浅议新时期高校办公室管理的科学化

刘 洁

（武汉大学 马克思主义管理学院，湖北 武汉 430072）

高校办公室是高校各级行政机关的综合管理、办事机构，在管理系统中处在沟通上下、联系左右、连结内外的中心枢纽地位。高校办公室的管理是否科学以及科学化程度如何，直接关系到管理效能的高低和高校形象的好坏。那么，如何实现高校办公室管理的科学化？从现代管理科学的要求看，我们认为，应遵循精简、统一、效能的原则，着重在以下几个方面进行探索和实践。

1 组织结构的科学化是办公室管理科学化的组织保证

在高等学校，校、院和系三级办公室的职能、作用基本上是相同的，但其内部机构设置和人员配备有一定区别。学校一级的办公室分设综合科、行政科、文秘科，不少学校还设有信息科；学院一级的办公室，主要是根据工作职能设若干秘书岗位，负责全院的教学、科研、招生、行政工作的组织及日常工作，每位秘书既同分管各方面工作的学院领导直接联系，同时也接受学院办公室主任的协调，形成一个有机联系的整体；而系一级的办公室则结构简单、人员较少，一般只设立一个系办公室，在系主任直接领导下负责或协调本系的教学、科研、专业发展、师资培训、实验室建设、学术交流、学生学籍管理、教学管理等计划的制定和实施等工作。要做到办公室内部机构设置结构合理，必须做到两条：第一，人员要精简。对可设可不设的机构坚决不设，切忌因神设庙。第二，职责要明确，层次要分明，要实行岗位责任制，各司其职，而且还要能和其他机构构成有机的整体，结合起来形成强大的合力。这样，办公室管理工作才能发挥高效能。

2 管理工作的制度化是办公室管理科学化的制度保证

办公室管理工作的制度化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。适应办公室管理工作科学化的要求，应建立的规章制度主要有以下几个方面：

第一，建立健全岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务，从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮，办事拖拉等现象。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、依岗定人和精干效能的原则，从办公室的工作需要出发，凡工作任务重复的科室，该并则并；凡一个人能干的工作，就不分给两个人。同时，坚持权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励；对一般合格者，要鼓励其继续前进；对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。只有这样，才能防止和克服干多干少一个样，干好干坏差不多等不良现象。

第二，会议制度。会议是各级领导布置任务，贯彻政策，统筹协调，进行决策，推动工作的基本方法之一。为了提高会议质量，提高工作效率，首先要建立严格的会议审批制度，并且确定好每次会议的主题，做到主题明确，不开不必要的会；其次，会前要搞好调查研究，广开言路，充分听取各种意见，做好充分准备，为领导决策提供科学依据；再次要严格会议纪律，杜绝迟到早退现象。

第三，公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，如没有一定的章法很容易出差错或造成公文旅行、公文积压，导致效率低下。为此，必须建立健全公文制度，提高办文质量，加速公文运转。具体来说，首先必须规范公文种类，各种公文种类之间不能乱用、混用；其次还要统一公文格式和固定行文关系；最后就是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。

第四，接待制度。办公室是学校、学院以及学系对外的窗口，在对外工作中代表着学校、学院或学系的形象。因此，在迎来送往的接待工作中，既要做到热情周到、礼貌待人，又要严格执行有关接待规格和接待费用标准，真正做到有章可循，有法可依。

第五，安全保密制度。印章管理和保密工作关系到学校的安全和各方面工作的顺利开展。因此，必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度，并指定专人负责和定期检查。

3 工作人员素质优化是办公室管理科学化的人员保证

办公室工作人员是实施办公室管理活动的主体，任何科学高效的管理活动都是通过他们的努力而实现的。因此，高等学校校、院和系三级办公室工作人员的素质如何，他们的管理能力如何，直接决定着办公室的工作和管理活动的效率。随着社会主义市场经济的蓬勃发展和科教兴国战略的全面实施，高等学校面临着前所未有的发展机遇和挑战。高等学校肩负着培养人才，创造知识和服务社会等诸方面的重任，在这种新的条件下，要求办公室的工作人员具有较高的政治思想素质、文化素质和业务素质，以及持续获取新知识的学习能力、处理重大问题的综合协调能力和搞好管理与服务的创新能力，并根据各科室的职能和各岗位的职责，进行严格的选拔和在职业务培训，实现优势互补、整体优化的效果。

4 实现办公室自动化是办公室管理科学化的物质保证

办公自动化（Office Automation，简称OA），是适应信息社会发展需要，基于系统科学、行为科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的一门新型综合技术。随着高等教育管理水平的提高，高校正进人一个全方位的网络环境，对办公室搞好三个服务的要求必将越来越高，尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。因此，迫切要求办公室工作改变传统方式，以适应信息社会发展需要。为此，我们要加快办公室自动化的步伐，做好计算机联网的工作，建立高校办公室自动化系统，充分发挥现代技术的作用。高校办公室的办公室自动化系统大体可由文字处理、文件管理、事务管理、辅助决策、通信联络等几个子系统构成。文字处理系统是利用电脑、复印、速印等设备对文稿进行输入、修改、编辑、储存、输出、复制和打印。文件管理系统是利用计算机对文件进行收发、分类、登记、传递、归档、检索等；事务管理系统是利用计算机辅助安排日常活动日程，做好办公室事务的管理工作；辅助决策系统是用该系统对各种统计数据进行统计计算，统计分析，建立数据库，及时向校领导提供所需的各种数据及材料，供决策时参考。或者根据确定的决策模型和贮存的信息，提出方案，供领导选择；通讯系统通过电话、移动电话、传真机、公告板（BBS）、电子信箱（E－MAIL）、讨论组（USER－NET）和和网络会议（NET－CONFERENCE）、视频系统等加快联络速度和提高联络质量。

综上所述，高校办公室管理科学化是一个综合性的问题，是一个系统工程。高等学校的各级管理人员必须运用控制论、系统论的观点全面地进行研究和加以实践，实现办公室管理的科学化。

1 陈瑞莲.试论学校办公室管理的科学化［J］.中山大学学报论丛，1997，（2）.

2 张文彪.提高高校校（院）长办公室管理效能探讨［J］.中山大学学报论丛，1997，（2）.

3 王录德.试论高校办公室管理的科学化［J］.中山大学学报论丛，1999，（2）.

4 周三多，陈传明等.管理学——原理与方法（第三版）［M］.上海：复旦大学出版社，1999.