电子文件对档案工作的影响及其对策

张玉梅

[摘要] 如何适应信息化管理的发展需要，推动电子文件归档工作，提高档案工作的信息化水平，是急需加强和解决的问题。本文结合实际工作来分析，寻求对存在问题的措施和对策，使之与纸质文件一样发挥应用的社会效用。

[关键词] 档案管理电子文件影响对策

信息技术的发展和办公自动化水平的不断提高，使电子文件有巨大的潜力和发展前景，符合信息时代发展的要求。为提高档案工作的现代化管理水平，急需加强对档案工作中电子文件的管理和提高工作人员的信息处理水平。电子文件已成为档案中的重要形式。

一、档案管理工作信息化的现状

档案的表现形式是各种各样的，其种类也比较多，但按其记录形式及其采用的技术和设备，绝大多数都可以概括划分为以文字记录的纸质载体档案和电子文件两大类。与传统纸质文件相比，电子文件归档是一基更为艰苦细致且难度较大的工作。

档案工作信息化的现状，普遍是落后于信息技术的发展，究其原因，有如下情况：一是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。二是由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，对于还缺乏信息操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

二、电子文件的内涵及特点

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。……