浅议高校学籍档案管理人员的素质

高红梅 烟台工程职业技术学院学生处学籍档案管理科，山东 烟台 264006

浅议高校学籍档案管理人员的素质

高红梅 烟台工程职业技术学院学生处学籍档案管理科，山东 烟台 264006

学籍档案管理是高校档案管理的一个重要组成部分,高校学籍档案管理人员作为学籍档案管理工作的主体和执行者，素质的高低直接影响到学籍档案管理能否正常进行。新时期实行高校学籍电子注册制度后将学籍档案管理与计算机、网络技术有机地结合起来，对学籍档案管理人员的素质提出了新要求。要适应新形势，强化高校学籍档案管理，必须提高高校学籍档案管理人员的素质。

学籍档案；管理人员；素质

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程学习成绩、思想表现、综合评价等诸方面发展状况的真实记录和反映，是作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据，是高校档案管理的重要组成部分。高校学籍档案管理人员作为学籍档案管理工作的主体和执行者，素质和管理能力的高低、工作效率的快慢、工作质量的好坏等都直接影响到学籍档案管理能否正常进行。因此，在以高等教育大众化、新的颁布与实施以及信息数字化为标志，高校的学籍档案管理工作进入一个崭新时期的今天，只有提高高校学籍档案管理人员的管理理念、素质和管理水平，才能强化高校学籍档案管理。

1 提高学籍档案管理人员素质的前提是不断学习

1.1 学籍档案管理人员应进一步学习《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和有关的政策法规, 增强档案意识, 真正从思想上认识到档案管理工作的重要性。有了良好的档案意识, 才能在具体的学籍档案管理工作中对其资料数据做出敏捷地反应,并及时地加以收集、整理、保管。有了熟悉条文、理解实质为基本要求的学籍档案管理，才能对学籍政策不理解、学籍手续办理不明白等问题的询问按照国家有关政策法规,详细而准确地告知。所以，只有不断学习、不断汲取，才能更新理念、更新手段；才知道“该做什么、该怎样做”，避免了在工作中的盲目性。

1.2 学籍档案管理信息化发展要求学籍档案管理人员必须通过计算机和网络技术管理学籍学历信息管理平台，通过采集在校学生学籍档案管理信息,实现从新生入学注册、学籍变动、奖励处分、毕业审核、证书发放等方面的网络化管理。因此，管理理念、手段的更新，需要高校要有计划地对学籍档案管理人员进行学籍档案管理专业知识、系统的计算机和网络知识的学习和应用，尽量创造机会让他们参加更多的岗位培训和专题培训；组织他们多参加学术经验交流，定期到兄弟院校参观学习，开阔眼界，取长补短，有利于学籍档案管理“复合型”人才素质的培养。

2 学籍档案管理人员通过“严、早、细、准”，实现更新管理理念及管理手段

2.1 遵守一个“严”字

严格学籍档案管理电子注册手续。高等学籍档案管理工作具有很强的政策性、规范性，要加强“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”的宣传，不论是学生学籍的取得、毕业证的取得，还是学籍的异动、丧失，学籍档案管理人员要以教育部下发的《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》、《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》和《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》及《普通高等学校学生管理规定》等为依据，严格进行新生学籍电子注册、学年电子注册与学历证书电子注册等管理，杜绝违规操作。

严格学籍档案管理证明手续。从学籍档案管理部门出具的证明都代表了学校，具有相应的效力，学籍档案管理人员要有较强的法律意识，具备过硬的思想政治素质，做到依法治档，维护档案安全；要有良好的服务意识，具备严谨的工作作风。在出具相应证明时，一定要谨慎，严格核查，规范处理，确保真实可信，既维护学生的利益，也维护学校的利益。

严格学籍档案管理档案查询手续。长期以来,学籍档案管理查询手续制度是由各高校根据相关法规制定执行的,近几年出现了直接查询、委托他人办理或电话、传真、电子邮件等多种途径的查档方式,为维护学籍档案管理的严肃性,确保个人隐私,我们依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国国家教育委员会令(第六号令)》等有关规定,结合本院实际及工作要求制定有关的利用规定，明确查档手续。

2.2 做到一个“早”字

对于每年一些有规律地常规性工作，学籍档案管理人员应该知道“什么时间该做什么”，不要等到通知来了，再仓促进行，容易忙中出错，要做到早着手、早准备、争取主动。我院每年毕业生部分工作需在学生毕业考试离校前进行，如：高等学校毕业生登记表按惯例应在毕业生离校实习后正式毕业前填写，可因为部分学生实习单位偏远、出差等诸多不利因素造成了学生不能在规定的时间内完成毕业生登记表填写，影响了归档。针对这一实际情况，我们做到在学生离校实习前及早发放，并及时回收、审核、盖章、归档，保证了毕业生档案的转递工作。在每年毕业生图像信息采集工作的同时，发放统一毕业生信息确认表，由学生本人核对相关信息，确认后签字。毕业生信息确认表的提前发放核对，有利于做好毕业生信息表的汇总反馈，根据出现问题的学生信息提早准备相关材料并予以及时解决，确保了毕业审核的报盘工作。

2.3 把握一个“细”字

学籍档案管理人员对纸质和电子档案管理保护工作的影响在具体的工作中,甚至可以说将直接决定档案管理的好坏。有很多学籍档案管理人员因缺乏良好的档案意识和态度,疏于对档案的保管,最终造成了不可挽回的后果。所以为了避免类似情况的发生,需要树立正确的工作理念,明白档案保管工作的重要性，在工作时培养耐心细心的工作习惯；需要充分了解电子档案与纸质档案的不同特点，根据载体寿命、环境、备份、利用等方面要求的不同，细致地加以区别对待；需要严格归档时间和方式，定期检查档案的完好性,在发现问题时及时解决或者上报有关部门解决处理，这样才能做好档案管理与保护的工作。

随着“以人为本”理念在学籍档案管理中的贯彻,学籍变动的条件呈现了宽松趋势,学籍的变动也变得具体、细致而又繁琐。高校学籍档案管理人员需要运用学籍学历信息管理平台对新生学籍电子注册、在校生学籍学年电子注册管理、毕业生电子图像管理、毕业信息审核等进行全方面、科学化的学籍学历管理工作，这进一步要求学籍档案管理人员要细致、一丝不苟地对待电子注册数据，不能有丝毫的差错和疏漏。如果因一个小小的疏忽造成学生注册信息错误或漏失，将会影响学生的学籍电子注册与学历电子注册，影响学籍档案管理的进与出，给学生的切身利益带来无法弥补的损失。

2.4 力求一个“准”字

随着高等教育的改革发展，加强和完善高校的学籍档案管理也是高校的头等大事。在实行学籍电子注册制度以前，学籍档案管理工作大部分是以手工操作进行，如：在校生学籍档案管理、毕业生毕业资格审核、毕业证书的填写以及各类数据的上报等，材料繁多、数据混乱而导致工作量大、管理难度大，出错率高，同时也耗费了大量的精力、时间。实行电子注册制度后，学籍档案管理要求各部分、各时期的工作必须毫无差错，促进了规范、科学、严谨的高校学籍档案管理工作。计算机和网络技术管理方法的运用代替了原来许多需要手工操作的数据收集、整理、分析、统计工作，减轻了工作负担，减少了不必要的差错，大大提高了工作效率，确保了数据的准确性。

由于电子注册数据不只是对学生数据的统计，它的每个数据都必须与学生的身份信息相吻合，否则毕业学生的学历将得不到社会的承认，会出现影响到就业、深造等一系列问题。所以，本院抓好对入学新生严格身份复查，信息核对，确保了新生信息的准确可靠，新生学籍电子注册的准确无误，从源头上保证了学历证书电子注册的基础数据准确及学历证书电子注册的顺利进行，切实维护了学生的合法权益。

综上所述，实行高校学籍电子注册制度后，将学籍档案管理与计算机、网络技术有机地结合起来，为高校学籍档案管理工作开辟了新的途径，提供了新的管理手段。随着制度及技术上的逐步完善，学籍档案管理工作所体现的重要性也就越来越明显。因此，学籍档案管理人员有必要对学籍档案管理工作进行重新审视, 掌握学籍档案工作的开展规律, 以服务为宗旨,以创新为主题,学会研究，积极探索适应社会发展的学籍档案管理之路，使学籍档案管理真正做到规范化、科学化；有必要树立科学化的学籍档案管理意识, 增强管理育人意识，不断更新管理理念,更新管理手段,充分发挥其对教育教学的服务作用和政策导向作用，使学籍档案管理工作呈现出一种全新的管理模式。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.06.065

高红梅（1969-），女，山东烟台人，本科，馆员，研究方向为学籍档案管理。