浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题

许建功

（广东科学技术职业学院党办 广东 珠海 519090）

高职院校是注重培养实用型、技术性和技能型人才的地方，高职院校行政秘书是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事务， 并为决策以及实施提高服务的人员，因而工作多而广，杂而锁。

1 行政秘书的工作职责

1.1 日常行政工作

做好与学校各部门的日常联系；负责传文、印文、发文、信件和报刊杂志等工作；负责办公用品、仪器设备等购置、保管和发放。

1.2 公文办理工作

起草学校对内、对外文稿（如各种通知、请示、报告、会议纪要、信函等）；及时处理上级文件的签收、传递、催办、督办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

1.3 会务工作

协助领导做好会议安排的编制工作， 包括准备相关材料、发通知、会场会务等；做好公务接待、来人来访、综合协调等工作，包括食宿、交通等具体安排。

1.4 财务报账工作

承担本部门各项办公用品、教师培训、会务接待、集体活动等费用的支出报账工作。

1.5 人力资源工作

负责各类津贴、 工会福利等待遇的登记造册、 报批、领取、分发等手续；制假期值班安排、考勤考核、加班统计工作、职称评定等；协助编制行政组织架构，如岗位设置、人才招聘、员工培训等。

2 行政秘书在行政管理中的作用

2.1 协调作用

行政秘书的协调是领导工作的补充和延伸，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。 高职院校行政秘书处在校级行政管理部门、二级院系、教师、学生的信息交汇点，也是各种行政矛盾最集中的地方，所以行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，形成和谐有序的工作氛围。……