中共金乡县委党校开创档案规范化管理新局面

秦绍良

摘要：档案室是各机关、团体和工厂、学校、企事业等单位统一保存和管理本机关单位档案的组织机构，它既属于机关秘书工作和业务工作的一部分，又是国家整个档案工作组织体系中的基层业务机构。

关键词：党校 ； 档案 ；管理； 规范化

Abstract: The CRR is the organization of the organs, organizations and factories, schools, enterprises and other units, preservation and management of the authority unit files, both are part of the authorities secretarial work and business work, is the national organization of work of the entire file systemin the primary operational agency.Keywords: School; files; management; standardized

中图分类号: G271 文献标识码：A文章编号：

档案室的基本任务是集中统一地管理本机关的全部档案，为本机关各项工作或生产服务，并定期将具有长久保存价值的档案向档案部门移交。

一、金乡县党校档案室工作的现状及存在的问题

金乡县党校的档案室现有档案库房2间，面积60多平方米，有木质档案柜4个，铁皮柜2个，有各类档案、资料908卷、册。其中文书档案180卷，会计档案140卷，教学档案450卷，资料138册，现有管理人员2名。

近年来，金乡县党校档案工作在县档案局的具体指导下，认真贯彻《档案法》，坚持档案工作的政治性原则，以“认真精细、探索求实、刻意规范、方便利用”为工作宗旨，从散乱丢放、灰尘密布、虫蛀鼠咬的状态中整理出各类档案527卷，资料198册，很大程度上弥补了损失，丰富了室藏，完善了检索工具。同时，以机关档案为依据，积极参与编史修志，完成《金乡县党校教育志》的编写，在一定程度上推进教育教学改革的不断深人，但是，随着改革的不断深入，金乡县党校档案室的管理和利用工作中仍存在着一些亟待解决的问题，主要有以下几点：

（一）档案意识淡薄

过去，金乡县党校在公文处理阶段，没有档案意识，立卷归档时对字迹已扩散的或有红墨水，纯兰墨水，圆珠笔，铅笔，复写纸等书写的文件不复制，不及时采取抢救措施，仍按原状立卷归档，不按《档案法》规定的时间的要求，逐年归档，而是几年累计下来，再抽调人员帮助整理，造成文件材料的丢失。

（二）整理不规范，缺乏科学的鉴别

档案管理机关明确规定：“各单位每年形成的各类档案、资料，按归档要求，由管理人员负责整理、立卷、装订成册，整理时应做到“标准化，规范化，齐全完整”。而金乡县党校在相当一段时期内，会计档案与文书档案、档案与资料相混杂，缺乏科学的分类和鉴别，整理不标准，编目不科学。在期限划分上各行其事，未按规定划分保管期限，该永冬保存的放到短期；该短期保存的放到长期，甚至把本部门产生的重要文件材料都作为不需归档的销毁资料。组卷时，每个案卷保管期限混乱，跨年度，有正件无副件，有打印稿无底稿，卷内次序排列混乱，给档案保管和利用带来困难。更有甚者，有几位会计连整理都不整理，年终将会计帐薄、凭证不分类，不组卷，用一根绳子捆起来了事，用麻袋一装，扔到屋角，长期关起来禁闭。

（三）分散保存，收集不全

金乡县党校的档案缺乏完整性。工作计划、总结、报告、都找不到，有批复没请示，有底稿没有打印稿，有的没有领导人签字，有的承办人员公文办理完毕后应归档的文件不归档，在收集资料过程中，只注重保存上级机关单位来文，不保存本身产生的文件；只注重收集纸质资料，且只有文书、会计档案和部分教学档案，录音、录像、奖状等不收集保存，甚至不知道它是档案。在保管中，不及时集中统一到档案室管理，教学档案、文书档案、学籍档案、会计档案、基建档案等分散保存在教导处、总务处等职能部门，相当一部分教学档案、资料长期散落在教师手中，难以综合利用，造成档案残缺、不完整，没有做到，《档案法》所规定的“档案应集中统一管理”的要求，使一部分很有价值的教学成果，白白流失掉了，没有发挥到其应有的作用。

（四）领导不重视，制度不健全

校领导片面追求教学质量，缺乏对档案工作的重要性和必要性的正确认识，档案法制观念淡薄，存在着“档案无足轻重，可有可无”的错误思想，档案工作未列人议事日程及历年工作安排上来飞没有制定使档案管理规范化、经常化的各种制度，诸如档案的收集、保管、统计、鉴定、借阅、保密及定期向档案馆移交的工作制度，造成档案工作无章可循。

二、搞好金乡县党校档案室工作的对策和措施

随着党校教育事业的迅速发展，学校丰富的教学活动产生了大量的具有保存价值的档案资料，这些珍贵的资料是学校各项工作紧密相连的，它详尽、完整、准确地反映了学校管理体制、教育结构、教育体系的变化情况等，这些第一手资料为制定各项改革方案提供了可靠的依据。因此，在不断深化教育改革的今天，重视和加强学校档案室工作已成为刻不容

缓的工作。为尽快扭转被动局面，使档案工作适应教育教学改革的发展，今后应做到以下几点：

（一）提高领导的档案意识，把档案室工作列人本单位工作议事日程。档案工作实践证明，搞好档案工作离不开领导和该部门的支持，所以，领导是否重视是搞好学校档案工作的关键。学校领导要充分认识档案工作的重要性和健全档案工作的必要性，进一步解放思想，转变观念，把档案工作列人统筹安排工作的议事日程，摆在重要的位置上来，并把它当作日常工作来抓，列人学校整体发展规划和每年的工作计划。在组织领导上，确定一名校长或副校长分管档案工作，办公室主任具体负责，配备1-2名专职文档人员进行管理。在档案工作重大问题决策上，分轻重缓急，一直坚持做到档案工作有人问、有人管、有了问题有人解决。分管领导要以身作则，经常深人档案室检查档案管理情况，提出具体的任务和改进工作的要求，促进档案工作向着高质量、严要求的方向发展。

在设施建设上，党校无论从资金上，还是从设备上都要给以大力支持，使档案柜架、装具、消防等设备随缺随购置，尽可能地从设施上满足档案工作的要求。

（二）加强培训、提高业务素质，保持人员稳定

档案作为社会财富，它本身具有的潜在利用价值不能自发地实现，只有经过档案人员扎扎实实地做好收集、整理、归纳、分类、并通过各种方式提供利用，才能充分体现。因此，人是档案管理中最为活跃和关键的因素，抓好了人的工作，档案管理就抓住了关键。所以，要搞好学校档案工作，就要配备热爱档案工作，具有强烈事业心和责任感强的高素质管理人员。对档案人员的工作要保持相对稳定，一般不要经常变动，只有长期从事这项专业性极强的工作，业务自然纯熟，提供利用水平才能相应得以提高。在档案工作人员的劳保、保健等福利待遇问题上，把保健费落到实处，以充分调动档案工作人员的积极性，促使其安心工作，同时，要对档案人员的教育与培训做到经常化、高效化，要鼓励、支持现有文档人员分期分批参加省、市、县档案部门举办的培训班，加强政治理论、业务知识和现代化科学技术的培训，使档案人员更新知识，补充知识，优化知识结构，从而提高档案人员的综合素质，形成人尽其才、其智、其力的局面，促进本校档案工作的发展，使档案更好地服务于教学各项活动。

（三）收集齐全，做到集中统一管理

档案工作的最终目的，就是要保证和方便利用，因此，合格的案卷是档案现代化赖以顺利进行的基础。它应该是文件收集齐全完整，档案整理规范系统。为使整理的档案符合要求，学校档案室要从便于工作出发，始终坚持严肃认真和一丝不苟的工作态度，把凡是涉及到教学、文书、会计等业务工作的资料，都应收集齐全，各部门将各类材料年终分类

归档后，交党校档案室统一保管，分类排放，方便利用。

（四）完善制度，科学管理，促进档案工作规范化

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。档案工作是一项专业性、规范性较强的工作，没有一定规范化的制度要求，档案就无法实行集中统一管理，档案的提供利用就无从谈起。因此，健全档案管理的各项规章制度，实行依法治档，就成为当务之急。因此，要狠抓档案室制度建设，制定和建立包括档案收集、保管、保密、利用、销毁、移交等内容的各项制度，如《档案工作人员职责》、《公文传递及归档制度》、《档案资料借查阅登记制度》、《档案管理责任制度》和档案利用效果登记等一系列规章制度，使文件材料的形成、积累、整理、归档、档案的借阅管理等纳人具体的制度之中，使学校今后不再出现不归档和不符合档案工作要求的状况，切实实行依法治档，使档案工作严格渡循各项规章制度。同时，为了搞好党校档案工作，党校应启用和完善激励机制，如实行岗位职责考核和奖惩制度挂钩的目标管理责任制，对不按时归档，经县档案局年终检查，案卷质量达不到要求的，要严肃追究档案人员的责任，年终与奖励工资挂钩，并进行批评教育。对达到各项要求的，本职工作突出的，要及时进行表彰奖励。通过这种奖罚激励，给人以利益驱动；通过目标激励，使人获得自信力和成就感；通过情感激励，可焕发人的工作热情。总之，完善激励机制，健全各项制度，提高工作效率，挖掘人力潜能，有利于提高党校管理水平，促进档案工作走上规范化、制度化、标准化的轨道，开创档案工作的新局面。