OA系统建设在航运企业中的应用

文/ 中海发展股份有限公司油轮公司 葛 蔚

在高速发展经济的当今社会，信息化扮演着举足轻重的角色，特别是随着互联网的普及 ,信息技术迅速渗透到社会的各个领域。航运业是推动世界经济一体化、国际贸易全球化的基础性产业，加上我国又是世界航运大国，在进入 WTO后挑战和机遇共存的环境下，航运企业信息化建设的重要性也越来越凸现出来，办公自动化的建设也将直接影响到企业的竞争力。

OA系统通过企业信息系统建立 ERP管理理念，能最大限度地开发、利用和优化企业内外部的信息资源，提高管理效率与经营水平，发展企业规模。

0 前言

OA ，办公自动化，是 Office Automation的简写，是如今社会利用电脑、移动设备进行全自动的办公。进入上世纪90年代以后，随着信息技术、网络科技的出现，作为办公管理方式的一个划时代的改变，OA系统不仅已形成相当大的规模，而且从各个方面促进了计算机及信息产业的发展。各个公司、企业不仅利用它来加强企业经营管理，更是把 OA视为提高工作效率、节约成本的手段，作为提高企业竞争能力和素质的重要条件。

目前OA的发展趋势可归为如下四个方向：

· OA设备向着多功能、复合化、高性能和系统化的发展；

· OA系统无论在系统自身和系统设备方面，都向着无纸化、智能化、协同化和综合化发展；

· OA系统不再简单满足于文字处理，而是向着能够完成声音和图像的处理以及各种复杂数据计算等多个领域发展；

· 无线通信在 OA系统中的地位进一步增强，可以充分利用现代化通信技术，建立不受时空和地域限制的全球网络体系，实现各种信息资源在全球范围内共享和传递。

OA的核心问题是怎么来提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以由 OA来处理，如文字处理、收发传真、申请审批、公文管理、物料管理、会议管理、资料管理、档案管理、订货销售、客户管理、库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本财务计算和劳资人事管理等。

协同办公(OA)软件就是采用Internet/Intranet技术，以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口、以“工作流”为引擎，使企业单位内部人员快捷方便地实现信息共享，高效地、智能地工作；改变过去低效、繁杂的手工办公方式，实现迅速、多元的信息采集、信息处理，为企业的低成本、高性能管理和决策提供科学的依据。

在基础 OA的应用上，可提供企业机构自行灵活定义符合自身特色需求的管理工作流程、组织目录架构、信息门户框架，以更简单、更便捷、更智能、更开放地满足企业日常 OA办公需求。

现代航运企业的发展需要信息技术和网络技术的支撑，建立全球化的营销网络，不断完善客户管理体系，逐步形成决策支持环境，运用先进的信息技术实现全方位集成服务是航运业发展的大势所趋。所以，航运企业的信息化建设是势在必行 ,将OA引入航运企业也显得尤为重要。

本文将详细论述了 OA系统的建设意义、原则和方案，以及在航运企业中的应用。

1 OA系统建设意义

OA系统可以实现企业的数据共享，从而基本解决信息孤岛问题。企业不同业务的基础数据做到一次录入，保证数据源的唯一性，跨部门、跨业务的系统可重复使用。

此外，OA系统提供可靠的、可追踪溯源的公文流转平台，有效地降低公务处理的周期，加快公文处理过程，减少找人、路耗、等待等中间环节，保持处理公务渠道的畅通；

打破地域及时空限制，实现远程办公、异地办公和无纸化办公；

通过信息共享平台，提高信息统计和分析的水平，为企业决策层提供准确、实时的预判以及风险预控等决策支持；

提供完善的信息交流共享机制，方便企业各部室、下属公司、会员单位和员工之间日常办公及业务数据的交流和管理，实企业事务办理的互联互通，数据信息共享；

充分利用建设好的现有网络环境及已有的网络配置资源，最大化利用已有的信息化投资；

解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；

2 OA系统的建设原则

OA系统的建设应体现安全性、先进性、可靠性、实用性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。

·安全性：系统建设要符合企业用户对信息安全管理的要求，建立一套完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、网络计算机病毒、和非法攻击等应具有很强的防范能力，系统需要具有严格的身份认证功能，并有先进的技术手段和策略对数据安全和操作安全加以保护。

·先进性：应当采用现今主流技术，既要考虑开发工具和应用平台的先进，更要考虑系统的架构和应用设计的先进性，以适应宏观上企业业务管理、发展规划和微观上企业日常事务办理的需求。

·可靠性：系统设计上应采用稳定、成熟、可靠的软件设计技术，确保系统在海量数据、并发数高的情况下能长时间不间断地安全运行。

·实用性：根据企业业务需求和业务流程，从用户使用的角度进行系统设计、模块和功能划分。具体的业务流程设计要求简捷流畅，能适应各种变化和企业突发事件等现实情况。

·易使用性：主要体现在两个方面：一是使用界面简捷、直观，尽可能减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用过程中一目了然，从而快速掌握系统的操作方法，特别是需要符合企业使用人员的工作习惯和思维方式，使得非计算机专业人员操作起来也得心应手。二是应提供丰富易懂的帮助手段。

·开放性：为了使系统具有较强的生命力和延续性，应遵循已有的国内标准和国际标准，以利于采用世界上现行的多种先进技术和产品。

·有限开源性：随着企业的发展，业务逻辑也随之改变，需要对系统进行维护、微调或者二次开发，也就要求对该系统的非核心代码进行开放，并提供规范标准的数据库设计，接口规范等。

·可扩展性：该系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计选型时要考虑到新技术，新产品、新应用出现时对本系统的兼容性；以便当企业的业务需求、外部环境发生变化时，可以对系统的功能和性能进行扩展。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，适应业务发展需要，便于系统的延续和扩展。

·可维护性：系统应具备良好的架构，各个模块部分应有明确和完整的定义，使得在局部的修改时不影响整个全局和其他部分的结构和运行。

3 OA系统的建设方案

OA系统的基础应用平台应至少可以提供以下通用组件：

·组织机构与权限管理组件

为各个业务系统提供通用并且统一的组织结构定义和权限配置，可以用多种灵活的配置方式（包括：根据用户、用户组、部门、岗位、角色）定义系统资源的权限，从而满足不同类型组织的需求。

·文档发布与查看组件

文档发布，必须指定文档属性，如果不指定，则自动继承文档所属栏目的属性。

·报表组件

数据可能源于 OA系统的各项功能（如人力资源），也可能来源于用户的业务系统。业务系统相关的数据由用户自行开发接口，或手工录入（支持EXCEL数据导入或XML数据交换），或自动更新数据库，供应商应提供通用的处理方式（基于标准的SQL语句提供数据源）。提供可见即所得的报表定制功能，普通用户经过较短时间的培训，即可完成报表的自定义。

·工作流组件

提供统一的工作流引擎，以及图形化的业务流程管理和定制工具，能快速建立协同 /协作事务，如网上审批等。同时，可以建立应用之间的业务流程，利用 JMS服务和 XML协议，以及XML数据转换工具，可以在应用之间进行数据交换，以及定义数据交换顺序和事务过程，实现应用集成。

·表单组件

提供图形化的表单制作工具，管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。表单生成后，应用服务器端的表单引擎应用服务实现对表单的操作。通过表单引擎服务完全处理表单的增删改查等功能，而不需要编写程序。

·通用提醒功能组件

提供统一的提醒功能组件，能对系统中存在日期属性的对象设置提醒功能。比如，能对人员的生日在来临前10天进行提醒，还可以设置对计量标准在上次检查后快满3年时进行提醒。

4 OA系统在航运企业中的应用

经过多年的开发和应用，中海油运目前已有相当规模的企业管理信息系统投入使用，分布在公司各个部门，在生产经营活动中发挥了巨大的作用。如图 1所示，是中海油运信息化系统的框架图。

从下图中可以看出，目前中海油运的信息系统分为三大类：生产经营类、管理类、综合类，基本覆盖了企业管理的主要环节。站在信息化建设整体性以及更好地支持企业生产经营活动的角度来看，信息系统建设的着力点建议放在企业中高层管理需求和战略管理分析方面，具体总结为以下三大点：

1.通过对内外部系统业务流程的进行整合，实现数据资源的统一利用，构建统一的企业信息门户，持续对现有系统进行优化和提升。

2.进一步挖掘经营管理深度，提升精细化管理程度，对企业生产经营活动进行更好的支持，增强面向市场核心竞争力。

3.利用多年系统建设和应用过程中积累的大量宝贵的生产经营数据，进行数据挖掘分析，为企业中高层领导提供准确高效的管理分析支持。

其中，OA系统实现了公司内部网上办公和信息资源共享，为企业提供了一个内部信息共享与协作的平台，实现了信息的及时发布到信息的传递与反馈，公司签报的发起到智能化流转与完成处理，资料档案的自动沉淀到有序管理与高度共享，初步实现了公司办公电子化。

同时，企业通过OA将企业各个分支全面有效组织成整体。通过详细设置的工作流，减免了航运企业各个分支工作、审批、签报等复杂事务的负担。工作流按照节点智能跳转，不受时空和地域的限制，减少了人员奔忙跑动，可视化的工作流程使企业管理人员可以看见处理环节的每一过程，方便及时催办，提高了企业各个分支脉络活动的效率。员工通过内部邮件彼此之间可以直接多人同时接受任务，多人配合工作，并能同时开始分布执行，提升了工作效率。工作过程在OA系统上保留痕迹，方便了领导查阅员工工作效率，全面把握员工绩效，也属于结果。工作过程中每个员工都能将自己有价值的工作结果保留到OA文件资料库中，方便了随时查询使用，也属于效率和效果的结合。

从航运企业在 OA上线长使用期中，通过每天高效率的办公，节约了员工大量时间和精力，自然能够使企业更具活力和发展力，这是效率和效果的结合。长期工作成果的沉淀，为企业形成了无形的资产和知识，不仅加深了企业文化，更方便了企业内部员工之间进行学习和交流，从而使之快速成长。这就是效率和效果结合的完美结果。可以说，OA系统是航运企业信息化至关重要的一环。

5 总结

实施 OA系统带来的好处是显而易见的，航运企业可以通过 OA将企业各个分支全面有效的组织成整体，它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现了迅速、全方位的数据信息采集、共享和信息处理，为航运企业的管理和决策提供了科学的依据。应用 OA系统的实现，是传统的以手工为主的办公方式和办公手段，向科学化、规范化、高效化和信息化转变，是航运企业信息化至关重要的一环。

图1 中海油运信息化框架图