保密性以及系统的稳定性的同时，学校必须在组建教务管理队伍时注重引进计算机及网络信息专业方面的人才，从教务管理工作实际流程出发，随时以提高工作效率和工作便利为目的及时对教务管理系统进行技术上的维护支持甚至是进行二次开发。此外要充分利用辅助软件，如利用QQ、飞信、MSN等将所有的师生和学校联结为一个信息整体，不仅有效弥补教务管理系统灵活性、信息通畅性不足的问题，也不失为成为师生民意上传，实现教育者与被教育者沟通的一种有益尝试。

（五）结束语

传统的教务管理工作方式已不适应现代高校多校区教学、学生人数庞大的特点，为提高现代高校教学质量，教务管理系统发展实行无纸化办公是必然的，但无纸化办公的实现不是一蹴而就的而将会是一个漫长的过程，我们只能在现有阶段逐步逼近“无纸化”办公，从而推动高校教务管理向“信息化、流程化、规范化”发展。

[1] 宋静,张毕西.虚拟咨询在多校区高校教务管理中的应用[J].广东工业大学学报(社会科学版),2008(7):44-45, 55.

[2] 当前中国高等教育发展的形势特点与战略选择[OL].http://wenku.baidu.com/view/74bee009581b6bd97f19ea51.html,2009-11-19.

[3] 王俊程.无纸化办公的难点及对策分析[J].兰台世界,2008(12):8-9.

[4] 阿尔文·托夫勒.第三次浪潮[M].黄明坚,译.中信出版社,2006(6).

[5] 无纸化办公卡壳都在领导层[OL].http://gd.news.sina.com.cn,2010-12-11

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1008-1151(2011)05-0045-02

2011-01-27

广东工业大学校青年基金项目（编号：072061）资助

宋静（1977－），女，山东威海人，广东工业大学管理学院助理研究员，从事教学管理工作；熊海鸥（1981－），湖南常德人，广东工业大学经济与贸易学院助理研究员，从事教学管理工作。