新时期城建档案信息资源开发利用工作探讨

章培新

[内容提要] 通过分析现阶段城建档案工作从管理理念、管理方式、管理手段等方面与新时期知识经济时代的差距，提出必须建立起适合知识经济时代城建档案信息资源开发利用要求的档案管理新模式，才能推动城建档案工作健康、科学发展。

[关键词]新时期 档案信息 开发利用

二十一世纪是知识经济时代，新时期知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济，它的代表是信息产业。信息资源的开发利用程度，是衡量一个国家经济发展水平和综合国力的重要标志之一。以开发城建档案信息资源服务于城市建设和经济发展为主要目标的城建档案事业必将成为信息产业大家族的重要成员。因此，最大限度地开发城建档案信息资源，必将对完善信息市场结构，推动城市建设和经济发展起到不可估量的作用。

我国的城建档案事业经过三十年的艰难探索，各项工作都取得了长足的进步。但是随着科技的进步，社会的发展，城建档案工作从管理理念、管理方式、管理手段等诸环节都与知识经济的要求相去甚远，特别是信息化成为知识经济重要标志的今天，阻碍了城建档案信息资源的开发利用，具体表现在以下几方面：

第一、管理理念上仍处于封闭、半封闭状态。大多数城建档案馆的工作重心还停留在档案接收、立卷、存储、查阅几步曲，重档案实体收集管理、轻档案信息开发利用，使“活”信息变成了“死”档案。虽然有的城建档案馆已对档案进行了数字化，但还是与知识经济时代的要求相差甚远。

第二、信息源结构失调。一方面表现在城建档案数据收集不全，馆藏档案资源结构不合理。另一方面只重城市建设档案数据收集，忽略城市建设信息的收集，影响信息源完整、齐全。

第三、开发利用方式落后。目前大多数城建档案馆还是采用“你用我查”的被动利用方式。虽然部分城建档案馆采用了上网查寻方式，但是信息量与社会需求相去甚远。

第四、信息开发人员短缺。城建档案从业人员从总体上看素质偏低是一个不争的事实，而掌握一定计算机技术，同时又具备一定档案专业知识的人才更是少得可怜。结果导致重设备购置，轻人员配备，造成设备闲置、浪费现象严重，从根本上制约了城建档案信息资源的开发利用。

第五、政策保障滞后。知识经济的到来为城建档案法规建设提出了一系列新的课题。如档案开发利用过程中的知识产权保护问题、档案开放与保密等问题都是亟待解决的问题。没有相应的政策法规提供法律上的保障，最大限度地开发利用城建档案信息资源就会成为一纸空谈。

第六、市场观念薄弱。知识经济时代，城建档案工作必然要实现由计划经济的管理模式向市场经济的管理模式转变，传统的只重社会效益不重经济效益的观念已不适应知识经济时代的需要，城建档案工作要从档案管理的大后方走向市场经济的主战场。

随着社会主义市场经济体制的确立，以市场机制为动力，以现代化高新技术发展为依托的知识经济时代的到来，为我们城建档案信息资源开发利用工作提出了全新的命题。笔者认为，要做好知识经济时代城建档案信息资源开发利用工作，就必须建立起适合知识经济时代城建档案信息资源开发利用要求的档案管理新模式，着重做好以下几方面的工作：

一、坚持意识超前，建立现代化管理理念是做好城建档案信息资源开发利用工作的前提条件

社会变革和技术进步全方位地改变着城建档案工作的面貌。知识经济带来知识扩散和知识的全球化，要求我们档案工作者要有超前意识、全球化思维和合作理念。要做到：一要将工作的重心由传统的对实体档案的接收、整理、存储、利用转变为利用现代化高新技术手段进行城建档案信息资源开发利用工作上来，使“死”档案变为“活”信息，将对实体档案的管理转变为知识的汇集、信息的开发、最终实现经济的转化。二是树立社会大档案观念，实现城建档案信息资源社会共享。要利用计算机技术、网络技术、多媒体等高新技术，提高信息存储能力和管理能力，高效率地进行信息资源的开发利用，以达到最大限度地实现城建档案信息资源共享。

二、丰富并完善城建档案资源结构是做好城建档案信息资源开发利用工作的物质保障

随着制度的不断健全，新建工程档案接收进馆的数量大大增多，但远没有实现城建档案完全接收进馆。同时，馆藏结构需要进一步深化，有些门类档案数量还很稀少或是空缺。不完善的馆藏结构及信息源的不完整制约了城建档案信息化的进程。城建档案馆要实现档案实体管理向信息管理的转变，必须加强信息源的建设与开发，做好以下几方面的工作。一是开展系统的城建档案数据普查工作，通过普查了解我们究竟缺失了多少城建档案数据，要争取各方面的支持与理解，将所缺失的城建档案数据完整地接收进馆。二是要利用一切手段保证新建工程档案数据完整的前提下，确保档案质量的准确性、系统性、完整性。三是在优化馆藏上要下一番功夫。在做好城建档案数据收集的同时，要注重做好城市建设信息的收集、管理。只有保证城建档案信息源的完整、系统。

三、依托现代化高新技术，让档案信息变为知识资产，是做好城建档案信息资源开发利用工作的技术保障

随着科技的进步，信息技术已经发展到一个崭新的阶段。海量存储技术、分布式数据库、共享技术等各类技术的发展，极大地提高了信息存储和管理能力，为将城建档案信息库提升为知识库提供了技术支持。根据城建档案工作的发展状况，目前我们要着重做好以下二方面的工作：一是要广泛应用计算机、扫描仪、缩微、光盘刻录、编辑机等现代化的技术设备，逐步实现城建档案工作的技术手段和技术设备由半手工模式向全自动转变。二是依托海量存储技术、数据库技术、网络技术等高新技术，加速城建档案信息的数字化进程。为最大限度的开发城建档案信息资源提供技术保障。

四、适应知识管理的需要，优化人员队伍结构，是做好城建档案信息资源开发利用工作的人才保障

从档案信息开发的性质和特点来看，决定开发利用水平和质量的关键因素就是开发人员业务能力和知识水平。因此人才的培养是一项直接影响城建档案信息开发上水平的重大工程。我们这里所说的知识管理人才，是指那些能适应知识经济时代的需要，既具备档案专业知识，又具备相当高的计算机和外语水平，还要通晓市场经济基本规律的复合型人才。城建档案馆人才工程要做好以下几方面的工作：一是制定符合时代要求的人才发展规划。要加大计算机技术人员、编研人员等档案信息开发人员所占的比例，缩减工程技术人员、档案管理人员的比例。二是重点做好人才资源的开发。要采用各种手段吸纳那些一专多能的复合型人才，加大本科甚至研究生以上学历的人员所占的比例。三是注意在职人员的培养。要在提高他们的专业理论水平的同时，普及计算机知识、提高外语水平已刻不容缓。这也是适应知识经济时代城建档案信息资源开发利用工作的需要。

五、完善符合知识经济特性的法规体系，是城建档案信息资源开发利用工作的政策保障

时代在进步，城建档案管理工作从管理内容到管理手段都发生了变化，那么，规范城建档案工作的法规建设也应该顺应社会的发展不断完善。知识经济使城建档案法规面临着诸如知识产权保护、档案开发与保密等方面前所未有的问题。面对新情况、新问题，法规建设也应该跟上时代的节拍，避免出现法律上的盲点。在坚持依法治档的前提下，必须做好以下二方面的工作：一要顺应时代要求，加强法规的可操作性和配套建设，制定相应规章、细则，使城建档案法规日益体系化。特别是对涉及知识产权保护、档案保密与开放的内容要予以明确规定。二要根据工作需要，增强与《档案法》等相关法律体系的渗透，以促进城建档案法规的贯彻实施。

六、实行城建档案信息资源的有偿使用是体现档案信息开发利用过程中劳动力价值的最直接手段

知识经济是依托高新技术的采用而实现的传统城建档案馆向数字城建档案馆迈进。在网络环境下，每个城建档案馆都变成一个个“节点”，一个个网站。当档案信息资源转化为知识资产后，必须考虑有偿使用这个问题，因为无偿使用不能体现将档案信息资源转化为知识资产过程中的劳动价值。实现城建档案信息资源的有偿使用必须做好以下几方面的工作：一是以市场需求为导向，开发适合市场需求的城建档案信息产品，满足社会各方面的需要。二是紧跟时代节拍，加快数字化城建档案馆建设，将城建档案信息上网提供利用，达到利用的简便、高效、快捷。

面对新时期知识经济浪潮的冲击，城建档案馆作为信息的前沿阵地，只有顺应知识经济的规律，更新管理理念，完善资源分配，采用高新技术，优化人才结构，强化政策保障，开展有偿服务，才能为最大限度地开发利用城建档案信息资源提供有力保障，开拓出适应知识经济时代发展需要的城建档案信息资源开发利用工作的新局面。

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