会计电算化系统下的行政单位财务管理存在的问题及建议

刘彩霞

摘要：近年来，中国行政单位预算管理经过多次改革，同时不断加大审计监督工作的力度，除按规定进行国家审计和内部审计外，很多行政单位也开始引入以会计师事务所为主体的社会审计，加之各单位积极使用会计电算化等现代化手段，加快信息化管理，使自身财务管理水平有较大提高，但仍然存在一些不太规范甚至违规问题。以一会计师事务所2009—2011年连续对某行政系统的电算化会计进行财务管理专项检查中发现的实际问题出发，指出目前行政单位财务管理中存在的问题，并进一步提出了改进的措施。

关键词：财务管理；会计电算化；监督；行政单位

中图分类号：F810.6文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）25-0076-02

近年来，中国行政单位预算管理经过多次改革，同时不断加大了审计监督工作的力度，除按规定进行国家审计和内部审计外，很多行政单位也开始引入以会计师事务所为主体的社会审计，加之各单位积极使用会计电算化的现代化手段，加快信息化管理，使自身财务管理水平有较大提高。但因某些单位领导对财务管理工作力度不大、财会人员业务素质不高以及监督管理机制不够健全等原因，仍然存在一些不规范问题。

一、当前会计电算化系统下行政单位财务管理存在的主要问题

2009—2011年某会计师事务所连续三年对湖北省某行政系统的全省财务管理工作进行专项检查，该行政系统全省统一使用浪潮会计软件进行账务处理。在会计电算化系统中，由于各地方在会计机构设置上的不同、财务管理要求上的不同等主客观因素，检查中陆续发现的主要问题有以下几个方面：

1.会计账目设置较随意，核算不够规范。检查中发现，有些单位会计人员在涉及相关财务管理、会计核算的工作时按照“领导讲、师傅教、自己想”的思路去处理，从而形成财务管理不规范、会计处理不一致的结果。一些单位“库存材料”、“固定资产”、“暂付款”、“暂存款”等只设总账科目，明细账科目不设或随意设置，使得资产不明细，债权债务关系不清晰；有的县市仅凭发票就可报销费用，没有对原始清单、经济业务对应的合同、协议等做出明确的要求。部分报账员未建立现金日记账，有的建立了现金日记账年末未按规定存档。房屋第一次装修、新汽车配置等不管金额大小直接计入费用列支不计入“固定资产”等。

2.资金管理分散，资金安全存在隐患。检查中发现，有些单位在内部预算单位设置报账员岗位不隶属信息管理科，每月局按预算将资金拨入各报账员银行卡上支付费用；有的单位内部机构设置时将会计设在信息管理科，出纳设在办公室，且没有制定或没有严格执行相应牵制的管理制度；有的单位的会计、出纳不相容职位没有严格分离，某报账员负责机关后勤、基建出纳会计工作、票证的现金的管理、其他科室的周转金管理，一人身兼四职，财务印章由一人保管，岗位设置毫无牵制；有的单位对出纳工作监督不够，很少或不对库存现金进行经常性盘点或不定期的突击检查；有的单位现金为主要支付方式，现金流量、现金余额长期居高不下；有的单位借条抵库、公款私存。

3.资产管理弱化，信息不对称。检查中发现，当资产变卖、报废时很多单位没有按国家规定程序进行处理，对净残值、报废收入不入账，造成国有资产流失，同时形成的“小金库”游离于监管之外。少数单位的物资和工程项目没有按有关规定去通过政府集中采购和进行招投标，单位自行采购物资时的公开透明度也不够。财务管理部门和资产的具体管理部门信息不对称，财务部门信息往往滞后，表现在：财产管理人员变更，财务管理系统未变更；购入的资产财务上不知管理人，无法输入系统，造成财务系统卡片内容与实物卡片内容不符，实际存在的资产未进入资产管理系统；管理粗放，责任人不落实，长期不清查，久之则账有物亡；此外，还有部分资产产权不全，尤其是房产没有配套房产证、土地使用权证等。

4.票据管理不规范，缺乏制度约束。检查中发现，一方面是取得票据不合规。购货单位、购货内容、购货数量、单价、开票时间不填列或填列不完整，财务发票章模糊不清等；另外支付代征手续费，没有获取对方单位财务收据，容易造成对方资金体外循环。另一方面有些单位仍然在使用不规范票据收款，如过期作废收据等，且对票据领购缴销管理失控，未建立严格有效的票据领购缴销制度。此外，费用单据不及时上报，部分报账员期末未将费用单据等及时上交信息管理科，信息管理科仍作为现金余额反映，长期账实不符，容易造成责任不清。

5.资金使用预算管理不严，费用开支不透明。检查中发现，有的单位虚报多领预算资金；有的单位挤占挪用财政资金；少数单位白条抵库时间长、笔数多，历史遗留问题多，长期未进行清理；有的单位资金使用随意，不注重资金使用绩效，长期不制订计划、消耗定额等就使用资金；有的单位资金有多少就用多少，年底突击花钱，费用甚至超支，导致一方面经费紧缺，另一方面却是资金使用效率低下。

二、加强电算化系统下行政单位财务管理的主要措施

针对以上问题，为使行政单位财务管理工作朝着科学化、规范化、专业化的方向发展，防止国有资产流失，提高资金使用效益，充分发挥社会审计在财政监督中的作用，促进行政单位进一步规范财务管理，特提出以下建议：

1.进一步健全电算化下财务管理机制，完善财务管理制度。一是强化问责机制。要使单位主要领导意识到单位财务管理出现重大问题主要领导应承担责任，充分认识到财务管理的重要性，从而加强财经法规学习的自觉性，依法理财，杜绝“小金库”；二是会计核算要以财政部颁发的《行政单位会计制度》为依据，在会计电算化系统中，结合各地市州的具体情况，以地市州为单位，对所辖县（市）会计的核算内容及方式制定一个统一模式；三是县市一级的基层核算单位，应做到四个一，即“一个机构、一个出纳、一套账、一套报表”，内部预算采取辅导账进行核算；四是费用的支付尽量统一到信息管理科等类似机构实行统一管理，支付方式严格按照《中国人民银行现金管理暂行条例》的要求执行，不属于现金支付范围的事项，全部采用银行转账方式；五是落实行政事业单位国有资产管理办法，做好资产清查和资产动态监管，研究建立资产和预算管理有机结合的机制。

2.强化电算化系统的预算管理功能，从严控制支出。一是要进一步深化“收支两条线”改革。科学合理地编制部门预算，尽量减少预算内外收支两张皮的现象，取消预算内外区别，实行预算内外综合统筹；要侧重发映明细化的部门的全部收支情况，向微观管理层次延伸，在电算化系统中设置定额模块，将细化后的收支项目全部纳入定额管理；二是电算化系统中全程跟踪部门预算，按项目、按时间、按进度支出安排预算额度，使得随意变更预算项目、超预算安排支出无法在系统中录入来达到控制目的。要在电算化系统中设置报警功能，支出达到收入临界点时系统自动提示，确保年度收支平衡或略有结余，电算化系统设置时禁止账面出现红字，以严格控制支出。遇特殊情况确需调整预算或追加支出的，应当按照规定的程序报批；三是各单位编制资金使用计划时，预算编制方法要从传统的“基数+增长”逐步过渡到“因素法”，不断探索并制定动态的符合单位实际情况的费用消耗限额及定额。按 “科学论证、合理排序”的原则严格控制开支范围和开支标准，优先保证正常运转需要，要重点管理和控制节约潜力大、管理薄弱的支出项目。

3.加强与电算化下生成账表对应的票据管理，合法使用票据。在电算化系统下可自动生成账表，因此加强与之对应的票据管理成为财务管理的重点内容。单位收入严禁使用不合规票据收费，并且要实行“单位开票—银行代收—财政统管”的收缴分离管理模式。要加强票据缴销管理工作，实行缴销收费票据与稽核财政资金同步，做到票面收入与征收入库额度相等。使用财政收费票据等应由各单位财会部门统一领购和管理，其他内设机构和个人不得擅自购买。需要使用税务发票的，要先报财政部门备案后方可购买使用。单位经费支出的有关票据应取得合法、合规、真实、内容附件齐全的原始票据，否则财会部门应拒绝报销。对外支付的代征手续费等支出项目，要及时获取对方单位财务收据。

4.加强会计队伍建设，提高会计人员素质。一是单位应配备合格的财会人员，财会人员必须有会计从业资格证书，对重要岗位的财会人员应实行“双重管理，财政为主”的管理体制，调换财务人员应报主管部门批准；二是着力打造会计人员继续教育平台，将会计职业道德和财务会计、财务管理基础知识作为继续教育的必备内容，一方面组织财务人员认真学习《会计基础工作规范》、《行政单位会计制度》等各项制度及有关文件精神加强会计人员职业道德教育，提高法律素质，同时要加强预算绩效管理专业知识的培训；三是加强财务人员能力建设。既要提高学习理解能力，及时掌握财务会计、财政税务、金融证券和国有资产管理等新政策、新办法；又要提高沟通协调能力，妥善处理与上级、同级和下级之间的各种关系；提高实务操作能力，熟悉会计实务、计算机操作及各种财务软件的运用；要提高综合分析能力，把握单位财务管理现状，剖析问题，研究对策；还要提高文字表达能力，能撰写高质量的调研报告和学术论文；四是建立健全会计人员考核评价制度。分层次制定会计人员考核评价办法，完善“德、能、勤、绩、廉”各方面考核评价机制，形成有目标、有措施、有检查、有反馈、有结果的综合考核评价体系，建立业务量、风险度与待遇相对称的激励机制，适度提高会计人员经济和政治待遇，确保考核工作的实效。

5.强化会计监督手段，落实管理责任。一是要加强行政单位内部审计。对财务管理中的薄弱环节和重要岗位要加强控制、监督、指导，细化责任，对不相容职务一定要分开，保证资金安全。落实财产清查，所有资产都要定期核对，切实做到账账、账实相符，做到制度管人，责任到人。二是引进社会审计部门如会计师事务所等进行专项检查，发挥社会监督作用，形成国家审计、内部审计、社会审计共同作用的完整有效的监督体系，以提高行政单位对财经法规的遵从度，进一步規范财务管理，提高资金使用效益。

参考文献：

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[3]张毅永.加强行政事业单位财务管理的有效途径[J].品牌:理论月刊，2011，(7).[责任编辑 陈丽敏]