电子档案与纸质档案并存模式探析

齐红晶

（杜尔伯特县物价监督管理局 黑龙江 杜尔伯特 166200）

电子档案的出现，使人们可以不受时间、地点和距离的限制，只要借助计算机等现代办公设备，就能迅速地处理和传递文件。电子档案在存储量方面更是纸质档案无法比拟的。尽管如此，在当今信息环境下和技术条件下，电子档案还不能完全取代纸质档案，实施二者并存管理，是档案管理现代化进程中的必然选择。

一、电子档案发展的必然性及自身局限

电子档案具有纸质档案无法比拟的优点，如存储量大、储存内容的多样性、异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性，但电子档案本身也具有一些难以克服的局限。

（一）电子档案依赖于数字化设备而存在

电子档案不同于纸质档案直接以纸张作为载体，而是依赖于一定的数字化设备而存在，这就造成其对计算机的软硬件有着强烈的依赖性。信息化时代的计算机软硬件均在不停地发展，且其发展的速度远远超过了我们的想象，这就给电子档案的保存提出了新的难题，例如不到十年以前，人们普遍运用的尚是软盘，后来又逐步发展为U盘、光盘及移动硬盘。现代的计算机已经没有再设置软盘读取器，这就对电子档案的管理和使用必然造成影响。

（二）电子档案具有易更改性

电子数据的操作具有便利性，但这也使得电子档案具有易更改性的自身缺陷。并且电子档案在修改、复制、删除以后不会留下明显的痕迹，这样就会对档案的原始性和真实性造成影响。……